國強(qiáng)

（黑龍江省人才服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

引言：傳統(tǒng)的檔案以紙為承載媒介，而數(shù)字化檔案則將其內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)，使用計(jì)算機(jī)語言進(jìn)行檔案的管理。將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案的過程即檔案的數(shù)字化建設(shè)過程。當(dāng)下我國大多數(shù)事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此不利于檔案的迅速歸檔，且耗費(fèi)大量的空間資源。因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展的新時期，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取數(shù)字化管理的新模式，促進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)型升級，以提升檔案管理、保存和查閱的效率。

一、檔案管理數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案內(nèi)容的數(shù)字化和檔案儲存介質(zhì)的電磁化，是數(shù)字化檔案管理的兩項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。計(jì)算機(jī)的數(shù)字化儲存依靠二進(jìn)制編碼，即使用0、1 兩個數(shù)字的排列序列進(jìn)行信息的編碼儲存。這種儲存方式占用空間較小，并且方便隨時調(diào)取和查閱。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的數(shù)字化檔案的錄入和存儲方式更為便捷。

生產(chǎn)管理與日常生活中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與信息是數(shù)字化檔案內(nèi)容的重要組成部分。這些數(shù)據(jù)或信息具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，或?qū)罄m(xù)生產(chǎn)工作具有參考價值，因此應(yīng)當(dāng)及時妥善進(jìn)行存儲，鑒于檔案內(nèi)容較多，因此可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將其轉(zhuǎn)碼為電子文件。與此同時，檔案體系的建設(shè)也不容忽視。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)碼為電子檔案后，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的系統(tǒng)將其歸類，以方便后續(xù)管理和調(diào)取查閱等工作。

集中管理的概念來源于管理學(xué)的專業(yè)內(nèi)容，它是數(shù)字化檔案管理的一種有效模式，并且因其優(yōu)勢明顯已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用。這種管理模式能夠以功能明確的領(lǐng)導(dǎo)核心對數(shù)據(jù)龐大的數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類，并且按照其內(nèi)容關(guān)鍵詞進(jìn)行集中管控，以保證其來源和后續(xù)儲存過程的清晰明確，同時還能夠提升其實(shí)效性。集中管理的模式已經(jīng)在多數(shù)國家投入使用。

集中化管理的意義在于借助統(tǒng)一的管理模式和管理制度，將數(shù)字化檔案按照信息內(nèi)容進(jìn)行合理編排后統(tǒng)一管理。這種管理方式能夠保障數(shù)字化檔案的安全性，同時有利于提升其質(zhì)量和管理效率。借助互聯(lián)網(wǎng)云數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，集中化管理能夠便捷各部門之間的檔案共享。

無論是新型數(shù)字化檔案，或者傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，集中化管理都能夠體現(xiàn)出其獨(dú)特的優(yōu)勢。建國初期，集中化檔案管理模式以標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式為主，并且這種模式被應(yīng)用于多多家檔案管理機(jī)構(gòu)。如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式逐步得到優(yōu)化，其機(jī)制和體系也得到了有效的革新，因此集中化的檔案管理的靈活性也得到了有效提升。此外，相關(guān)部門已經(jīng)建立健全了一套完善的檔案集中管理規(guī)章制度，對其人力資源的配置工作進(jìn)行了優(yōu)化，從而在便捷檔案管理工作的同時，也為數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步轉(zhuǎn)型升級提供了寶貴經(jīng)驗(yàn)。數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理流程包括填報(bào)、整理、歸檔、檢索、儲存和使用等多個環(huán)節(jié)，因此為提升檔案內(nèi)容的真實(shí)性，同時保證其有效性，應(yīng)當(dāng)采取標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式保障檔案的安全。作為知識的載體，檔案記錄著歷史的發(fā)展足跡，因此檔案的保護(hù)和管理工作不容小覷，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行針對性地管理，并且及時優(yōu)化改良管理技術(shù)和管理制度，使檔案管理工作緊跟時代的步伐。

二、檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

（一）數(shù)字化建設(shè)較為片面

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的先進(jìn)，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步。然而，諸如數(shù)字化檔案建設(shè)工作不到位、數(shù)字化程度較低、檔案管理工作受到多方面限制的情況仍然多件，產(chǎn)生這些問題的原因在于檔案管理信息化建設(shè)的過程中，數(shù)字化建設(shè)并沒有落到實(shí)處。計(jì)算機(jī)只是作為記錄信息的輔助工具存在，其本質(zhì)上仍然是傳統(tǒng)的人工管理，因此計(jì)算機(jī)本身處理和分析數(shù)據(jù)的作用沒有得到體現(xiàn)。這種“換湯不換藥”的管理模式并未從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，反而增加了人力財(cái)力物力的成本，因此得不償失。

（二）各部門之間并未形成統(tǒng)一化管理

檔案管理工作需要多部門合作完成。在數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分調(diào)度多個部門進(jìn)行合作式管理，若部門之間互動交流不足，則會形成獨(dú)立式的管理模式。如此則即便每個部門各自管理檔案的水平有所提升，檔案管理的整體工作效率仍然止步不前，難以實(shí)現(xiàn)真正的管理優(yōu)化。這種獨(dú)立式的管理模式同樣也會導(dǎo)致管理成本的增加，甚至?xí)蜍浻布渲煤凸芾砣藛T配置不到位而對檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

（三）檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，多媒體與計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)滲透進(jìn)入各個領(lǐng)域?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的特點(diǎn)在于便捷、迅速、針對性強(qiáng)，但其同時也存在著信息安全管理不到位等一系列問題。若檔案管理系統(tǒng)遭受病毒或黑客侵襲，則會對檔案內(nèi)容的安全性和真實(shí)性產(chǎn)生不利影響，從而使檔案管理工作難度加大。此外，電子編碼技術(shù)本身也存在著一定的風(fēng)險，因?yàn)殡娮泳幋a能夠被無痕化修改，因此若檔案內(nèi)容發(fā)生變動，管理人員無法及時發(fā)現(xiàn)。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案內(nèi)容，避免相關(guān)違法行為造成的損失。

三、檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

（一）全員重視優(yōu)化檔案管理思維

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備一定的管理思維，因?yàn)樗季S是指導(dǎo)實(shí)際工作的綱要。作為一種帶有鮮明時代特征的主觀認(rèn)知，檔案管理思維受到諸如文化水平、專業(yè)知識等多種因素的影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，目前對檔案管理思維影響最大的因素在于信息技術(shù)。隨著數(shù)字化時代的到來，我國的檔案管理工作正在朝著數(shù)字化、信息化的新方向邁進(jìn)，因此新時代檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視自身的信息化管理思維的培養(yǎng)。

首先，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)化存取導(dǎo)向思維。存取是檔案管理工作的本質(zhì)屬性，而長期、安全則是對管理工作的要求。為保障檔案的真實(shí)性和實(shí)效性，應(yīng)當(dāng)重視其存取過程，采用數(shù)字化技術(shù)拓寬檔案信息的流通渠道，使檔案信息資源電子化。其次，管理人員應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)化信息服務(wù)思維。用戶的需求是指導(dǎo)檔案管理工作的方向盤，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時歸納總結(jié)用戶的反饋，爭取不斷提升用戶的滿意度，并且充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，將信息檔案服務(wù)模式取代實(shí)體檔案服務(wù)模式，從而提升管理的數(shù)字化水平。再次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)優(yōu)化信息管理思維，采取科學(xué)、合理、規(guī)范的管理手段保護(hù)電子檔案的信息安全。同時，應(yīng)當(dāng)充分借助先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，提升檔案管理的智能化水平，從而使管理效率得到提高。

（二）重視檔案管理數(shù)字化工作風(fēng)險

數(shù)字化意味著以互聯(lián)網(wǎng)和云數(shù)據(jù)儲存模式為依托，因此數(shù)字化檔案管理方式面臨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中的系列安全隱患。這些安全隱患可能造成檔案內(nèi)容的變更，甚至導(dǎo)致檔案丟失，為相關(guān)部門造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，管理人員應(yīng)當(dāng)重視管理過程中的系列風(fēng)險。首先，關(guān)于信息丟失，工作人員應(yīng)當(dāng)在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)碼的過程中及時檢查掃描設(shè)備的工作狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和鏈接安全性等因素，同時應(yīng)當(dāng)認(rèn)真仔細(xì)進(jìn)行錄入，避免在文件掃描或手動錄入的過程中因可避免的因素導(dǎo)致檔案編碼錯誤。因?yàn)闄n案信息量巨大，若出現(xiàn)紕漏則很難在短時間內(nèi)予以糾正。其次，工作人員應(yīng)當(dāng)留意信息盜用和文件損壞的風(fēng)險。即應(yīng)當(dāng)將檔案內(nèi)容進(jìn)行加密或者備份，但即便如此仍然不能放松警惕，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)硬件本身可能對檔案內(nèi)容造成影響，且部分病毒軟件或黑客能夠破解密碼，導(dǎo)致數(shù)據(jù)變更或檔案丟失。

為有效避免檔案數(shù)字化管理過程中的系列風(fēng)險，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)首先對信息加密技術(shù)濟(jì)寧優(yōu)化。不同的檔案對保密性的要求有所不同，因此所設(shè)置的密碼難度系數(shù)也應(yīng)有所差異。若用戶需要訪問檔案系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)首先彈出驗(yàn)證身份信息的窗口，同時應(yīng)當(dāng)對工作人員的訪問權(quán)限加以限制。其次，應(yīng)當(dāng)提升防治病毒軟件或黑客攻擊的能力，及時檢查計(jì)算機(jī)防火墻的安全性能，如發(fā)現(xiàn)漏洞應(yīng)當(dāng)及時修補(bǔ)，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)遭病毒侵襲時應(yīng)及時殺毒和全面檢查，從而將安全風(fēng)險降至最低。再次，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全一套完善的風(fēng)險防范和預(yù)警系統(tǒng)，使數(shù)字化檔案管理中風(fēng)險的規(guī)避工作有章可依。

（三）重視組建專業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)重視對專業(yè)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)的組建工作，并且應(yīng)當(dāng)在組建團(tuán)隊(duì)的過程中遵循“以人為本”的理念，將提升管理人員工作效率和職業(yè)素養(yǎng)放在首要位置。管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的效率產(chǎn)生重要影響，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷邁進(jìn)，數(shù)字化和信息化勢必將成為未來檔案管理的新模式。為實(shí)現(xiàn)檔案管理團(tuán)隊(duì)的與時俱進(jìn)，管理人員應(yīng)當(dāng)樹立“終身學(xué)習(xí)”理念，主動進(jìn)行自我反思。此外，管理高層也應(yīng)當(dāng)重視人才培養(yǎng)和人才引進(jìn)的工作，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的工作效率。

首先，管理高層應(yīng)當(dāng)定期組織管理人員培訓(xùn)活動以提升其職業(yè)素養(yǎng)和風(fēng)險規(guī)避意識。在培訓(xùn)活動中，管理人員將接受關(guān)于檔案安全、風(fēng)險防范、法律法規(guī)等諸多內(nèi)容的講授。其次，應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)納入管理人員培訓(xùn)的范疇，使檔案管理人員能夠與時俱進(jìn)，學(xué)習(xí)和掌握必要的信息技術(shù)能力，并將其與檔案管理的專業(yè)知識相結(jié)合，提升自身的業(yè)務(wù)水平。再次，應(yīng)當(dāng)制定一套完善的管理人員考核評價制度，從多個方面對管理人員的工作進(jìn)行評價，使其能夠取長補(bǔ)短，不斷進(jìn)行自我提升。最后，管理部門應(yīng)當(dāng)以認(rèn)真嚴(yán)肅的態(tài)度對待人才引進(jìn)工作，以管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力為選拔標(biāo)準(zhǔn)，致力于組建工作能力強(qiáng)、管理思維成熟、風(fēng)險防范意識到位的新時代數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)。

四、結(jié)束語

檔案管理工作地發(fā)展經(jīng)歷了漫長的歷史過程，從最初的單一管理模式到現(xiàn)今的集中化、針對性管理模式的演變過程中不難看出，未來的檔案管理將朝著數(shù)字化管理發(fā)展。檔案是歷史的載體，是一種寶貴的不可再生資源，因此，相關(guān)部門應(yīng)著手于管理體系的完善，以提升集中化數(shù)字化檔案管理的效率，保證檔案的質(zhì)量和安全性。