秦文然

（洛陽(yáng)市中心血站，河南 洛陽(yáng) 471000）

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)代發(fā)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

即便是現(xiàn)如今電子檔案管理盛行，發(fā)展速度如此之快，但在檔案管理這一塊，傳統(tǒng)檔案管理跟電子檔案管理在原理上還是相通的，電子檔案管理只是在傳統(tǒng)檔案管理上進(jìn)行了進(jìn)化和提高，是時(shí)代的產(chǎn)物，同時(shí)也是檔案管理不斷優(yōu)化和整合之后的結(jié)果，在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，相較于傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案管理更有利于開(kāi)展，更加體現(xiàn)出管理本身質(zhì)量以及技術(shù)上的提高，這是傳統(tǒng)檔案管理沒(méi)辦法進(jìn)行比較的。但是基于此而否定傳統(tǒng)檔案管理是不合理的，因?yàn)殡娮訖n案管理不能夠單獨(dú)存在，電子檔案管理涉及的管理相關(guān)安全問(wèn)題更為嚴(yán)重，因此即便是電子檔案管理如此盛行，其所涉及的相關(guān)檔案內(nèi)容還是要盡可能進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，最好是以紙質(zhì)版的形式存在，特別是一些相關(guān)的重要電子文檔，受限于網(wǎng)絡(luò)安全以及計(jì)算機(jī)自身使用等潛藏的威脅和隱患，更需要以紙質(zhì)版?zhèn)鹘y(tǒng)檔案資料的管理方式進(jìn)行備份存在。當(dāng)然相較于傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案管理所能夠存儲(chǔ)的內(nèi)容以及信息是巨大的，它依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)存在，其存儲(chǔ)以及調(diào)取十分便捷，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源上的及時(shí)共享，這是傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法比擬的，但是在調(diào)取電子檔案的過(guò)程中更容易做到悄無(wú)聲息，因此在電子檔案管理過(guò)程中，相關(guān)的調(diào)取以及修改都應(yīng)該有所記錄，以保證檔案管理的安全性和絕密性。

二、兩種檔案管理的不同點(diǎn)

（一）檔案資料歸檔的時(shí)限要求

分析完傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案管理的共通性，接下來(lái)我們要分析的是傳統(tǒng)檔案管理跟電子檔案管理之間的不同之處：首先，傳統(tǒng)檔案管理在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理使用時(shí)，往往需要將相關(guān)的檔案資料全部整理完畢之后，再由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行歸檔統(tǒng)一規(guī)劃，因此對(duì)于檔案資料的歸檔只能在檔案管理人員存在的時(shí)候進(jìn)行，效率低，管理歸檔方式單一。但電子檔案管理不存在以上問(wèn)題，電子檔案管理對(duì)于檔案資料的歸檔隨時(shí)都在進(jìn)行，電子版本易于復(fù)制，可以有效提高調(diào)閱效率，對(duì)于檔案資料的歸類可以不斷進(jìn)行，同時(shí)在調(diào)閱時(shí)只需要進(jìn)行登記，設(shè)定分類號(hào)以及訪問(wèn)權(quán)限就可以搞定了，效率高。

（二）檔案的歸檔方式

除了歸檔時(shí)限的要求不同之外，這兩種檔案管理方式在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)也有明顯的區(qū)別，傳統(tǒng)的檔案管理方式在歸檔時(shí)注重的是檔案自身的完整性、系統(tǒng)性以及有序性，一旦打亂勢(shì)必要浪費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間和精力去重新整理歸檔。檔案管理人員要首先統(tǒng)計(jì)檔案，同時(shí)要按照一定的編排順序進(jìn)行歸檔處理，不能夠隨意打亂。電子檔案管理依靠的是電子編碼技術(shù)，在對(duì)檔案進(jìn)行錄入時(shí)進(jìn)行不同的電子編碼，只要固定好了電子編碼，在調(diào)閱之后不用擔(dān)心歸檔混亂，效率高，使用起來(lái)十分便捷，是傳統(tǒng)的檔案管理所不具備的。

（三）檔案資料的保護(hù)措施

對(duì)于兩種檔案管理方式而言，最為重要的區(qū)別是在檔案資料的管理和保護(hù)上，傳統(tǒng)的檔案管理更多以紙質(zhì)存儲(chǔ)為主，因此存儲(chǔ)難度大，對(duì)于存儲(chǔ)的環(huán)境要求高，相關(guān)資料需要保證防蟲(chóng)、防火、防受潮等各種環(huán)境問(wèn)題。同時(shí)，在借閱過(guò)程還很容易出現(xiàn)諸如丟失以及損壞等問(wèn)題，因此在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，更注重的是檔案管理的完整性，紙質(zhì)檔案管理存在有心人修改十分簡(jiǎn)單、無(wú)心人修改十分困難的情況。電子檔案在存儲(chǔ)方面是以電子編碼的形式存在的，在調(diào)閱過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)調(diào)閱丟失以及損壞的問(wèn)題，當(dāng)然電子編碼器存在的電子檔案其實(shí)更容易被修改或者抹去修改痕跡，更容易處于編輯狀態(tài)，在檔案資料的使用上安全性更高，但是訪問(wèn)更容易，因此對(duì)于電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定以及分類號(hào)設(shè)定是十分重要的，只有這樣，才能夠保證電子檔案的安全性和絕密性。

（四）檔案資料保存的方式

除了區(qū)別傳統(tǒng)檔案和電子檔案的不同之處，還需要考慮兩種檔案資料保存方式上的差別，傳統(tǒng)檔案一般資料保存在檔案室，往往需要專業(yè)人員進(jìn)行管理;而電子檔案資料則保存在計(jì)算機(jī)的硬盤光盤中，因此對(duì)于檔案資料的調(diào)用而言，傳統(tǒng)檔案資料調(diào)用需要去專門的檔案資料室，而電子檔案則只需要通過(guò)相關(guān)的信息媒介，從計(jì)算機(jī)中調(diào)取。

（五）檔案查詢利用的方式

唯有達(dá)到一定的條件，充分利用檔案才能夠順利進(jìn)行注冊(cè)與登記，成為電子檔案管理部門的工作人員。作為電子檔案管理工作者，要通過(guò)遠(yuǎn)程的方式實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)的登記，在電子檔案中心進(jìn)行身份確認(rèn)之后，才能夠得到檔案查閱的權(quán)限，同時(shí)具有借閱登記及繳納查詢費(fèi)用的權(quán)利。

三、電子檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施

（一）重視解決電子文件保存問(wèn)題

相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案是近幾年才逐漸發(fā)展起來(lái)的全新檔案管理方式，其本身產(chǎn)生的時(shí)間短，應(yīng)用時(shí)間更短，因此為了防止相關(guān)的重要電子資料信息出現(xiàn)丟失以及相關(guān)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)安全隱患，在使用過(guò)程中，最好定期對(duì)電子文檔資料進(jìn)行備份或者備份紙質(zhì)版檔案資料，在相關(guān)的目錄中進(jìn)行準(zhǔn)確的備注，同時(shí)也要方便查詢和調(diào)用，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率，同時(shí)這種將電子檔案跟傳統(tǒng)檔案結(jié)合在一起的方式，能夠保證檔案管理的安全性和有效性，同時(shí)將電子文件和紙質(zhì)文件共同保存起來(lái)也做到了雙保險(xiǎn)，在檔案保存上采用雙軌制，在歸檔文件上采用雙套制，有效解決了電子文件在保存中容易出現(xiàn)的問(wèn)題。

（二）做好歸檔電子文件技術(shù)處理

為了防止電子文件出現(xiàn)安全問(wèn)題，在條件許可的情況下，應(yīng)該對(duì)電子文件設(shè)定計(jì)算機(jī)內(nèi)部的隱性條碼，這樣做可以保證電子文檔在歸檔時(shí)的方位工作以及在電子文檔調(diào)用過(guò)程中出現(xiàn)復(fù)制文件的識(shí)別，在檔案部門管理相關(guān)電子文檔的過(guò)程中，只需要輸入相關(guān)隱性條碼就可以發(fā)現(xiàn)電子文檔歸檔是否完全，是否與原電子文件一致，同時(shí)也能夠防止偽造，做到安全權(quán)威，這種將電子文件進(jìn)行可讀性設(shè)置，能夠防止電子文件被更改或者重寫。

（三）加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作

信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對(duì)的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無(wú)法讀取資料的問(wèn)題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過(guò)程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，相較于傳統(tǒng)檔案管理而言，電子檔案管理不僅提高了檔案資料調(diào)閱問(wèn)題，在各個(gè)方面都有了很大的提升，真正讓檔案管理的效率得到了有效的提升，同時(shí)也替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版，降低了紙品的消耗，促進(jìn)了環(huán)保的發(fā)展，這是傳統(tǒng)檔案管理不能夠相提并論的，但是就此否定傳統(tǒng)檔案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，傳統(tǒng)檔案管理還是有著不可忽視的優(yōu)點(diǎn)，因此只有將兩者有效結(jié)合起來(lái)，才能夠揚(yáng)長(zhǎng)避短，真正提高檔案管理的質(zhì)量。