李文瓊

摘 要：本文旨在通過對檔案信息資源開發(fā)利用的研究，讓人們了解檔案信息資源開發(fā)利用的重要性、現(xiàn)狀、現(xiàn)存的主要問題、解決策略及可行性路徑，為相關(guān)研究提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案;信息資源;開發(fā);利用

21世紀是一個世界經(jīng)濟發(fā)展迅速的時代，是一個社會走向信息化的時代，科學(xué)技術(shù)在人們的日常生活中應(yīng)用廣泛，讓我們的生活變得更加便捷。我們從使用紙幣購物到現(xiàn)在只需要帶著手機對著鏡頭“刷臉 ”付款，從去實體店購物到現(xiàn)在打開手機軟件就能在網(wǎng)上購物送貨到家，從看病就診到醫(yī)院親自排隊掛號等上一天到現(xiàn)在在家打開電腦登錄醫(yī)院的官方網(wǎng)站就能預(yù)約掛號……都屬于檔案信息資源。

從2012年“國家電子檔案接收和長期保存系統(tǒng)試點工程”啟動工作會議在福建福州召開，到2018年國家檔案局印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》、國家檔案局發(fā)布數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法，再到2019年國家檔案局科技信息系統(tǒng)開始試運行……2020年，國家檔案局關(guān)于印發(fā)《2020年全國檔案宣傳工作要點》的通知中的第三點提到“要深入挖掘各級檔案館藏檔案信息資源，聚焦重要時間節(jié)點、聚焦黨和國家中心工作做好檔案信息資源開發(fā)利用，配合做好黨史、新中國史、改革開放史宣傳教育，廣泛開展黨性教育、革命傳統(tǒng)教育和愛國主義教育，積極主動講好檔案故事，辦好各類專題檔案展覽，推出一批有特色、有影響力的高質(zhì)量檔案文化產(chǎn)品。筆者通過結(jié)合人們對開發(fā)利用檔案信息資源的目的，提出、分析檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，提出現(xiàn)有的問題與不足，并針對問題與不足提出對策與建議，僅供參考。

一、重要性

檔案，是信息的載體，是“國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄”，檔案信息資源就像土地資源、礦產(chǎn)資源一樣，它只是一種資源，只是記載著重要信息的一種載體。開發(fā)利用檔案信息資源的重要性如下：

1.發(fā)揮資源效用

從“甲骨檔案”“金文檔案”“縑帛檔案”“紙質(zhì)檔案”到如今的“電子檔案”，檔案信息的載體形式各異、形式多樣，對待這些載體的檔案信息資源，不能僅僅是停留在把檔案信息整理存檔、保管妥善的層面，應(yīng)該去開發(fā)利用檔案信息資源，這樣才可以有效提高檔案資料的利用率，才能夠讓檔案信息資源充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用，而不是讓它僅僅成為埋藏在密封袋中或是塵封的電子文件中的一段文字。

2.發(fā)揮社會效用

檔案重要功能之一是服務(wù)社會，檔案信息資源的重要作用是發(fā)揮社會效用。以筆者所在的大學(xué)為例，每一個學(xué)生進入大學(xué)讀書，他來自哪一個地區(qū)的哪一所高中，他所擁有的屬于自己的獨一無二的學(xué)號，他所進入到就讀的哪個學(xué)院、哪個專業(yè)，他所被分到這個專業(yè)的哪個班級……這一切其實都會被錄入到學(xué)校的檔案里，這個檔案里記錄著該學(xué)生在大學(xué)生活的來去與身份。不僅僅是這些，他在課堂上上交的平時作業(yè)，他在期末考試中所使用的試卷與答題卡，他在畢業(yè)時上交的畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計模型等等，這一切也會成為專屬于他的檔案信息，在他不經(jīng)意的時候就已經(jīng)被保存下來存放于學(xué)校之中，成為偌大檔案信息資源中的一部分。在大學(xué)的圖書館中，學(xué)生們在哪一天哪一個時間點借閱了哪一本書籍其實也是一種檔案信息。這些信息不僅是表明學(xué)生們身份的鐵證，更是在反映學(xué)生們在大學(xué)生活中的一點一滴。每一個學(xué)生的軌跡都是不一樣的，但是同一個階段的學(xué)生們的軌跡一定是有共同點的，而這些共同點就成為了學(xué)校、老師們研究這個階段學(xué)生的心理、學(xué)習(xí)態(tài)度等方面的最佳信息。學(xué)校整理、保管學(xué)生們的檔案信息資源，就是為了更好地了解學(xué)生，這樣才能因材施教，更好地去管理學(xué)生。因此，開發(fā)利用檔案信息資源可以最大限度發(fā)揮其社會效用。在學(xué)校，可以協(xié)助老師們?nèi)シ治鰧W(xué)生們的心理狀況、學(xué)習(xí)狀況;在醫(yī)院，可以協(xié)助醫(yī)生去分析疾病的相關(guān)信息，更快找到更好的方法與藥物去治療病人。檔案信息不僅僅存在于學(xué)校里、醫(yī)院里，生活之中處處都有檔案信息的蹤影，如購物廣場里顧客們最需求的是什么東西，火車站里乘客們最需求的是哪個時間段的去往哪里的車次等等。正因為如此，我們才應(yīng)該好好開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)掘其最珍貴的內(nèi)在價值，更好地服務(wù)社會、促進各行各業(yè)發(fā)展。

3.傳承歷史文化

檔案是記錄社會中擁有珍貴價值的信息的重要載體。每一個國家都擁有成千上萬的檔案，檔案里就記載著這個國家的發(fā)展軌跡，記載著在這個國家發(fā)生的重大事件，這都是非常寶貴的檔案信息，這些檔案信息不僅可以讓后人更加了解自己國家、自己民族的由來，最重要的是讓其了解到民族的歷史與文化是如何一步步的發(fā)展至今的。銘記歷史，勿忘國恥，民族精神得以傳承，這樣人類的歷史與文明才可以一直地傳承下去，人類社會才可以一直發(fā)展下去。

中華民族作為人類歷史上唯一沒有中斷過的文明，從古至今已有五千年的歷史，上至遠古的三皇五帝，下至近代的辛亥革命。我們中華民族的歷史與文化為什么可以流傳下來？正是因為檔案。如果人們沒有把過往發(fā)生的重大事情一件件記錄下來成為檔案并且妥善保管它，那么，我們中華民族的歷史與文明早就隨著時間的流逝，隨著古人們的生老病死消失無蹤了。正因為擁有這些珍貴的檔案，我們后世的人才能得知什么是“夏商周”，什么是“唐宋元明清”，什么是“辛亥革命”，什么是“抗日戰(zhàn)爭”。從這些歷史檔案里，我們后世人才能得知中華民族的發(fā)展是多么的不易，才能得知國人為了民族、為了國家是多么的努力與堅強，才能得知什么才是真正的中華文明。如果我們不去開發(fā)這些檔案信息資源，讓它在檔案室里無人問津，民族的歷史與文化也就會因此塵封。因此，我們要開發(fā)利用好檔案信息資源，不能讓歷史被埋沒，不能讓文明失去傳承，讓民族的文化與歷史能夠得以流傳，這是我們的責任，也是我們的使命。

二、現(xiàn)存的主要問題

1.檔案信息資源開發(fā)利用意識不強

雖然人們腦海里已經(jīng)有了“檔案管理”“檔案開發(fā)”和“檔案利用”這些概念，也已經(jīng)有了簡單的對檔案信息資源進行開發(fā)和利用的意識，但這些意識其實還只是停留在表面的“我知道有檔案信息資源，我知道檔案信息資源可以開發(fā)和利用”這樣的想法上。檔案信息資源開發(fā)利用是一個全新的領(lǐng)域，大多數(shù)人的思想觀念僅僅還是停留在接受“檔案信息資源”“檔案信息資源開發(fā)利用”等概念上，僅僅只是接受，沒有任何的創(chuàng)新，沒有深入去了解檔案信息資源到底是什么，也沒有主動地想要去開發(fā)和利用檔案信息資源。

很多單位對于檔案信息資源開發(fā)利用的重視程度不夠，有的甚至認為檔案資料就只是存放資料的一種手段，沒有必要投入人力、物力進行開發(fā)利用，在檔案信息資源開發(fā)利用方面的積極性不高。時至今日，仍有很多人的思想觀念仍然停留在把重大的事情記錄成為檔案，把檔案妥善保管好，然后這件事這樣就算是“完成”了。人們的思想觀念影響著人們的行為處事，在一個單位里，如果大家都是這么想，那么他們就會這么做，把重要的事情記錄成為檔案，檔案密封起來置之高閣，需要上交的檔案信息就認真對待，不需要上交的檔案信息就隨意放置甚至粗暴銷毀。

人們要是一直保持著停滯不前的思想觀念，覺得檔案信息只要記錄好了、保管好了就萬事大吉，檔案信息資源的開發(fā)和利用是無法很好發(fā)展起來的。所以，筆者認為檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)存的主要問題之一就是人們對于檔案信息資源開發(fā)利用的意識不強，僅僅還是停留在接受新領(lǐng)域的表面上，并沒有主動地、深入地去探索檔案信息資源可以如何被開發(fā)以及利用，換言之，也就是人們沒有具備檔案信息資源進行開發(fā)利用并且讓其為自己所用、為社會所用的意識。

2.檔案信息資源管理難度大

檔案信息資源開發(fā)利用能夠成為一個被人們所研究的領(lǐng)域，自然說明它有獨到之處，而在其中，檔案信息資源作為主體，自然也有其獨有的特點。檔案信息資源最主要、最顯而易見的特點就是其信息量是非常巨大的。

第一，檔案的信息量大，涉及的樣式多，涉及到的方面廣，整理、分類它們就已經(jīng)是一個非常繁瑣的問題。整理、分類之后，對其進行保存期限的評估、密級的評估等工作又是一個專業(yè)人員才能解決的難題。以高校圖書館為例，每一個高校圖書館都保存著林林總總的關(guān)于學(xué)校發(fā)展、學(xué)生發(fā)展、老師就職等等的檔案，一所高?；居袃扇f名學(xué)生、幾千名老師，檔案的信息量可想而知是非常大的，整理、分類工作已經(jīng)是非常的艱巨。而與此同時，由于缺乏專業(yè)人員的鑒定，無法確定哪些具有保存價值，不能正確評估出檔案資料的保存年限，這樣就會造成圖書館檔案不斷膨脹，將所有的檔案長期存放在一起，未顧及檔案的翔實、真?zhèn)纬潭群蛢r值大小。存在專業(yè)的人員有限、檔案信息量大、整理分類工作困難、檔案信息價值不能得到正確評估、圖書館內(nèi)檔案數(shù)量不斷增加等等，均為檔案信息資源管理面臨的事實問題。

第二，檔案信息資源的管理難度大。首先，檔案的信息量大，導(dǎo)致整理、分類的工作困難，管理的難度本來就大，管理人員還需要對檔案信息進行評估、加工等工作，這對管理人員的要求也是非常高的，而專業(yè)人員又是有限的，管理難度也因此增加。如果檔案信息資源不能得到很好的管理，沒有正確的整理與分類，檔案信息資源查詢起來簡直是天方夜譚，就像是從海底撈針，又何談將其用來開發(fā)與利用呢？其次，如果沒有專業(yè)人員正確的評估與加工，很多有價值的信息可能都會被埋沒，而很多重復(fù)或者是廢棄的檔案信息可能就會出現(xiàn)在人們眼前，這就增加了檔案信息資源開發(fā)利用的難度了。

三、問題對策及可行性路徑

1.完善制度建設(shè)

檔案信息資源開發(fā)利用是一個新的領(lǐng)域，現(xiàn)有的國家政策給予這個領(lǐng)域一定的保障與基礎(chǔ)性的一些工作管理，但僅僅只是這一些國家政策是不足夠的。政府應(yīng)該更多去關(guān)注檔案信息資源可以被開發(fā)、利用和應(yīng)用到哪一些的社會領(lǐng)域之中，針對這些社會領(lǐng)域的特點發(fā)布關(guān)于在這些領(lǐng)域中檔案信息資源開發(fā)利用的相關(guān)規(guī)定以及管理辦法等等。2008年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》、2012年發(fā)布的《電影藝術(shù)檔案管理規(guī)定》都是很好的例子。但各項政策還需與時俱進，才能適應(yīng)新時期社會對檔案信息資源的新需求。比如，管理辦法與管理規(guī)定需要得到加強與完善，才能適應(yīng)迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)趨勢，跟上紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的時代，電子檔案的開發(fā)利用、管理是需要國家政策來引導(dǎo)與制約的，這就涉及到信息系統(tǒng)的領(lǐng)域，這些都需要國家政策來引導(dǎo)與約束，需要國家政策的完善。

2.加大檔案信息資源開發(fā)利用的宣傳力度

首先，思想觀念對檔案信息資源開發(fā)利用的影響是非常重大的，人們的思想觀念一直在影響著檔案信息資源開發(fā)利用的這個領(lǐng)域的發(fā)展。其次，人們對檔案信息資源開發(fā)利用的意識不強。針對這些問題，我們最有效的措施就是加大檔案信息資源開發(fā)利用的宣傳力度。當一部電影還未上映的時候，投資電影的公司就已經(jīng)會為它進行電視廣告的宣傳，而拍攝電影的演員也會發(fā)微博、上綜藝節(jié)目以此來宣傳這部電影，讓這部電影的名字頻頻出現(xiàn)在觀眾的眼前，讓觀眾對這部電影產(chǎn)生興趣，從而達到宣傳的目的。檔案信息資源也是如此，它就像是一部正在上映的電影，我們要去宣傳他，如高?？梢耘e辦檔案信息資源開發(fā)利用的相關(guān)講座等等，讓更多的人了解到檔案到底是什么，讓更多的人去了解檔案信息資源的重要性，讓更多的人知道檔案信息資源是可以被開發(fā)、利用的，它與我們的生活是息息相關(guān)的，從而達到宣傳的目的，增強人們對檔案信息資源開發(fā)利用的意識。

3.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)及信息化水平

檔案信息資源的管理難度大，對管理人員的素質(zhì)水平要求高，可想而知，最簡單、最有效的措施就是提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)及信息化水平。檔案信息資源量大，整理、歸類起來需要大量的時間以及精力，對檔案信息進行價值評估與保存也需要極高的專業(yè)素質(zhì)。首先，就是要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，比如，讓擁有高水平、專業(yè)素質(zhì)的管理人員定期在網(wǎng)上開展關(guān)于檔案信息資源管理、開發(fā)利用的相關(guān)講座、定期對檔案信息資源管理人員進行系統(tǒng)性的培訓(xùn)等;其次，我們應(yīng)該提高信息化水平。在檔案信息資源開發(fā)利用中加大智能化管理，不僅能降低檔案管理人員的工作壓力，還能提高檔案信息的開發(fā)與傳播速率。比如，政府或者研發(fā)公司開發(fā)一些專用于檔案信息資源管理的系統(tǒng)投入社會應(yīng)用，這樣不僅整理、查詢的工作變得更加便捷，檔案信息資源開發(fā)利用的工作也能夠變得更加的簡單。

四、結(jié)語

總而言之，國家與地方政府應(yīng)該攜手完善制度建設(shè)，加大檔案信息資源開發(fā)利用的宣傳力度，同時提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)與信息化水平，才能有效開發(fā)好、利用好檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的價值，讓檔案更好地服務(wù)人民、服務(wù)社會、服務(wù)發(fā)展。

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（作者單位：福建省泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）