鄒寧寧

（中共鞍山市千山區(qū)委綜合事務(wù)保障中心，遼寧 鞍山 114041）

企業(yè)檔案的內(nèi)容一般是指企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營活動過程中形成的有價值的文件材料，其中企業(yè)檔案的價值不僅僅體現(xiàn)在對于企業(yè)本身歷史的記載和回溯，還會對集體、社會乃至國家都有著一定的價值和意義。針對企業(yè)來說，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過程中的生命線，也是企業(yè)在現(xiàn)在和未來需要不斷審視的一副明鑒。如今的信息技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理和服務(wù)工作也有了更多的可能性，傳統(tǒng)的檔案管理和服務(wù)工作已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)的時代，也無法滿足企業(yè)在發(fā)展過程中日益增長的信息需求。把原本的檔案庫逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樗枷霂?，不僅是順應(yīng)時代和形勢的科技產(chǎn)物，也是為了將塵封已久的紙質(zhì)化信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢造`活分享和應(yīng)用的活信息，為企業(yè)的發(fā)展和市場的進(jìn)步提供更加安全可靠的保障。

一、建立完善的檔案資源體系

將傳統(tǒng)中效能單一的檔案庫轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒乃枷霂欤枰Y源豐富且具備優(yōu)化條件的館藏為基礎(chǔ)。為了使檔案資源在配置和服務(wù)的過程中更加科學(xué)合理，檔案部門需要在收集的環(huán)節(jié)便加強管理，從檔案的源頭做起，為建立完善的檔案資源體系創(chuàng)造更好的環(huán)境。企業(yè)檔案的收集工作可以保存企業(yè)在發(fā)展過程中經(jīng)歷的歷史和信息，歷史和信息越多越準(zhǔn)確，對企業(yè)的檔案管理提供保障效果也會越強。企業(yè)檔案部門的員工應(yīng)當(dāng)提高對檔案的重視程度，逐漸加強檔案收集和整理的意識，根據(jù)企業(yè)的實際情況和市場業(yè)務(wù)的需求，對檔案收集和管理的制度進(jìn)行及時的調(diào)整和優(yōu)化，不斷拓寬企業(yè)檔案的渠道和范圍，以此豐富企業(yè)檔案館藏中的內(nèi)容。除此之外，企業(yè)檔案管理人員還需要將檔案資源進(jìn)行內(nèi)部整合，把關(guān)于科研項目、生產(chǎn)創(chuàng)新以及研究成果等方面的檔案信息進(jìn)行重點管理，不斷優(yōu)化館藏內(nèi)容，形成具備企業(yè)特色的檔案管理資源體系，為檔案服務(wù)工作的順利開展提供資源和數(shù)據(jù)的基本保障。目前很多企業(yè)檔案的管理制度都無法滿足企業(yè)對檔案的需求，因此需要檔案管理人員建立完善檔案資源體系，充分的發(fā)揮出檔案部門對于企業(yè)的真正作用。檔案部門中的資源信息的充足是其構(gòu)成思想庫的基本要素，只有豐富的館藏數(shù)據(jù)才能夠使思想庫的建成發(fā)揮出更好的效果。因此企業(yè)的檔案部門應(yīng)當(dāng)以收集信息為主要工作，降低企業(yè)檔案流失可能性的同時，加強和完善企業(yè)內(nèi)部的檔案資源體系建成工作，為我國檔案工作的發(fā)展提供足夠的館藏和環(huán)境支持。

《檔案法》中有針對檔案資料收集相關(guān)工作的內(nèi)容和規(guī)定，其中對于檔案資料收集的方法和范圍做出一定的指示，企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)是由檔案部門進(jìn)行移交，并且集中管理的同時不被人竊取和占為己有。在企業(yè)檔案收集的過程中，應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)的所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和材料都可以成為檔案的基本內(nèi)容，不僅僅是前文提到的歷史資料、科研項目、研究成果等，還包括設(shè)備儀器、基建方案、器械設(shè)備等內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)被劃入歸檔的范圍之內(nèi)，為豐富檔案部門的館藏渠道提供充足的信息。建立完善的檔案資源體系除了需要加強內(nèi)容之外，還應(yīng)當(dāng)做到有規(guī)律可循，且這種規(guī)律的存在應(yīng)當(dāng)為客觀事實，而非人為操控的機制。企業(yè)檔案人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案形成規(guī)律的基礎(chǔ)上開展相關(guān)的管理和收集工作，制定合理的工作制度及方法，避免出現(xiàn)一些走彎路的情況。企業(yè)的檔案部門應(yīng)當(dāng)提倡按規(guī)行使的指導(dǎo)方針，從科學(xué)的角度開展擋板管理工作，并且可以敏銳的察覺出新形勢和新時代下檔案工作可能會出現(xiàn)的新情況及新問題，而不是僅從直覺上的分析處理日常檔案工作中的錯誤，造成檔案管理過于表面的情況。企業(yè)的檔案內(nèi)容和信息是隨著企業(yè)生產(chǎn)、運營、科研等活動不斷有規(guī)律的形成的，館藏的收集工作應(yīng)當(dāng)是一種承上啟下的關(guān)鍵程序，可以將企業(yè)全生命周期中涉及到的相關(guān)信息連接為一個有機的整體，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動的參與到相關(guān)的工作中來，提高檔案形成過程中的控制質(zhì)量，保障館藏資源的周全和完整，為建立完善的檔案資源體系打下堅實的基礎(chǔ)。

二、合理開展深層次檔案編研工作

《檔案法》中對于檔案部門人員的分配和檔案資源的編研都有相關(guān)的規(guī)定，各地區(qū)和省份的檔案部門應(yīng)當(dāng)配備足夠的管理人員及研究人員，不僅要對館藏內(nèi)容進(jìn)行有規(guī)模額整理，還應(yīng)當(dāng)就館藏的內(nèi)容進(jìn)行深層次的研究和編輯，有條件的企業(yè)可以將企業(yè)檔案的相關(guān)內(nèi)容編輯為出版材料，在不同的部門及單位中發(fā)行。合理開展深層次的檔案編研工作，可以將原本死氣沉沉的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為可以出版為企業(yè)所應(yīng)用的活動檔案，是強化思想庫建設(shè)的重要方式，也可以從多個層面提升檔案本身的價值和意義，發(fā)揮出企業(yè)檔案應(yīng)盡的作用，同時也是檔案部門提升水平的主要方式。僅僅將一盒一盒的檔案擺放在柜子上是無法實現(xiàn)出企業(yè)檔案的價值的，只有將其有計劃的利用起來，讓人們看到、了解到、感受到，才能真正實現(xiàn)思想庫所蘊含的基本意義。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在豐富館藏內(nèi)容的同時，積極開發(fā)企業(yè)檔案的社會價值和作用，做好企業(yè)每一個階段檔案的編研工作，組織相關(guān)人員編纂《企業(yè)紀(jì)實》、《企業(yè)年鑒》、《企業(yè)成果》等可供出版的發(fā)布的材料，讓企業(yè)檔案可以在企業(yè)各部門之間流動，同時還可以讓其他同行學(xué)習(xí)和借鑒其先進(jìn)的發(fā)展經(jīng)驗，將枯燥的檔案記錄轉(zhuǎn)換為可以應(yīng)用的知識產(chǎn)品，為企業(yè)、市場、乃至國家的發(fā)展貢獻(xiàn)應(yīng)盡的力量。

在進(jìn)行企業(yè)檔案資料編研工作的過程中，檔案部門的人員不應(yīng)當(dāng)為了編研而編研，而是需要根據(jù)企業(yè)資料的實際情況確定此次編研的題目和計劃，不能過于盲目和形式化的開展相關(guān)工作。檔案編研的主題也應(yīng)當(dāng)盡可能的符合企業(yè)資料的實際內(nèi)容，而不是一味的唱贊歌、假大空或是貪大求全，只有緊緊的圍繞企業(yè)發(fā)展的具體方向，密切關(guān)注企業(yè)各個部門之間的聯(lián)系和工作，明確編研工作的思路和創(chuàng)意，才能夠達(dá)到檔案編研內(nèi)容科學(xué)合理的制定。企業(yè)檔案編研的最終成果應(yīng)當(dāng)是企業(yè)科研和創(chuàng)新等資料信息所蘊含知識的一種在載體形式，可以在將企業(yè)的思想和內(nèi)涵進(jìn)行傳播的一種特殊方式，同時也是可以在社會中達(dá)到宣傳目的的活躍因子。企業(yè)檔案部門的工作人員應(yīng)當(dāng)在為企業(yè)檔案進(jìn)行編纂的過程中實事求是的開展相關(guān)工作，并且在成就企業(yè)編研成果的同時實現(xiàn)檔案工作的價值。周恩來同志曾經(jīng)說過，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)在工作中學(xué)習(xí)司馬遷的精神，做司馬遷一樣的人，意在敦促檔案工作人員不應(yīng)滿足于做一名檔案資料的收集者和保存者，還應(yīng)當(dāng)立足于企業(yè)的實際情況開展更加有深度的梳理和研究工作，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行深度開發(fā)和加工，主動為企業(yè)各個部門提供檔案編研的成品，將檔案的價值體現(xiàn)在企業(yè)的生產(chǎn)、運營、科研等工作的方方面面。

三、強化思想庫及檔案服務(wù)創(chuàng)新意義

第四十二屆國際檔案圓桌會議上通過的《檔案共同宣言》中提到，檔案本身具備著記錄和行為記憶的能力，檔案是一種代代相傳不可替代的遺產(chǎn)。檔案本身的價值決定著其有著維護(hù)和管理的意義，它的權(quán)威性是其管理行為透明和負(fù)責(zé)的基礎(chǔ)。檔案肩負(fù)著守護(hù)記憶和服務(wù)群眾的作用，在社會、市場、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展過程中承擔(dān)著非常重要的角色。因此開展強化思想庫建設(shè)基礎(chǔ)下的檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的相關(guān)工作，不僅能夠達(dá)到檔案資料高效應(yīng)用的目的，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案存在的基本價值，為檔案事業(yè)及國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供源源不斷的動力。

檔案工作的作為企業(yè)發(fā)展的生命線，不僅能夠記錄歷史，還能以此服務(wù)社會并造福于民。近年來我國在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新和改革，滿足了人們對于檔案服務(wù)要求的同時提高了檔案在社會發(fā)展中的地位?，F(xiàn)代化社會中的檔案管理服務(wù)工作已經(jīng)于原本的手工操作完全不同，更加信息化和自動化的企業(yè)檔案管理，為實現(xiàn)遠(yuǎn)程距離的下載和查閱服務(wù)提供了更多的可能性。為了提高企業(yè)檔案服務(wù)的效率，很多相關(guān)部門都采購了一定數(shù)量的復(fù)印機、打印機、掃描儀等設(shè)備，改變傳統(tǒng)口口相傳、手工摘錄的陳舊服務(wù)方式，以人為本的開辟了全新的檔案服務(wù)方式。參與式服務(wù)方式，就是要求企業(yè)檔案人員全程參與企業(yè)的各項活動當(dāng)中，加大分析預(yù)測力度，深入了解需求檔案信息的門類，增加服務(wù)的針對性，提高檔案信息的利用率，為加快檔案事業(yè)的發(fā)展提供更多的可能性。

結(jié)束語

綜上所述，在新時代的背景下企業(yè)檔案部門優(yōu)化檔案資源配置，盡快建立獨具特色的“思想庫”，不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，改進(jìn)服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，完善服務(wù)機制，最大化地發(fā)揮檔案信息的功能，使企業(yè)檔案實現(xiàn)其真正的價值。