文/劉雷（昌樂(lè)縣文化市場(chǎng)綜合執(zhí)法大隊(duì)）

在各個(gè)單位中，文書(shū)檔案管理工作負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)各部門(mén)重要的文件進(jìn)行管理，其不僅關(guān)系到部門(mén)的日常管理，還深刻影響著部門(mén)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，企事業(yè)單位必須不斷對(duì)文檔文件相關(guān)工作進(jìn)行加強(qiáng)與完善，通過(guò)創(chuàng)新工作理念與工作場(chǎng)所等方式，使所有文書(shū)管理工作與各部門(mén)達(dá)成良好的溝通與協(xié)調(diào)，對(duì)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供幫助與依據(jù)，使公司管理更加科學(xué)合理。新時(shí)期下，檔案管理工作要想適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，需要對(duì)檔案管理工作效率進(jìn)行創(chuàng)新與改革，并以實(shí)際工作情況為依據(jù)，合理選擇適應(yīng)自身發(fā)展的工作制度和方法，為文書(shū)工作的有序開(kāi)展提供保障，進(jìn)一步提升單位的工作效率[1]。

一、文書(shū)工作對(duì)檔案管理工作的影響

（一）文書(shū)文件的規(guī)范性間接決定了檔案管理工作的效率

文書(shū)工作中對(duì)文件的整理主要包括編目、編號(hào)、排列、分類與裝訂等，文件的整理工作具有一定的規(guī)則與規(guī)范。一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)文件的規(guī)范性決定了文件材料的質(zhì)量，進(jìn)而對(duì)檔案歸檔效率造成影響，規(guī)范的文件管理工作能夠避免出現(xiàn)返工的現(xiàn)象，檔案管理效率必然得到提升。

（二）文件收集的齊全性對(duì)檔案完整程度造成影響

當(dāng)前企事業(yè)單位的文書(shū)處理工作一般都使用統(tǒng)一的公文系統(tǒng)，導(dǎo)致單位工作人員過(guò)于注重公文系統(tǒng)內(nèi)的線上流傳文件，部分系統(tǒng)以外的賬外流傳文件受到了忽視；或者過(guò)于注重電子版文件，而忽視了因特殊原因產(chǎn)生的外來(lái)紙質(zhì)文件。由于歸檔人員對(duì)公文系統(tǒng)過(guò)于重視等人為因素，很容易造成有價(jià)值的文件流失。文件收集與整理是文書(shū)工作中重要的基礎(chǔ)與前提，文件收集齊全才能保證檔案的完整性與多樣性[2]。

（三）文件制成的標(biāo)準(zhǔn)性決定檔案的持久性

文件書(shū)寫(xiě)所用的材料與規(guī)格決定了文件的制成工作成效。具體來(lái)說(shuō)，為保證文件的使用耐久性，書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)選擇碳素墨水，確保書(shū)寫(xiě)內(nèi)容清晰可辨識(shí)。為保證文書(shū)制成的標(biāo)準(zhǔn)性，在選擇用紙規(guī)格方面，應(yīng)盡量避免用紙規(guī)模參差不齊，字跡模糊、紙質(zhì)老化的紙張一概不使用，以保證檔案文件壽命。通過(guò)對(duì)文件制成標(biāo)準(zhǔn)性進(jìn)行嚴(yán)格控制，對(duì)紙張的歷史面貌、材料內(nèi)容、自身特色等進(jìn)行有效保護(hù)，確保檔案文件能夠長(zhǎng)期保管與使用。

（四）文件歸檔的價(jià)值決定檔案的利用效益

根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定，相關(guān)部門(mén)要做好歸檔文件的篩選，在大量的文件資料中應(yīng)該選擇憑證價(jià)值與利用價(jià)值較高的重要文件資料。鑒于此，相關(guān)文件在歸檔之前應(yīng)該首先對(duì)其價(jià)值進(jìn)行鑒定，深入分析該文件可能給企業(yè)帶來(lái)的效益，如果歸檔管理過(guò)于寬泛，那么不僅會(huì)對(duì)管理成本造成影響，還會(huì)增加檔案利用人員的時(shí)間成本壓力，由于檢索需要浪費(fèi)大量的時(shí)間，一定程度上會(huì)對(duì)查準(zhǔn)率造成影響。

二、文書(shū)管理和檔案管理工作的聯(lián)系

文書(shū)管理與檔案管理是密不可分的兩個(gè)環(huán)節(jié)，在整個(gè)管理流程中，這兩項(xiàng)工作是相互銜接的。只有加強(qiáng)二者工作銜接過(guò)程的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作與檔案管理工作的有機(jī)集合，才能保證文書(shū)管理與檔案管理工作的有序開(kāi)展。首先，文書(shū)管理與檔案管理工作在工作對(duì)象和工作任務(wù)方面具有很大差別，其中，文書(shū)管理的工作任務(wù)是對(duì)文件的保管、整理、督辦、分辦、手法等工作流程進(jìn)行管理，而檔案管理主要是對(duì)文件進(jìn)行利用、保管、鑒定與編目等。站在這個(gè)層面上，文書(shū)管理工作是檔案管理工作的前提，而檔案管理是文書(shū)工作的延伸與最終的歸宿。其次，文書(shū)管理與檔案管理項(xiàng)目互相促進(jìn)，聯(lián)系密切。沒(méi)有齊全的文件，就沒(méi)有完整的檔案，文書(shū)文件的質(zhì)量直接決定了檔案的質(zhì)量，只有處理好文書(shū)工作，才能為檔案管理工作提供基礎(chǔ)與條件[3]。反之，檔案管理提高了對(duì)歸檔文件的要求，也能夠促進(jìn)文書(shū)工作更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。通過(guò)對(duì)檔案管理中組卷合理性進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)管理期限進(jìn)行界定，形成對(duì)文書(shū)工作的全面檢查，對(duì)文書(shū)工作來(lái)說(shuō)是一種優(yōu)化。

三、文書(shū)工作對(duì)檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性工作，并且文書(shū)管理工作具有較強(qiáng)的保密性與專業(yè)性，在今天市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的背景下，相關(guān)文書(shū)檔案管理人員應(yīng)該充分意識(shí)到文書(shū)工作的重要性。文書(shū)工作在單位各部門(mén)工作中起到良好的指導(dǎo)作用，可為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供保障，關(guān)系到企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。因此，對(duì)于文書(shū)管理工作過(guò)人員而言，應(yīng)該對(duì)檔案管理重要性形成深刻的認(rèn)識(shí)與理解，積極面對(duì)檔案工作中存在的問(wèn)題并及時(shí)采取合理的解決措施，切實(shí)提升檔案管理整體水平。對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案同時(shí)兼具歷史憑證于參考的作用，面對(duì)社會(huì)發(fā)展的新局勢(shì)，文書(shū)檔案管理迎來(lái)了全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，相關(guān)人員應(yīng)該不斷對(duì)管理方法和手段進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平，加強(qiáng)文書(shū)崗位工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，對(duì)于提升檔案管理效率具有深遠(yuǎn)意義。

四、文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案收集與整理不符合規(guī)范

一方面，檔案材料的收集不規(guī)范，相關(guān)的文書(shū)人員在處理文件、用紙和版記方面的操作不規(guī)范。沒(méi)有按照國(guó)家頒布相關(guān)公文中的規(guī)定進(jìn)行操作，具體來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案收集不規(guī)范主要包括以下幾個(gè)方面：文件用印不合理、格式不恰當(dāng)，缺少時(shí)間、編號(hào)、著名與標(biāo)題等因素、主題用詞不準(zhǔn)確或缺少主題、書(shū)寫(xiě)用紙不規(guī)范、公文紙張裝訂或規(guī)格不符合要求等。

另一方面，歸檔文件的整理不符合規(guī)范，導(dǎo)致檔案材料不完整。我國(guó)檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定檔案歸檔各項(xiàng)操作流程，但是實(shí)際操作中，文書(shū)人員并沒(méi)有按照要求進(jìn)行，在整理歸檔材料時(shí)，存在較多不規(guī)范操作，例如，歸檔材料字跡沒(méi)有使用紙質(zhì)較好的復(fù)印紙，而是使用傳真紙，字跡很容易就會(huì)消失；注重檔案正文的收集，而忽視了說(shuō)明文件與其他附件；只收集紙質(zhì)材料，沒(méi)有考慮到其他材料等。上述問(wèn)題對(duì)檔案管理工作的順利進(jìn)行造成了一定阻礙，嚴(yán)重影響了檔案文件的質(zhì)量與最終使用效果。

（二）文書(shū)管理效率低，缺乏各部門(mén)的協(xié)作與配合

現(xiàn)實(shí)生活中，很多企事業(yè)單位對(duì)文書(shū)文件管理工作不夠重視，在文檔的管理過(guò)程中，仍然沿用傳統(tǒng)的設(shè)備和方法，導(dǎo)致文書(shū)管理工作與現(xiàn)代社會(huì)脫節(jié)，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。通常情況下，由于缺少計(jì)算機(jī)設(shè)備，很多單位資金短缺比較嚴(yán)重，一定程度上影響了文書(shū)管理的工作效率。例如，很多文書(shū)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)不能有效識(shí)別，管理概念無(wú)法及時(shí)更新，在大量無(wú)效工作上浪費(fèi)時(shí)間，管理工作效率顯著下降[4]。

除此之外，文書(shū)文件廣泛貫穿于單位各個(gè)部門(mén)與科室，在各部門(mén)的積極協(xié)作與配合下，歸檔工作才能有序開(kāi)展。但是現(xiàn)實(shí)生活中，各部門(mén)工作人員配合程度往往不高，很多人員覺(jué)得自己留檔比較方便，沒(méi)必要將部門(mén)文件交付給統(tǒng)一的部門(mén)管理。由于各部門(mén)工作人員的不配合，文書(shū)管理人員的工作積極性受到了較大影響，很多重要文件沒(méi)有及時(shí)歸檔管理，長(zhǎng)此以往，文書(shū)管理流失大量重要文件，管理效率偏低。

（三）文書(shū)管理人員素質(zhì)水平較低

在大多數(shù)管理者心中，認(rèn)為文書(shū)管理工作比較簡(jiǎn)單，幾乎每個(gè)人都可以勝任。然而，文書(shū)管理工作并不像想象的那么簡(jiǎn)單，不僅需要一定的員工技能，也需要較高的專業(yè)技能水平。單位行政崗位與文書(shū)管理崗位的工作人員往往年齡較大，管理方法比較落后，很難吸引年輕的新時(shí)代人才，工作效率普遍較低；大多數(shù)文書(shū)崗位員工甚至不懂得使用信息技術(shù)，文書(shū)檔案管理工作很難有效開(kāi)展。

五、文書(shū)管理工作的強(qiáng)化對(duì)策

（一）加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案工作的規(guī)范銜接

文書(shū)文件的管理是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的好壞決定了檔案質(zhì)量的高低，如果沒(méi)有高水平高質(zhì)量的文件材料作為基礎(chǔ)，很難提高檔案質(zhì)量。因而，要想保證檔案管理工作成效，首先要做好文書(shū)文件的規(guī)范化管理，具體來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作過(guò)程中，處理文書(shū)文件時(shí)，應(yīng)該本著為檔案管理做好基礎(chǔ)與鋪墊的心態(tài)，加強(qiáng)文書(shū)工作與檔案工作的一體化發(fā)展。為了更好地推動(dòng)各項(xiàng)工作開(kāi)展，文書(shū)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文件材料質(zhì)量的把控，統(tǒng)一規(guī)范文字的格式標(biāo)準(zhǔn)與紙張的大小標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)，文件材料的起草、批閱、修改等操作不允許使用鉛筆、紅墨水、圓珠筆等。為保證及時(shí)準(zhǔn)確地處理文件，應(yīng)該及時(shí)做好收發(fā)文件的記錄與登記，文件一旦缺失，可確保及時(shí)找出原因[5]。需要注意的是，要做好外出開(kāi)會(huì)記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話記錄等賬外材料的收集與處理工作，以進(jìn)一步保證檔案的完整性。

（二）加強(qiáng)各部門(mén)的合作，強(qiáng)化文書(shū)收集工作效率

作為文書(shū)管理工作人員，應(yīng)該充分了解業(yè)務(wù)部門(mén)正在進(jìn)行工作的開(kāi)展情況，并對(duì)即將運(yùn)行的新工作進(jìn)行一定掌握，工作中要時(shí)常深入到各個(gè)部門(mén)中，確保及時(shí)獲得業(yè)務(wù)信息。同時(shí)，文書(shū)工作人員還要主動(dòng)思考檔案工作的核心，結(jié)合實(shí)際工作開(kāi)展情況，對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行收集與整理，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案部門(mén)與各部門(mén)的配合與協(xié)作，確保檔案收集過(guò)程順暢。另外，收集資料過(guò)程中要理清重點(diǎn)資料與普通資料的區(qū)別，將收集重點(diǎn)放在能體現(xiàn)單位現(xiàn)狀、歷史與發(fā)展方向的資料上

（三）做好檔案宣傳管理工作，形成資源利用意識(shí)

在檔案管理工作中，文書(shū)管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案管理部門(mén)要堅(jiān)持把文書(shū)管理作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。無(wú)論是檔案管理制度與規(guī)章制度，還是管理體系與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，都需在制度和組織的層面上，形成一套系統(tǒng)完善的管理方式方法，以保證檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。很多大型企業(yè)事業(yè)單位，都是由各個(gè)基層的小部門(mén)組成的，檔案部門(mén)的各項(xiàng)文件資料也是在這些部門(mén)中收集得到的，文書(shū)檔案管理人員在工作中應(yīng)該充分發(fā)揮好各部門(mén)之間溝通交流的橋梁與紐帶作用，為文件收集工作提供便利。此外，文書(shū)人員要及時(shí)向單位管理者匯報(bào)工作情況，通過(guò)多種方式將相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行傳達(dá)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文書(shū)工作的重要性，并給予一定的支持。在此基礎(chǔ)上，為適應(yīng)信息化建設(shè)要求，文書(shū)管理工作應(yīng)利用好高新技術(shù)，不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革、創(chuàng)新，以時(shí)代發(fā)展新趨勢(shì)為依據(jù)，大膽利用各種技術(shù)手段，全面創(chuàng)新檔案管理方法。

新時(shí)代背景下，信息化建設(shè)的步伐不斷加快，作為文書(shū)檔案管理工作人員，應(yīng)充分利用好各種現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備與手段，努力提升自身的理論知識(shí)水平與檔案管理技能水平，確保檔案管理工作能夠滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展要求?？偟膩?lái)說(shuō)，文書(shū)管理工作具有至關(guān)重要的作用與影響，能夠?qū)挝桓黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生參考價(jià)值，文書(shū)管理工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)工作的重要性，不斷提升自身素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)單位各項(xiàng)事業(yè)有序開(kāi)展。

（四）加強(qiáng)文書(shū)人員技術(shù)水平

新的發(fā)展時(shí)期帶來(lái)了新的發(fā)展體制，也對(duì)員工素質(zhì)提出了較高的要求。各單位在文書(shū)管理人員的招聘工作中，應(yīng)根據(jù)具體需要，篩選出專業(yè)技能較強(qiáng)、文獻(xiàn)素養(yǎng)較高的專業(yè)人員。與此同時(shí)，單位要定期開(kāi)展文書(shū)管理人員的培訓(xùn)教育活動(dòng)，加強(qiáng)文書(shū)人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提升人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。還可以在內(nèi)部建立考核激勵(lì)制度，充分調(diào)動(dòng)員工工作積極性，鼓勵(lì)員工進(jìn)行創(chuàng)新。為進(jìn)一步提升文書(shū)人員隊(duì)伍的技術(shù)水平，單位還要在文書(shū)人員待遇與權(quán)利方面給予充足競(jìng)爭(zhēng)空間，加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)等的系統(tǒng)教育，鼓勵(lì)員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，為文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

（五）強(qiáng)化技術(shù)創(chuàng)新

在文書(shū)檔案工作的強(qiáng)化過(guò)程中，離不開(kāi)正確的文書(shū)檔案管理理念，文書(shū)工作應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)方面的創(chuàng)新，以現(xiàn)代化技術(shù)作為支撐，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，解決管理過(guò)程中的問(wèn)題與困難。文件管理網(wǎng)絡(luò)是檔案信息化建設(shè)的主要構(gòu)成部分之一，首先，單位必須加強(qiáng)人員對(duì)技術(shù)創(chuàng)新的正確認(rèn)識(shí)，克服傳統(tǒng)的管理思想理念，確?？茖W(xué)研究者對(duì)文書(shū)管理形成正確的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)人員的是使命感與責(zé)任感，在鉆研過(guò)程中加強(qiáng)新技術(shù)與新方法的使用，確保滿足時(shí)代發(fā)展新需求；其次，管理者應(yīng)該將電子文書(shū)檔案納入統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將文書(shū)管理的技術(shù)創(chuàng)新視為信息化建設(shè)的一部分。將各類檢索、分類、收集的文件進(jìn)行合理利用，形成部門(mén)資源在線流通的信息流與資金流，其不僅決定了檔案管理技術(shù)能否取得進(jìn)步，而且關(guān)系到單位信息化建設(shè)能否成功。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新局勢(shì)下，各單位文書(shū)管理在檔案管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，管理人員應(yīng)該積極克服落后的管理方式與理念，不斷對(duì)自身行為進(jìn)行創(chuàng)新改善，加強(qiáng)工作方式的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，積極與各部門(mén)進(jìn)行配合與協(xié)調(diào)，進(jìn)一步加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。通過(guò)對(duì)文書(shū)管理工作進(jìn)行完善創(chuàng)新，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。