張文博

（哈爾濱市流動(dòng)人員檔案服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

前言

因?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步對(duì)于企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理都有了不同的要求，并且在現(xiàn)代化的過程中，人員的流動(dòng)變化得越來越快，對(duì)人事檔案管理的工作方式以及管理方式都要進(jìn)行創(chuàng)新。雖然在現(xiàn)在的發(fā)展中企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，在進(jìn)行相關(guān)的改革，但是仍舊有很多的問題在妨礙檔案的管理和發(fā)展，所以要對(duì)這些問題進(jìn)行研究分析并且做出相應(yīng)的處理。

一、企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理的意義

檔案的管理工作對(duì)于人才來說有著一定的參考價(jià)值，是一種最原始的記錄，有著一定的真實(shí)性以及權(quán)威性，這也是對(duì)過去的工作和經(jīng)歷有最真實(shí)的記錄，從客觀的角度記錄了實(shí)際的情況，作為最直接的證明[1]。對(duì)企業(yè)發(fā)展來說，人事檔案管理就是企業(yè)在成長中的記錄，是將最基礎(chǔ)的信息做以集中的記錄，可以很好地反映出企業(yè)的發(fā)展規(guī)律。這也是為企業(yè)后期的計(jì)劃制定提供一定的依據(jù)。

人事檔案的管理也是企業(yè)建設(shè)管理過程中的必然法治要求。企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)的管理方式、經(jīng)濟(jì)管理以及人事管理的過程中都要有相關(guān)的紙質(zhì)記錄或者是電子資料的記錄來作為依據(jù)。為了保證企業(yè)在人事檔案管理中可以發(fā)揮出一定的作用，有關(guān)的法律文書就明確的指定出，無論個(gè)人還是企業(yè)都有檔案的保護(hù)義務(wù)，并且要加強(qiáng)各級(jí)的人民政府督促檔案的領(lǐng)導(dǎo)將檔案的建設(shè)列在國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中。

企業(yè)的人事檔案管理是國家要求設(shè)置的相關(guān)信息的管理部門，檔案的內(nèi)容有一定的保密性[2]?，F(xiàn)在的時(shí)代是一個(gè)信息化的發(fā)展時(shí)代，在社會(huì)的變化中，數(shù)據(jù)信息已經(jīng)變成了一種很重要的資源，恰巧人事檔案管理就是提供了一定的數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)的管理發(fā)展提供活動(dòng)的依據(jù)。在發(fā)展中進(jìn)行人事檔案管理的主要包括機(jī)密文件的儲(chǔ)存、人事資料的儲(chǔ)存以及工資等等多個(gè)方面的內(nèi)容，提供全面的檔案查詢和整理。

二、流動(dòng)人員的人事管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）沒有一定的重視

現(xiàn)階段對(duì)于流動(dòng)人員的檔案管理來說，存在很多的問題。在很多的中小型企業(yè)中，對(duì)于流動(dòng)人員的檔案管理并沒有很重視，也沒有認(rèn)識(shí)到對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，只會(huì)找一些小型的私人企業(yè)來進(jìn)行管理[3]。沒有專業(yè)的人員；來進(jìn)行專業(yè)的管理，這樣對(duì)于流動(dòng)的人員的檔案來說都會(huì)受到一定的損害。

（二）管理模式不合理

在過去的社會(huì)發(fā)展中，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)市場相對(duì)比較雜亂，所以在很多的時(shí)候并沒有建立專門對(duì)于流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行管理的機(jī)構(gòu)或者是部門，就導(dǎo)致很多的流動(dòng)人員的檔案由相關(guān)的用人企業(yè)來代替管理，對(duì)于代為管理的單位來講，并沒有相關(guān)的設(shè)施設(shè)備以及合適的管理方法，這樣就會(huì)使檔案在隨著人員的流動(dòng)中有丟失以及破損的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）交接程序不科學(xué)

流動(dòng)人員在離開以及離職的過程中要進(jìn)行人事檔案相關(guān)的交接工作。但是有些流動(dòng)人員對(duì)于檔案的重視度不高，并沒有將檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)交由相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣在手續(xù)的交接中導(dǎo)致檔案的遺失以及檔案受到損壞等等問題的出行，最后就會(huì)導(dǎo)致的日后的工作以及相關(guān)事情的辦理過程中出現(xiàn)很多的麻煩事情。還有的部門為了節(jié)約在人事檔案管理中的成本投入，沒有在流動(dòng)人員的檔案管理中投入相匹配的人力物力，這樣最后就致使檔案的雜亂[4]。

三、流動(dòng)人員的檔案管理問題

（一）人事檔案管理意識(shí)弱

因?yàn)樵谄髽I(yè)內(nèi)部的管理工作中所涉及的內(nèi)容比較廣，很多時(shí)候都只是看重所帶來的經(jīng)濟(jì)效益，所以就將人事檔案管理忽視得很徹底，更加不重視流動(dòng)人員的檔案管理。甚至有的人認(rèn)為在企業(yè)的人事檔案管理部門的工作只是進(jìn)行數(shù)據(jù)的保管，這要保證檔案數(shù)據(jù)的不遺落以及不被損害就好了，對(duì)于檔案的管理工作意識(shí)比較弱，這種想法就會(huì)有很大的影響，妨礙人事檔案管理的有序發(fā)展。企業(yè)中華的管理者意識(shí)不足，沒有正確地對(duì)待人事檔案管理工作，所以在工作中的投資較少，而且忽視人事檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展的重要作用。

（二）流動(dòng)人員檔案工作不規(guī)范

從管理的本質(zhì)上來說，檔案的管理是有兩個(gè)不同的價(jià)值，就是憑證功能以及具體的應(yīng)用功能[5]。將二者做以比較來看，在檔案的管理中實(shí)際的應(yīng)用功能相對(duì)比較重要一點(diǎn)。在實(shí)際的人事檔案管理環(huán)節(jié)中，工作人員常常是將對(duì)檔案資料的收集來作為整個(gè)工作的中心內(nèi)容，從而忽視了對(duì)資料的整理和歸類，并且沒有及時(shí)進(jìn)行流動(dòng)人員的檔案更新。只有對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理和收集，及時(shí)做好材料的補(bǔ)充和完善，這樣在檔案查找的過程中才可以方便快捷地完成。如果沒有統(tǒng)一的進(jìn)行分類系統(tǒng)的管理，就會(huì)降低檔案的使用率，相應(yīng)的檢索能力也會(huì)降低，主要原因就是因?yàn)闆]有專業(yè)的技術(shù)人才來進(jìn)行檔案的系統(tǒng)整理分類，也沒有嚴(yán)格地進(jìn)行資料管理的制度要求。

（三）人事檔案管理的方式落后

有些企業(yè)依舊是使用傳統(tǒng)進(jìn)行人事檔案管理的方法，這對(duì)于現(xiàn)階段中社會(huì)發(fā)展下，企業(yè)的發(fā)展十分不利。除此之外，檔案的管理工作人員的工作能力不是很強(qiáng)，并且頻繁地進(jìn)行管理方式的變化等，都會(huì)使檔案的管理工作不能受到重視。并且在檔案信息的收集整理過程中也會(huì)出現(xiàn)工作水平不高的現(xiàn)象。在很多的企業(yè)發(fā)展中，對(duì)于人事檔案管理沒有一定的重視理念，也沒有針對(duì)性地進(jìn)行工作管理，甚至于將人事檔案管理的人員調(diào)換到其他的后勤工作中去，這樣就致使人事檔案管理只是虛浮于表面的工作，沒有一定的專業(yè)性和合理性[6]。很多在流動(dòng)人員的檔案記錄中評(píng)價(jià)和表現(xiàn)都是上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行的，所得結(jié)論都是差不多的內(nèi)容，這樣不能很好地反映出流動(dòng)人員的具體工作水平，在后期的工作中容易發(fā)生因?yàn)闄n案資料問題影響流動(dòng)人員工作的轉(zhuǎn)換，不得不放棄自己的人事檔案。

（四）流動(dòng)人員的檔案交接不符合規(guī)定

在社會(huì)市場的發(fā)展中，在隨著人才的不斷流轉(zhuǎn)中，對(duì)于勞動(dòng)的管理制度以及用人的相關(guān)制度都在發(fā)生著變化。檔案隨著人員的流動(dòng)而流轉(zhuǎn)，人事檔案的具體管理部門要根據(jù)人員的工作單位變化而將檔案轉(zhuǎn)交給相關(guān)的工作企業(yè)，要是檔案的管理范圍與人員的實(shí)際管理范圍相同。但是在一些企業(yè)因?yàn)橹贫鹊母淖?，在人員的辭退后并沒有按照相關(guān)的規(guī)定將檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)交，在發(fā)展的過程中使檔案丟失；還有一些企業(yè)在人員的聘請(qǐng)后，沒有按照相關(guān)的檔案規(guī)定去進(jìn)行人事檔案手續(xù)的代辦，沒有及時(shí)地進(jìn)行檔案的交接；在流動(dòng)人員的人事檔案的交接的過程中沒有做好記錄，這樣使檔案的查詢出現(xiàn)很大的問題。

（五）檔案的管理人員素養(yǎng)不高

在企業(yè)中原來進(jìn)行人事檔案管理的工作人員，因?yàn)楝F(xiàn)階段時(shí)代中信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，所掌握的專業(yè)知識(shí)已經(jīng)沒有辦法很好地適應(yīng)現(xiàn)代化的信息人事檔案管理，就導(dǎo)致對(duì)于專業(yè)性的人才很是缺乏。在檔案的管理工作中常常都是一人兼職人事檔案管理工作，日常也缺乏對(duì)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不能很好地提升人員的業(yè)務(wù)能力。并且在對(duì)檔案進(jìn)行審核中，發(fā)現(xiàn)很多的干部資料并不齊全，還會(huì)出現(xiàn)資料作假和檔案斷檔的現(xiàn)象，甚至在有的資料中發(fā)現(xiàn)涂改的樣子，這樣就是檔案材料失去了真實(shí)性，這也是阻礙在企業(yè)中人事檔案管理的發(fā)展因素。

四、完善企業(yè)中流動(dòng)人員的檔案管理措施

（一）轉(zhuǎn)變管理思想，加強(qiáng)工作重視

在企業(yè)的發(fā)展中首先就是要轉(zhuǎn)變對(duì)于流動(dòng)人員的人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)思想，將人事檔案管理工作落實(shí)在實(shí)際的工作中，并且在日常的工作中給予一定的重視，并且將檔案的管理工作作為發(fā)展建設(shè)中的重要內(nèi)容來進(jìn)行。尤其是在流動(dòng)檔案相關(guān)的知識(shí)與管理人員和流動(dòng)人員進(jìn)行宣傳教育。

對(duì)于檔案的管理人員可以定期舉行專業(yè)的培訓(xùn)，以此來提升管理人員在工作中的積極性，從而可以提升整個(gè)管理工作的質(zhì)量[7]。對(duì)于流轉(zhuǎn)人員來說，明白人事檔案對(duì)其的重要性，關(guān)乎于后期工作的調(diào)換，甚至是升職和后期的生活。人事檔案的管理工作是有著嚴(yán)格的規(guī)定，各項(xiàng)人事檔案管理都做以明確的規(guī)定，可以很直觀地反映出流動(dòng)人員的個(gè)人工作素養(yǎng)以及用人企業(yè)的用人中。作為人事檔案的管理人員，要明白檔案的管理工作對(duì)于企業(yè)來說有很大的作用，認(rèn)真并且負(fù)責(zé)地進(jìn)行管理工作。還可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況以及人員的實(shí)際情況來制定相應(yīng)的激勵(lì)制度，激發(fā)工作中的人員潛能，讓人事檔案管理變得更加規(guī)范。

（二）加強(qiáng)人員培養(yǎng)，提高專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)中的檔案管理人員要有一定的專業(yè)能力，懂得管理的相關(guān)知識(shí)，熟悉有關(guān)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，掌握各種工作的技能。在新時(shí)期的發(fā)展中對(duì)于人事工作也有新的要求，所以，要建立健全關(guān)于流動(dòng)人員的人事檔案在內(nèi)部進(jìn)行管理的制度。加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)流動(dòng)人事檔案管理的重視，還要注重對(duì)進(jìn)行流動(dòng)人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)。引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，并且設(shè)立相應(yīng)的專職崗位，強(qiáng)化對(duì)人員的專業(yè)培訓(xùn)，從而使人事檔案管理變得數(shù)字化以及科學(xué)合理化。

提升流動(dòng)人事檔案管理人員的實(shí)際工作能力，要加強(qiáng)管理人員對(duì)于自身工作認(rèn)知，可以熟悉檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，并且可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展制定發(fā)展計(jì)劃，進(jìn)而可以高效地完成人事檔案管理[8]。不斷地加強(qiáng)對(duì)管理人員的培育，學(xué)習(xí)相關(guān)的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，拓展自己的管理思維，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理觀念以及相關(guān)的理論知識(shí)，從而更好地促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。

結(jié)束語

強(qiáng)化對(duì)于流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行資源的統(tǒng)一管理，可以為企業(yè)的發(fā)展做有力的保證，并為社會(huì)的發(fā)展做出人才支持。