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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時代文書檔案管理工作

        2021-11-27 01:45:07汪洋
        魅力中國 2021年9期

        汪洋

        (青島市不動產(chǎn)登記中心,山東 青島 266000)

        引言

        文書檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)一項十分重要的基礎(chǔ)工作。隨著整個社會“互聯(lián)網(wǎng)+”進程的明顯加快,企業(yè)單位的文書檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進地創(chuàng)新發(fā)展。以便在有效優(yōu)化企業(yè)檔案管理質(zhì)量的同時,輔助與推動企業(yè)單位的其他工作的順利進行。

        一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下企業(yè)文書檔案管理存在的問題

        (一)對文書檔案管理的思想認識不足

        據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示,企業(yè)很多的職工對文書檔案管理非常陌生,只是大致的聽說過。許多企業(yè)并沒有將工作檔案管理納入到管理體系中,這就使得相關(guān)的檔案管理人員對自身的管理工作認識不足,認為檔案管理并不能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟價值,只要不存在大問題就行。在錯誤思想的認識下,產(chǎn)生了各種不良反應(yīng),如,檔案管理者晉職難度大、薪資低,工作人員工作熱情不高,硬軟件設(shè)備的投入不足等等。

        (二)缺乏專業(yè)性的管理人才

        在單位里,檔案管理工作并不是主要的工作,因此往往不會或很少安排專業(yè)管理人才。在實際工作中,大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、檔案管理要求以及檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)不了解,檔案收集意識淡薄,且大多數(shù)檔案人員往往身兼數(shù)職,對檔案工作的精力投入不足,日常檔案管理工作中多數(shù)情況僅是將所謂檔案材料歸入檔案盒,在梳理、歸納、分類、紀實等方面嚴重欠缺,在很大程度上影響了一個企業(yè)的檔案管理水平,也就更加難以在信息化建設(shè)上發(fā)揮力量,推進工作。

        二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下提高企業(yè)文書檔案管理水平的措施

        (一)構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫,提升檔案資源利用率

        從現(xiàn)在文書檔案管理工作落實不到位的現(xiàn)狀,加強文書檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè),構(gòu)建系統(tǒng)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,是互聯(lián)網(wǎng)時代下提高文書檔案管理水平和利用率的有效手段。各可以使用傳統(tǒng)的載體文字圖像識別技術(shù)等各種技術(shù)措施,提升文書檔案數(shù)字化水平,并推進數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。要建設(shè)專業(yè)水平一直過硬的檔案管理團隊,完善硬件設(shè)備;同時,還要做好文書檔案各種資料的統(tǒng)籌規(guī)劃,在轉(zhuǎn)檔、存檔等等一系列環(huán)節(jié)都要嚴格按照標準要求進行,確保文書檔案的規(guī)范化管理,將文書檔案的價值體現(xiàn)出來,提升檔案資源利用率。

        (二)培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)管理方面的專業(yè)人才

        對于提升檔案管理工作的效率而言,培養(yǎng)專業(yè)人士是有效的措施之一。具體做法如下 :應(yīng)該重視檔案管理人員的工資水平不能過低。否則無法吸引到更多優(yōu)秀的人才。其次,在資金分配上,應(yīng)多傾向于檔案管理部門,在資金充足的情況下,才可以進行檔案信息化建設(shè)管理體系,使得管理人員在新型的管理模式和設(shè)施下發(fā)揮作用。最后,還應(yīng)該重視員工的綜合素質(zhì)和能力,提升其管理能力和工作能力,使其擁有正確的工作態(tài)度,更好地為管理檔案工作服務(wù)。比如常見的培訓(xùn)方式可以提升管理人員的計算機水平和信息化水平,現(xiàn)代化存儲系統(tǒng),搭建新型檔案管理體系等等。

        (三)加強檔案存放環(huán)境設(shè)施完善

        利用信息技術(shù)手段,提升檔案檢索、編目的質(zhì)責(zé)和效率,及時更新數(shù)據(jù)信息,不斷優(yōu)化檢索工具。配備檔案管理必備的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等辦公室設(shè)備,和空調(diào)、去濕機、溫濕度計、鐵質(zhì)檔案柜等硬件設(shè)備。設(shè)立標準合格的檔案室,嚴格執(zhí)行檔案專人保管,集中歸檔,各類軟環(huán)境更新及時到位。

        (四)構(gòu)建文書檔案信息數(shù)據(jù)庫,提升檔案資源利用率

        從現(xiàn)在企業(yè)文書檔案管理工作落實不到位的現(xiàn)狀,加強文書檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè),構(gòu)建系統(tǒng)、完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫,是互聯(lián)網(wǎng)時代下提高企業(yè)文書檔案管理水平和利用率的有效手段。各企業(yè)可以使用傳統(tǒng)的載體文字圖像識別技術(shù)等各種技術(shù)措施,提升文書檔案數(shù)字化水平,并推進數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。企業(yè)要建設(shè)專業(yè)水平一直過硬的檔案管理團隊,完善硬件設(shè)備;同時,還要做好文書檔案各種資料的統(tǒng)籌規(guī)劃,在轉(zhuǎn)檔、存檔等等一系列環(huán)節(jié)都要嚴格按照標準要求進行,確保文書檔案的規(guī)范化管理,將文書檔案的價值體現(xiàn)出來,提升檔案資源利用率。

        (五)完善檔案管理工作系統(tǒng)

        對于促進檔案管理體系逐漸信息化而言,不斷地完善檔案管理工作系統(tǒng)是極為有必要的。具體來說,首先應(yīng)該重視硬件設(shè)施的完善,使檔案管理工作逐漸信息化。這就要求每一個工作人員都擰成一股繩,將新型的計算機系統(tǒng)安置在檔案室,利用最先進的技術(shù)搭建存儲和查找平臺,將所有的檔案分類管理,旨在提升檔案管理效率。其次,建立新型的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫,不斷地提升管理人員的專業(yè)水平。

        結(jié)語

        總之,在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下,使企業(yè)的文書檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,涌現(xiàn)出的各種新技術(shù)、新思想能夠更好地為文書檔案管理工作服務(wù);同時,對人才的需求、技術(shù)要求等各方面要求也隨之提高。這就需要企業(yè)緊跟時代發(fā)展趨勢,不斷地更新自身的管理思想和手段,構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫,提升檔案資源利用率;最后,還要加大對檔案管理者的培訓(xùn)教育力度,提高他們的整體素質(zhì)水平,更好地做好文書檔案管理工作,為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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