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        論事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理

        2021-11-27 19:52:22周金芬海東市樂都區(qū)人力資源和社會保障局
        品牌研究 2021年23期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化事業(yè)單位檔案管理

        文/周金芬(海東市樂都區(qū)人力資源和社會保障局)

        一、事業(yè)單位的人事檔案規(guī)范化管理重要性

        (一)促進(jìn)工作效率的提升

        在社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中,更多單位在積極改革用人制度,這提高了崗位中的人員流動性,因此伴隨人員的具體人事檔案,便成為單位迅速掌握人員狀況的關(guān)鍵資料,它能為用人單位的選人提供主要視角,由此可見檔案管理的規(guī)范化意義。在規(guī)范管理的支持下,人事材料實(shí)際使用率可以明顯提升,管理人員能夠以此對干部職工的資料迅速、全面掌握。此外,規(guī)范管理也能保障人事檔案的及時性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性,管理人員在有人事資料的查閱需求時,按照工作流程便能快速查詢資料,縮短查閱時間,降低了工作量,保障了單位工作的效率提升。

        (二)促進(jìn)工作質(zhì)量的提高

        在各單位中,為提高人事管理的質(zhì)量,便需要對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。原因在于,這項(xiàng)工作屬于建設(shè)人才隊伍的基礎(chǔ),屬于其他管理活動的重要起點(diǎn),屬于推動管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵資料。首先,在規(guī)范管理的支持下,單位中各項(xiàng)管理活動可以得到重要的參考資料。在人事管理中,管理人員需要充分掌握員工的工作狀況,以此安排他們的培訓(xùn)、考核等工作。而規(guī)范管理有利于上述管理活動得到有效、及時的基礎(chǔ)信息,促使管理人員進(jìn)行高質(zhì)量的決策,促進(jìn)管理活動質(zhì)量的提高。此外,在人事管理中,工作目標(biāo)是高效優(yōu)質(zhì),而要完成這些目標(biāo),需要在人員的培訓(xùn)、教育等環(huán)節(jié),評估人才質(zhì)量,以此培養(yǎng)高質(zhì)量隊伍,促使單位工作可以有效提升質(zhì)量。優(yōu)質(zhì)的單位人事檔案,屬于組建員工隊伍的主要參考,有利于協(xié)助單位組建優(yōu)秀隊伍,推動單位工作質(zhì)量的提升。

        (三)幫助單位做管理決策

        首先,在人事檔案的支持下,單位能對已有干部職工實(shí)際分類狀況準(zhǔn)確了解,掌握其技術(shù)等級、知識水平等方面的不足,明確其技術(shù)知識的更新需求,然后結(jié)合實(shí)際,針對性地組織進(jìn)修、集中培訓(xùn),以此提高單位中各人員的綜合能力,促進(jìn)各人員工作水平和效率的提升。其次,在人事檔案內(nèi),會對各員工的工作質(zhì)量、入職等狀況詳細(xì)分類及記錄,這對指導(dǎo)單位完成人才篩選會有積極意義。各單位能在檔案支持下,明確判斷單位對人才類型的需求,便于后續(xù)針對性地招聘人才,保障人才招聘的科學(xué)性、趨向性。

        二、事業(yè)單位的人事檔案管理問題

        在一些單位中,會利用引進(jìn)高層次的人才、公開招考等活動實(shí)現(xiàn)對檔案的正常流轉(zhuǎn)。但在聘期中,個人單方面對勞動合同的解除等問題,會帶來各單位以“扣案”方式避免人才流失的狀況,最后使得人才流動受到影響,帶來人事檔案上的糾紛[1];在現(xiàn)階段,一些人員對人事檔案沒有正確認(rèn)識,不重視收集個人檔案資料,進(jìn)而引發(fā)流動性的檔案遺留“死檔”等問題,而檔案部門未曾有效防控此類檔案,最后使得檔案“工作經(jīng)歷”涉及的工齡認(rèn)定,會出現(xiàn)檔案核查上的困難;一些人員為追求個人利益,出現(xiàn)個人經(jīng)歷捏造等狀況,使得檔案的邏輯性、真實(shí)性無法考證。人事檔案的材料偽造,會影響個人誠信,并需要承擔(dān)對應(yīng)刑事責(zé)任,也讓用人單位在管理工作中面臨隱患;在事業(yè)單位,其人事檔案往往分多類材料內(nèi)容,一些材料的缺失問題也常見。以專業(yè)技術(shù)性的崗位為例,在申報職稱時會形成對應(yīng)檔案材料,但單位本身或當(dāng)事人不夠重視對檔案資料的收集,最后帶來檔案丟失的問題,影響員工的退休、崗位晉升等。

        在各單位的檔案管理中,人員的信息化能力不高,屬于困擾單位的關(guān)鍵問題,而此問題的原因有:首先,在人員招聘和管理時,單位沒有關(guān)注他們的信息化能力,沒有對其做好信息化培訓(xùn),難以實(shí)現(xiàn)對檔案工作的信息化建設(shè),難以借助現(xiàn)代設(shè)備提高工作的效率。其次,在一些單位中,對檔案管理的意義認(rèn)識不足,沒有認(rèn)識到信息化管理對規(guī)范化管理的意義,沒有在工作中借助硬件軟件的建設(shè),提高檔案管理的效率,即使單位使用一些先進(jìn)的管理系統(tǒng),也因不夠重視不能對系統(tǒng)做好更新,影響了人事檔案管理的效率,影響了相關(guān)信息的便利查閱;一些單位已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理的問題,也推動了管理改革,但實(shí)際上,其改革策略還被傳統(tǒng)思維和認(rèn)識所約束,維持原本的管理慣性,沒有進(jìn)行制度性的安排,實(shí)際的管理方式不夠規(guī)范,效率也不高,安全水平較低,種種問題都影響管理質(zhì)量的提升,使得檔案管理有備份不全、使用難等阻礙。

        三、事業(yè)單位的人事檔案管理對策

        (一)確保專人專職并培養(yǎng)人員素質(zhì)

        在事業(yè)單位,管理人事檔案的活動,本質(zhì)還屬于對人的科學(xué)管理。而要保障檔案管理的效果,便需要各單位將提高管理人員能力水平的工作重視起來[2]。首先,事業(yè)單位應(yīng)該確保專人專職。事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)規(guī)定,確保1名專職的人員能對1000卷的檔案進(jìn)行管理,不能使其管理工作量增加。其次,事業(yè)單位需要將培訓(xùn)及時做好,使得人員對工作流程熟悉,對新技術(shù)、新設(shè)備使用的方法進(jìn)行學(xué)習(xí),利用對成功經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí),促使管理人員提高檔案管理的水平。最后,應(yīng)該通過職稱評聘的方式,促使各人員保障業(yè)務(wù)的專業(yè)性,針對專業(yè)技術(shù)員的職稱資格聘用和申報,使得管理人員提高工作的主動性,給予其價值認(rèn)同感。

        (二)確保知情權(quán)及隱私權(quán)的對立統(tǒng)一性

        在事業(yè)單位,在管理人事檔案時,一般需要理性地協(xié)調(diào)知情權(quán)、隱私權(quán)。在檔案管理中,需要利用組織考察等形式,轉(zhuǎn)遞及查閱個人的檔案。而其中會有著知情權(quán)實(shí)現(xiàn)、隱私權(quán)保護(hù)上的利弊權(quán)衡。為此,國內(nèi)需要在管理人事檔案的法律條文中,對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行明確:對查閱的登記備案有效制度進(jìn)行建立,確保任何個人及組織在對他人檔案的調(diào)閱中,都要得到檔案部門、檔案當(dāng)事人的書面同意;而檔案的當(dāng)事人也應(yīng)該有知情權(quán),可以在自身檔案在被查閱,或轉(zhuǎn)遞發(fā)生錯誤時,讓相關(guān)工作得到本人同意,進(jìn)而給予修改、補(bǔ)充等權(quán)利;將管理人事檔案的封閉性充分打破,利用自主查詢、政務(wù)公開等信息化建設(shè),通過立法方式,讓檔案的當(dāng)事人能對檔案管理進(jìn)行參與,使得檔案管理實(shí)現(xiàn)法治化發(fā)展,保障問計和問政于民。

        (三)保障原始檔案和電子檔案都有同樣法律效力

        由《檔案法》的規(guī)定可知,電子檔案需要確??煽康膩碓?、合規(guī)的要素,還有規(guī)范的程序。和紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案一樣,電子檔案的效力同等,能夠通過電子形式成為憑證以供使用。由此可見,在考證檔案的原始性之后,便可以保障檔案法律效力的同等性。其次,人事檔案擁有的原始性無法被替代,從法律這一層面,明確電子類的檔案具有憑證作用,保障有法可依,屬于讓事業(yè)單位有效解決人事檔案在法律效力類型問題中的重要依據(jù)。

        (四)確保管理的前瞻性和精細(xì)化

        由國家規(guī)定可知,在檔案管理中,應(yīng)該對審核措施進(jìn)行強(qiáng)化,確保在任用干部時,能將“四凡四必”當(dāng)成必經(jīng)的程序及基本的要求,在制度導(dǎo)向上,也要求應(yīng)該逐步精細(xì)化。而在工作內(nèi)容上,需要從檔案的利用、收集及保管安全等方面出發(fā),對檔案工作的實(shí)施方案和細(xì)則進(jìn)行細(xì)化,在管理上從環(huán)節(jié)、范圍及監(jiān)督等方面做好全面規(guī)定。

        而在事業(yè)單位,建設(shè)人事管理上的法制工作應(yīng)該保障充分前瞻性。應(yīng)該對關(guān)鍵少數(shù)重要的主體責(zé)任進(jìn)行緊抓,強(qiáng)化管理人事檔案的重要性,將責(zé)任壓實(shí),確保工作的執(zhí)行力更強(qiáng);在管理人事檔案時,事業(yè)單位借鑒了管理公務(wù)員干部檔案的方法,也和此類方法有所區(qū)別,事業(yè)單位需要以前瞻性的眼光,將檔案管理的應(yīng)急預(yù)案做好,將風(fēng)險防控的內(nèi)部意識加強(qiáng),對人事檔案的審批、借閱等工作內(nèi)風(fēng)險點(diǎn)積極梳理,確保風(fēng)險防控的系統(tǒng)機(jī)制得以構(gòu)建;事業(yè)單位應(yīng)該針對人事檔案構(gòu)建縣、市、省進(jìn)行聯(lián)動的協(xié)同信息化系統(tǒng)平臺,避免檔案在流轉(zhuǎn)中因信息的不夠透明,帶來檔案遺失的問題;事業(yè)單位需要將監(jiān)管強(qiáng)化起來,在人力資源相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)審批上,堅決取締不合法的機(jī)構(gòu),做好嚴(yán)格監(jiān)管,讓檔案人的合法權(quán)益得以維護(hù)。

        (五)加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

        檔案管理的信息化建設(shè),有利于檔案管理提升規(guī)范化水平,同時它也有利于檔案材料提高自身使用的效率,所以,加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)非常關(guān)鍵。

        信息化的明顯優(yōu)勢便是便捷化、規(guī)范化,在信息化的支持下,單位能在更短時間內(nèi),利用搜索引擎找到檔案資料。還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,數(shù)字化處理傳統(tǒng)的各種紙質(zhì)檔案,在大數(shù)據(jù)等技術(shù)的支持下,保障檔案信息的高效處理和傳遞,構(gòu)建檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化體系。而網(wǎng)絡(luò)化管理,便屬于檔案工作規(guī)范化的一種具體體現(xiàn),在檔案被數(shù)字化處理的過程中,單位需要進(jìn)行統(tǒng)一的操作和處理,最終對檔案統(tǒng)一化地進(jìn)行管理。為加強(qiáng)信息化建設(shè),單位需要首先加強(qiáng)在基礎(chǔ)設(shè)備方面的投入,購入必備的硬件軟件、計算機(jī)設(shè)備等,同時可以構(gòu)建信息化檔案管理的體系,將體系建設(shè)完善起來,提升信息化體系應(yīng)用的效率,建立信息化的規(guī)章制度,保障信息化建設(shè)的科學(xué)、規(guī)范。此外,把文件轉(zhuǎn)化成為檔案,屬于一項(xiàng)程序復(fù)雜、專業(yè)性高的工作,對各卷檔案進(jìn)行的收集整理活動,其中都有嚴(yán)格的要求。因?yàn)闄n案材料有著特殊屬性,為避免自然性、人為性的損毀,管理人員需要對整理案卷的流程熟悉,掌握相關(guān)的保護(hù)及管理技術(shù),同時需要完善所用的數(shù)字化管理系統(tǒng)。在現(xiàn)階段,更多單位開發(fā)了檔案管理的信息化系統(tǒng),完善、優(yōu)化了網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用和管理,實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的在線借閱等目標(biāo)。但檔案的載體在不斷發(fā)展,也不斷地出現(xiàn)了很多新型的存儲介質(zhì),不斷應(yīng)用著新的信息技術(shù),信息在儲存和記錄上的要求在發(fā)生變化。因此,一些基礎(chǔ)手段難以保障檔案管理的先進(jìn)性,這要求管理人員需要學(xué)習(xí)、適應(yīng)并掌握數(shù)字化管理的新型技術(shù)。

        (六)建設(shè)檔案管理的規(guī)范化機(jī)制

        在社會發(fā)展中,檔案方面的法制建設(shè)會更為規(guī)范,各單位也需要在檔案工作中建立規(guī)范的規(guī)章制度。首先,應(yīng)該在檔案管理中,明確、細(xì)化制度,保障制度能夠切實(shí)落實(shí),保障領(lǐng)導(dǎo)、組織、人員的到位,實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)、組織和責(zé)任的落實(shí)。其次,需要將管理職責(zé)充分落實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)、部門以及具體的人,將追責(zé)和獎勵的制度落實(shí),保障檔案工作的高效、安全和規(guī)范。再次,做好檔案工作的法制化教育宣傳,將領(lǐng)導(dǎo)意識提升,保障各部門明確檔案管理的職責(zé)和意義,提高他們的責(zé)任意識、配合程度,確保檔案能準(zhǔn)確、及時地收集,便于檔案的安全便捷使用。最后,應(yīng)該定期進(jìn)行管理經(jīng)驗(yàn)的分享交流,提高管理人員實(shí)際等級,提升其專業(yè)水平,對管理制度進(jìn)行修訂,利用種種措施,建立規(guī)范化檔案管理的高效機(jī)制,促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)達(dá)成。

        四、結(jié)束語

        在事業(yè)單位,在管理人事檔案時,合理的制度建設(shè)屬于對管理長效機(jī)制逐步探索的有效方式。在新時期,各單位在管理人事檔案時,應(yīng)該堅守工作正確宗旨,在與管理實(shí)際進(jìn)行結(jié)合后,針對管理的各個問題和狀況,盡快找到解決的有效措施和方法,對檔案管理的權(quán)威性、公信力進(jìn)行全力維護(hù),便于更好地為干部選拔、政治生態(tài)的健康建設(shè)而服務(wù),促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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