胥麗麗

（泰安市全民健身中心，山東 泰安 271000）

引言

人事檔案屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位組織、培養(yǎng)、選拔和任用人員的基礎(chǔ)參考依據(jù)，不僅記載了人員的個(gè)人經(jīng)歷，還包含了政治思想和品德作風(fēng)等方面的內(nèi)容，從而形成了完整的文件材料。為了充分發(fā)揮出機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案的優(yōu)勢(shì)與作用，需要將信息化建設(shè)與人事檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，及時(shí)的解決檔案管理工作問(wèn)題，在新型管理策略的指導(dǎo)作用下，彰顯出人事檔案信息化管理體系在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)用價(jià)值。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題

（一）缺乏全面的信息化技術(shù)應(yīng)用體系

現(xiàn)階段通過(guò)對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案信息化管理成果進(jìn)行分析，可以看出信息化技術(shù)應(yīng)用程度不夠充足，在大部分情況下相關(guān)人事檔案信息還需要以人工的形式進(jìn)行處理。另外，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部所打造的信息化管理體系，由于缺乏先進(jìn)的管理軟件作為基礎(chǔ)支撐，不僅無(wú)法保障人事檔案管理工作的實(shí)施效率，還會(huì)降低人事檔案信息化管理工作的運(yùn)行水平，從而限制了信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)與作用。盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部打造了信息化管理工作平臺(tái)，但尚未充分發(fā)揮出此類(lèi)平臺(tái)的實(shí)用價(jià)值，不僅對(duì)信息化管理體系建設(shè)帶來(lái)了一定程度的限制，還會(huì)導(dǎo)致信息化管理平臺(tái)呈現(xiàn)出了形式化的弊端。

（二）缺乏高素質(zhì)、高水平的信息化管理工作人員

由于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作人員，其自身的能力和素質(zhì)尚未滿足人事檔案信息化管理工作的轉(zhuǎn)型要求，導(dǎo)致人員自身的優(yōu)勢(shì)與作用無(wú)法得到充分發(fā)揮，從而使機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案信息化管理工作無(wú)法達(dá)到預(yù)期的實(shí)施效果。對(duì)于檔案法和檔案管理、處分規(guī)定等方面的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部的規(guī)章制度對(duì)人事檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)做出了明確規(guī)定。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作來(lái)說(shuō)，需要在充足的人力資源支撐作用下才能夠得到有效開(kāi)展。機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案信息化管理工作模式，對(duì)管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)水平提出了較高的要求，不僅需要人員掌握先進(jìn)的管理理念，還需要熟練地掌握相應(yīng)的管理技術(shù)。然而，多數(shù)管理工作人員尚未針對(duì)此類(lèi)規(guī)定予以深入了解和全面研讀，導(dǎo)致其自身在實(shí)施機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的過(guò)程中，無(wú)法嚴(yán)格地遵守相關(guān)規(guī)定要求，導(dǎo)致相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容難以得到有效落實(shí)，從而限制了管理人員工作職能的發(fā)揮，降低了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的整體水平。

（三）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，缺少先進(jìn)方式

結(jié)合現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況可以看出，在一般情況下，各單位內(nèi)部所設(shè)置的人事檔案信息化管理工作方式，主要是按照自身單位的發(fā)展需求，從而設(shè)置相應(yīng)的管理準(zhǔn)則和工作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間的信息化管理工作成果存在較大的差異性。為了實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案資源信息化管理高效化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，需要在基于檔案管理制度的指導(dǎo)作用下，保障制度內(nèi)容的規(guī)范性與科學(xué)性，并對(duì)相關(guān)檔案管理工作予以嚴(yán)格的約束和明確的指導(dǎo)。若無(wú)法保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理目標(biāo)的一致性，不僅會(huì)削弱不同地區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及各部門(mén)之間的溝通以及聯(lián)通力度，還會(huì)對(duì)人事檔案管理工作帶來(lái)一定程度的限制，從而導(dǎo)致相關(guān)數(shù)據(jù)信息無(wú)法得到實(shí)時(shí)共享，削弱了人事檔案信息資源的利用價(jià)值，在降低檔案信息化管理工作的效率的基礎(chǔ)上，限制了檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)久化發(fā)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的相關(guān)優(yōu)勢(shì)

（一）引進(jìn)先進(jìn)管理理念

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，需要結(jié)合實(shí)際情況將檔案管理工作作為單位內(nèi)部的核心內(nèi)容。為此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)施人事檔案管理工作的同時(shí)，需要及時(shí)地摒棄傳統(tǒng)檔案管理理念所帶來(lái)的局限性，并對(duì)落后的管理工作模式進(jìn)行整改，全面提高人事檔案管理工作的實(shí)施效率。在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的過(guò)程中，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作帶來(lái)了新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要及時(shí)地引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，并打破傳統(tǒng)管理模式的局限性。另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，強(qiáng)化管理工作人員的職業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)，切實(shí)的滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的整體需求。此外，人事檔案管理工作人員還需要及時(shí)的學(xué)習(xí)新型技術(shù)，強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)能力，提高人員的檔案管理工作技能水平，在先進(jìn)的人事檔案管理理念指導(dǎo)作用下，熟練掌握優(yōu)質(zhì)的管理工作方法。

（二）對(duì)人事檔案信息化管理規(guī)范制度加以完善

結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的全體工作人員收集相關(guān)檔案信息，保障信息內(nèi)容的全面性和完整性，確保監(jiān)督管理制度的有效落實(shí)和順利執(zhí)行，嚴(yán)格的遵循檔案管理制度規(guī)定要求。其中，對(duì)于保密部門(mén)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，除了需要確保日常的檔案信息收集工作能夠得到有效落實(shí)之外，還需要通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的匯總與整理，確保能夠?qū)⒏鞣矫娴男畔?nèi)容全部納入人事檔案體系當(dāng)中加以管理。除此之外，在完善的人事檔案管理規(guī)章制度的指導(dǎo)作用下，不僅能夠提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施水平，還可以結(jié)合機(jī)構(gòu)的實(shí)際運(yùn)行情況，使人事檔案信息管理系統(tǒng)和相關(guān)管理制度能夠逐漸朝著規(guī)范性和先進(jìn)性的方向轉(zhuǎn)型，并及時(shí)的處理檔案管理工作階段所遇到的問(wèn)題和不足，還需要通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的完善與更新，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理體系的建設(shè)提供助力支持。

（三）強(qiáng)化檔案信息化管理安全意識(shí)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，需要確保安全管理工作的有效落實(shí)，為檔案信息的安全性和真實(shí)性奠定有了基礎(chǔ)。在電子信息技術(shù)融入機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作當(dāng)中之后，不僅提高了管理工作的實(shí)施效率和運(yùn)行水平，還能夠保障人事檔案信息內(nèi)容的全面性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，從而加強(qiáng)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息更新能力，充分的發(fā)揮出了人事檔案信息的開(kāi)發(fā)價(jià)值和利用潛力。除此之外，還需要利用文件管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的加密功能，對(duì)相關(guān)文件信息加以區(qū)分，從而設(shè)置不同類(lèi)型的保密等級(jí)，根據(jù)特定的數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行要求，加大對(duì)信息安全保護(hù)力度，及時(shí)地找出系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中所存在的漏洞和問(wèn)題，并確保修復(fù)和病毒防護(hù)作業(yè)的逐步開(kāi)展，進(jìn)一步保障人員文件信息的安全性。

三、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問(wèn)題的有效策略

（一）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，加大對(duì)資金和技術(shù)的投入力度

一方面，為了確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利開(kāi)展，需要定期組織檔案管理工作人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，提高管理人員的綜合素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)技能水平，并強(qiáng)化檔案管理人員的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，切實(shí)的保障檔案管理工作的機(jī)密性，確保數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作的有效落實(shí)。另一方面，對(duì)于部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，需要為管理人員提供相應(yīng)的技術(shù)支持，確保人事檔案管理工作人員能夠熟練掌握相關(guān)技術(shù)的操作方法，為人事檔案信息的錄入、調(diào)閱以及審查等方面的功能奠定有力基礎(chǔ)，并采用先進(jìn)技術(shù)針對(duì)相關(guān)故障問(wèn)題加以維修，確保硬件設(shè)備能夠充分發(fā)揮出自身價(jià)值。不僅如此，還需要在開(kāi)展人事檔案信息化管理建設(shè)的工序的過(guò)程中，為其提供一定程度的資金或者物質(zhì)支持，確保信息化建設(shè)能夠在物質(zhì)方面得到相應(yīng)的滿足，避免由于出現(xiàn)硬件或者軟件等設(shè)施出現(xiàn)欠缺情況，從而阻礙信息化建設(shè)的整體進(jìn)程。

（二）對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)予以高度的重視

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員來(lái)說(shuō)，需要充分意識(shí)到人事檔案信息化管理建設(shè)的重要作用，并加快信息化管理建設(shè)的整體進(jìn)程，充分的彰顯出信息化管理的輔助性作用，針對(duì)現(xiàn)階段信息系統(tǒng)當(dāng)中有軟件和硬件設(shè)施所帶來(lái)的差異化問(wèn)題進(jìn)行解決。不僅如此，還需要針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的具體特點(diǎn)，從而打造完善的管理工作制度，從收集、歸納、整理以及查閱等方面的工作入手，對(duì)相關(guān)信息內(nèi)容加以管理，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息管理體系逐漸呈現(xiàn)出高效化和便捷性的特點(diǎn)。與此同時(shí)，還需要針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案信息化管理建設(shè)予以高度的支持，并為其提供專(zhuān)項(xiàng)資金和資源，積極引進(jìn)先進(jìn)的軟件技術(shù)以及硬件設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上確保不同區(qū)域內(nèi)部的機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理體系能夠呈現(xiàn)出高度的一致。除此之外，還需要對(duì)檔案管理工作人員提出較高的要求，使其能夠針對(duì)相關(guān)入庫(kù)信息加以核對(duì)，保障和對(duì)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與嚴(yán)格性，針對(duì)其中所存在的問(wèn)題和不足進(jìn)行修復(fù)，保證檔案內(nèi)容的正確性與準(zhǔn)確性，并將檔案信息進(jìn)行收集和歸檔，確保信息化管理體系的系統(tǒng)性，保障電子檔案和紙質(zhì)檔案核對(duì)工作的有效落實(shí)，并確保兩方面的工作內(nèi)容能夠得到同步更新，切實(shí)的保障檔案信息的完整性、實(shí)時(shí)性以及真實(shí)性。在打造數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，通過(guò)對(duì)檔案入庫(kù)成本的合理化管控，再根據(jù)人事檔案管理部門(mén)所提出的相關(guān)規(guī)定，確保數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的有序進(jìn)行，避免對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)帶來(lái)較大的影響。

結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，為了實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，需要加大對(duì)人事檔案信息的管理力度。為了進(jìn)一步提高信息管理工作效率，切實(shí)發(fā)揮出人事檔案信息的優(yōu)勢(shì)與作用，需要加快人事檔案信息化管理建設(shè)的整體進(jìn)程，并結(jié)合實(shí)際情況解決管理階段所遇到的問(wèn)題，采取積極、有效的問(wèn)題處理辦法，保障各項(xiàng)管理制度的有效落實(shí)和順利執(zhí)行。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作人員還需要積極、主動(dòng)投入到信息化管理體系建設(shè)中，在新技術(shù)與新理念的支撐作用下，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。