王春芳

（五大連池市第一人民醫(yī)院，黑龍江 五大連池 164199）

一、微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的基本方式

騰訊公司在2010 年10 月研發(fā)啟動(dòng)了微信通信工具，確定了這款新型通信工具的名稱為“微信”。這種手機(jī)聊天軟件具有多種客戶所期望具備的功能，包括文字、照片的即時(shí)發(fā)送、同時(shí)進(jìn)行多人語(yǔ)音以及視頻等等，此外，還能夠提供公眾平臺(tái)、建立朋友圈等等。另外，微信還可以進(jìn)行信息內(nèi)容的分享，如所見(jiàn)所聞、感想感悟以及生活狀態(tài)等，可以向好友分享，也可以向微信朋友圏內(nèi)的好友分享。

（一）利用微信向公眾提供便攜服務(wù)。以天津檔案館為例，天津檔案館微信平臺(tái)（訂閱號(hào)）于2014 年12 月4 日正式開(kāi)通。他們的主要做法：一是想辦法快速增加關(guān)注者，擴(kuò)大平臺(tái)的影響力。二是做好內(nèi)容的采編，用豐富多彩的內(nèi)容吸引并留住讀者。三是發(fā)動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)同事以及身邊的親朋好友關(guān)注微信朋友圈并鼓勵(lì)他們積極轉(zhuǎn)發(fā)、閱讀，提供檔案業(yè)務(wù)辦事程序指南和天氣預(yù)報(bào)等服務(wù)?？傊?，檔案館開(kāi)通微信平臺(tái)的目的就是為公眾提供便捷的服務(wù)，同時(shí)更好地宣傳自己。

（二）利用微信向公眾傳播檔案文化。以微信為途徑進(jìn)行檔案文化傳播，主要建立在微信傳播信息形式多樣的基礎(chǔ)上，并彰顯其即時(shí)、精確的優(yōu)勢(shì)。主要體現(xiàn)兩方面：首先，以圖文并茂的形式為用戶傳播檔案知識(shí)、檔案技術(shù)常識(shí)以及檔案界新的學(xué)術(shù)成果等。其次，以文字、圖片、語(yǔ)言、視頻組合或混搭的形式展示檔案館藏，以圖片形式展示書(shū)信原件和老照片，以語(yǔ)音、視頻形式傳播聲像檔案，而接觸到這些真實(shí)文字，聲音或影像會(huì)更有效提高用戶對(duì)檔案的關(guān)注度及自身檔案意識(shí)。

二、微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的特點(diǎn)及效能

（一）微信擁有多元化的應(yīng)用平臺(tái)。微信需要有智能手機(jī)和網(wǎng)絡(luò)做支撐，不能脫離智能手機(jī)而運(yùn)行。微信的手機(jī)適用版本非常多，而且更新快，主要有android、ios。數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)已有超過(guò)90%的用戶為智能網(wǎng)民。利用“微信網(wǎng)頁(yè)版”，用戶可通過(guò)二維碼掃描和安裝插件以電腦平臺(tái)應(yīng)用微信，同時(shí)智能手機(jī)還可以與電腦間進(jìn)行互動(dòng)，為信息的傳遞提供了新的途徑。很多人會(huì)誤以為微信與QQ 是可以相互可替的，但事實(shí)上它們并不相同。通過(guò)微信，可以把手機(jī)通信關(guān)系相融合，形成的關(guān)系鏈更豐富、更可靠。當(dāng)QQ 離線時(shí)，微信卻可以接收QQ 信息，因此智能移動(dòng)端屬性比QQ更強(qiáng)，微信平臺(tái)更加簡(jiǎn)潔、明晰。比如：CCTV4 國(guó)寶檔案、歷史塵封檔案、集美檔案等等，都是利用微信平臺(tái)，申請(qǐng)注冊(cè)自己的公眾賬號(hào)，用戶只要點(diǎn)擊“關(guān)注”，相應(yīng)的檔案信息便可馬上得到。

（二）微信改善檔案信息服務(wù)模式。1.主動(dòng)服務(wù)。檔案局（館）利用微信在檔案信息資源服務(wù)中處于主動(dòng)地位，通過(guò)目標(biāo)人群的確定和添加好友，主動(dòng)地向用戶發(fā)送問(wèn)候、公告、快訊等信息，拉近與公眾的距離，樹(shù)立親民形象。2.生動(dòng)服務(wù)。檔案局（館）向用戶提供服務(wù)時(shí)，以往都是采用文字的單一形式，利用的微信傳播功能，通過(guò)視頻圖片、語(yǔ)音涂鴉等形式的單一或組合使用，為用戶提供更加生動(dòng)的檔案信息，極大地提升檔案局（館）的服務(wù)質(zhì)量。3.即時(shí)服務(wù)。微信消息發(fā)送與接收時(shí)效性強(qiáng)，可以做到即發(fā)即送，即送即達(dá)。檔案局（館）通過(guò)微信可實(shí)現(xiàn)全天候的即時(shí)信息反饋，改善檔案信息反饋嚴(yán)重滯后、困難的現(xiàn)狀，與檔案局（館）建立密切的聯(lián)系。

三、微信公眾號(hào)應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

微信公眾號(hào)憑借內(nèi)容多樣、便于分享、成本低、互動(dòng)性強(qiáng)、服務(wù)精準(zhǔn)的特點(diǎn)，已成為各類服務(wù)行業(yè)重要的宣傳推廣渠道。國(guó)內(nèi)部分檔案館也紛紛利用微信公眾號(hào)來(lái)宣傳檔案信息。利用微信公眾號(hào)開(kāi)展檔案信息服務(wù)，主要有以下優(yōu)勢(shì)：

（一）提升互動(dòng)效果

微信公眾號(hào)的留言互動(dòng)功能，可以方便用戶交流知識(shí)、分享經(jīng)驗(yàn)等。將共同興趣愛(ài)好的人聚集在相應(yīng)的公眾平臺(tái)，建立微信群加速信息在所屬圈內(nèi)快速流動(dòng)，可以充分發(fā)揮微信的共享優(yōu)勢(shì)。相比其他宣傳途徑，微信公眾號(hào)具有低成本、高覆蓋率、高回報(bào)的優(yōu)勢(shì)，它適合檔案館這類非盈利機(jī)構(gòu)進(jìn)行信息資源開(kāi)發(fā)。檔案館申請(qǐng)微信公眾號(hào)對(duì)信息進(jìn)行管理和運(yùn)營(yíng)，能夠?qū)崿F(xiàn)公開(kāi)資源共享，在宣傳檔案館內(nèi)特色的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息社會(huì)化。

（二）提高使用效率

檔案館可利用微信公眾號(hào)多樣的宣傳方式，以圖文結(jié)合、語(yǔ)音、視頻等多種形式，為用戶提供更為直觀的信息服務(wù)。對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，利用微信公眾號(hào)提高館藏檔案的使用率，可以打破傳統(tǒng)“重藏輕用”的模式。借助微信公眾號(hào)可以提高檔案工作人員的工作效率，使用者也不用親自去檔案館，通過(guò)手機(jī)便可查閱所需的檔案內(nèi)容。將微信公眾號(hào)應(yīng)用于檔案信息服務(wù)，能夠打破傳統(tǒng)的地域限制，縮小檔案與公眾之間的距離，使檔案逐步融入百姓生活。

（三）降低利用成本

傳統(tǒng)檔案館在館藏檔案時(shí)需要大量的儲(chǔ)存空間，還需要提供使用者閱覽室，配備大量工作人員等。檔案使用者也需要親自到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查檔，這對(duì)跨地域使用者來(lái)說(shuō)很不方便。檔案館開(kāi)通微信公眾號(hào)后，檔案館工作人員只需對(duì)相應(yīng)的檔案信息進(jìn)行電子化處理，提前編輯好軟文定時(shí)推送、定期更新，及時(shí)對(duì)平臺(tái)的信息進(jìn)行反饋處理即可，可以節(jié)省大量開(kāi)支。

四、微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的基本方式

（一）利用微信向公眾提供便攜服務(wù)

通過(guò)開(kāi)展微信檔案平臺(tái)，并做好宣傳工作，快速增加關(guān)注度，以此來(lái)擴(kuò)大平臺(tái)的影響力。同時(shí)還要做好內(nèi)容采編工作，運(yùn)用豐富多彩的內(nèi)容來(lái)吸引讀者，并在平臺(tái)上提供檔案業(yè)務(wù)辦事指南及天氣等服務(wù)，通過(guò)為公眾提供更為便捷的服務(wù)，并加大對(duì)自身的宣傳。

（二）利用微信向公眾傳播檔案文化

基于微信來(lái)開(kāi)展的檔案文化傳播，主要是依托于微信傳播信息多樣性的基礎(chǔ)上，能夠進(jìn)一步彰顯出其即時(shí)性精確性的優(yōu)勢(shì)。在具體應(yīng)用過(guò)程中，可以采用圖文并茂的形式來(lái)向用戶傳播檔案知識(shí)和、檔案技術(shù)和檔案成果。同時(shí)采用多種形式來(lái)展示檔案館藏，使用戶能夠接觸到真實(shí)的文字、聲音和影像，全面提高用戶對(duì)檔案的關(guān)注度，確保用戶自身檔案意識(shí)的提高。

（三）提供在線咨詢和自助查閱服務(wù)檔案館可利用該平臺(tái)提供在線咨詢、留言、檔案資訊分享、檔案查詢等服務(wù)，加強(qiáng)檔案微信用戶的體驗(yàn)。檔案館應(yīng)安排專職工作人員針對(duì)關(guān)注微信公眾平臺(tái)用戶的問(wèn)題，及時(shí)解疑答惑。答復(fù)方式可以采用語(yǔ)音、文字、圖片等形式。檔案館可以分批次將檔案轉(zhuǎn)換為電子版，將檔案目錄、檔案公開(kāi)內(nèi)容、檢索內(nèi)容等上傳至后臺(tái)，在公眾號(hào)上建立各類查詢子欄目。用戶可根據(jù)自己的需要，輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索。

（四）提供個(gè)性化服務(wù)

大部分用戶傾向于根據(jù)自己喜好來(lái)關(guān)注不同的平臺(tái)，他們本身就具有相關(guān)的知識(shí)，甚至在相關(guān)方面有深入研究。關(guān)注檔案館微信公眾號(hào)的用戶，是經(jīng)常查閱檔案或?qū)ο嚓P(guān)檔案知識(shí)感興趣的群體。基于這一點(diǎn)，檔案館公眾號(hào)的推送內(nèi)容必須與用戶關(guān)注信息相符。檔案館可借助微信公眾平臺(tái)推廣檔案信息，結(jié)合新聞熱點(diǎn)的內(nèi)容推送相關(guān)文章，也可借助其他公眾平臺(tái)來(lái)宣傳檔案館公眾號(hào)以增加檔案公眾號(hào)的關(guān)注用戶量。在推送文章的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)平臺(tái)關(guān)注者的喜好結(jié)合檔案內(nèi)容撰寫(xiě)具有吸引力的原創(chuàng)文章，定期推送文章時(shí)公布每一期的互動(dòng)話題，增加用戶的互動(dòng)機(jī)會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案館微信公眾號(hào)的個(gè)性化服務(wù)。

（五）進(jìn)行檔案展覽和宣傳

檔案館具備圖書(shū)館、博物館的部分功能，但現(xiàn)實(shí)中檔案館的吸引力卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及前兩者。擴(kuò)大檔案服務(wù)群體，首先需要引起用戶對(duì)檔案信息的興趣。檔案館可以通過(guò)微信公眾平臺(tái)開(kāi)展檔案展覽服務(wù)，將用戶感興趣的檔案內(nèi)容以展覽的方式進(jìn)行推送，以此激發(fā)關(guān)注者對(duì)檔案的興趣，從而進(jìn)一步為用戶提供更多的檔案服務(wù)。微信公眾平臺(tái)推送內(nèi)容不受時(shí)間限制，關(guān)注者可利用碎片化時(shí)間來(lái)閱讀推送內(nèi)容。

五、微信在檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用策略

（一）構(gòu)建完善的微信內(nèi)容服務(wù)體系

基于檔案信息服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式和服務(wù)團(tuán)隊(duì)等內(nèi)容構(gòu)建微信內(nèi)容服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查詢、利用、文件閱覽和檔案知識(shí)宣傳等，為檔案信息查詢服務(wù)提供更多的便利。在檔案利用工作中，是通過(guò)對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，以此來(lái)提高資源信息的利用率。文件閱覽是針對(duì)開(kāi)放的檔案信息資源為用戶提供閱覽服務(wù)。在檔案知識(shí)宣傳工作中，主要是向大眾普及檔案中的一些專業(yè)知識(shí)，并采取多種方式來(lái)提供檔案服務(wù)。檔案服務(wù)團(tuán)隊(duì)主要服務(wù)于檔案知識(shí)查詢和使用，并通過(guò)同用戶進(jìn)行交流，了解用戶的需求和建議，進(jìn)一步完善檔案信息服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

（二）打造檔案微信信息服務(wù)平臺(tái)

檔案微信信息服務(wù)平臺(tái)主要是根據(jù)微信的信息功能向檔案信息提供服務(wù)。檔案微信服務(wù)平臺(tái)的構(gòu)建主要是對(duì)檔案信息通過(guò)六個(gè)方面提供信息服務(wù)，即主動(dòng)推動(dòng)、業(yè)務(wù)辦理、查詢幫助、在線咨詢、智能問(wèn)答和移動(dòng)終端。檔案微信信息服務(wù)平臺(tái)向用戶進(jìn)行信息的主動(dòng)推送，通過(guò)圖文的形式為用戶提供檔案的知識(shí)信息，例如檔案近期的知識(shí)講座，檔案的法律條例知識(shí)及檔案館藏的相關(guān)信息等，將檔案信息的查詢結(jié)構(gòu)通過(guò)文字進(jìn)行直觀體現(xiàn)，將檔案原件和檔案內(nèi)容通過(guò)圖片和視頻的方式展現(xiàn)出來(lái)。

通過(guò)微信架構(gòu)對(duì)檔案的業(yè)務(wù)信息開(kāi)展活動(dòng)，例如檔案信息查詢，檔案預(yù)約和檔案轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)活動(dòng)，與檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)信息與檔案網(wǎng)站信息進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)接，防止在檔案信息資源查詢時(shí)出現(xiàn)丟失情況。微信作為一種自媒體，可以通過(guò)微信交流的時(shí)效性與互動(dòng)性原則進(jìn)行檔案信息的在線咨詢，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案團(tuán)隊(duì)中的專業(yè)管理人員及專家構(gòu)建檔案信息知識(shí)庫(kù)，提供智能應(yīng)答的信息系統(tǒng)，為用戶的信息查詢提供便利。通過(guò)微信第三方接口和微信的自定義功能菜單建立檔案管理的移動(dòng)終端，將檔案管理及檔案業(yè)務(wù)信息通過(guò)微信的公眾平臺(tái)開(kāi)展檔案信息服務(wù)，提高檔案信息的關(guān)注度，有利于提升檔案信息服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

（三）完善微信發(fā)布管理體制

將微信在檔案信息服務(wù)中進(jìn)行應(yīng)用，在選擇檔案信息的發(fā)布形式時(shí)，一方面要考慮到自身情況，另一方面要兼顧用戶的實(shí)際需求。作為檔案機(jī)構(gòu)與外界交流溝通的信息平臺(tái)，信息檔案機(jī)構(gòu)需要安排長(zhǎng)期固定的專業(yè)人員對(duì)所要發(fā)布的檔案信息做歸納、查篩，然后向管理部門(mén)及時(shí)反饋，管理部門(mén)對(duì)微信發(fā)布機(jī)制進(jìn)行優(yōu)缺點(diǎn)的評(píng)判、改進(jìn)，以此來(lái)保證微信在良好的環(huán)境下運(yùn)行。因此在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還要進(jìn)一步完善微信發(fā)布管理體制，加強(qiáng)對(duì)微信發(fā)布信息的監(jiān)管，對(duì)于不良或不真實(shí)的微信信息要進(jìn)行及時(shí)的剔除清理，進(jìn)一步凈化微信運(yùn)行環(huán)境。

結(jié)束語(yǔ)

利用微信來(lái)推廣檔案信息服務(wù)，與當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展潮流具有較好的適應(yīng)性。當(dāng)前我國(guó)微信應(yīng)用于檔案信息服務(wù)的時(shí)間還較短，還存在許多不完善的地方，因此要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和完善，并重視與相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)之間的合作交流，運(yùn)用微信的功能和作用來(lái)提高檔案信息服務(wù)水平，并與用戶的信息需求相結(jié)合，全面提高檔案信息服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和實(shí)時(shí)交流互動(dòng)，全面提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。