班德才

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-9641

摘? 要：檔案是用來(lái)記錄信息的，對(duì)個(gè)人和集體的發(fā)展都非常重要。電子計(jì)算機(jī)出現(xiàn)后，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度非常快，隨之，電子檔案出現(xiàn)并且受到廣泛的關(guān)注和應(yīng)用。該文主要分析了大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理創(chuàng)新途徑，從而推動(dòng)電子檔案管理繼續(xù)向前發(fā)展。通過(guò)該文研究，可以為相關(guān)行業(yè)提供一些理論上的方法，并提升電子檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)? ?電子檔案? ? 檔案管理? ? 創(chuàng)新途徑

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）09（a）-0084-03

Analysis on the Innovative Ways of Electronic Archives Management under the Background of Big Data

BAN Decai

（Guizhou Tobacco Company Qianxinan Prefecture Company， Xingyi， Guizhou Province， 562400 China）

Abstract： Archives are used to record information and are very important to the development of individuals and groups. After the emergence of electronic computer， the development of computer technology is very fast， followed by the emergence of electronic archives and widely concerned and applied. This paper mainly analyses the innovative ways of electronic archives management under the background of big data， so as to promote the development of electronic archives management. This paper provides some theoretical methods for related industries to improve the level of electronic archives management.

Key Words： Big data; Electronic archives; Archives management; Innovative approaches

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，云計(jì)算更加普及，大數(shù)據(jù)經(jīng)歷巨大變革，并迅速滲透到各個(gè)行業(yè)中。大數(shù)據(jù)是具有大規(guī)模、多類型、更新快等特征的數(shù)據(jù)集合?？梢杂行?duì)檔案記錄人員信息、企業(yè)財(cái)務(wù)信息、各部門業(yè)務(wù)信息等進(jìn)行管理。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)管理人事檔案，能夠更加準(zhǔn)確、高效，為人才提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1? 大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)（Big Data），指的是在一定時(shí)間范圍內(nèi)，無(wú)法使用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、處理以及管理的數(shù)據(jù)集合[1]。需要新處理模式才可以具有更強(qiáng)洞察發(fā)現(xiàn)力、決策力以及流程優(yōu)化能力的高增長(zhǎng)率、海量且多元化的信息資產(chǎn)。

大數(shù)據(jù)的適用領(lǐng)域有：人工智能、BI、工業(yè)4.0、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)+等方面，具有特征：大量（Volume）、高速（Velocity）、多樣（Variety）、低價(jià)值密度（Value）、真實(shí)性（Veracity），大數(shù)據(jù)只是追蹤和觀察發(fā)生的事情，并沒(méi)有統(tǒng)計(jì)學(xué)的抽樣方法。大數(shù)據(jù)的用法適用于預(yù)測(cè)分析、某些其他高級(jí)數(shù)據(jù)分析以及用戶行為分析等。

2? 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案

2.1 檔案的演變歷史

檔案現(xiàn)在的通用形式和稱謂都是經(jīng)過(guò)了一定的發(fā)展演變才成為現(xiàn)在的形式。同樣，檔案的載體也是不同時(shí)期也有所不同，從甲骨到青銅器，再到竹木、石刻、絲織物;東漢時(shí)期，造紙術(shù)出現(xiàn)，檔案才開始以紙張作為載體，自此，紙張成為幾千年來(lái)檔案的正式載體[2]。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展使電子檔案成為新的檔案管理形式。

2.2 大數(shù)據(jù)時(shí)代使用電子檔案的優(yōu)越性

2.2.1 安全性能高

紙質(zhì)文檔的保存需要占用具體的空間，因此對(duì)于一些保密性能極高的檔案，就需要隱蔽的空間來(lái)保存，有時(shí)還需要專門的人員來(lái)巡守。而電子檔案（圖1是某公司電子檔案管理系統(tǒng)）相對(duì)來(lái)說(shuō)安全性能就比較高了，通過(guò)計(jì)算機(jī)保存文件，同時(shí)檔案之間的保存分開進(jìn)行，翻閱檔案過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)磨損，因此電子檔案的安全性能比較高。

2.2.2 節(jié)省資源，提高工作效率

面對(duì)當(dāng)今時(shí)代大量的信息，紙張檔案需要大量的人力、物力和空間來(lái)進(jìn)行檔案管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，還需要注意防潮、防水、防蟲、防污染等[3]。電子檔案占用的是計(jì)算機(jī)的虛擬空間，有利于節(jié)省時(shí)間、空間、人力以及資源，且還方便查找及修改。因此，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案更加節(jié)省資源，從而提高工作效率。

2.2.3 便于對(duì)檔案資料查漏補(bǔ)缺

便于對(duì)電子信息檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。以往傳統(tǒng)的檔案管理，在核查過(guò)程中，需要人工裝卷、拆卷、查閱、核實(shí)等工作，由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、操作不規(guī)范，容易出現(xiàn)遺漏。通過(guò)應(yīng)用電子信息檔案，能夠通過(guò)搜索，調(diào)閱出相關(guān)的檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的修改，便利高效，有效提升了檔案管理工作的質(zhì)量。

3? 電子信息檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理技術(shù)和設(shè)備陳舊落后

無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，以往對(duì)檔案管理的重視程度不夠，隨著電子信息檔案重要性的凸顯，暴露出檔案管理專業(yè)技術(shù)匱乏、專業(yè)技術(shù)人才匱乏等問(wèn)題[4]。企事業(yè)單位在應(yīng)用信息化管理檔案時(shí)，都要以計(jì)算技術(shù)作為支撐。雖然很多企事業(yè)單位引進(jìn)了檔案管理信息系統(tǒng)，但是由于投入資金不足，使用的檔案管理設(shè)備落后，相應(yīng)的管理技術(shù)也較為落后。而有的企事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子信息檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)無(wú)法顯現(xiàn)出來(lái)，給企事業(yè)單位的持續(xù)高效發(fā)展造成了阻礙。

3.2 缺少健全的人事檔案管理制度

許多公司的檔案管理系統(tǒng)仍然存在不完整的問(wèn)題，收集、組織和提交文件的過(guò)程非常不合適。由于公司沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題，因此們經(jīng)常會(huì)遇到諸如檔案管理不足、文件丟失或損失之類的問(wèn)題。此外，該公司沒(méi)有使用也沒(méi)有適當(dāng)?shù)臋n案管理，這導(dǎo)致了信息電子檔案存儲(chǔ)和管理的混亂。

4? 大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理發(fā)展對(duì)策

4.1 加強(qiáng)電子檔案管理制度體系的建設(shè)

首先，要制定和完善電子檔案管理領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。為了確保不同職能的部門和區(qū)域之間更好地進(jìn)行對(duì)接，就需要建立起一個(gè)普適性的標(biāo)準(zhǔn)體系，從而方便整合利用電子檔案。該標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)涉及檔案的收集、整理、價(jià)值的鑒定、檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用等多個(gè)方面[5]。

其次，關(guān)于電子檔案管理方面的法律也要逐步建立和完善，我國(guó)現(xiàn)有的關(guān)于檔案的法律主要是針對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案，因此，電子檔案管理必須要有相關(guān)明確的法律，這樣才能從根本上進(jìn)行防范，才能教育、引導(dǎo)和規(guī)范人們的行為。從法律層次來(lái)肯定電子檔案管理的合法行為，打擊不合法的行為，從而維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定和推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。

最后，要確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行，就必須先有一個(gè)良好的工作環(huán)境。電子檔案管理必須借助相應(yīng)的硬件和軟件，因此，就必須確保有足夠的資金，這樣才可以去配置相應(yīng)的硬件、軟件，才可以引入相關(guān)的人員。

4.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和基礎(chǔ)設(shè)備的投入

為了更改基于大數(shù)據(jù)的電子文件的管理，公司必須加強(qiáng)投入檔案管理和本設(shè)備的投入，并完善以下工具：計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)系統(tǒng)以及個(gè)人檔案系統(tǒng)[6]。必須正確安裝文檔系統(tǒng)和恢復(fù)系統(tǒng)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)技能來(lái)吸引更多人才。只有這些綜合型人才可以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下改善并提高工作質(zhì)量。

4.3 增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人員的素質(zhì)在很大程度上決定了檔案管理工作的水平，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案管理工作中應(yīng)用這一新的技術(shù)已經(jīng)成為一種不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理工作的管理水平。這就要求企事業(yè)單位重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，從思想上、能力上全面提升檔案管理人員的水平，使其不斷適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的需要。不僅要培訓(xùn)檔案管理技能，而且還要對(duì)其培訓(xùn)大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷挖掘檔案管理技術(shù)，更好地開發(fā)和利用檔案數(shù)據(jù)，為檔案的價(jià)值不斷擴(kuò)大空間[7]。

5? 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不太適應(yīng)時(shí)代的要求，電子檔案管理則應(yīng)運(yùn)而生。電子檔案管理相對(duì)于紙質(zhì)檔案具有很多方面的優(yōu)越性，但是作為一個(gè)新生的事物，它仍存在一些的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題，就必須建立健全電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、體系以及法律;其次，還必須加大對(duì)相關(guān)人員業(yè)務(wù)和素質(zhì)的培養(yǎng)，同時(shí)加大檔案管理的宣傳力度，讓普通大眾意識(shí)到電子檔案管理的重要性;最后，為了更好地發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，就必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理過(guò)程的重視，確保電子檔案的原始性和真實(shí)性。只有這樣，電子檔案才能更好地服務(wù)社會(huì)，從而促進(jìn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[7] 蔡盈芳.企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].檔案學(xué)通訊，2021（1）：16-20.