王效亮

（黑龍江省疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案是社會(huì)文明發(fā)展的重要載體，是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人在生活、學(xué)習(xí)、工作、生產(chǎn)中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息記錄載體，是通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而成的檔案資料信息統(tǒng)稱。由于檔案信息、內(nèi)容、形式以及保存上存在一定的共性，使用這一共性內(nèi)容成為檔案管理和研究工作的重點(diǎn)，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)和促進(jìn)意義。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中，檔案管理工作越來(lái)越受到社會(huì)各界人士的重視，但是由于檔案管理制度和管理措施還處于起初階段，這使得檔案管理工作不太完善，其中存在一定的問(wèn)題，如管理水平低、管理方法不成熟、管理標(biāo)準(zhǔn)不符合實(shí)際等，給檔案管理工作的發(fā)展帶來(lái)很大的影響，同時(shí)需要采用科學(xué)、先進(jìn)的手段來(lái)優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理水平，進(jìn)而推動(dòng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀分析

在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，我國(guó)城市化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，各企事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)產(chǎn)生了大量的檔案信息資源，這些檔案信息資源管理方法是否科學(xué)、是否有效直接關(guān)系相關(guān)企業(yè)的發(fā)展，關(guān)乎社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮與穩(wěn)定。但就目前檔案管理工作進(jìn)行分析，其中還存在一定的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下方面。

（一）檔案管理制度不完善

目前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的同時(shí)，科學(xué)技術(shù)得到很大程度的進(jìn)步，檔案管理事業(yè)呈現(xiàn)出前所未有的發(fā)展態(tài)勢(shì)。這給檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展契機(jī)的同時(shí)，也給其管理制度構(gòu)成影響，目前我國(guó)現(xiàn)行的檔案管理制度主要針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的，而隨著檔案管理信息化、電子化的發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料逐漸被計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)替代，這使得傳統(tǒng)的檔案管理制度無(wú)法完全適應(yīng)信息化檔案管理要求。另外，不斷增多的電子檔案資料的出現(xiàn)，對(duì)現(xiàn)行檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理帶來(lái)很大的影響，這也促使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息需要重新制定和修正。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化和科學(xué)化作為當(dāng)今檔案事業(yè)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)和保障，由于目前不少單位對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作存在復(fù)雜、繁瑣的現(xiàn)象，造成檔案管理不科學(xué)、不合理，進(jìn)而影響檔案管理工作質(zhì)量。

（二）檔案管理觀念落后

受到傳統(tǒng)工作觀念的影響，不少企事業(yè)單位在工作中對(duì)于檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理工作崗位和部門，造成大部分檔案工作都是由部門工作人員兼職，這種檔案管理做法不僅影響了檔案管理效率和質(zhì)量，還造成大量檔案信息丟失，給企事業(yè)單位管理工作的開(kāi)展帶來(lái)很大的影響。面對(duì)日益發(fā)展的科學(xué)技術(shù)和不斷更新和優(yōu)化的檔案管理設(shè)備，現(xiàn)有的檔案管理觀念和方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案預(yù)計(jì)管理標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案工作缺陷的出現(xiàn)。由于我國(guó)不少企事業(yè)單位缺乏專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理人才，在檔案管理現(xiàn)代化工作中存在很大的問(wèn)題，造成整個(gè)檔案管理工作停滯不前不說(shuō)，還影響了檔案信息化、電子化和綜合化發(fā)展，甚至給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)很大的困擾和威脅。

（三）檔案管理工作認(rèn)識(shí)度不高

現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展中，無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都存在檔案管理工作認(rèn)識(shí)度不高的現(xiàn)象。許多單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，只要單位或者企業(yè)相關(guān)部門工作人員在工作中做好工作記錄，便能得到相應(yīng)的工作信息，這就導(dǎo)致不少企事業(yè)單位的檔案管理工作由部門工作人員兼職，往往都是各自部門獨(dú)自保存自己部門的資料，造成檔案信息丟失和失真。也有不少人員認(rèn)為檔案信息管理是一個(gè)枯燥乏味且極度冷門的工作，其開(kāi)展不僅不能給企業(yè)創(chuàng)造社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，而且因檔案人員、區(qū)域的布置造成企業(yè)成本的增加，因此對(duì)于檔案管理工作不夠重視，將檔案管理工作放在最邊緣位置。受到傳統(tǒng)思想影響，不少檔案管理工作人員的信息比較低，甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作便是養(yǎng)老工作的一種，適合閑散人員去做，這就給很多人構(gòu)成誤解，造成檔案管理工作效率差。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

提升檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)今檔案管理工作中至關(guān)重要的內(nèi)容之一，是提高企事業(yè)單位檔案部門工作效率的重要手段。在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展中，提高檔案管理科學(xué)化水平已成為我國(guó)檔案管理和企事業(yè)單位管理工作的重要基礎(chǔ)，其應(yīng)用能在很大程度上提高檔案管理工作水平和部門經(jīng)營(yíng)能力。在當(dāng)今社會(huì)時(shí)代背景下，由于不少工作人員對(duì)檔案管理工作不重視，檔案管理技術(shù)相對(duì)落后，為此如何才能在此環(huán)境下更好地提高檔案管理科學(xué)化水平成為檔案工作的核心重點(diǎn)。就檔案管理科學(xué)化水平提高的具體作用和意義分析，主要表現(xiàn)在以下方面。

（一）是構(gòu)建現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)

檔案信息管理是文化管理工作的重要內(nèi)容，是社會(huì)文化的重要體現(xiàn)。提高檔案管理科學(xué)化水平是體現(xiàn)我國(guó)傳統(tǒng)優(yōu)秀文化、對(duì)發(fā)揚(yáng)我國(guó)傳統(tǒng)文化有著至關(guān)重要的意義。就當(dāng)今社會(huì)發(fā)展分析，我國(guó)主要社會(huì)任務(wù)是構(gòu)建和諧社會(huì)主義社會(huì)，這對(duì)科研、企業(yè)都提出了更高的和要求。在這種社會(huì)背景下，人們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度越來(lái)越高，科學(xué)合理的檔案管理措施能夠讓人們更加及時(shí)、科學(xué)的了解最新國(guó)內(nèi)外信息，讓工作人員對(duì)業(yè)界現(xiàn)狀有一個(gè)深入地了解，讓管理人員對(duì)單位實(shí)際有更加全面地認(rèn)識(shí)。可以說(shuō)，科學(xué)化的檔案管理方法是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要依據(jù)。

（二）滿足檔案管理需要

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步都促使檔案管理任務(wù)的迅速增加，都大大提高了檔案信息資源數(shù)量，這些檔案信息中心既有企事業(yè)單位工作常規(guī)檔案，也有先進(jìn)科技檔案，因此在檔案管理工作中需要分門別類地進(jìn)行整理和歸攏，這就給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員要準(zhǔn)確無(wú)誤、科學(xué)有效、及時(shí)迅速地將每個(gè)檔案信息提供給需要的人或者機(jī)構(gòu)，這也是當(dāng)前檔案管理工作中需要克服的重點(diǎn)內(nèi)容之一。

（三）滿足生活需要

提升檔案管理科學(xué)化水平不僅能促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)精神文明建設(shè)，同時(shí)隨著信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)人們?nèi)粘Ｉ钜灿兄艽蟮挠绊?。檔案是時(shí)代、社會(huì)以及企事業(yè)單位發(fā)展信息的科學(xué)記錄，是人類漫長(zhǎng)發(fā)展歷程中形成的客觀記錄體系，其在不同社會(huì)背景和歷史條件下發(fā)揮著一定的差異性，但是仍然代表著當(dāng)時(shí)最客觀、最真實(shí)的社會(huì)記錄。在人們生活和工作中，科學(xué)合理的檔案信息資源，能夠有效地提高學(xué)習(xí)和自身能力，為今后工作的開(kāi)展奠定了科學(xué)的基礎(chǔ)。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和評(píng)估

在日常工作中定期檢查檔案信息，對(duì)于變動(dòng)部分及時(shí)更改，同時(shí)還要規(guī)范工作人員的工作行為，做到準(zhǔn)確、有效、及時(shí)地完成任務(wù)。還要注重對(duì)工作人員進(jìn)行考核，確保整個(gè)的檔案管理工作有序地進(jìn)行。這就要求要有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，做好整個(gè)的編輯、分析工作，加大可利用性，發(fā)掘出更多的潛力。堅(jiān)持對(duì)于管理人才的培養(yǎng)，努力構(gòu)建創(chuàng)新型的人才隊(duì)伍。此外，利用高科技技術(shù)、好的管理模式促進(jìn)檔案管理的不斷進(jìn)步，將傳統(tǒng)的檔案管理與新時(shí)代的技術(shù)水平有機(jī)結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)科學(xué)化建設(shè)，對(duì)檔案信息隨時(shí)進(jìn)行開(kāi)發(fā)，努力提升到更高層次。

（二）信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及信息化的不斷普及，要充分將信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理方面，以提高管理質(zhì)量。信息化管理手段的應(yīng)用，可以將電子版的檔案資料儲(chǔ)存在電腦中，電腦儲(chǔ)存空間大，也不存在資料保存過(guò)程中受潮、受損等危害的可能。對(duì)于電子版本的文書(shū)檔案資料，在查閱以及調(diào)取方面更加便捷。計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)存在搜索功能，只要將所要查詢的檔案編號(hào)或是其他相關(guān)信息輸入到計(jì)算機(jī)中，在很短時(shí)間內(nèi)該檔案就會(huì)被調(diào)出，如需紙質(zhì)版，也可立刻進(jìn)行打印，方法簡(jiǎn)單，易于操作。因此，新技術(shù)的應(yīng)用可以很大程度上提高檔案管理的科學(xué)化水平。另外，在檔案管理工作中科學(xué)利用現(xiàn)代化技術(shù)水平，如光學(xué)理論和相關(guān)核心技術(shù)，不斷縮小檔案存儲(chǔ)范圍和大小，這樣能大大提高檔案管理效率和存儲(chǔ)安全性，確保檔案工作的穩(wěn)定性和可靠性。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新的形勢(shì)下，檔案管理的工作具有內(nèi)容更加豐富、技術(shù)更加先進(jìn)、分工也更加專業(yè)等特點(diǎn)，所以對(duì)于檔案管理人員也相應(yīng)地提出了更高的要求，也帶來(lái)了更多的挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下的檔案管理人員不僅需要具備檔案管理方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，同時(shí)還必須要掌握先進(jìn)的、科學(xué)的管理手段以及管理技術(shù)。因此，在檔案管理人員的培訓(xùn)方面不僅僅要注重基本的業(yè)務(wù)知識(shí)以及專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，更加重要的是不斷地提升檔案管理人員的自我管理能力以及自我學(xué)習(xí)能力，一步步將檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)成為一支學(xué)習(xí)型的隊(duì)伍[2]。然而，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工程，想要把檔案管理人員培養(yǎng)成為既能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又能夠充分了解檔案信息管理知識(shí)同時(shí)還具備敬業(yè)精神的高科技、復(fù)合型人才，就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，開(kāi)展多層次、復(fù)合型的教育培訓(xùn)，逐步優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)體系結(jié)構(gòu)，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的迅速發(fā)展以及科學(xué)化水平的提高。

（四）提升工作人員對(duì)檔案科學(xué)化管理的認(rèn)識(shí)度

為了切實(shí)有效的提高檔案管理科學(xué)化水平，需要不斷強(qiáng)化檔案管理部門對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度，這也是強(qiáng)化檔案管理效率、提高檔案工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，并將檔案管理作為工作重點(diǎn)來(lái)抓，而不是將檔案管理工作放置在邊緣位置。尤其是對(duì)于檔案管理人員而言，要充分認(rèn)識(shí)到檔案相關(guān)法律法規(guī)，在工作自覺(jué)遵守檔案行業(yè)的規(guī)章和制度，企事業(yè)單位管理決策工作的開(kāi)展提供科學(xué)有效的理論依據(jù)。如在檔案管理工作中要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建力度，確保檔案部門能夠及時(shí)更換基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。在推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)揮著重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)這項(xiàng)工作的重視度，將會(huì)直接影響到這項(xiàng)工作的推進(jìn)。加強(qiáng)對(duì)檔案部門工作人員的關(guān)懷，定時(shí)定期考察檔案管理室，親切地與檔案管理工作人員交談，了解他們的近期工作情況，以及工作心得，采納可行性較高的意見(jiàn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

利用科學(xué)的理論來(lái)指導(dǎo)整個(gè)檔案新的管理工作，利用更先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)水平不斷推動(dòng)檔案管理的水平是提高檔案管理科學(xué)化水平的核心思想。利用科學(xué)的管理制度確保檔案管理的合理有效進(jìn)行，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的信息化、合理化、制度化發(fā)展，能夠最大化的提升檔案管理的效率以及質(zhì)量。伴隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作越來(lái)越凸顯其作用以及地位，已經(jīng)逐漸滲透到了社會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，充分融入到日常生活的各個(gè)細(xì)節(jié)，成為諸多部門以及機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)實(shí)踐中不可或缺的核心內(nèi)容之一。