孫耀文

(吉林省梅河口市老干部活動中心，吉林 梅河口 135000)

在新形勢下，我國的信息技術取得飛速發(fā)展，給各行各業(yè)提供先進的技術支持，逐步實現(xiàn)信息化建設的目標。事業(yè)單位的檔案管理工作也要順應時代發(fā)展潮流，對檔案管理工作進行改進與創(chuàng)新，逐步實現(xiàn)信息化建設的目標，提高檔案管理工作的效率及水平，給事業(yè)單位的全面信息化建設目標提供支持。針對事業(yè)單位檔案管理工資在長期管理中存在的問題，需要逐一進行解決，逐步實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、高效化、信息化管理目標。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的意義

在信息技術的支持下，我國的數(shù)字化建設腳步也在逐漸加快，事業(yè)單位也將信息技術運用到日常的工作中，數(shù)字化的信息記錄模式也給檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，需要推進檔案管理信息化建設目標的實現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是將紙質檔案進行統(tǒng)一歸納及整理，但是新形勢下，檔案管理工作的內容顯著增加，且檔案的更新速度也在加快，如果沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，勢必會拖慢檔案管理工作的質量及效率。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作十分重要。

（一）保證事業(yè)單位及職工的整體利益

事業(yè)單位的檔案管理工作包括對單位內部職員的各種信息進行詳細記錄與保存，將職員在事業(yè)單位的各個發(fā)展階段的各項工作進展情況進行規(guī)范記錄，對事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展及工作調整提供有效支持，給事業(yè)單位的改革、評價以及回顧工作過程具有重要的價值，與此同時，檔案也能對活動中心提供的各項社會服務所取得的成績進行全面記錄，作為重要的歷史發(fā)展資料，這對體現(xiàn)活動中心在社會中的價值以及獲得的評價具有重要意義。事業(yè)單位的檔案管理對職員的各種升遷調動及培訓評優(yōu)等信息進行詳細記錄，不僅對職員今后的各項評選及考核提供參考，同時還能對一些退休職員的工齡進行正確記錄，便于發(fā)放退休職員的各項待遇。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化能讓檔案的使用價值得到體現(xiàn)，同時對事業(yè)單位及職員的利益提供保障。

（二）保證事業(yè)單位檔案的公共服務性及保密性

事業(yè)單位檔案管理具有較強的公共服務型及保密性[1]。事業(yè)單位屬于國家，并且有些單位主要是服務于全體公民的，吉林省梅河口市老干部活動中心就是為老干部提供開展文化活動的主要場所，組織老干部開展豐富多彩的文娛活動，在檔案管理工作實現(xiàn)優(yōu)化的背景下，能為老干部提供更加優(yōu)質的服務，給老干部提供各種查閱及打印信息等相關服務。同時，對檔案管理工作進行優(yōu)化，能顯著提高服務速度，減少辦理業(yè)務的時間，提高工作效率。另一方面，事業(yè)單位是國家單位，一些檔案的保密性要求較高，對檔案進行有效管理能避免各種信息泄露的情況發(fā)生。

（三）有利于提升事業(yè)單位服務質量

大部分事業(yè)單位都是依靠政府撥款維持運營的，主要任務就是承擔社會服務，其服務對象主要就是人民群眾[2]。在推進事業(yè)單位進行改革的發(fā)展趨勢下，需要對事業(yè)單位的工作成績進行年終考核，考核的主要標準就是單位的服務水平，所以提高群眾對事業(yè)單位服務的滿意度是一項重要的工作目標。提高群眾對事業(yè)單位服務的滿意度，需要事業(yè)單位的全體職員保持良好的服務意識，并且具備規(guī)范化的服務流程，檔案管理工作也不例外。檔案管理工作的規(guī)范化能讓事業(yè)單位的服務形象得到提升，同時對檔案管理工作進行提升還能提高事業(yè)單位的服務質量，提高群眾的滿意度。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不完善

在事業(yè)單位的長期發(fā)展過程中，各項制度都隨著時代的發(fā)展得到同步改進與完善，但檔案管理制度卻沒有進行同步提升，一直沿用過去的管理制度，與當前的時代發(fā)展趨勢脫節(jié)，難以為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。即便有些事業(yè)單位建立相應的檔案管理制度，但制度的靈活度不夠，沒有針對各種問題進行及時解決的作用，這樣的制度形同虛設。檔案管理制度的缺失導致對檔案信息的收集不全面，在整理檔案過程中出現(xiàn)檔案不連貫的情況，讓檔案在今后的使用中出現(xiàn)困難。

（二）對檔案管理的重視度不夠

事業(yè)單位檔案管理工作長期沒有得到優(yōu)化的主要原因就是相關領導對其重視度不夠[3]。很多領導將事業(yè)單位的工作重點放在對服務質量及水平的提升方面，忽視檔案管理工作的重要性，沒有全面認識到檔案對事業(yè)單位發(fā)展的支持及指導作用。對檔案管理工作的忽視就會導致很多事業(yè)單位并沒有針對檔案管理工作設立專門的組織機構，在人員緊缺的情況下，會將檔案管理工作交由辦公室人員進行監(jiān)管，但辦公室人員并不具備相關管理能力，并且因自身崗位工作內容較多，沒有時間及精力放在檔案管理工作中，這也是檔案管理工作一直得不到提升的重要原因。另一方面，很多存放檔案的房間及檔案柜的管理存在缺失，沒有結合檔案的實際存放需求對室內的溫度及濕度進行調整，導致檔案出現(xiàn)發(fā)霉或損壞的情況。與此同時很對電子檔案的相關設備老化嚴重，難以對電子檔案進行有效保管。

（三）檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不足

針對事業(yè)單位領導對檔案管理工作的忽視，將檔案管理工作交給其他職員進行監(jiān)管，這些職員并不具備檔案管理的專業(yè)知識及技能，在管理中經常楚先生各種疏忽與錯誤，給檔案管理工作的效率帶來嚴重影響。部分事業(yè)單位雖然配備了專門的檔案管理人員，但忽視對檔案管理人員的培訓工作，使得檔案管理人員對當前形勢下先進的檔案管理模式并不了解，對信息技術的應用處在較低水平，不具備利用信息技術實現(xiàn)檔案管理工作信息化的能力，檔案管理工作的質量長期得不到改善，難以發(fā)揮檔案管理工作的價值。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員的流動性較強，對檔案管理工作的交接不全面，檔案管理工作的規(guī)范性得不到保障。

（四）檔案管理信息化水平較低

在新形勢下，事業(yè)單位檔案的數(shù)量及檔案的種類都在不斷增多，給檔案管理工作帶來壓力，利用人力對檔案進行管理的模式已經滿足不了當前的發(fā)展需求，人力管理檔案需要耗費大量的時間及精力，并且管理質量難以得到保證。很多事業(yè)單位在發(fā)展中對內部的各項工作都實現(xiàn)信息化建設目標，但在檔案管理工作中卻沒有推進信息化建設步伐，很多領導認為信息化管理就是提供基礎的電腦設備支持，忽視對人員信息化管理能力的培養(yǎng)，檔案管理人員雖然能在工作中使用電腦，但并沒有準確認識信息化管理的本質。在紙質檔案的存放中并沒有建立相應的電子目錄，在尋找檔案過程中還是需要人工進行翻閱查找。同時沒有建立信息化查閱平臺，在尋找檔案過程中還是需要對紙質檔案進行借閱，在長期的借閱中紙質檔案的受損情況逐漸加深，嚴重降低檔案的使用壽命。

三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的有效策略

（一）建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

合理的檔案管理制度是事業(yè)單位開展檔案工作的充分必要條件。所以事業(yè)單位在開展檔案管理工作時要制定一套科學、健全、操作性強的制度，并且保證制度能在實際的檔案管理中得到落實。第一，要針對檔案管理工作的各個流程進行詳細的制度規(guī)定，如檔案的歸檔、存放、使用、借閱、查閱以及銷毀等。第二，要結合時代發(fā)展趨勢，建立信息化檔案管理制度，確保電子檔案的安全性。第三，要將檔案管理制度宣傳到單位內的各個崗位，組織學習檔案管理制度活動，并且對學習成果進行考核，特別是對檔案管理人員，只有將管理制度進行全面掌握才能在實際的管理工作中做到通匯貫通。

（二）提高對檔案管理工作的重視

對事業(yè)單位檔案管理工作進行優(yōu)化的過程中，最重要的就是提升單位領導對檔案管理工作的重視度。首先要讓單位領導從思想上重視檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性，加強對檔案管理工作的投入，給檔案管理工作的優(yōu)化提供資源支持。所以，領導要發(fā)揮帶頭作用，將檔案管理工作納入到年度工作計劃中，將檔案管理工作融入日常工作的各個環(huán)節(jié)，提高各個部門與檔案管理工作的緊密度，實現(xiàn)對檔案信息的時效性及完成性。其次，要重視對檔案管理工作的宣傳，組織召開有關檔案管理的相關學習活動，讓單位內的所有職員都能認識到檔案管理工作的價值，從而提升整個事業(yè)單位對檔案管理工作的重視。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作的提升離不開專業(yè)人員的支持，針對事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足的情況，首先需要聘請具備檔案管理專業(yè)知識及信息化管理能力的人員，從根本上提高檔案管理工作的質量。為確保檔案管理人員的穩(wěn)定性，需要提高檔案管理人員的待遇，讓管理人員對事業(yè)單位產生依存感，保證檔案管理工作能夠實現(xiàn)穩(wěn)步優(yōu)化的建設目標。其次要對檔案管理人員進行定期的學習與交流活動，與其他單位或企業(yè)的優(yōu)秀檔案管理人員展開交流學習，掌握當前檔案管理工作的最新發(fā)展趨勢，學習先進的檔案管理模式，借鑒豐富的檔案管理經驗，并且結合單位的實際管理情況對檔案管理工作進行優(yōu)化，不斷提高檔案管理工作的水平。

（四）加快檔案管理信息化建設步伐

加強檔案的信息化管理不僅可以增加檔案資料的使用時長，還可以提高管理效率和資源利用率。檔案管理信息化建設主要就是建立完善的信息化管理平臺，通過平臺實現(xiàn)對檔案的規(guī)范、高效管理目標。事業(yè)單位領導要增加對檔案管理信息化的資金投入，給檔案管理人員提供有效資金支持。首先，在建設信息化管理平臺前，要對平臺的安全性及保密性進行全面考慮，確保檔案信息能在安全的環(huán)境中得到有效保管與使用。其次，要將紙質檔案進行數(shù)字化處理，將數(shù)字化檔案信息在平臺中進行呈現(xiàn)，便于查閱，減少紙質檔案的使用頻率，延長其使用壽命，并且能減少檔案管理人員的工作量，提高工作效率。最后，要實現(xiàn)資源的整合，將檔案管理與事業(yè)單位的管理平臺進行融合，不僅能提升檔案管理的效率，還能讓檔案管理的價值在事業(yè)單位的發(fā)展中得到全面體現(xiàn)。檔案管理信息化建設目標的實現(xiàn)，對事業(yè)單位的整體信息化建設具有重要的推動作用，提升事業(yè)單位整體信息化服務水平。

四、結束語

縱觀全文，事業(yè)單位檔案管理工作中存在管理制度不完善、對檔案管理工作缺乏重視、檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)不足以及檔案管理信息化建設不全面等問題，嚴重影響檔案管理工作的效率及質量。因此，要建立健全事業(yè)單位檔案管理制度、提高對檔案管理工作的重視、提高對檔案管理工作的重視以及加快檔案管理信息化建設步伐等方式提升檔案管理工作的水平，發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的重要價值，實現(xiàn)檔案管理工作在新形勢下穩(wěn)步發(fā)展的目標。