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        加強流動人員檔案管理工作的策略

        2021-11-27 10:17:16楊翠娟
        魅力中國 2021年12期

        楊翠娟

        (大慶市大同區(qū)就業(yè)和人才服務中心,黑龍江 大慶 163515)

        在現(xiàn)代經(jīng)濟結(jié)構(gòu)體系下,流動人員檔案數(shù)量呈現(xiàn)出逐年增加的態(tài)勢,而且流動人員速度不斷提升,這也對流動人員檔案管理工作帶來了較大的阻礙。雖然政府部門積極聯(lián)合人力部門,不斷對流動人員檔案管理工作進行優(yōu)化,并積極推動流動人員檔案管理方式的創(chuàng)新,但在當前流動人員檔案管理工作中仍存在較多的問題。因此需要積極營造良好的環(huán)境氛圍,全面促進流動人員檔案管理工作水平的提升,為用人單位選人用人提供重要的信息依據(jù)。

        一、流動人員檔案管理的重要意義

        流動人員檔案涉及人員數(shù)量較多,影響范圍廣,因此需要對流動人員檔案管理工作給予高度的重視。當前流動人員檔案由專門的服務機構(gòu)實施管理,實現(xiàn)了人檔分離,有效的打破了一直以來檔案對人員的束縛,促進了人員的自由流動。而且在當前多種所有制經(jīng)濟共同發(fā)展的新形勢下,通過做好流動人員檔案管理工作,用人單位能夠在人才選聘時通過檔案全面了解個人的具體情況,嚴把人才選聘關,有效地降低企業(yè)用人風險和用工成本,并通過選拔到優(yōu)秀的人才來促進企業(yè)和社會的快速發(fā)展。特別是流動人員檔案是對個人歷史的真實記錄,通過查閱和利用檔案信息,還能夠有效的維護個人合法權(quán)益。

        二、流動人員檔案管理工作中存在的問題

        (一)檔案意識薄弱

        在當前人事改革不斷深入的新形勢下,為了能夠?qū)崿F(xiàn)對流動人員的規(guī)范管理,需要做好流動人員檔案管理工作。目前一些人才流動服務機構(gòu)對于流動人員檔案工作缺乏重視,檔案管理工作主動性和創(chuàng)新性不足。在日常工作中,不僅檔案信息收集不及時,而且管理相對混亂,流動人員檔案價值無法有效發(fā)揮出來。再加之流動人員個人檔案意識淡薄,對個人檔案重要性認識不到位,不關心檔案的具體情況,這也對流動人員檔案工作的有序開展帶來較大的影響。

        (二)檔案存在多頭管理的情況

        在當前市場經(jīng)濟環(huán)境下,每年需要就業(yè)的大學生數(shù)量十分龐大,面臨嚴峻的就業(yè)形式,許多大學生就業(yè)于非公有制企業(yè)。這些企業(yè)在聘用之初不需要員工提供檔案,而且大學生就業(yè)后會頻繁跳槽,這也使大部分都無暇顧及到自己的檔案。而且在實際工作中,流動人員檔案還存在多頭管理的情況,這也導致檔案管理要求不統(tǒng)一,檔案流動欠缺暢通性,這無形了給人才的合理流動帶來一定的阻礙。

        (三)棄檔、死檔現(xiàn)象普遍

        現(xiàn)代企業(yè)用人對于員工個人能力更為重視,對于檔案信息不看重,這也使許多人員產(chǎn)生了檔案不重要的思想,在社會上整體表現(xiàn)為檔案意識淡薄,這是棄檔和死檔現(xiàn)象發(fā)生的主要原因。而且流動人員檔案內(nèi)容過于陳舊,且存在缺失的情況。當前就業(yè)市場變化較大,一些非公有制企業(yè)招聘時更重視檔案中的個人考核、能力和工資等內(nèi)容,但這些內(nèi)容檔案中普遍缺失,同時檔案中關于個人業(yè)績、社會保障等材料也基本沒有,因此通過檔案無法反映出個人在社會工作中的實際情況,無法對個人進行全面的評價,嚴重影響了檔案利用率,導致棄檔和死檔情況呈現(xiàn)出增長的態(tài)勢。在實際流動人員檔案管理工作中,還存在檔案轉(zhuǎn)移程序復雜的情況,各地執(zhí)行政策情況各異。流動人員調(diào)檔通常需要幾個月的時間,甚至存在跨年的情況,而且調(diào)檔過程中流動人員還需要來回跑,時間成本增加。繁雜和冗長的檔案調(diào)動手段也是造成流動人員棄檔的主要原因,同時也為流動人員檔案管理帶來較大的困擾。

        (四)檔案信息開發(fā)利用水平較低

        流動人員檔案管理工作中,由于缺乏先進的檔案管理理念,在實際管理工作中,對于檔案保密性過于看重,而且不愿意承擔責任,對流動人員檔案的開發(fā)利用普遍不重視,因此流動人員檔案的利用價值無法發(fā)揮出來。再加之受制于多種因素的影響,流動人員檔案管理工作中普遍存在信息化建設滯后的問題,現(xiàn)代化管理技術(shù)沒有與流動人員檔案管理工作相結(jié)合,這對于流動人員檔案的開發(fā)利用和檔案信息共享帶來了較大的影響。

        (五)檔案人才隊伍建設不重視

        流動人員檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理人員綜合素質(zhì)息息相關,當前對流動人員檔案管理工作重視不足,再加之受制于諸多因素的制約,檔案管理人員整體水平不高,而且缺乏自我發(fā)展的驅(qū)動力,在實際業(yè)務工作中主動性和創(chuàng)新性不足。由于缺乏一支專業(yè)和高素質(zhì)的檔案人才隊伍,這也對流動人員檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升帶來了較大的制約。

        三、加強流動人員檔案管理工作的策略

        (一)加大宣傳,轉(zhuǎn)變檔案意識

        檔案是對人成長經(jīng)歷的真實記錄,其作為重要資料,在人才鑒定和考察方面發(fā)揮著極為重要的作用。因此在當前流動人員檔案管理工作中,需要加大宣傳力度,借助于多種途徑和手段宣傳檔案的重要性,增強人們檔案意識。這樣無論是流動人員還是用人單位都增強了對檔案的重視,不僅有利于保證檔案的完整性,而且也能夠增強對檔案的利用,更好地發(fā)揮出流動人員檔案的重要價值。

        (二)推進改革,實現(xiàn)檔案集中管理

        在當前工作中,需要加快推進人事制度改革的步伐,并遵循檔案集中歸口管理的原則,由公共就業(yè)和人力資源服務機構(gòu)統(tǒng)一針對流動人員檔案進行管理,這樣可以有效的解決多頭管理問題,并構(gòu)建起完善的公共服務體系,制定統(tǒng)一的流動人員檔案管理標準,并統(tǒng)一檔案調(diào)動和轉(zhuǎn)遞等要求,確保實現(xiàn)人才的暢通流動,降低檔案管理工作中一些不必要的社會消耗,提高流動人員檔案集中管理的水平。

        (三)增加內(nèi)容,提高檔案使用價值

        基于傳統(tǒng)流動人員檔案內(nèi)容的基礎上,需要與時俱進,積極將能夠反映流動人員能力、業(yè)績、信用、社會保障等方面內(nèi)容的信息納入到檔案內(nèi)容中來,打造一個更全面的個人信息數(shù)據(jù)庫。同時還要提高流動人員檔案的透明度,提高檔案管理的信息化水平,構(gòu)建流動人員檔案管理服務平臺,為個人和用人檔案提供更便捷的檔案查閱服務,提升檔案的使用價值,使流動人員檔案管理工作能夠與現(xiàn)代社會的檔案管理服務更好地適應,充分的滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息需求,確保流動人員檔案使用價值的提升。

        (四)強化服務,加強檔案的開發(fā)利用

        在流動人員檔案管理工作開展過程中,需要對檔案利用給予高度的重視,這樣才能將檔案的價值更好地發(fā)揮出來,進一步提高檔案的影響力。在實際工作中,需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念,將保管和利用放在同等重要的位置上來,積極開發(fā)利用流動人員檔案,實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。同時還要對流動人員檔案利用方式進行不斷探索,構(gòu)建在線利用平臺,全面提高檔案利用工作的效率,更好地發(fā)揮出檔案的實際價值。另外,還要深入挖掘檔案信息資源,針對有價值的信息進行整合和利用,為人力資源開發(fā)和人才的優(yōu)化配置提供重要的信息支持。

        (五)強化檔案人員隊伍建設

        在當前新形勢下流動人員檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展離不開一支高素質(zhì)的檔案人員隊伍。因此在實際工作中,需要基于對流動人員管理人員的素質(zhì)要求,嚴格從業(yè)條件,做好人員選聘工作。并針對檔案管理人員開展多種形式的培訓,全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),并強化職業(yè)道德教育,增強流動人員檔案管理人員的責任感,使其在工作中認真、負責,具有較強的服務意識。另外,還要建立健全績效考核和獎懲機制,將考核結(jié)果與個人薪酬和職業(yè)發(fā)展掛鉤,激發(fā)檔案管理人員工作的積極性,為其自身提升提供重要的驅(qū)動力。

        四、結(jié)束語

        在當前流動人員檔案管理工作中,需要強化檔案意識,提高對檔案管理工作的重要性的認識,并構(gòu)建完善的檔案管理體制,提高流動人員檔案管理水平,使其與當前人事檔案管理要求相適應,為人才的有序流動提供重要的信息支持。

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