文/王延田（鄒平市好生街道辦事處）

近年來，隨著我國城鎮(zhèn)化進程持續(xù)加快，街道辦事處的銜接作用日趨突出，繼而使相關部門及單位對街道辦事處檔案管理工作提出了全新的要求及標準。需認識到的是，街道辦事處檔案管理工作不同于其他部門的檔案管理工作，其檔案資料內(nèi)容普遍是對以往工作的經(jīng)驗總結，這意味著做好街道辦事處檔案管理工作，有助于前段工作的追溯，并為后期相關工作提供有效信息支持[1]。與此同時，即便近些年我國各地區(qū)街道辦事處的規(guī)模持續(xù)擴大，檔案管理水平得到一定程度的提升，但是在具體管理期間仍存在較多的問題亟待解決，例如：基礎設施匱乏、管理機制不夠健全、管理人員素質(zhì)參差不齊等，這些問題會在不同程度上影響街道辦事處檔案管理的工作成效。因此，從街道辦事處檔案管理工作的科學化及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“實現(xiàn)街道檔案管理科學化的有效措施”進行分析研究具有重要意義。

一、街道辦事處檔案管理科學化的必要性

檔案管理是街道辦事處的一項基礎性工作，且為街道辦事處行政管理工作的主要組成部分。街道辦事處的檔案資源能夠真實反映居民的日常生活情況，還能為街道居民合法維護自身權益提供有力憑證。因此，做好街道辦事處的檔案管理科學化工作至關重要[2]。街道辦事處檔案管理科學化工作，能夠確保檔案資料得到規(guī)范妥善的存儲、管理、利用，有助于加快城市精神文明的建設進程。此外，街道辦事處檔案管理科學化，能夠使街道各項管理機制得到有效完善，使檔案資源的應用效率提升，使街道工作深化改革進程得到有效推進。由此可見，無論是從城市管理發(fā)展層面考慮，還是從街道辦事處整體工作科學化及質(zhì)量提升層面考慮，開展街道辦事處檔案管理科學化工作均顯得非常有必要。

二、街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀問題分析

近些年來，國內(nèi)大部分地區(qū)街道辦事處相關工作人員能夠認識到檔案管理科學化工作開展的重要意義，但在實際工作開展期間，仍存在一些有待解決的問題。

（一）基礎設施匱乏

街道辦事處不同于其他部門，普遍存在資金緊張的問題，各級部門對街道辦事處檔案管理工作的重視程度有待提升，檔案管理的工作條件環(huán)境相對簡陋，配置的基礎設施明顯不足，比如所需計算機或檔案柜不足等。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，以往簡單的檔案管理設備已難以滿足當下社會對街道辦檔案管理工作的要求，不及時更新檔案管理的基礎設施，會影響街道辦事處檔案管理工作效率及質(zhì)量，難以充分發(fā)揮檔案資源的利用價值。

（二）管理機制不夠健全

目前普遍存在管理人人員對檔案管理工作認知有偏差，重視程度不足，使檔案信息搜集、整理、歸納等環(huán)節(jié)缺乏相應的管理機制，難以規(guī)范人員的管理行為，使街道辦事處檔案管理工作流于形式，難以取得顯著的管理成效。街道辦事處檔案管理部門內(nèi)部結構相對松散，相關工作人員的職責及任務劃分不夠清晰、明確，易出現(xiàn)各種管理失誤問題，致使檔案資源的利用率受到影響。

（三）管理人員素質(zhì)水平有待提高

街道辦事處檔案管理工作有一定的復雜性、專業(yè)性及特殊性，檔案管理崗位對管理人員綜合素質(zhì)及工作能力的要求相對嚴格。同時，街道辦事處檔案管理工作難以憑一己之力完成相關管理任務，需組建復合型的檔案管理人才隊伍，否則難以保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量。需注意的是，受街道辦事處自身對檔案管理工作重視程度的影響，檔案管理崗位的薪資待遇標準相對滯后[3]。此外，街道辦事處檔案管理人員招聘通常采取面向全社會進行公開招聘的方式，但易增加檔案管理崗位從業(yè)人員的流動性，崗位人員的穩(wěn)定不足，加上檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，街道辦事處檔案管理工作的質(zhì)量難以得到有效保證。

三、實現(xiàn)街道檔案管理科學化的有效措施

（一）更新檔案管理理念

創(chuàng)新管理理念是實現(xiàn)街道辦事處檔案管理科學化的前提條件，在實際管理工作中，街道辦事處需樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，逐步改變以往“重藏輕用”的管理理念，融入創(chuàng)新理念，使檔案管理模式向社會化、網(wǎng)絡化方向轉變[4]。具體而言，需做好檔案信息的整理工作，形成系統(tǒng)性的檔案信息資料，并充分發(fā)揮檔案信息的作用，將檔案信息的應用價值充分體現(xiàn)出來。要滿足社會大眾對檔案使用需求，重視檔案信息的加工處理，從根源上認識到提高檔案資源利用率的重要意義，在提高檔案管理效率的基礎上，進一步提高檔案資源的利用價值。

（二）健全檔案管理機制

為了提升街道辦事處檔案管理的工作效率，需以檔案管理的總體流程為切入點，搭建切實可行、規(guī)范健全的檔案管理機制。具體而言，需做好街道辦事處檔案信息的搜集工作，強化檔案管理部門與其他部門之間的深度聯(lián)系，確保彼此之間相互配合的有效性，并明確劃分檔案資源的搜集流程范圍，必要時引進合理科學的獎懲機制，規(guī)范約束檔案工作人員的行為。與此同時，需持續(xù)細化街道辦事處內(nèi)部檔案管理人員的工作職責及任務，引領檔案管理人員了解自身崗位所承擔的責任，有效規(guī)避檔案管理問題的發(fā)生，進而達到全面系統(tǒng)管理檔案資源的目標。要確保檔案材料的歸檔、處理工作節(jié)奏一致，保證街道辦事處各項工作與檔案管理之間有效銜接，促進街道辦事處各項工作科學化水平及質(zhì)量的協(xié)同提升。此外，要對街道檔案管理工作體系加以完善，明確責任分工。加強與上級區(qū)政府、社區(qū)、駐街單位的密切聯(lián)系，建立良好的信息互動機制，使各部門在街道檔案管理工作中發(fā)揮出自身的職能作用，為街道檔案管理科學化提供充分有效的保障支持。

（三）創(chuàng)新檔案服務方式

在實際管理過程中，街道辦事處要改變原有的檔案管理服務模式，融入創(chuàng)新意識，遵循為人民服務的基本理念，拉近與街道居民之間的距離，除涉及相關機密信息、需特殊管理的部分檔案信息外，均推行資源數(shù)據(jù)共享的服務機制[5]。要立足街道居民的共同需求，向街道居民提供有針對性的查詢服務，提升街道辦事處檔案管理的專業(yè)化及科學化水平，突出街道檔案管理工作的區(qū)域特色。街道辦事處還需合理規(guī)劃、科學利用對外公開的檔案信息，招募思想政治素養(yǎng)過硬、具備檔案管理經(jīng)驗的專業(yè)人才，組建完善的志愿者服務團隊，以此減輕街道辦檔案管理工作的壓力。對于新時代的街道檔案管理，有必要構建健全的服務反饋機制，使檔案管理部門的服務意識得到有效提升，對各方意見或建議廣泛聽取并采納，以街道居民的檔案使用需求，對檔案服務路徑進行合理拓寬，形成專業(yè)化、科學化的檔案服務工作渠道，使街道檔案管理工作的有效性及科學性得到全面提升。

四、提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員肩負著管理街道辦事處檔案資源的主要職責，在提升檔案管理人員素質(zhì)的基礎上，才能夠提升街道辦事處檔案管理工作的效率。因此，針對在崗的檔案管理人員，街道辦事處可通過定期組織講座、聘請專家前來展開培訓活動等方法，使檔案管理工作人員的能力得到有效提高。

另一方面，對于新晉的檔案管理人員，側重考核檔案管理專業(yè)水平，比如是否具備檔案管理實踐能力、現(xiàn)代化信息技術使用能力是否達標等，通過崗前培訓，使新晉檔案管理人員能夠充分掌握檔案管理現(xiàn)代化技術，比如防火墻技術、安全密鑰技術、檔案信息系統(tǒng)管理技術等，使新晉檔案管理人員的檔案管理技術能力得到有效提升[6]。此外，街道辦事處還需加強對檔案管理人員的思想政治教育，注意規(guī)避裙帶關系，并適當提升街道辦事處檔案管理人員的薪資待遇，激發(fā)檔案管理人員的責任，從而使街道辦事處檔案管理工作效率及質(zhì)量得到全面提升。

五、結語

綜上所述，街道辦事處檔案管理科學化工作至關重要，但仍存在一些有待解決的問題。因此，有必要及時轉變檔案管理理念，健全檔案管理機制，并創(chuàng)新檔案服務方式，進一步提高檔案管理人員素質(zhì)水平，以此使街道辦事處檔案管理科學化工作目標得到有效實現(xiàn)，并促進街道辦事處檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。

相關鏈接

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。