文/周龍飛（東南大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）

作為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)中的基礎(chǔ)活動(dòng)，采購(gòu)工作占據(jù)重要的地位，直接影響企業(yè)后續(xù)業(yè)務(wù)的開(kāi)展。但在日常管理活動(dòng)中，采購(gòu)管理仍存在許多不足，主要表現(xiàn)在質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，采購(gòu)費(fèi)用超出預(yù)算，產(chǎn)品供需不匹配等狀況。為改善現(xiàn)狀，同時(shí)減輕采購(gòu)工作人員的壓力，企業(yè)有必要引入數(shù)字化技術(shù)，建立數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)，提高采購(gòu)工作的效率和水平，降低成本，進(jìn)而提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率和競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

一、數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）采購(gòu)數(shù)字化程度有待提高

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，許多企業(yè)都意識(shí)到了數(shù)字化技術(shù)帶來(lái)的巨大價(jià)值，積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)。但總體來(lái)說(shuō)，目前我國(guó)企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)程度仍然不高。一方面，企業(yè)在采購(gòu)數(shù)字化建設(shè)方面投入較少，數(shù)字化技術(shù)未得到廣泛應(yīng)用。盡管目前已有許多企業(yè)在數(shù)字化技術(shù)方面進(jìn)行了廣泛的應(yīng)用，并取得了行業(yè)的相對(duì)優(yōu)勢(shì)，為其他企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)方面提供了清晰的思路，但在實(shí)際工作中，由于成本、研發(fā)周期、思想觀念等原因，仍有許多企業(yè)仍未利用數(shù)字化技術(shù)來(lái)提升更新采購(gòu)水平，無(wú)形中提高了企業(yè)的運(yùn)行成本，弱化了企業(yè)的運(yùn)行效率和核心競(jìng)爭(zhēng)力。另一方面，企業(yè)在采購(gòu)數(shù)字化建設(shè)方面缺少科學(xué)有效的方法。科學(xué)合理的采購(gòu)流程是利用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化采購(gòu)工作的前提[1]。在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，主要流程設(shè)計(jì)還是傳統(tǒng)的工作流程和人工采購(gòu)模式，并利用內(nèi)部控制制度來(lái)防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。這種數(shù)字化建設(shè)流程缺乏創(chuàng)新性，難以發(fā)揮出數(shù)字化采購(gòu)真正的優(yōu)勢(shì)，無(wú)法真正有效地提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本、管控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。在這方面，企業(yè)應(yīng)積極尋求外部幫助，由專(zhuān)業(yè)的咨詢(xún)公司提供解決方案或?qū)W習(xí)其他公司的案例。

（二）系統(tǒng)功能單一

受制于企業(yè)的發(fā)展階段和規(guī)模大小，不同企業(yè)在數(shù)字化采購(gòu)建設(shè)方面投入的資金、人力不一，因而數(shù)字化系統(tǒng)的整體水平和功能也各有差異?？傮w來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用仍較少，采購(gòu)管理系統(tǒng)的功能偏少，難以滿(mǎn)足采購(gòu)人員業(yè)務(wù)開(kāi)展的實(shí)際需要。采購(gòu)工作涉及企業(yè)的多個(gè)部門(mén)和外部供應(yīng)商，現(xiàn)有的采購(gòu)管理系統(tǒng)中，盡管增加了價(jià)格對(duì)比、價(jià)格預(yù)測(cè)的功能，但是由于數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)量較少，信息更新緩慢等因素，導(dǎo)致系統(tǒng)提供的參考價(jià)格不具實(shí)用性，難以被采購(gòu)人員采納使用[2]。此外，不同企業(yè)的需求也不盡相同，除了一些通用的價(jià)格對(duì)比、供應(yīng)商管理等功能外，還需要根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)自身需求開(kāi)發(fā)特定功能。

（三）采購(gòu)管理人員的操作能力差

隨著企業(yè)數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)研發(fā)的深入和功能的擴(kuò)張，對(duì)采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。數(shù)字化采購(gòu)是一門(mén)綜合學(xué)科，專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，要求采購(gòu)人員具有扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)。然而根據(jù)一項(xiàng)調(diào)查結(jié)果顯示，企業(yè)的采購(gòu)工作人員中，有相當(dāng)多的員工對(duì)信息技術(shù)系統(tǒng)比較陌生，不太了解，只掌握基本的操作[3]。對(duì)一些更復(fù)雜的功能，例如數(shù)據(jù)的調(diào)取和分析，供應(yīng)商的管理和協(xié)調(diào)等沒(méi)有熟練掌握。

許多企業(yè)只重視新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，而忽略了員工的培訓(xùn)教育，導(dǎo)致數(shù)字化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分體現(xiàn)出來(lái)，不能真正地降低企業(yè)的運(yùn)行成本并帶來(lái)效益。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層看不到數(shù)字化技術(shù)帶來(lái)的利潤(rùn)和價(jià)值，對(duì)其重視程度可能會(huì)進(jìn)一步降低，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看不利于采購(gòu)部門(mén)數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)。

二、企業(yè)采購(gòu)管理中數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值

（一）有利于降低成本

據(jù)2016年的麥肯錫報(bào)告顯示，數(shù)字化采購(gòu)不僅可以為企業(yè)節(jié)省大量成本，還可以減少企業(yè)在采購(gòu)上花費(fèi)的時(shí)間，以及價(jià)值損耗[4]。企業(yè)原材料費(fèi)用通常在產(chǎn)品成本中占較高比例，如果可以適當(dāng)降低采購(gòu)費(fèi)用，將會(huì)帶來(lái)可觀的利潤(rùn)增長(zhǎng)。利用數(shù)字化技術(shù)，企業(yè)可以更全面地收集、處理和分析各類(lèi)數(shù)據(jù)，整合相關(guān)資源，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化采購(gòu)，降低協(xié)商成本，減少采購(gòu)人員在信息收集、交換上花費(fèi)的時(shí)間[5]。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)還可以持續(xù)監(jiān)視外部市場(chǎng)和企業(yè)內(nèi)部需求的變化，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)應(yīng)對(duì)、修改采購(gòu)計(jì)劃，避免采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，縮減采購(gòu)周期，對(duì)采購(gòu)工作全流程進(jìn)行成本控制。對(duì)于一些資金有限和成本敏感的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō)，數(shù)字化采購(gòu)將是一大發(fā)展助力。

（二）提高響應(yīng)速度

除了能夠降低采購(gòu)成本、生產(chǎn)成本顯性成本外，數(shù)字化技術(shù)還可以降低隱形的“時(shí)間成本”。由于時(shí)間具有稀缺、不可替代的特點(diǎn)，決定了它對(duì)生產(chǎn)制造型企業(yè)的特殊重要性[6]。在采購(gòu)工作和供應(yīng)鏈管理中，數(shù)字化技術(shù)可以幫助采購(gòu)人員快速收集、交換物資信息，了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)，提高反應(yīng)速度，做出最優(yōu)決策，避免了傳統(tǒng)采購(gòu)模式下信息滯后和信息不對(duì)稱(chēng)的問(wèn)題。尤其是新冠疫情暴發(fā)以來(lái)，人員流通不暢，信息交互不及時(shí)，企業(yè)的生產(chǎn)流通受到了極大的影響。傳統(tǒng)的采購(gòu)模式弊端凸顯，許多企業(yè)這才意識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)。此外，數(shù)字化技術(shù)還可以根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分析，預(yù)測(cè)未來(lái)物資價(jià)格變化和物資供應(yīng)等情況。利用這些數(shù)據(jù)，采購(gòu)人員可以預(yù)先對(duì)未來(lái)做出判斷，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，提高企業(yè)的響應(yīng)速度，使企業(yè)在復(fù)雜多變的環(huán)境中及時(shí)做出正確的判斷。

（三）提高工作效率

在以往的采購(gòu)工作中，從早期的編制采購(gòu)方案，采購(gòu)各種物資，核對(duì)數(shù)量，檢查質(zhì)量，再到最后的財(cái)務(wù)結(jié)算，整個(gè)流程需要花費(fèi)很多的時(shí)間。采購(gòu)周期越長(zhǎng)，花費(fèi)的成本就越高，出錯(cuò)的可能性也越高，企業(yè)的運(yùn)行效率就越低，運(yùn)行成本也在增加。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，縮減了采購(gòu)流程，大大降低了所需的時(shí)間。例如，以前需要采購(gòu)人員提前詢(xún)問(wèn)不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并進(jìn)行質(zhì)量檢查，企業(yè)和供應(yīng)商之間的信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題難以消除，從而使采購(gòu)人員難以選擇到可靠的供應(yīng)商，采購(gòu)效率低下。在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)之后，通過(guò)搭建一個(gè)完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)工作流程進(jìn)行重新梳理，將供應(yīng)商、財(cái)務(wù)以及各種資源整合起來(lái)，并對(duì)采購(gòu)、運(yùn)輸、庫(kù)存等過(guò)程進(jìn)行管理。建立物資信息跟蹤平臺(tái)，及時(shí)獲取市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)，保證獲得穩(wěn)定和優(yōu)質(zhì)的物資，使物資來(lái)源更及時(shí)、穩(wěn)定，采購(gòu)計(jì)劃更具時(shí)效性，提升物資管理水平。全流程公開(kāi)、透明、迅速，為采購(gòu)人員的決策提供有力的支撐。企業(yè)可以快速獲得市場(chǎng)上各類(lèi)物資的信息，信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題得以消除，采購(gòu)周期縮短，采購(gòu)人員的壓力降低，有助于采購(gòu)人員選擇合適可靠的供應(yīng)商，降低成本，提高采購(gòu)效率。降低了采購(gòu)過(guò)程中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，進(jìn)而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

（四）采購(gòu)管理更加規(guī)范化

對(duì)于許多中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于其處于初級(jí)發(fā)展階段，人員較少，管理制度不規(guī)范，內(nèi)部權(quán)責(zé)不清，采購(gòu)行為存在諸多不規(guī)范之處，這極大地制約了企業(yè)的發(fā)展壯大。采用數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)和應(yīng)用集中采購(gòu)平臺(tái)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，對(duì)采購(gòu)管理制度進(jìn)行修改和完善，確保制度的合法、合規(guī)和可操作。按照制度對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行重新梳理和規(guī)范，組織采購(gòu)活動(dòng)的具體示范，對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保采購(gòu)人員按照采購(gòu)管理制度開(kāi)展業(yè)務(wù)，使采購(gòu)流程透明、高效。通過(guò)數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)，采購(gòu)全流程可監(jiān)督、追溯，減去一些不必要的流程，使采購(gòu)人員按照制度購(gòu)買(mǎi)物資，采購(gòu)計(jì)劃更加科學(xué)，采購(gòu)流程更加完善，降低了采購(gòu)工作中可能發(fā)生的腐敗風(fēng)險(xiǎn)，有助于企業(yè)的規(guī)范發(fā)展。

三、加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)管理數(shù)字化的建議

（一）改變傳統(tǒng)思想，加大資金投入

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是國(guó)家近些年重點(diǎn)發(fā)展的政策之一，也是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。互聯(lián)網(wǎng)給我們的生活帶來(lái)了巨大的改變，采購(gòu)方式也發(fā)生了巨大的變革。采購(gòu)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要一環(huán)，數(shù)字化采購(gòu)是采購(gòu)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。同時(shí)受疫情影響，許多企業(yè)也不得不向線(xiàn)上轉(zhuǎn)型，建設(shè)更加靈活、多樣的數(shù)字化供應(yīng)鏈。然而，數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要一定的資金和時(shí)間投入。企業(yè)負(fù)責(zé)人首先必須給予足夠的重視，意識(shí)到數(shù)字化采購(gòu)給企業(yè)帶來(lái)的巨大價(jià)值，然后，從物質(zhì)和資金層面提供相應(yīng)的保障。要建立長(zhǎng)效投入機(jī)制，在前期數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)方面，需要企業(yè)的大力支持，新系統(tǒng)建設(shè)不是一蹴而就的，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和資金，企業(yè)需結(jié)合自身需求，建設(shè)符合自身發(fā)展需要的數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)和數(shù)字化供應(yīng)鏈。其次，在建設(shè)好數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)之后，系統(tǒng)可能會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，企業(yè)需持續(xù)運(yùn)營(yíng)升級(jí)維護(hù)該系統(tǒng)，因?yàn)榭萍荚诓粩喟l(fā)展，技術(shù)在持續(xù)升級(jí)，各種新需求不斷出現(xiàn)，這就要求企業(yè)提高專(zhuān)項(xiàng)的資金支持。以企業(yè)常用的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)為例，短則數(shù)月，長(zhǎng)則一兩年，就要進(jìn)行一次系統(tǒng)升級(jí)，例如優(yōu)化用戶(hù)界面、增加數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量等[7]。因此，企業(yè)負(fù)責(zé)人需要改變管理思路，意識(shí)到數(shù)字化采購(gòu)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益，營(yíng)造良好的企業(yè)采購(gòu)氛圍，利用先進(jìn)的技術(shù)，及時(shí)準(zhǔn)確地收集所需的信息，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效益的提高。

（二）重視新功能開(kāi)發(fā)，發(fā)揮數(shù)字化優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)階段許多企業(yè)都意識(shí)到了數(shù)字化帶來(lái)的巨大收益，在數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)建設(shè)方面提供了資金和人力支持，初步建成了數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)并投入使用。但仍存在許多問(wèn)題，例如功能還比較單一，界面有待優(yōu)化等。多數(shù)情況下只能滿(mǎn)足一些簡(jiǎn)單的物資編輯、價(jià)格對(duì)比等工作，采購(gòu)工作涉及企業(yè)內(nèi)外部的多個(gè)參與方，并且是動(dòng)態(tài)的，需要根據(jù)內(nèi)外部條件變化進(jìn)行調(diào)整，這顯然無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)中采購(gòu)工作開(kāi)展的需要。數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)合型、綜合性的任務(wù)，具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。要考慮到采購(gòu)工作的業(yè)務(wù)需要，進(jìn)行重點(diǎn)系統(tǒng)功能研發(fā)，不斷拓展新功能。例如，有些物資的市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)大，那么在系統(tǒng)功能研發(fā)時(shí)可以增加歷史價(jià)格統(tǒng)計(jì)和未來(lái)價(jià)格預(yù)測(cè)等功能。有了這些數(shù)據(jù)，采購(gòu)人員就可以在價(jià)格較低時(shí)購(gòu)買(mǎi)物資，幫助企業(yè)節(jié)約成本。另外，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，少則有幾十家合作供應(yīng)商，多則有幾百甚至上千家合作供應(yīng)商，對(duì)這些供應(yīng)商的管理也是企業(yè)面臨的一大難題。企業(yè)需要不斷地調(diào)整其合作供應(yīng)商，有些供應(yīng)商因價(jià)格、質(zhì)量等因素要終止合作，另外還要開(kāi)拓一批新的供應(yīng)商。在系統(tǒng)功能研發(fā)時(shí)增加供應(yīng)商評(píng)級(jí)等功能，對(duì)不同的供應(yīng)商給予評(píng)級(jí)，當(dāng)評(píng)級(jí)較差時(shí)系統(tǒng)需要給出提醒，采購(gòu)人員考慮是否與其終止合作。在納入新的供應(yīng)商時(shí)，系統(tǒng)要綜合價(jià)格、生產(chǎn)能力、質(zhì)量等因素給予參考意見(jiàn)，采購(gòu)人員據(jù)此考慮是否將其納入合作供應(yīng)商。除此之外，還有許多其他新功能，企業(yè)需結(jié)合自身工作需要進(jìn)行重點(diǎn)研發(fā)。

（三）重視人力資本，提高人員綜合素質(zhì)

在企業(yè)積極開(kāi)展數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)候，也要逐步提高采購(gòu)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。如果采購(gòu)人員不懂?dāng)?shù)字化技術(shù)，即使有了專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)，也不能發(fā)揮出其真正價(jià)值。新時(shí)代的采購(gòu)人員要具備綜合能力，不僅要掌握采購(gòu)詢(xún)價(jià)議價(jià)、采購(gòu)合同編制、供應(yīng)商管理等專(zhuān)業(yè)技能，還要熟練掌握行業(yè)有關(guān)的信息技術(shù)。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速和數(shù)字化采購(gòu)平臺(tái)的推廣使用，不懂?dāng)?shù)字技術(shù)、不會(huì)使用信息系統(tǒng)且不愿學(xué)習(xí)的人將會(huì)被時(shí)代拋棄。因此，企業(yè)的人力資源部門(mén)，應(yīng)當(dāng)順應(yīng)數(shù)字化技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，針對(duì)采購(gòu)人員開(kāi)展技能培訓(xùn)，逐漸提高采購(gòu)管理人員的信息技術(shù)操作能力。例如常見(jiàn)的ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)，其中包含了企業(yè)的人力、財(cái)力、物力、供應(yīng)商、產(chǎn)業(yè)鏈等許多內(nèi)容，是企業(yè)發(fā)展的重要管理平臺(tái)之一，也是企業(yè)數(shù)字化建設(shè)的重要一環(huán)。采購(gòu)人員應(yīng)熟悉界面，掌握操作技巧。此外，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高自身專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，使自己成為一名合格的采購(gòu)人員。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，為了提高企業(yè)的采購(gòu)管理水平，數(shù)字化是重要的一環(huán)。但數(shù)字化是一門(mén)綜合學(xué)科，需要結(jié)合行業(yè)需求和信息技術(shù)才能發(fā)揮出最大的優(yōu)勢(shì)，許多企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到了數(shù)字化的巨大價(jià)值，積極引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)。但同時(shí)仍有許多企業(yè)亟須進(jìn)行數(shù)字化改革。當(dāng)前企業(yè)采購(gòu)部門(mén)仍存在信息系統(tǒng)功能單一，對(duì)數(shù)字化建設(shè)不重視，采購(gòu)人員對(duì)信息系統(tǒng)不熟悉、操作不熟練等問(wèn)題，極大地制約了企業(yè)的發(fā)展壯大。下一步，企業(yè)要改變傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念，積極擁抱數(shù)字技術(shù)，重視數(shù)字化采購(gòu)系統(tǒng)的建設(shè)，加大資金投入，開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)和新功能，將數(shù)字技術(shù)和行業(yè)需求緊密結(jié)合在一起，重視人才隊(duì)伍建設(shè)，主動(dòng)培訓(xùn)采購(gòu)人員，讓數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)采購(gòu)管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。