文/姚建明 王軍艷 李曉敏（.石家莊市急救中心；.石家莊市婦幼保健院）

石家莊市急救中心正式成立于1997年，同時(shí)開(kāi)通“120”專線電話。成為省會(huì)唯一一家在國(guó)內(nèi)頗具影響，融指揮調(diào)度、院前急救、緊急救援、急救培訓(xùn)、特勤服務(wù)為一體的急救中心。120急救指揮中心檔案記錄了急救活動(dòng)中的文字、圖表、聲像等一系列有價(jià)值的資料，在提升急救中心業(yè)務(wù)開(kāi)展效率和質(zhì)量等方面發(fā)揮著不可替代的作用。在急救中心信息化建設(shè)管理的過(guò)程中，隨著信息管理系統(tǒng)、調(diào)度系統(tǒng)不斷升級(jí)完善，會(huì)產(chǎn)生大量與之相應(yīng)的電子檔案，如何保證檔案在信息化過(guò)程中實(shí)現(xiàn)全生命周期管理以及提高中心檔案利用率，成為檔案管理人員亟須解決的重要問(wèn)題。

一、120急救中心檔案信息構(gòu)成的主要內(nèi)容

（一）調(diào)度業(yè)務(wù)信息

急救中心調(diào)度室接到報(bào)警電話后進(jìn)行錄音，對(duì)急救調(diào)度的詳細(xì)情況做好記錄，及時(shí)對(duì)產(chǎn)生的事件進(jìn)行結(jié)果復(fù)核，在這一過(guò)程中對(duì)產(chǎn)生的電子文件做好全面歸檔；相關(guān)配合單位，如交警或者保險(xiǎn)公司接到急救中心調(diào)取詳細(xì)資料的，也要及時(shí)做好相關(guān)信息收集、記錄、登記以及歸檔。

（二）急救設(shè)備信息

急救設(shè)備信息主要包括在業(yè)務(wù)開(kāi)展方面所配備的儀器、設(shè)備以及軟件信息等方面。硬件設(shè)施方面，主要包括120急救車(chē)、電腦、打印機(jī)等設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間、詳細(xì)參數(shù)以、合同以及各類(lèi)急救藥品、器械等都需要進(jìn)行詳細(xì)記錄，并做好歸檔；軟件設(shè)施方面，包括系統(tǒng)軟件、急救系統(tǒng)、回訪系統(tǒng)等設(shè)備的信息管理。

（三）工作人員信息

涉及急救中心全部人員信息，包括不同崗位、不同職責(zé)的調(diào)度員、管理員的身份信息、所學(xué)專業(yè)、現(xiàn)有最高學(xué)歷等等，都要納入信息管理歸檔的范疇。

（四）財(cái)務(wù)管理信息

財(cái)務(wù)管理信息是急救中心在開(kāi)展急救活動(dòng)中形成的各種財(cái)務(wù)信息，是檔案信息化管理的重要組成部分，主要包括網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)情況、工資支出發(fā)放、維護(hù)保養(yǎng)設(shè)備系統(tǒng)費(fèi)用、辦公用品采購(gòu)等等，都要做好備案并歸檔。

二、急救指揮中心檔案信息化平臺(tái)內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是急救中心信息化建設(shè)的重要組成部分，通過(guò)搭建信息化建設(shè)平臺(tái)，能有效提升中心檔案管理質(zhì)量，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，最大限度地做好檔案開(kāi)發(fā)利用。按照急救中心職能進(jìn)行劃分，檔案信息化建設(shè)平臺(tái)主要有應(yīng)用、業(yè)務(wù)以及支撐三個(gè)層面的內(nèi)容，三個(gè)層面相互聯(lián)系相互促進(jìn)，共同構(gòu)成急救中心檔案信息化建設(shè)平臺(tái)的主要內(nèi)容。應(yīng)用層是由中心文檔管理、檔案查詢、圖像掃描、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案門(mén)類(lèi)、檔案分類(lèi)、全文檢索、全宗管理等應(yīng)用功能組成；業(yè)務(wù)層主要包括中心檔案工作流引擎、系統(tǒng)日志、搜索引擎、事件監(jiān)控、報(bào)表管理及定時(shí)任務(wù)等應(yīng)用功能組成；支撐層，又叫保障層，是保證該信息化平臺(tái)正常運(yùn)行的重要網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)等。

三、120急救指揮中心檔案信息化平臺(tái)功能作用

120急救中心檔案信息化建設(shè)平臺(tái)主要是按照職能定位，將信息化建設(shè)融入日常的檔案管理中，包括檔案歸檔、查閱以及管理應(yīng)用等多種功能。

（一）智能歸檔

急救中心在開(kāi)展業(yè)務(wù)的過(guò)程中產(chǎn)生了大量的電子檔案，主要集中在業(yè)務(wù)調(diào)度、設(shè)備采購(gòu)以及人員管理等方面，這些電子檔案的特點(diǎn)是數(shù)量龐大、非結(jié)構(gòu)化、種類(lèi)繁多、傳播速度快，因此，做好電子檔案的收集和歸檔是一項(xiàng)非常煩瑣的工作，在這種情況下，采用智能歸檔方式能化繁為簡(jiǎn)，提高工作效率。智能歸檔主要是通過(guò)信息化建設(shè)平臺(tái)系統(tǒng)軟件的運(yùn)用，對(duì)關(guān)鍵詞、主題、數(shù)字簽名、批量修改、檔號(hào)自動(dòng)生成等等按照類(lèi)別進(jìn)行自動(dòng)歸檔，從而實(shí)現(xiàn)智能收集歸檔。在進(jìn)行智能歸檔的過(guò)程中，需要注意的是要嚴(yán)格按照檔案收集、整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理。

（二）查閱利用

查閱功能是檔案信息化的一個(gè)重要功能，查閱功能是否高效便捷直接影響著檔案質(zhì)量利用率的高低。查閱利用系統(tǒng)包括查閱檔案、日志、借閱等相關(guān)功能。

查詢功能是檔案信息化管理系統(tǒng)最基本最常用的功能，主要通過(guò)提供瀏覽服務(wù)查詢來(lái)支持網(wǎng)絡(luò)檢索。利用關(guān)鍵詞、分類(lèi)、全文、模糊查詢等功能，迅速找到所需檔案全部資料。通過(guò)查詢?nèi)罩?，?zhǔn)確查找到檔案被借閱的時(shí)間和模式，為了提醒借閱檔案者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還檔案，還可以設(shè)置借閱提醒模式，保證檔案及時(shí)歸還。

（三）綜合管理

綜合管理是急救中心檔案信息化管理的重要組成部分，這一模塊主要包括通知公告以及常用的下載資料等等。通知公告主要發(fā)布急救中心的最新動(dòng)態(tài)，保證檔案管理的導(dǎo)向性和實(shí)效性。在常用下載模塊方面，主要提供法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及各種常用表格或信息，為廣大用戶提供便捷高效地使用信息。此外，綜合管理還為職工提供個(gè)人登錄平臺(tái)、密碼修改、查詢功能等等，為整個(gè)檔案信息化管理提供綜合服務(wù)。

（四）高效統(tǒng)計(jì)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，尤其是爆發(fā)新冠肺炎突發(fā)公共衛(wèi)生事件以來(lái)，對(duì)120急救中心的業(yè)務(wù)質(zhì)量提升提出了挑戰(zhàn)。急救中心在開(kāi)展業(yè)務(wù)的過(guò)程中，做好檔案高效精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)至關(guān)重要，一是有利于全面把握階段性業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，二是為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開(kāi)展提供有價(jià)值的參考。因此，統(tǒng)計(jì)模塊應(yīng)該包括與統(tǒng)計(jì)相關(guān)的所有子功能，實(shí)現(xiàn)檔案之間數(shù)據(jù)信息相互融通，提高檔案信息的利用價(jià)值。

四、急救指揮中心檔案信息化建設(shè)措施

（一）加強(qiáng)信息化保障

搭建完善的信息化建設(shè)平臺(tái)是急救中心檔案信息化建設(shè)的核心和重要依據(jù)。應(yīng)該充分發(fā)揮好信息化平臺(tái)聚合效益功能，指揮中心在開(kāi)展業(yè)務(wù)的過(guò)程中對(duì)產(chǎn)生的信息資源要及時(shí)存儲(chǔ)歸檔，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的信息互通和共享，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間信息的有效聯(lián)系。加強(qiáng)檔案信息化保障重點(diǎn)集中在對(duì)所需物資、資金的保障。一是結(jié)合單位實(shí)際需要，加大硬件設(shè)施的投入，包括計(jì)算機(jī)、掃描配置儀、檔案室?guī)旆康慕ㄔO(shè)等等；二是做好軟件設(shè)施的保障，提升軟件服務(wù)水平。結(jié)合業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中檔案信息化管理的需求，采購(gòu)與業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理軟件，定期對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，確保軟件在信息化建設(shè)中保障作用得到充分發(fā)揮。

（二）建立完善的信息化管理機(jī)制

檔案信息化管理是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此，將全生命周期理念貫穿其中對(duì)于建立健全檔案信息化管理機(jī)制有著至關(guān)重要的意義。從電子檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、編研，到電子檔案的利用和鑒定銷(xiāo)毀等，嚴(yán)格落實(shí)《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等業(yè)務(wù)規(guī)范細(xì)則要求，健全信息化檔案管理機(jī)制，完善中心檔案信息化管理體制，提升檔案信息化管理水平。

（三）強(qiáng)化高素質(zhì)人才的培養(yǎng)

人才是推動(dòng)單位發(fā)展的第一要素，檔案工作也不例外。在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中，需要有一批思想水平高、專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案專業(yè)人才。一是要做好人才招聘工作，通過(guò)人才引進(jìn)、公開(kāi)招聘等多種形式，吸引大批高素質(zhì)人才加入檔案工作中。二是定期開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。建立日常和專項(xiàng)培訓(xùn)制度，重點(diǎn)對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)、信息化數(shù)字技術(shù)、檔案理論等方面展開(kāi)培訓(xùn)，從根本上提升從業(yè)人員專業(yè)技能和水平。三是挖掘內(nèi)部兼職檔案員潛力。檔案工作作為各科室參與的重要工作，需要設(shè)置兼職收集員，進(jìn)而提升各科室的檔案信息化水平，最終推動(dòng)整個(gè)單位的檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

（四）高度重視信息化安全

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息安全是信息化檔案管理的重中之重。一是要強(qiáng)化信息化系統(tǒng)的建設(shè)與管理。要讓專業(yè)人員搭建路由器防火墻，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，保證第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)病毒并處理，保證檔案不被篡改和盜取。二是要做好人員管理。安排專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)管理，明確各級(jí)人員的系統(tǒng)權(quán)限，保證系統(tǒng)安全有序進(jìn)行。三是堅(jiān)決貫徹落實(shí)工作責(zé)任制。將信息化工作科學(xué)分解落實(shí)到人，從而降低操作風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息安全。