劉燕

（鄆城縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274700）

引言：如今，新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的思考與實踐已進入發(fā)展快車道，但是站在新的歷史發(fā)展關(guān)口發(fā)現(xiàn)其存在的問題已經(jīng)嚴重干擾了行動建設(shè)，這些問題如果得不到有效解決，將會影響干部人事檔案管理工作的穩(wěn)妥性，因此，我們不僅要建章立制，還需要積極推進管理模式的優(yōu)化改革，并建立科學合理的框架體系，努力使新干部人事檔案管理工作日漸趨于制度化、規(guī)范化、標準化、優(yōu)質(zhì)化?；诖?，本文將結(jié)合該項工作中出現(xiàn)的常見問題，提出提高與優(yōu)化改革當下管理模式的方案，切實為相關(guān)工作者提供開展活動的參考。

一、新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的重要意義

進行科學有效的干部人事檔案管理工作，能夠準確、及時地反映各級黨委、各類黨的組織機構(gòu)中有關(guān)干部的思想覺悟、學歷資歷、業(yè)務(wù)水平、工作能力、辦事效率、廉潔奉公、信譽程度、婚姻狀況、社會關(guān)系等相應(yīng)的真實可靠的情況，是一種極具價值的文件，另外，數(shù)字檔案作為新形勢下的一種新型管理手段，是按照國家有關(guān)技術(shù)標準，通過電子掃描、手動錄入或其他技術(shù)方法，將轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案形成的數(shù)字圖像或文字的一種方法，各級機關(guān)的人力資源部門及其工作人員在檔案目錄創(chuàng)建、檔案數(shù)據(jù)掃描、圖像文字處理、數(shù)據(jù)存儲歸類、資料檢索引用、檔案備份共享、數(shù)據(jù)核查歸檔、文件安全管理等方面需要嚴格把關(guān)，保證數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案的完整性、真實性、一致性，其他重要環(huán)節(jié)在人力資源和人事檔案數(shù)字化過程中需要規(guī)范管理，確保安全，數(shù)字化人事檔案應(yīng)按照紙質(zhì)人事檔案的使用、轉(zhuǎn)移和保密要求進行管理，這樣才能使干部的人事檔案管理工作至善至好，達到最終的工作目的，為干部個人相關(guān)信息的使用、查詢與存儲帶來更大便利。由此可見，新形勢下干部人事檔案繁榮管理具有十分重要的積極意義。

二、現(xiàn)階段干部人事檔案管理模式中出現(xiàn)的問題

（一）缺乏管理意識，不了解如何管理人事檔案

管理人事檔案是一項專業(yè)、艱巨、繁雜的任務(wù)，不容易長期有效執(zhí)行，在工作中，文件管理任務(wù)是其核心環(huán)節(jié)，但在實施時往往被輕視，在許多人事檔案管理單位，檔案管理員是非專業(yè)的兼職人員，不具備標準專業(yè)的理論知識，更有甚者同時還負責部門的其他任務(wù)。隨著時間推移，檔案數(shù)量以及工作量不斷增加，職責變得越來越重，導致維護干部檔案的任務(wù)往往被遺忘和忽視，在工作繁忙的情況下，干部檔案中的紙質(zhì)材料沒有及時整理，歸檔時也無法進行系統(tǒng)的管理，此外，負責檔案的人員經(jīng)常更換，導致經(jīng)驗積累困難，而且大多工作者缺乏檔案收集與整合的相關(guān)理論知識，無法知曉理解其重要的意義，為干部人事檔案管理模式的更新變革帶來了阻礙。

（二）一些干部對自身檔案的重視程度不足

只有在干部個人檔案完善的情況下，相關(guān)的管理人員才能展開正常的規(guī)整工作，但是現(xiàn)如今一些干部對自己的個人檔案資料不夠重視，無法按時上交資料，一些干部在填寫個人信息時內(nèi)容不夠全面具體，不夠詳實準確，而且在學歷、學位和各類獎勵的獲取方面，沒有及時將相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)給人力資源部門完成錄入，導致信息的時效性差。此外，還有一些干部編報的資料非常粗糙，不真實，甚至有重大錯誤，還有一些干部的年度考核總結(jié)中，其材料大多是泛泛而談，給人的印象非常淺顯，不能真實反映自己的實際情況，導致人力資源部門無法準確了解和記錄干部的精準有效的資源信息，為相關(guān)工作的推進造成影響。

（三）對人事檔案中的材料審核力度較弱

在人事檔案管理的長期發(fā)展中存在一些問題，這些問題是由于管理人員的不重視和日常管理工作造成，例如，檔案內(nèi)容不完整、檔案信息與員工履歷不完全對應(yīng)、信用報告等評價材料缺失、檔案填寫格式不規(guī)范、信用報告造假等不符合相關(guān)規(guī)程要求的現(xiàn)象較為嚴重，但管理工作人員在進行材料審核時由于力度較弱，很難發(fā)現(xiàn)上述的問題，這些問題是由于檔案員在收集材料時沒有做出全力檢查而造成，管理制度不完善。

（四）干部人事檔案管理工作沒有健全的框架體系

科學有效的檔案管理必須有強大的制度體系支持，但目前各政黨和公共機構(gòu)對檔案管理過程沒有足夠的控制機制，其治理體系也不完善，使檔案管理成為不必要的工作內(nèi)容，干部的人事檔案包含有關(guān)其背景、專業(yè)經(jīng)驗和成就的信息，這對未來的領(lǐng)導任命至關(guān)重要。由于各政黨和公共機構(gòu)的工作人員構(gòu)成各不相同，人員配置也不盡相同，因此沒有足夠的制度來商定有效的記錄管理，這將導致人員配置過程中出現(xiàn)重大延誤，如果這些程序缺失或不完整，就會影響到工作人員的選拔任用和績效評估，相關(guān)工作人員就無法準確評估個別干部的績效，導致任用標準不一，給錄用、提拔等活動帶來一系列問題。

（五）管理手段陳舊落后

當下，各級機關(guān)部門的人事檔案仍由相關(guān)的工作人員保管、記錄、整理，沒有及時做好與現(xiàn)代新型信息化技術(shù)融合的工作，管理的方法相當落后，因人為原因造成檔案不全或丟失的情況時有發(fā)生，導致各級機關(guān)在此方面所受影響巨大，此外，由于這些過時的管理方法不能及時更替改革，繁雜的資料數(shù)據(jù)很難進行人工歸納整合，使管理效率大打折扣。隨之時間推移與保存方式的影響，資料的完整性也會受到巨大威脅。

（六）相關(guān)工作人員的配置不合理

干部的人事檔案管理工作對管理人員、審計人員提出了很高的要求，在當下的信息審核工作中，由于審計人員的高度可變性和缺乏長期的全職審計人員不能完全遵守審核查驗要求，導致各種問題頻頻發(fā)生。目前，隨著干部人事檔案的數(shù)量不斷增多，所需要的工作量也隨之倍增，但一般相關(guān)部門在對此方面工作進行人員配置時，沒有考慮分析上述問題，致使在干部人事管理工作中，往往出現(xiàn)了人手缺乏的現(xiàn)象，此外，處于薪資、工作內(nèi)容等因素，該項工作的青年工作者相對較少，進而使諸如計算機化、數(shù)據(jù)庫化、電子信息化的新型管理技術(shù)手段無法及時滲入干部的人事檔案管理工作當中，降低了工作的效率。

（七）信息審查工作存在漏洞

在干部的人事檔案管理工作當中，信息審查不仔細、不嚴密、不周全是一個嚴重影響工作質(zhì)量的問題。一般容易存在疏漏的審查內(nèi)容如下：在工作人員的發(fā)展過程中，一些干部急于提高自己的薪資或地位，把年齡變化作為獲得晉升機會的手段，謊報相關(guān)時間節(jié)點，同樣，在對干部的信息進行審查時發(fā)現(xiàn)，一些工作人員存在篡改年齡的現(xiàn)象，以更早的享受退休待遇及福利；此外，一些干部的人事檔案存在諸如篡改學歷、工齡、職業(yè)等級，偽造獲獎證書、信息等資料，這些問題難以發(fā)現(xiàn)、難以取證、難以追溯源頭，給審計人員開展信息核對工作帶來了巨大的困難和阻礙，嚴重違背了干部人事檔案信息的真實性、可靠性。因此，應(yīng)注意人事檔案保管中相關(guān)信息的真實性和規(guī)范性，對并及時對存疑的信息進行分析比對，必要時需要使涉及的相關(guān)人員提供資料加以證明，以便在管理過程中為后續(xù)的審計工作打好基礎(chǔ)，確保人事檔案審計工作順利進行。

三、新形勢下創(chuàng)新干部人事檔案管理模式的策略方法

（一）更新陳舊的思想觀念，加強對工作的關(guān)注力度

對于干部的檔案管理，其核心保障者是相關(guān)的工作人員，人力資源部門需要定期對管理人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)素養(yǎng)等方面進行直觀、恰當?shù)牧私馀c考核，這些因子是其在正常標準的工作中長期積累起來的，僅靠短時間的跟蹤和估審無法發(fā)現(xiàn)和充分評價，所以只有通過人力資源部門按期進行有關(guān)調(diào)查工作，才能及時、準確地獲得信息。因此，有必要繼續(xù)加強重視文件管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變工作者思想觀念，及時監(jiān)控事態(tài)發(fā)展，各級領(lǐng)導及部門要加大財政方面的投入，建立一套強有力的、完善合理的人事檔案管理制度，并需要經(jīng)常對該方面領(lǐng)導負責人進行培訓，使其認識到人事檔案管理工作在各個方面的重要積極作用，增強使命感、責任感，做到識大體、顧大局，切實搞好常規(guī)日常管理，引領(lǐng)下屬各級工作者保質(zhì)保量地完成任務(wù)。

（二）完善干部檔案的管理制度

檔案管理必須通過并基于完善合理的系統(tǒng)制度來實施，并需要充分體現(xiàn)實際效率，因此，有關(guān)的部門必須協(xié)調(diào)檔案管理的實際情況，制定符合本單位要求的檔案管理制度，制度要明確各級工作人員的職責，將責任落實到個人，認真規(guī)定干部檔案資料的收集、管理、歸檔和借閱流程，并做好相應(yīng)的登記工作，使負責干部檔案管理的人員在開展各項活動時，能夠有章可循、有據(jù)可控、有法可依。除此之外，加強制度建設(shè)，規(guī)范工作方法也十分必要，在管理案件的管理方面，需要建立嚴格的管理制度，對檔案與實際情況不符、檔案沒有按照規(guī)范格式錄入的現(xiàn)象嚴加排查，及時處理。對于該項工作的管理人員應(yīng)充分尊重制度，尊重原則，尊重檔案的準確性和完整性，自發(fā)積極主動提出完善和改進現(xiàn)行方案的策略，上級人員對人事檔案工作中的違法行為要嚴懲不貸，對因人為原因造成文件損毀、丟失要按照《干部人事檔案工作條例》追究其相應(yīng)的責任。

（三）加強審查程序和資料檢查控制與管理

關(guān)于干部人事檔案保管中存在的程序不完善、不完整、不規(guī)范等問題，各地各級機關(guān)應(yīng)認真審查檔案的編制過程，在檔案編制需要前指定專業(yè)人員對人事資料的收集、錄入等一系列相關(guān)工作進行嚴格的監(jiān)察審核，確保檔案準確反映每個干部真實確切的可靠信息，要無條件地排除虛假信息或?qū)е聡乐剡`規(guī)的信息。同時還應(yīng)加強核查機制，確保各分管部門和服務(wù)機構(gòu)提供的人事記錄在各個層面都能得到充分的有效性與真實性驗證，一旦發(fā)現(xiàn)檔案中存在事實錯誤等不利于管理工作的現(xiàn)象，應(yīng)予以嚴肅的處理，對于包庇干部進行信息變造、偽造、篡改、增刪的干部人事檔案管理人員，則需要以更為嚴厲的懲處辦法對其進行處理，以起到對其他干部或檔案管理人員的警示作用，防止此類嚴重影響數(shù)據(jù)真實性與可靠性的惡劣問題在此出現(xiàn)，影響相關(guān)管理工作的順利進行，真正將責任落實到個人，基于此，管理部門要出臺嚴格的工作人員獎懲機制與監(jiān)管規(guī)則，凈化檔案管理環(huán)境，規(guī)范管理工作流程，提高工作者及時報送、及時糾錯的意識，確保一系列干部檔案管理工作的高效進行。

（四）積極開展干部人事檔案管理的宣傳工作

只有讓各級職員意識到干部檔案管理工作的重要作用，才能從根本上優(yōu)化改革現(xiàn)行管理章程，因此，有關(guān)部門需要加強對其的宣傳力度，并結(jié)合現(xiàn)代化的媒體通信手段，以大家喜聞樂見的方式進行相關(guān)知識的普及與教育，加強對干部人事檔案管理工作的深刻認識，改觀陳舊落后的思想意識，并使員工充分的了解國家現(xiàn)行相應(yīng)政策辦法，了解進行此項工作所能夠帶來的切身利益，提高人員的整體思想覺悟。

（五）確保行政人員檔案的及時歸檔，并從源頭上檢查檔案的可靠性

干部的人事檔案歸檔工作是一項系統(tǒng)、復雜、耗時的龐大工作，且只有完善干部人事檔案歸檔制度，規(guī)范歸檔的各個操作環(huán)節(jié)，才能真正提高干部人事檔案歸檔的可行性、規(guī)范性和科學性，并更好地控制干部人事檔案歸檔。具體來說，首先要明確干部人事檔案的提交程序，使其歸檔程序不斷趨于規(guī)范化，同時還需要明確干部人事信息材料的提交流程，以此促進干部人事檔案歸檔業(yè)務(wù)的專業(yè)化、流程化和信息化。其次，應(yīng)建立健全干部人事信息補報制度，檔案管理人員應(yīng)嚴格檢查提交的數(shù)據(jù)信息，如發(fā)現(xiàn)有關(guān)信息存在缺失、錯誤等一系列問題，應(yīng)立即通知相關(guān)部門和涉及人員進行補報，確保干部人事檔案的完整性及準確性。然后，要完善干部人事檔案管理的整個行使流程，根據(jù)人事檔案的建立、歸檔、登記、移交等工作，明確各流程的責任人和任務(wù)分工，并制定相應(yīng)的規(guī)定章程，將責任切實落到個人身上，以此確保歸檔任務(wù)與其他任務(wù)的有序銜接與交合。最后，為了增強歸檔工作的負責人員和其他干部的責任感，要定期對干部人事檔案的歸檔情況進行科學合理的監(jiān)督和評估，確保人事檔案的歸檔工作不流于形式，對人事檔案的歸檔情況進行監(jiān)督和評估，確保及時歸檔，并努力提高此項工作的真實性、及時性、準確性。

（六）在管理干部人事檔案時要注重提高信息化水平

如今，我國科學技術(shù)水平正處于快速發(fā)展的黃金時期，在進行干部的人事檔案管理工作時，需要做到與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，跟進時代進步的速度，并著力使檔案管理行業(yè)邁入現(xiàn)代化水平。同時，企業(yè)應(yīng)定期對相關(guān)工作人員開展干部人事檔案管理的培訓，不斷更新人事檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)與思想理念，緊跟信息化檔案管理標準，不斷努力提高檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化和信息化的水平。此外，建立計算機化的人事檔案數(shù)據(jù)庫、信息平臺，并逐步實施數(shù)據(jù)化、信息化，用計算機化的數(shù)字登記系統(tǒng)實現(xiàn)對相關(guān)信息的登記、存儲、檢索、查閱、保護、維護等干部人事檔案的管理工作。在管理干部人事檔案時注重提高信息化水平有利于提升此項工作的效率以及資料查詢的速度。除此之外，基于云端數(shù)據(jù)存儲的特性，將相關(guān)的干部人事檔案數(shù)據(jù)信息通過云端服務(wù)進行存儲，可以進一步加強檔案信息的安全性與使用便捷性，并能夠大幅度地避免因自然災(zāi)害等不可抗拒原因或人為原因所造成的檔案信息破壞，極大地提高了檔案的可靠程度。

四、結(jié)束語

綜上所述，干部人事檔案管理工作是一項需要專業(yè)技能、繁雜艱巨的任務(wù)，但是其對于干部錄用、培養(yǎng)、選拔、任用等一系列活動具有深刻意義，為此，各級工作者以及相關(guān)職能部門需要從思想觀念、管理制度、審查流程、宣傳科普、信息化技術(shù)使用等多方面多角度出發(fā)，并將對偽造謊報虛假信息的人員處理工作落實到位，加強對此項工作的要求，同時，管理人員要改革完善制度體系，共同將本項工作提升到新的層次水平。