龔妃秀

（寧德市公安局，福建 寧德 352100）

引言：數(shù)字化處理檔案資料，是借助掃描設(shè)備收集轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案內(nèi)容，使其以電子文檔形式存儲在數(shù)據(jù)庫中。利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等科技，合理劃分檔案類別，加強檔案編整，構(gòu)建出類目清晰、檔案調(diào)取順利的信息資料存儲單元。在數(shù)字化處理公安檔案時，能夠提升公安檔案的存儲質(zhì)量，便于高速查閱檔案資料，確保檔案完整規(guī)范，助力各部門工作有序進行。

一、現(xiàn)階段公安數(shù)字檔案使用的問題

（一）管理思想陳舊

公安單位擁有多種政策職能，作為國家行政、執(zhí)法的基層單位[1]。在單位內(nèi)部運行的管理體系，沿用著傳統(tǒng)行政單位的管理方式。管理人員對于現(xiàn)代科技的使用未給予較高重視。在管理公安檔案資料時，管理人員尚未形成數(shù)字化操作意識，引起公安檔案在科技轉(zhuǎn)化時，電子檔案轉(zhuǎn)化效率不高，難以確保各類檔案資料的調(diào)取便利性，形成了紙質(zhì)與電子未協(xié)同的混亂檔案局面，降低了公安檔案使用效率。

（二）技術(shù)先進性不強

公安檔案資料編整、存儲、檢索各環(huán)節(jié)中，融合的數(shù)字技術(shù)較少，難以發(fā)揮數(shù)據(jù)科技價值。在各類因素共同作用下，多數(shù)公安單位在進行數(shù)字科技融合時，存在設(shè)備裝置使用不完善、技術(shù)人才缺失等問題，無法保障公安檔案管理質(zhì)量。

（三）數(shù)字人才開發(fā)力度不足

公安檔案管理時，存在數(shù)字人才培養(yǎng)力度不充足的問題，由此無法發(fā)揮數(shù)字科技的管理優(yōu)勢。一般情況下，檔案人員不具備專業(yè)性數(shù)字科技操作技能。復(fù)合型人才缺失問題，增加了公安數(shù)字檔案流通難度。因此，加強人才建設(shè)，提升先進科技利用率，或成為公安檔案高效利用、智能調(diào)取的關(guān)鍵路徑。

二、公安數(shù)字檔案體系的構(gòu)建建議

（一）融合全新的管理思想

在公安部門中，完善公安工作體系、加強社會服務(wù)、全面開展法治建設(shè)工作時，以公安檔案為參考依據(jù)。在公安檔案指導(dǎo)下，能夠顯著提升公安部門的整體工作能力，為社會給出更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，公安部門需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想，使其形成數(shù)字檔案思想，以數(shù)字科技為起點，高效開展檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案工作的缺陷，提升數(shù)字檔案體系的構(gòu)建速度。與此同時，以檔案人員為切入點，加強人才檔案意識建設(shè)，使其充分認知公安檔案對于法律完善、社會服務(wù)各項工作的重要指導(dǎo)價值，提升數(shù)字檔案管理效果。

（二）構(gòu)建先進性的數(shù)字管理體系

信息科技在各行業(yè)有效融合時，公安機關(guān)需要加強自身科技建設(shè)，積極使用各項安全防護技術(shù)，確保公安保密資料的存儲完整，減少檔案丟失、重要內(nèi)容泄露等問題。因此，公安單位需要構(gòu)建智能資料管理平臺，配置相應(yīng)防火墻、局域網(wǎng)等安全防護技術(shù)。與此同時，建設(shè)專用紙質(zhì)檔案存儲室，從溫度、光照、防潮等視角，提升檔案存儲質(zhì)量，防止紙質(zhì)檔案受損，順應(yīng)數(shù)字檔案管理的各項要求。在檔案室與智能科技相互聯(lián)合時，形成數(shù)字檔案館。在調(diào)取資料時，可查看電子版內(nèi)容，可獲取檔案室紙質(zhì)版的存儲編碼，提升數(shù)字檔案資料的調(diào)取與流通速度，減少查找檔案增加辦案時間問題，助力公安工作高效完成。

（三）加強人才開發(fā)力度

其一，全面進行檔案人員技能建設(shè)，使其擁有數(shù)字科技的操作能力，確保數(shù)字檔案體系運行順暢。其二，積極引入信息系統(tǒng)開發(fā)人才，加強數(shù)字管理系統(tǒng)功能設(shè)計、系統(tǒng)運維，切實保障檔案體系運行平穩(wěn)性。其三，明確檔案管理各崗位權(quán)責(zé)，建立人才階梯化晉升機制。應(yīng)針對公安機關(guān)檔案工作的混亂性，加強檔案工作劃分，結(jié)合工作量設(shè)定人才，關(guān)注人崗匹配，最大化發(fā)揮數(shù)字檔案的應(yīng)用價值。其四，構(gòu)建數(shù)字檔案應(yīng)急防護機制，切實維護數(shù)字檔案保密性，降低不法分子竊取機密文件的可能性，提升智能檔案管理防護效果[2]。

三、N 市公安檔案實例分析

（一）檔案類型

公安檔案是公安機關(guān)在履行國家法律賦予公安機關(guān)的職責(zé)活動中直接形成的具有保存價值的公安專用文件材料，包括犯罪整治、治安維持、群眾服務(wù)等各項工作中形成的文字、圖表、聲像等資料，按照不同的性質(zhì)、特點可分為公安文書檔案、公安業(yè)務(wù)檔案、公安科技檔案、公安聲像檔案、公安會計檔案、公安干部死亡檔案六大類，具有案件紀(jì)實功能，能夠為后續(xù)服務(wù)體系完善、治安管理規(guī)范、犯罪問題分析提供參考依據(jù)。與此同時，公安單位在履職時，以社會服務(wù)、經(jīng)濟平穩(wěn)為基礎(chǔ)，在工作中會形成較多的檔案資料，用于反饋社會經(jīng)濟情況、犯罪事實證據(jù)、審判結(jié)果、群眾服務(wù)方案等內(nèi)容。

公安檔案按照保存周期的差異性，可將檔案劃分為長期保存、階段性保存兩種類型。階段性存儲的檔案資料，會設(shè)定檔案的存儲有效期，比如30 年、10 年等。公安檔案具有較強的保密性，對于調(diào)檔身份具有嚴格要求，以防止保密資料泄漏問題。比如戶籍檔案資料，包括區(qū)域戶籍人員的各項資料、家族成員相關(guān)信息等，此類材料在群眾申請行政類事務(wù)時，需要在公安部門進行調(diào)取用，作為人員信息的憑證。

（二）檔案利用現(xiàn)狀

N 市公安檔案在進行整編與存儲時，運行的管理平臺，連通于省公安廳。在系統(tǒng)最初構(gòu)建時以檔案共享為出發(fā)點，在2012 年正式開展運行。管理系統(tǒng)經(jīng)歷多年運行，具有數(shù)據(jù)交互、高效存儲等功能。典型的系統(tǒng)有OA 平臺，實行“隨辦結(jié)隨歸檔”機制，有效便利了檔案的傳輸與接收，確保了檔案資料的傳輸質(zhì)量和收集效率。然而，系統(tǒng)在構(gòu)建時，以公安內(nèi)網(wǎng)為主要運行平臺，檔案資料僅能在省內(nèi)本系統(tǒng)各部門進行傳輸與交互，無法在各省各部門中進行交互使用。

根據(jù)國家數(shù)字化技術(shù)規(guī)范和《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》以及上級有關(guān)文件精神，N市采取業(yè)務(wù)外包的方式，嚴格遵循“安全第一、預(yù)防為主”的原則，公開向社會招標(biāo)，選擇有一定資質(zhì)和經(jīng)驗的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)，按照相關(guān)保密要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，承包檔案數(shù)字化加工任務(wù)。N 市在檔案管理體系融合數(shù)字化科技后，已完成了一定數(shù)量檔案資料的數(shù)字轉(zhuǎn)化，便利了檔案的查詢與調(diào)取，有效縮短了紙質(zhì)檔案的調(diào)取與流動時間。然而，在縮短公眾“證明材料”開具時間的同時，仍然需要經(jīng)過嚴格的流程方能取得材料；各部門之間的材料打印與紙質(zhì)版遞送依然耗時，并未全面發(fā)揮數(shù)字科技的檔案傳輸價值，無法有效提升辦公效率。

（三）跨部門共享機制

1.數(shù)字化管理公安檔案的必要性

其一，提高經(jīng)濟效益和辦公效率需要。傳統(tǒng)的檔案模式為粗放型模式，需要較高的管理成本，包括人工成本、存儲空間成本、保管運維成本、時間成本等。數(shù)字化管理檔案把紙質(zhì)為載體的檔案對象轉(zhuǎn)化為機讀電子檔案，有效節(jié)約了管理費用，還有益于減少紙張和人力的浪費，這也是對國家提倡節(jié)能環(huán)保政策的有效落實。同時，數(shù)字化檔案使檔案庫從文件實體的保管變成提供利用方便的信息控制中心，極大便利了檔案歸檔和利用，滿足了信息化條件下高效便捷的查檔需求，促進了辦公效率的提高。

其二，順應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展需求。公安部門作為基層政府服務(wù)單位，單位屬性逐漸側(cè)重于社會服務(wù)[3]。為推進服務(wù)型政府體系建設(shè)進程，建設(shè)智慧型政務(wù)平臺，以群眾需求為驅(qū)動，在線辦理群眾政務(wù)，形成一網(wǎng)通政務(wù)辦理機制。在一體化系統(tǒng)建設(shè)工程中，需要堅持各部門資料協(xié)同，確保檔案共享質(zhì)量，加強各地區(qū)、各部門、多項業(yè)務(wù)的協(xié)同辦理效果。一網(wǎng)通平臺的建設(shè)，為跨部門數(shù)字檔案交互與共享奠定了基礎(chǔ)條件。因此，網(wǎng)上辦公、無紙化檔案生成與存儲，加強政務(wù)服務(wù)，順應(yīng)群眾政務(wù)辦理需求，是提升政府服務(wù)層次的關(guān)鍵途徑。

其三，公安檔案資料嚴密性使用需求。群眾申辦政務(wù)時，需要調(diào)取相應(yīng)的檔案資料，由辦理部門接收檔案資料。在此期間，檔案傳送經(jīng)歷了人工轉(zhuǎn)手過程，給予了人們較大的信息篡改機會?，F(xiàn)階段，證明類資料多表現(xiàn)為紙質(zhì)版，而紙質(zhì)版材料具有科技竄改的可能性。數(shù)字化處理后，對紙質(zhì)檔案尤其是歷史久遠的檔案資料是更好的保護，通過數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。由此可見：證明材料在各部門之間有效傳送，能夠降低人為篡改的可能性，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確。

2.建立數(shù)字化跨部門檔案共享機制的思路

其一，公安檔案的共享體系構(gòu)建理念。一是以群眾調(diào)檔需求為出發(fā)點，增強數(shù)字化檔案體系的社會服務(wù)效益。二是健全檔案管理的相關(guān)規(guī)定，明確各方公安檔案共享權(quán)責(zé)。三是加強檔案共享安全，減少資料篡改、隱私信息泄露等風(fēng)險，提升檔案共享服務(wù)性。

其二，公安數(shù)字化檔案跨區(qū)域、跨部門的協(xié)同應(yīng)用策略。一是合理轉(zhuǎn)變檔案管理思想[4]。公安檔案使用的最終目標(biāo)是加強檔案流通與使用，因此，檔案人員需明確自身工作職責(zé)，提升檔案資料的流通性，服務(wù)群眾，積極貫徹檔案管理的各項規(guī)定。在檔案管理期間，側(cè)重于檔案流通與共享，將檔案人員角色由“館藏人”轉(zhuǎn)變成“信息服務(wù)者”，以此發(fā)揮公安檔案的使用價值。與此同時，加強各部門協(xié)同效果，筑牢辦公協(xié)同意識，切實增強檔案服務(wù)性。二是構(gòu)建完整的數(shù)字檔案管理規(guī)范。結(jié)合各部門、各項業(yè)務(wù)對公安檔案的調(diào)取需求，確保數(shù)字檔案管理有據(jù)可依，提升檔案調(diào)用的安全性與合法性，給予必要的法律監(jiān)管。三是搭建數(shù)字檔案平臺系統(tǒng)。借助頂層設(shè)計方法，逐一梳理檔案管理項目，構(gòu)建明確的管理規(guī)范，從檔案采集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、查詢、流通等環(huán)節(jié)，分別建立數(shù)字檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，回避信息孤島問題，加強各部門信息聯(lián)通性。四是加強安全技術(shù)融合，比如防火墻、病毒防護等，切實保護公安檔案存儲系統(tǒng)安全，減少病毒與黑客的攻擊。積極引入數(shù)字簽名、文件加密、身份認證等技術(shù)，積極防控檔案傳輸中可能面臨的風(fēng)險，維護公安檔案的安全與完整。積極跟蹤異常檔案傳輸情況，結(jié)合查閱記錄，進行異常問題監(jiān)控、資料傳輸方向監(jiān)管，核實調(diào)取資料人員身份，確保資料安全。五是執(zhí)行檔案雙軌機制。對于檔案實際接收存儲的資料，進行數(shù)字化加工與保護。對于已完成存儲的公安檔案資料，進行數(shù)字加工，提升文件保密性。

結(jié)論：綜上所述，以數(shù)據(jù)管理視角，轉(zhuǎn)化與收集公安各項檔案資料，作為加強公安工作質(zhì)量、有效提升民生服務(wù)效果的關(guān)鍵措施，具有較高的社會效益。在建設(shè)智能性公安檔案體系時，需要從數(shù)字檔案認知、管理系統(tǒng)等多個角度，給出管理支持。與此同時，進行技術(shù)革新、人才建設(shè)等工作，有效發(fā)揮數(shù)字檔案的跨部門交互、協(xié)同辦公的應(yīng)用優(yōu)勢。