陳海濤

（山西省食品研究所（有限公司） 山西太原 030024）

辦公室不僅是企業(yè)單位日常運行的核心地帶，也是工作流程連接的紐帶。在工作中，辦公室起著承上啟下的作用，在上下級關(guān)系中，辦公室協(xié)調(diào)員工與領(lǐng)導之間的關(guān)系，除此之外，辦公室對各個部門之間的聯(lián)系以及施令的發(fā)號也有著一定的作用。現(xiàn)代社會對企業(yè)所提出的要求越來越高，而辦公室作為企業(yè)中的一個重要部分，需要不斷進行自我發(fā)展與革新。

辦公室行政管理精細化的意義

精細化管理作為一種理念、文化，包含關(guān)注細節(jié)、科學量化、立足專業(yè)三方面內(nèi)容，三個環(huán)節(jié)相互作用、缺一不可。將精細化管理用于高校辦公室行政管理具有重要意義。首先，精細化管理有助于辦公室職能的優(yōu)化。我國高校數(shù)量逐年增長，在發(fā)展中面臨的競爭壓力也在不斷加大，為了能夠順應時代發(fā)展的要求，為社會提供更好的教育服務，必須在辦公室行政管理中實施精細化管理，為未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。精細化管理理念的融合，能夠使高校辦公室在服務、管理、信息等職能上得到優(yōu)化，滿足全校教職工的多元化需求，促進各項工作的順暢實施。其次，精細化管理也是實現(xiàn)信息化辦公的關(guān)鍵前提。由于辦公室行政工作較多，涉及學校各個部門及人員，因此必須以信息化辦公為目標，減輕工作人員的負擔。針對大量的數(shù)據(jù)信息，應該實施精細化管理以確保其精確性、真實性與全面性，為高校領(lǐng)導人員的決策提供依據(jù)。最后，精細化管理也是增強高校辦公室行政管理規(guī)范性的關(guān)鍵。當前高校辦公室行政工作任務較重，在管理中需要對各類資源進行有效利用，只有保障各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性，才能使資源得到最大限度的利用。

辦公室行政管理工作中出現(xiàn)的問題

辦公室管理模式粗放。目前部分辦公室行政管理浮于表面，停留在理論或制度層面，缺乏對具體管理方法和手段的研究，針對性、操作性和穩(wěn)定性不強，遠未達到科學管理的要求。主要表現(xiàn)為組織架構(gòu)和職能定位不夠合理清晰，存在部門職責交叉、權(quán)責脫節(jié)問題；崗位設(shè)置和職責劃分不夠科學，職責缺位和效能不高等問題突出；缺乏長遠規(guī)劃，管理思維因循守舊，習慣延續(xù)前人方法，滿足于“差不多”“過得去”的狀態(tài)，缺乏魄力，存在“老好人”現(xiàn)象，使各管理環(huán)節(jié)缺乏有效地控制。

人力資源配備模式不科學。由于受傳統(tǒng)觀念的影響，辦公室行政管理人員在專業(yè)配備上一直是五花八門，一些行政管理員工缺乏系統(tǒng)的行政管理知識和專業(yè)背景支撐，導致行政管理工作效率低，增加了違規(guī)操作地風險。產(chǎn)生這一問題的原因，主要是由于很多單位認為辦公室只是負責后勤和打雜的部門，缺乏對于辦公室行政管理工作的重要性認識及人員配備的重視，影響整個單位行政管理水平地提高。

領(lǐng)導者的戰(zhàn)略布局和管理能力未能相統(tǒng)一。辦公室行政管理工作具有原則性強、服務性強、突發(fā)性強、內(nèi)容繁瑣、工作影響面廣泛、責任大等特點，是一個單位的樞紐和核心部門，就目前而言，很多的領(lǐng)導者局限于行政管理事務性的小圈子，注重解決事務性的具體問題，不關(guān)注辦公室行政管理工作與單位整體的聯(lián)系，缺乏對整個單位人力資源規(guī)劃、行政管理體制、后備干部管理等的洞察力，導致行政管理工作亦步亦趨，創(chuàng)新能力欠佳。

針對辦公室行政事務管理工作中出現(xiàn)問題的對策

切實完善辦公室行政事務管理的工作制度。針對辦公室行政事務管理工作中各項問題的出現(xiàn)，究其原因是辦公室行政事務管理的工作制度不科學、不完善。因此在企業(yè)內(nèi)部，建立起一套完善且科學的辦公室行政事務管理制度，這對切實提高辦公室行政事務管理的工作水平與工作效率起到重要的促進作用。在新時期，辦公室行政事務管理部門要切實分析研究部門內(nèi)部的問題，針對部門內(nèi)部暴露出的問題進行行政事務管理制度的建立與完善。同時，在進行辦公室行政事務管理制度的制定時，也要對辦公室內(nèi)部的工作人員的具體需求做出充分的考慮。通過這一點可以切實增強員工對企業(yè)的認同感、歸屬感與責任感，有利于良好企業(yè)文化的建立。

定期對辦公室行政事務管理的工作人員開展學習培訓。定期組織辦公室行政事務管理的工作人員學習并掌握不斷發(fā)展的行政事務管理知識，有利于提升在行政事務管理中的工作能力，進而提高工作水平與工作效率。同時借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以隨時追蹤行政事務管理工作人員的學習情況，并對工作人員的學習情況進行及時的監(jiān)督與檢測。定期對辦公室行政事務管理的工作人員開展學習培訓是企業(yè)應對新時期下社會對企業(yè)發(fā)展要求不斷變化的有效手段，有利于提高工作人員的素質(zhì)，從而在企業(yè)內(nèi)部建立一支高水平的優(yōu)秀管理團隊。

找重點。辦公室工作內(nèi)容要煩瑣得多，當任務量大時，作為行政管理人員要抓大，避免盲目的工作狀態(tài)，在有限工作時間內(nèi)做到效率最大化。當抓到工作重點后，要逐一完成，使得工作進展得有條有理。管理工作實質(zhì)面對的是各種各樣的人，所以要堅持“以人為本”的原則，進而來調(diào)動員工的積極性?？仉y點在工作中，對難點的掌控是至關(guān)重要的。社會中的任何一份工作都有一定的難點，包括辦公室工作本身。在辦公室工作中，最難的就是自身的服務屬性，其中不乏文件的收發(fā)，上傳下達以及出謀劃策。即使辦公室工作很基礎(chǔ)，但是仍需要工作人員具備一定的細心，合理掌控工作中的協(xié)調(diào)度和創(chuàng)新性。對辦公室難點的把握，是提高辦事效率的基礎(chǔ)。

強化管理者的領(lǐng)導能力。領(lǐng)導者對管理工作起著率領(lǐng)、引導、組織、指揮的作用。在行政管理工作管理中切實提升領(lǐng)導者的能力，為員工明確方向，提高凝聚合力起到了重要作用。因此，掌握以下一些原則，以提高領(lǐng)導者的領(lǐng)導能力十分必要：一是領(lǐng)導者的戰(zhàn)略布局和管理能力應并重。戰(zhàn)略布局是指行政管理領(lǐng)導者根據(jù)當前事業(yè)單位改革趨勢，結(jié)合本單位實際，采取的針對未來行政管理工作的改革方向、創(chuàng)新目標、運行模式等的規(guī)劃性布局。作為領(lǐng)導者，不僅管理能力要更勝一籌，還需要較高的工作站位和戰(zhàn)略布局，這是與時俱進地進行行政管理工作的重要保證。

增強團隊精神。由于辦公室工作人員之間的職責劃分，某些任務可以由個人執(zhí)行，而某些任務必須通過人與人之間的協(xié)作來執(zhí)行。因此對于辦公室團隊精神觀念的形成非常重要。此外，辦公室的接待工作非常豐富，員工還面臨著執(zhí)行日常工作等任務。因此，事業(yè)單位的行政管理應強調(diào)團隊合作能力，提高員工的團隊合作精神。事業(yè)單位應建立基于團隊精神的辦公室管理制度，加大崗位管理力度，充分利用每個員工的優(yōu)勢，優(yōu)化辦公室管理管理任務的分配，實現(xiàn)內(nèi)部團隊的互補性和能力。首先，根據(jù)合理分配職責的原則，辦公室管理者必須充分了解員工的特點和優(yōu)點，為合適的職位分配合適的人員，實現(xiàn)辦公室管理工作的最佳組成，并最大程度地發(fā)揮激勵作用。其次，根據(jù)員工的性格特點，興趣愛好，制定專門的專項培訓計劃，將全體員工培養(yǎng)為具有專業(yè)技能的人才。當今迅速更新的科學知識加速了員工知識結(jié)構(gòu)的老化只有通過定期培訓，才能培養(yǎng)滿足事業(yè)單位發(fā)展和工作需要的事業(yè)單位人才。

綜上所述，辦公室行政事務管理工作在一個企業(yè)的運行發(fā)展過程中起著重要作用，并對企業(yè)內(nèi)部各個部門之間以及各個部門與高層領(lǐng)導之間的關(guān)系起著重要的協(xié)調(diào)作用。在新時期，社會對企業(yè)中辦公室行政事務管理工作提出了更高的要求和更嚴格的標準。這就需要辦公室行政事務管理部門切實分析自身所存在的問題，并提出切實可行的發(fā)展方案，進而更好地促進企業(yè)的發(fā)展。