張文權(quán)

（秦皇島銀行股份有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、前言

企業(yè)的檔案管理工作逐漸趨向于信息化，電子化是目前我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的重要表現(xiàn)，與此同時(shí)該種管理形式也符合目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀，因此只有加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中的問(wèn)題的研究分析，才能更好地保障檔案管理工作的進(jìn)一步的建設(shè)發(fā)展，基于當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理工作過(guò)程中仍然存在各方面的問(wèn)題，文章將針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

二、當(dāng)前企業(yè)電子檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）相關(guān)人員安全意識(shí)薄弱，管理工作安全性較低

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，各種先進(jìn)的工作形式逐漸被廣泛用于各行業(yè)的發(fā)展建設(shè)中，電子檔案的工作形式是符合當(dāng)前我國(guó)新形勢(shì)的工作方式，電子檔案的管理形式可以更好地幫助各個(gè)部門提升整體的工作效率，而且該種形式也具有較強(qiáng)的應(yīng)用性，但目前在大多數(shù)企業(yè)的電子檔案管理工作過(guò)程中，仍然存在著相關(guān)人員的安全意識(shí)較為薄弱，整個(gè)工作的安全性能較低的問(wèn)題[1]。大部分的企業(yè)中，在進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，整體的使用效率低下，而且不少的工作人員認(rèn)為電子檔案的管理形式不利于工作效率的提升，仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，這個(gè)檔案的管理形式難以得到有效的利用，工作人員的思想意識(shí)較為固化，仍停留在傳統(tǒng)的管理工作形式上，對(duì)于電子檔案管理形式的進(jìn)一步推廣應(yīng)用起了嚴(yán)重的阻礙作用，這在一定程度上也會(huì)使得電子檔案資源產(chǎn)生一定的浪費(fèi)情形。另一方面，雖然企業(yè)通過(guò)電子檔案管理工作，可以提升檔案管理工作效率，但在一定程度上該種工作形式也存在一定的不足之處，比如其安全問(wèn)題較為復(fù)雜，如果這次檔案管理工作不到位，將會(huì)使得整個(gè)管理工作過(guò)程中所涉及的病毒較多，病毒的入侵將會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)癱瘓，進(jìn)而使得大量的信息遭受丟失或者泄露等嚴(yán)重問(wèn)題給人們的個(gè)人信息保護(hù)工作帶來(lái)一定的危害。由于檔案的安全性，對(duì)整個(gè)企業(yè)的建設(shè)發(fā)展都起了至關(guān)重要的作用，因此檔案的安全性問(wèn)題必須引起各個(gè)企業(yè)的足夠重視[2]。安全性問(wèn)題產(chǎn)生的原因主要有兩點(diǎn)，第一點(diǎn)是工作人員對(duì)電子檔案的安全意識(shí)比較薄弱，未能意識(shí)到各項(xiàng)工作的重要性以及必要性，因此在整個(gè)工作過(guò)程當(dāng)中，沒(méi)有將這個(gè)檔案管理工作進(jìn)行一定的區(qū)分，將其他普通的管理工作進(jìn)行辨別，使得各部門工作人員混在一起同時(shí)進(jìn)行管理工作，進(jìn)而給整個(gè)電子檔案的安全性能埋下安全隱患。第二點(diǎn)是相關(guān)設(shè)施設(shè)備的質(zhì)量水平較差，相對(duì)而言比較落后，而且設(shè)備在應(yīng)用時(shí)也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新，導(dǎo)致整個(gè)設(shè)備的安全性能較差，電子檔案在進(jìn)行發(fā)送接收或者保管歸檔過(guò)程中極容易受一些病毒的不良侵害，嚴(yán)重影響到了整個(gè)檔案的安全性。

（二）相關(guān)管理體系不完善，工作秩序混亂

目前由于我國(guó)部分企業(yè)管理工作人員在進(jìn)行大量工作時(shí)，思路較為老化，未能及時(shí)的轉(zhuǎn)變工作理念，對(duì)于新興的電子檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)知，因此在進(jìn)行日常管理工作時(shí)，將一些重要的檔案的物質(zhì)代替隨意放置，不能夠?qū)n案進(jìn)行妥善的保管，使得整個(gè)電子檔案管理工作過(guò)程中的問(wèn)題頻頻發(fā)生。該問(wèn)題的出現(xiàn)部分原因是，企業(yè)的管理層人員對(duì)電子檔案管理形式也缺乏足夠的了解，對(duì)于新興的電子檔案管理工作方式為去主動(dòng)地了解，所以相關(guān)的管理體系不夠完善，管理工作過(guò)程當(dāng)中所涉及的規(guī)章制度也不健全，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作處于一個(gè)混亂的狀態(tài)，各個(gè)管理環(huán)節(jié)之間的有效銜接性差，工作人員對(duì)上一個(gè)環(huán)節(jié)的管理情形無(wú)法進(jìn)一步的查明，所以后期的管理方式也存在著隨意的情形。而且工作人員進(jìn)行信息備份過(guò)程中的規(guī)范性也較差，在一些數(shù)據(jù)文章的保管過(guò)程中，工作人員不能夠明確哪些具體的數(shù)據(jù)文檔需要進(jìn)一步的備份，需要通過(guò)何種形式或介質(zhì)來(lái)進(jìn)行備份工作，這種情形導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作的電子化水平受到嚴(yán)重的影響[3]。

（三）工作人員的技術(shù)水平低，缺乏專業(yè)化工作團(tuán)隊(duì)

檔案管理工作人員自身技術(shù)水平的高低或管理理念對(duì)整個(gè)企業(yè)電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率的高低與否有著重要的關(guān)聯(lián)性，目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理工作人員自身的技能水平較低，而且對(duì)整個(gè)檔案管理工作的認(rèn)知存在一定的偏差，導(dǎo)致目前電子檔案管理工作的質(zhì)量效率難以得到有效的提升。大多數(shù)的企業(yè)單位認(rèn)為電子檔案管理工作，僅僅是將各部門的檔案資料輸入到電腦中就能完成該項(xiàng)工作，甚至有些工作人員由于受其知識(shí)水平及這項(xiàng)觀念的限制，也不能夠在日常工作或生活當(dāng)中積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)電子信息管理方面的新技術(shù)以及新理念，導(dǎo)致電子檔案管理工作的信息化水平較低，而且部分企業(yè)單位的工作人員存在一定的抵觸情緒，排斥對(duì)新技術(shù)新理念的學(xué)習(xí)，以及吸收這種不充分的認(rèn)知以及較為落后的管理理念，很大程度上的阻礙了企業(yè)檔案管理工作電子化水平的建設(shè)與發(fā)展[4]。與此同時(shí)，電子檔案管理形式對(duì)工作人員方面的要求提出了更高的水準(zhǔn)，對(duì)于工作人員無(wú)論是綜合素質(zhì)或技能水平方面均有新要求，新變化，而大多數(shù)企業(yè)對(duì)電子檔案管理方面，工作人員的培訓(xùn)以及專業(yè)化人才引進(jìn)工作缺乏認(rèn)知，過(guò)于重視短期經(jīng)濟(jì)效益的提升，在人員的培訓(xùn)方面投入資金較少，因此工作人員缺乏足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)來(lái)學(xué)習(xí)該方面工作的新變化，新要求，與此同時(shí)，專業(yè)化的檔案信息管理工作人才更是欠缺。大部分企業(yè)的檔案管理部門都存在一定的人才匱乏情況，復(fù)合型人才少之又少，對(duì)企業(yè)檔案管理電子化建設(shè)工作也產(chǎn)生了一定的阻礙作用。

三、針對(duì)上述問(wèn)題所提出的解決措施

（一）加強(qiáng)宣傳力度，重視該工作的安全

針對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作過(guò)程中的安全性能較低的情形，在今后工作中就要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作安全措施的宣傳，使工作人員意識(shí)到各項(xiàng)工作安全性能的重要性以及必要性[5]。做好電子檔案的安全保護(hù)工作，且可以從以下方面入手。一方面，要提升該方面管理工作人員的安全意識(shí)，只有使得工作人員意識(shí)到電子檔案安全性的重要性，在今后的管理工作中，工作人員才能有所轉(zhuǎn)變，必須具有足夠的安全意識(shí)，對(duì)相關(guān)軟件的升級(jí)與維護(hù)工作要做到位，而且電腦的硬件也要進(jìn)行定期的檢查修理，養(yǎng)成良好的信息保存工作習(xí)慣，以最大程度來(lái)保障整個(gè)電子檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的安全性[6]。另一方面，針對(duì)電子檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中存在的安全隱患，工作人員要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待該項(xiàng)工作，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的恢復(fù)以及備份系統(tǒng)進(jìn)行完善，在計(jì)算機(jī)出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)，能夠保障重要的檔案資料，在這段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行恢復(fù)，與此同時(shí)在計(jì)算機(jī)使用過(guò)程中可以通過(guò)使用各類限制訪問(wèn)權(quán)限驗(yàn)證用戶信息等形式，來(lái)提升整個(gè)電子檔案的安全性。

（二）建立健全相關(guān)規(guī)章機(jī)制，加大監(jiān)管力度

在當(dāng)前形勢(shì)下，針對(duì)電子檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題，各管理部門需要對(duì)整個(gè)管理體系進(jìn)行相應(yīng)的完善，制定出更加科學(xué)合理的管理工作體系，保障整個(gè)管理工作能夠按照預(yù)先規(guī)劃進(jìn)行開(kāi)展，每個(gè)工作人員都能夠各司其職，在出現(xiàn)一定的問(wèn)題時(shí)，也可以將具體的責(zé)任追究到個(gè)人，在這段時(shí)間內(nèi)將問(wèn)題進(jìn)行解決。擁有完善的法律法規(guī)，以及足夠健全的規(guī)章機(jī)制，是每一項(xiàng)管理工作的重要保障，因此在今后工作中就要重視對(duì)完善化的電子檔案管理制度的健全，能夠給整個(gè)大化的工作提供更加有效的指導(dǎo)，確保管理工作的每一環(huán)節(jié)能夠有條不紊地進(jìn)行下去，達(dá)到提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率的目的[7]。具體來(lái)說(shuō)電子檔案在進(jìn)行管理規(guī)章制度建立過(guò)程中，要對(duì)整個(gè)檔案的文件從制作、審核、收集、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)做出更加詳盡的規(guī)定，這樣工作人員在今后的整理工作時(shí)可以有法可依，同時(shí)也要隨著管理工作的不斷推進(jìn)健康管理規(guī)章機(jī)制進(jìn)行更新，確保制度能夠適應(yīng)管理工作的新要求，新變化，而且只有不斷地完善電子檔案管理規(guī)章制度，才能使得工作在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠依照法律規(guī)定再進(jìn)行相應(yīng)的改正。除此之外，企業(yè)也要健全監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的監(jiān)督管理，對(duì)在工作過(guò)程當(dāng)中存在違法違規(guī)行為的工作人員給予嚴(yán)厲的懲治，以警示其他工作人員，使得整個(gè)這個(gè)檔案管理工作都處于可控的狀態(tài)下，明確每一個(gè)工作人員的工作職責(zé)以及其所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任。

（三）提高工作人員的綜合素質(zhì)，引進(jìn)專業(yè)化工作人才

檔案管理工作人員作為整個(gè)管理工作的關(guān)鍵主體，且管理觀念及管理技術(shù)水平對(duì)整個(gè)工作都有著至關(guān)重要的影響，因此要想進(jìn)一步提升電子檔案管理工作質(zhì)量水平，就要重視人員方面的改善，提升工作人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化的工作團(tuán)隊(duì)是整個(gè)電子檔案管理工作的必要前提，在今后的工作中企業(yè)要重視專業(yè)化人才的引進(jìn)。首先，要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)大會(huì)工作人員的培訓(xùn)力度，聘請(qǐng)專業(yè)的電子檔案管理專家，采用定期開(kāi)展講座的形式來(lái)豐富工作人員的理論知識(shí)，使其進(jìn)一步了解當(dāng)前時(shí)代對(duì)電子檔案管理工作的新要求，以及做好檔案管理工作電子化的措施，更新工作人員的管理理念，才能夠從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作形式，在此基礎(chǔ)上要加強(qiáng)對(duì)工作人員的實(shí)踐培訓(xùn)力度，帶動(dòng)工作人員將理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合，創(chuàng)造出更加符合企業(yè)自身大管理工作的建設(shè)方案[8]。其次，可以通過(guò)建立獎(jiǎng)懲機(jī)制的形式，來(lái)督促工作人員進(jìn)一步的學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)以及技術(shù)。通過(guò)對(duì)復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更加有效的，分類及整合可以使整個(gè)大的信息能夠最大化地發(fā)揮其利用的價(jià)值，進(jìn)而提升整體電子檔案工作的質(zhì)量以及效果。最后，企業(yè)也可以加強(qiáng)與科研院校高等院校之間的交流與合作，通過(guò)該形式為專業(yè)化工作人才的引進(jìn)，提供人才保障，隨著時(shí)代發(fā)展變化淡化的工作的信息化水平日益提升，對(duì)人才方面的要求也越來(lái)越嚴(yán)格，通過(guò)與高等院校合作的形式可以降低在人才引進(jìn)方面的資金投入，最大化提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，與此同時(shí)也可以保障工作人員的高水平，避免一些能力較低的工作人員混入到電子檔案管理工作隊(duì)伍當(dāng)中。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，目前企業(yè)電子檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中所存在的問(wèn)題較為多元化，各種各樣的問(wèn)題使得檔案管理工作的質(zhì)量水平難以得到有效的提升，在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法促進(jìn)企業(yè)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，在日后的工作中，企業(yè)要重視對(duì)管理問(wèn)題的研究，及時(shí)地采取相應(yīng)措施，將這些問(wèn)題解決并制定好預(yù)防方案，從而達(dá)到降低電子檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)頻率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。