錢秀菊 劉娜 張曉東

（1.承德市就業(yè)服務(wù)局，河北 承德 067000；2.承德市社會保險事業(yè)管理局，河北 承德 067000）

近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的不斷擴張，京津冀一體化進程加快，鑒于此，國家主管部門必須加強管理，提高檔案管理質(zhì)量，適當引進先進的計算機技術(shù)；做好現(xiàn)場和對外溝通工作，完善相關(guān)服務(wù)和管理，不斷推進人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化建設(shè)[1-2]。在京津冀協(xié)調(diào)發(fā)展背景下，已將人事檔案信息化已作為所有信息管理的主要管理方式。電子檔案的傳輸有兩種方式：在線聯(lián)網(wǎng)和離線[3]。為了確保檔案的順利移交，我們需要確保環(huán)境安全。近年來，中國更加重視人事檔案管理，并發(fā)布了一系列支持和管理這些檔案的策略，然而，當前人事管理中不可避免地存在一些問題。

一、實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化的意義

（一）有利于招聘工作效率和質(zhì)量的提高

充分利用信息檔案的大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，不但可以獲得更多流動人員的相關(guān)數(shù)據(jù)，而且可以擴大數(shù)據(jù)獲取范圍。例如，幾乎所有的流動人員工作變動的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)都會記錄在人才市場數(shù)據(jù)庫中，如某個行業(yè)、某家公司甚至某個職位，利用人工智能數(shù)據(jù)對優(yōu)勢進行分析有利于公司人力資源工作人員快速對合適的候選人進行篩選。

（二）有利于強化人才培養(yǎng)

實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化和人才服務(wù)信息化可以豐富人才培訓(xùn)工作形式。因為人事檔案大數(shù)據(jù)可以和互聯(lián)網(wǎng)連公司管理者連接，因此在對員工進行分析時可以借助電子數(shù)據(jù)進行分析，不但分析準確而且實現(xiàn)了以員工為中心[4]。通過對員工進行準確分析可以對員工的學(xué)習需求和定位進行快速辨別，從而制定出合理有效的培訓(xùn)方案，幫助員工快速達到工作需求。

（三）有利于對人才進行全面有效的測評

在職業(yè)測評領(lǐng)域中，人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化具有重要意義，利用人事檔案數(shù)字化戶數(shù)可以快速分析流動人員、從事崗位、工作領(lǐng)域以及工作時間等，進行分析之后，針對人才培訓(xùn)和績效考核再進行分析，可以及時發(fā)現(xiàn)工作人員在工作中存在的問題和缺點，從而進行解決和改正[5-6]。借助信息化優(yōu)有利于更快和更精準的進行信息采集，然后找到數(shù)據(jù)庫中我們想要的信息和隱藏我們想要的信息，從而實現(xiàn)快速測評和得到理想的結(jié)果。

二、京津冀協(xié)同發(fā)展背景下人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化標準不完善

目前雖然有很多企業(yè)已經(jīng)對在實際人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)引起重視，但因為對數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用起步等原因?qū)е聰?shù)字化人事檔案管理的標準體系不完善。在實際進行數(shù)字化人事檔案管理的過程中，沒有根據(jù)實際需求修訂和執(zhí)行數(shù)字化保管、錄入、掃描、傳送和歸檔等規(guī)范和標準[7]。

（二）人事檔案信息安全受到威脅

隨著社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理水平也在不斷提高，逐步實現(xiàn)了數(shù)字化，不但有效提高了檔案查找的效率，對于防止檔案在保存和預(yù)覽中損壞具有重要作用。但在如今大數(shù)據(jù)背景下，人事檔案信息泄露的風險也更高[8]。電腦在黑客攻擊下，人事檔案信息可能會被盜用，入侵的病毒甚至還會損壞相關(guān)數(shù)據(jù)?？偠灾?，雖然現(xiàn)在保存和管理電子檔案信息變得更加方面快捷，但對于檔案信息安全的保護還需要繼續(xù)努力。

（三）數(shù)字化和信息化技術(shù)落后

在過去，對于檔案的查找通常都是使用傳統(tǒng)的手工查找的方式，隨著信息檔案數(shù)量的不斷增加，查找所需的信息檔案也變得更加困難[9]。在實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化的過程中，不但要提高工作效率，同時也要提高工作質(zhì)量。另外，在信息更新和安全管理方面也要有保障，為了使人事檔案管理和提高人才服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化是非常有必要的。

三、加強人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化的對策

（一）加強人事檔案數(shù)字化的對策

1.重視并做好檔案收集、整理和審核

在進行檔案的日常整理中，為了便于后續(xù)核對工作的順利進行，信息的準確性時首先要保證的，另外，對檔案信息進行分類也是非常重要的，在進行檔案序號編寫時，要確保目錄清晰；對于人事檔案的核實，要對每一卷檔案進行核實，在發(fā)現(xiàn)有材料信息缺損時要及時對接組織或者個人進行補充[10-11]。對于檔案填寫不規(guī)范和信息有重復(fù)記錄的情況，要及時進行處理，確保每份人事檔案資料的完整和準確。定期對人事檔案進行檢查和對管理工作進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中存在的問題并進行解決，建立和完善長效工作機制，推動檔案數(shù)字化的工作的全面開展[12]。

2.加強檔案信息安全管理

首先，建立一個標準化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，檢查身份證，然后進行搜索和識別，以便將現(xiàn)有數(shù)據(jù)，如社會保障和準備基金，直接輸入信息數(shù)據(jù)庫；二是完善檔案數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)，不斷優(yōu)化檔案信息的分類檢索技術(shù)，強化后臺監(jiān)控、核查、比對功能，更有效地改進紙質(zhì)和電子材料的更正，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性；三是不斷引進先進的數(shù)據(jù)技術(shù)，為檔案信息的輸入、更新和安全提供更有效的技術(shù)保障[13]。

3.加強檔案信息安全管理

一是嚴格控制人事檔案的錄入、審核和歸檔，盡量將人事檔案的存放地點與辦公室分開，設(shè)立單獨的檔案室和錄入室，避免和減少檔案管理員以外的人員隨意展示檔案；其次，各人事經(jīng)理和數(shù)字化施工人員需簽訂保密協(xié)議和承諾，明確各自的職責和工作內(nèi)容；第三，加強對數(shù)據(jù)泄漏的處罰，制定相關(guān)規(guī)則和制度，防止數(shù)據(jù)泄漏，確保人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)項目的數(shù)據(jù)接口得到保護和關(guān)閉。同時，還必須禁止建立無線網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一掃描儀、服務(wù)器和其他設(shè)備；第四，定期檢查和維護檔案設(shè)施和系統(tǒng)，及時更換存在安全威脅的系統(tǒng)和軟件。

（二）加強人才服務(wù)信息化的對策

1.構(gòu)建統(tǒng)一完善的信息化建設(shè)標準

首先要制定信息技術(shù)統(tǒng)一應(yīng)用規(guī)范，同時配套相應(yīng)的人才信息化建設(shè)標準。其次，在進管理人才信息化系統(tǒng)運作時，為了實現(xiàn)信息共享，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)，以便人才服務(wù)工作效率和質(zhì)量的提高。為了實現(xiàn)不同領(lǐng)域的分工合作，統(tǒng)一人才服務(wù)信息化建設(shè)的應(yīng)用平臺，這樣也避免了資源重復(fù)收集。最后，在遵循“人性化”的基礎(chǔ)上進行共性網(wǎng)絡(luò)平臺和信息檢索系統(tǒng)的構(gòu)建，大幅度提高了人才服務(wù)工作效率[14]。

2.構(gòu)建信息技術(shù)專業(yè)機構(gòu)

在進行信息技術(shù)專業(yè)機構(gòu)的構(gòu)建時，要從人才服務(wù)信息化建設(shè)的需求出發(fā)。在進行構(gòu)建時，可以聘請專業(yè)的技術(shù)人員在進行指導(dǎo)，實現(xiàn)人才服務(wù)信息系統(tǒng)的監(jiān)督、完善和更新以及實現(xiàn)對整體職員的具有針對性的專業(yè)培訓(xùn)。除此之外，為了實現(xiàn)長效運營機制，要有與之配套的統(tǒng)一化管理標準和規(guī)范。

3.利用信息技術(shù)創(chuàng)新和完善人才服務(wù)體系結(jié)構(gòu)

為了能夠有效提高人才服務(wù)機制的信息化水平，應(yīng)該充分利用信息技術(shù)機制；對辦公室的設(shè)備進行替換，盡可能地替換為信息化設(shè)備，例如將人工檔案記錄替換為計算機記錄等，從而提高辦公信息化水平。在進行人才資料的搜集、整理和管理是利用信息技術(shù)，從而提高工作人才服務(wù)工作效率。

結(jié)語

在如今數(shù)字化和信息化時代背景下，為了提高人事檔案管理水平和人才服務(wù)工作質(zhì)量，在人事檔案管理和人才服務(wù)工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)是大勢所趨。實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化不但可以有效提高工作效率和工作質(zhì)量，對于促進單位和企業(yè)發(fā)展具有重要意義，在京津冀協(xié)同發(fā)展背景下，更應(yīng)該對建設(shè)人事檔案數(shù)字化和人才服務(wù)信息化引起重視。