宋錫記

（濟(jì)寧市高級(jí)職業(yè)學(xué)校，山東 濟(jì)寧 272031）

隨著現(xiàn)代化教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國(guó)大力開展職業(yè)教育改革，積極完善中職院校發(fā)展體系。目前，中職院校不斷更新檔案管理觀念、探測(cè)并嘗試新型檔案管理模式，以真實(shí)全面性為主旨反映院校整體發(fā)展?fàn)顩r及優(yōu)秀成果。檔案管理與高職院校管理模式的有效結(jié)合決定了院校整體發(fā)展?fàn)顩r。因此，良好的檔案管理工作對(duì)提高院校專業(yè)度及綜合競(jìng)爭(zhēng)力具有深遠(yuǎn)意義。但是，檔案管理過(guò)程中仍然存在效率低、任務(wù)重的問(wèn)題，不利于中職院校進(jìn)一步拓寬發(fā)展。如何培養(yǎng)基層職業(yè)技術(shù)人才、加強(qiáng)院校檔案制度化、規(guī)范化、數(shù)字化管理成為教育部門及職業(yè)院校亟待解決的問(wèn)題[1-2]。本文研究既往文獻(xiàn)，在“雙高計(jì)劃”背景下，對(duì)中職院校檔案管理工作提出了極具現(xiàn)實(shí)意義的措施，具體分析如下。

一、中職院校檔案管理工作概述

（一）雙高計(jì)劃及檔案管理概述

雙高計(jì)劃是我國(guó)教育部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才、打造技術(shù)創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)為主旨推出的提高職業(yè)教育體系高質(zhì)量健康發(fā)展的優(yōu)秀策略。雙高計(jì)劃不僅貫徹了我國(guó)“走出去”發(fā)展戰(zhàn)略，還可以促進(jìn)我國(guó)產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)、完善職業(yè)教育體系，為培養(yǎng)高素質(zhì)技術(shù)人才及提高國(guó)家綜合競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮引領(lǐng)示范作用。目前，職業(yè)院校積極貫徹國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略、提高地方經(jīng)濟(jì)支持，形成了一批促進(jìn)院校高效、安全、穩(wěn)定發(fā)展的重要政策制度[3]。

職業(yè)院校作為雙高計(jì)劃的重要場(chǎng)地，不斷探索創(chuàng)新發(fā)展策略，目前已取得較好成績(jī)，院校教學(xué)水平、服務(wù)能力、教育影響力都有顯著提升。職業(yè)院校作為我國(guó)教育體系中的基層單位，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才的重要任務(wù)，隨著教育部門的發(fā)展，職業(yè)院校積極開展工作創(chuàng)新，提高培訓(xùn)教育質(zhì)量，職業(yè)院校人數(shù)大幅提升，相應(yīng)的院校檔案數(shù)量也日益增加。檔案作為記錄院校發(fā)展、文化內(nèi)涵、教育底蘊(yùn)的重要載體，其不僅可以真實(shí)記錄發(fā)展?fàn)顩r，為后人提供經(jīng)驗(yàn)，還可以為院校持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)、發(fā)揮獨(dú)特的價(jià)值引導(dǎo)作用。檔案管理工作作為院校發(fā)展的著力點(diǎn)及中流砥柱，承載著院校開辦以來(lái)的關(guān)鍵理念，目前已成為院校規(guī)范化管理的基礎(chǔ)及重要前提。職業(yè)院校想要健康發(fā)展，必須正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作在院校發(fā)展中的重要地位[4]。

（二）檔案管理意義

檔案管理又稱檔案工作，是學(xué)校組織教育活動(dòng)、開展實(shí)踐培訓(xùn)的重要途徑。中職院校建設(shè)、發(fā)展過(guò)程中予以規(guī)范、科學(xué)化的檔案管理是院校發(fā)展的關(guān)鍵因素，其工作效率及質(zhì)量不僅影響著學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展，還會(huì)影響學(xué)生未來(lái)的發(fā)展與工作狀況。因此，中職院校發(fā)展過(guò)程中應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展及建設(shè)中的重要地位，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理意義具體如下：一方面，良好的檔案管理為院校建設(shè)提供素材。學(xué)校檔案作為學(xué)校歷代文化思想、優(yōu)秀文明成果的載體，記錄著學(xué)校的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)可以為院校發(fā)展提供借鑒作用，為中職院校發(fā)展提供強(qiáng)有力的思想、理論支持。檔案管理可以引導(dǎo)師生價(jià)值取向、提高校內(nèi)凝聚力。另一方面，院校檔案真實(shí)記錄了學(xué)校發(fā)展中的災(zāi)害與磨難，院校發(fā)展時(shí)可以充分利用這些歷史事跡，使院校師生充分了解院校建設(shè)與發(fā)展過(guò)程的不易，以此提高老師與學(xué)生對(duì)院校的認(rèn)同感及使命榮譽(yù)感，提高院校師生凝聚力，激勵(lì)并鼓舞老師及學(xué)生參與校內(nèi)建設(shè)活動(dòng)，為師生價(jià)值導(dǎo)向的建立提供指引作用。最后，檔案管理可以促進(jìn)中職院校全面發(fā)展。檔案管理作為中職院校日常管理工作中的重要組成部分，積極整理檔案資料、拓寬檔案管理思維可以充分發(fā)揮院校檔案管理的價(jià)值引導(dǎo)作用[5]。

二、中職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

隨著“雙高計(jì)劃”的順利開展、中職院校不斷優(yōu)化自身建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化途徑，目前已經(jīng)形成較為成熟的檔案管理體系。但是，院校中仍然存在部分不良因素影響檔案工作的有效運(yùn)行。本文以此為主旨開展具體分析。一方面，檔案管理方式不足。目前，高職院校多采用信息化管理方式，該模式對(duì)院校業(yè)務(wù)處理及制度管理影響較大，其不僅可以容納較多檔案資源，還可以通過(guò)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)予以檔案數(shù)據(jù)開放、復(fù)合、共享、提取等操作、靈活運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)。但是，就目前檔案管理方式來(lái)看，中職院校仍然缺乏檔案信息化管理建設(shè)，管理流程仍然處于傳統(tǒng)管理模式。檔案調(diào)取、查看等工作仍然需要面對(duì)及其繁瑣的申請(qǐng)模式，申請(qǐng)過(guò)程不僅耗費(fèi)大量人力資源，還不利于發(fā)揮信息化檔案管理的便捷與網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)。檔案管理現(xiàn)代信息化水平較低。當(dāng)今時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息化成為時(shí)代發(fā)展的主流，院校專業(yè)器械層出不窮。但是，中職院校對(duì)檔案管理工作重視度低，導(dǎo)致檔案管理缺乏專業(yè)管理設(shè)施、信息技術(shù)水平缺乏。管理人員只能選擇傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行操作，嚴(yán)重影響工作效率及質(zhì)量[6]。

另一方面，檔案管理系統(tǒng)尚未完善。部分中職院校檔案管理部門沒(méi)有建設(shè)科學(xué)規(guī)范化管理系統(tǒng)，只采用院校公用系統(tǒng)，二者的不匹配性導(dǎo)致檔案管理部門出現(xiàn)效率低下，信息系統(tǒng)更新優(yōu)化速度慢的缺點(diǎn)。最后，管理人員綜合素質(zhì)較低。經(jīng)實(shí)際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分中職院校檔案管理人員多為學(xué)歷較低、年齡偏大、能力偏低的非專業(yè)人士，不僅不具備專業(yè)計(jì)算機(jī)理論及操作知識(shí)，還無(wú)法有效管理龐大的數(shù)據(jù)信息，對(duì)院校檔案管理工作造成阻礙。部分管理人員專業(yè)知識(shí)、職業(yè)素養(yǎng)、工作經(jīng)驗(yàn)等因素嚴(yán)重不足，無(wú)法有效管理檔案信息系統(tǒng)，使得院校出現(xiàn)檔案無(wú)法及時(shí)更新，檔案調(diào)取困難、教務(wù)檔案缺乏的缺點(diǎn)，阻礙院?？沙掷m(xù)發(fā)展[7]。

三、“雙高計(jì)劃”背景下中職院校檔案工作發(fā)展對(duì)策及措施

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展、科技水平持續(xù)提高，我國(guó)職業(yè)教育現(xiàn)代化進(jìn)程持續(xù)發(fā)展，目前已取得較好成效，本文以持續(xù)發(fā)展觀為著力點(diǎn)，依據(jù)中職院校檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題，提出了適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案，具體分析如下：一方面，檔案管理原則。院校檔案管理工作順應(yīng)發(fā)展潮流向智能化、現(xiàn)代化管理手段前進(jìn)。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)被引入檔案管理工作中，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，還有助于完善檔案信息庫(kù)，提高檔案管理的效率及質(zhì)量。數(shù)字化檔案管理在帶來(lái)便利的同時(shí)，也容納了互聯(lián)網(wǎng)共享數(shù)據(jù)的缺點(diǎn)，因此，檔案管理過(guò)程中必須堅(jiān)持以下幾點(diǎn)原則，吸納數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點(diǎn)，摒棄缺點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與科技水平的有效結(jié)合。其一，安全完整性。檔案管理工作主要包括教學(xué)檔案、師生資料、黨務(wù)檔案、基建檔案等多方面內(nèi)容，過(guò)多的檔案會(huì)使得檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、卡頓的缺點(diǎn)影響管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行。因此，檔案管理過(guò)程中，院校應(yīng)當(dāng)確保檔案的完整性，保證檔案不會(huì)出現(xiàn)破損、丟失現(xiàn)象。員工應(yīng)當(dāng)盡快備份，以此預(yù)防因自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)崩潰、病毒攻擊等因素所導(dǎo)致的檔案遺失[8]。其二。真實(shí)便捷性。檔案的真實(shí)性是檔案管理的前提，確保檔案管理的真實(shí)可靠性是院校的基本任務(wù)，院校必須在保證網(wǎng)絡(luò)便捷化的同時(shí)，確保數(shù)據(jù)真實(shí)。另一方面，開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，提高工作水平。首先，中職院校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，提高員工工作效率、網(wǎng)絡(luò)操作水平及計(jì)算機(jī)運(yùn)行知識(shí)，使員工掌握更多的現(xiàn)代化管理技術(shù)，從而有效操作網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備。其次，院校選拔檔案管理員工時(shí)，應(yīng)當(dāng)選取具備一定計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)操作能力、熱愛檔案管理事業(yè)的老師。院校應(yīng)當(dāng)加大檔案管理部門資金投入力度，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，采購(gòu)專業(yè)管理器械，提高檔案管理部門工作效能。最后，完善檔案管理制度。中職院校應(yīng)當(dāng)針對(duì)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題提出有效措施，提高員工檔案管理意識(shí)及檔案管理水平。院校制定相關(guān)管理政策促進(jìn)管理人員與其他部門的聯(lián)系，通過(guò)多方面互惠合作實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理[9]。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理作為中職院校管理政策、教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)科研任務(wù)監(jiān)督評(píng)估體系的重要材料，不僅能夠有效提高學(xué)校的科研任務(wù)及教務(wù)管理質(zhì)量，還可以促進(jìn)學(xué)校的管理水平及政策運(yùn)行，提高院校專業(yè)能力。中職院校以加快資源整合、提高檔案利用率為目的積極置辦檔案管理設(shè)備、開發(fā)檔案管理平臺(tái)、優(yōu)化整合檔案資源、提高管理人員綜合素質(zhì)，構(gòu)建檔案管理新模式。目前，中職院校檔案管理工作不斷完善、管理水平不斷提升，為后續(xù)檔案管理提供了先決條件、為企業(yè)發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，該種管理模式值得院校推廣。