郭秋菊

（山東省濟寧市汶上縣次邱鎮(zhèn)人民政府，山東 濟寧 272504）

引言

隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位最大的變化就是檔案數(shù)量的驟增。檔案是傳達信息的重要媒介，在單位組織結(jié)構(gòu)中具有十分重要的影響。從當(dāng)前發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位的檔案管理工作成為衡量事業(yè)單位工作效率和實際運轉(zhuǎn)效果的重要指標(biāo)，尤其是對于部分具有高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位而言，檔案管理的信息化建設(shè)工作不僅要保存具有珍貴價值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內(nèi)容。為此，事業(yè)單位在實際發(fā)展中要重視檔案管理工作的信息化建設(shè)，切實提升事業(yè)單位的檔案管理能力和管理水平，從而實現(xiàn)事業(yè)單位的未來可持續(xù)發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）工作人員配備缺乏連續(xù)性

在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術(shù)，但多是停留在淺層次的“更新計算機設(shè)備、軟件層面”。如今隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復(fù)雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應(yīng)用了很多先進的信息化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用價值發(fā)揮帶來了嚴(yán)重的限制影響。

（二）檔案管理工作體制相對弱化

隨著全面深化改革的不斷推進，事業(yè)單位所擁有的自主權(quán)在不斷擴大，一些事業(yè)單位能夠決定自身內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)立和取消，還能協(xié)調(diào)解決人員編制問題。一些事業(yè)單位來說對檔案管理工作重視不夠，把專門負責(zé)檔案管理的工作人員調(diào)到其他部門，負責(zé)別的工作；還有一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作投入的精力不夠，重視和關(guān)心不足，很多單位在進行改制時忽略了檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理部門人員缺失，專職變成了兼職，部門職位空置，正常的調(diào)檔、借檔、查閱資料都不能很好地完成。檔案管理工作體制相對的化，在一定程度上妨礙了檔案工作的正常運行。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

（一）大數(shù)據(jù)意識缺失

目前事業(yè)單位檔案管理人員的工作理念較為傳統(tǒng)，檔案管理信息化意識不強，信息技術(shù)水平落后，檔案管理人員不能有效應(yīng)對大數(shù)據(jù)集成時代的檔案運轉(zhuǎn)方式，大數(shù)據(jù)技術(shù)作用發(fā)揮不明顯。

（二）檔案應(yīng)用性較低

大數(shù)據(jù)時代需要以有效的方式進行檔案數(shù)據(jù)信息的檢索，將現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而提高檔案管理工作的效率。目前事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)應(yīng)用不足，檔案的實用價值未能充分的體現(xiàn)，檔案系統(tǒng)開發(fā)的難度大，嚴(yán)重影響檔案管理的質(zhì)量。

（三）檔案保密性較差

事業(yè)單位檔案管理過程中面臨著嚴(yán)重的安全隱患，一些檔案管理操作方式導(dǎo)致檔案面臨著較高風(fēng)險。例如，檔案管理人員處理檔案的方式隨意，檔案部門缺乏相對的檔案運轉(zhuǎn)環(huán)境，開放的檔案運轉(zhuǎn)空間使得事業(yè)單位的檔案容易遭到各種風(fēng)險因素的入侵。

三、大數(shù)據(jù)背景下提升事業(yè)單位檔案管理效率的策略

（一）提高事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

事業(yè)單位通過加強檔案管理信息化建設(shè)，一方面能夠降低檔案存儲管理的成本，保障檔案信息資料存儲的長久性與安全性。另一方面，還能夠提高檔案管理的效率，使得檔案質(zhì)量更便于檢索查詢，提升檔案質(zhì)量的利效率，充分發(fā)揮檔案資料的作用價值，為事業(yè)單位發(fā)展決策提供更好的信息支撐。

（二）建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)

從當(dāng)前發(fā)展形勢來看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然處于初級建設(shè)階段，領(lǐng)導(dǎo)能對檔案管理的相關(guān)工作予以足夠的重視，但是實際改革效果不明顯，仍然存在各種實質(zhì)性的問題。為了有效改善當(dāng)前這種工作現(xiàn)狀，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從信息化建設(shè)的角度實現(xiàn)創(chuàng)新，推行統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)規(guī)范化的制度與體系。從現(xiàn)有事業(yè)單位的發(fā)展形勢來看，地方政府和有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)建設(shè)更加完善的檔案管理制度，推行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以此來實現(xiàn)信息化建設(shè)對事業(yè)單位的實質(zhì)性影響。就事業(yè)單位的檔案管理錄入方式、文字標(biāo)識和格式等進行具體規(guī)定，從而為事業(yè)單位的高效性信息檢索做好充分的準(zhǔn)備。

（三）提高行政事業(yè)單位檔案管理人員綜合素養(yǎng)

行政事業(yè)單位檔案管理人員的能力素質(zhì)高低會直接影響行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享，因此必須加強對行政事業(yè)單位檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進一步提升行政事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地適應(yīng)行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與資源共享的實際需求。一是要開展定期培訓(xùn)。定期針對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，進一步提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平，有助于更好地開展檔案信息化建設(shè)；二是要加強行政事業(yè)單位檔案管理人員的素養(yǎng)培育。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)是一項較為系統(tǒng)復(fù)雜的過程，需要相關(guān)管理人員充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的作用價值，同時了解在推動檔案管理信息化建設(shè)的過程中，依然存在的一些問題，并結(jié)合這些問題，提出一些針對性的應(yīng)對策略，最終有效推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。