文/張樹武(無棣縣供銷合作社聯(lián)合社)
供銷合作社,顧名思義指的是供應(yīng)和銷售合作部門單位,供銷合作社的創(chuàng)建及工作的開展,有助于協(xié)調(diào)、平衡供銷關(guān)系,維護供銷雙方的合法權(quán)益,并使供銷合作社業(yè)務(wù)活動規(guī)范、有序進行,使城鄉(xiāng)物質(zhì)交流得到有效促進。值得注意的是,對于縣供銷合作社來說,在管理工作開展期間,需重視檔案管理,并合理利用檔案信息資源,為縣供銷合作社其他相關(guān)工作的開展提供有效憑據(jù)[1]。
此外,新時期下,網(wǎng)絡(luò)數(shù)字時代發(fā)展快速,且對檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響,使供銷合作社檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐步轉(zhuǎn)向為電子化、智能化、數(shù)字化管理方向發(fā)展。
由此可見,從新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量水平全面提高角度考慮,本文圍繞“新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化”展開分析研究具備顯著的價值意義。
供銷合作社的建立,需樹立為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民服務(wù)的意識,重視成員社體制改革及機制創(chuàng)新的推進,使供銷合作社成為農(nóng)業(yè)社會化服務(wù)的骨干力量。而這些目標的實現(xiàn),則有必要從管理工作著手。在供銷合作社相關(guān)管理工作開展期間,會產(chǎn)生大量的信息資料??紤]到管理工作能夠有據(jù)可依、有章可循,則需做好產(chǎn)生的大量信息資料的整理分析、匯總、存儲管理工作。與此同時,供銷合作社日常管理工作開展期間,難免會發(fā)生一些問題,為了相關(guān)問題能夠有效追溯,則需查閱相關(guān)問題涉及的相關(guān)信息資料。由此可見,供銷合作社相關(guān)檔案信息資料還能夠為檔案管理工作溯源提供有效支持[2]。此外,供銷合作社還涉及人事檔案,加強這方面檔案的數(shù)字化管理,則能夠了解社內(nèi)工作人員的實況,及時調(diào)整社內(nèi)工作人員工作方向,規(guī)范工作內(nèi)容,有助于供銷合作社整體工作質(zhì)量水平的提高。
總體而言,新時期下供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作的開展意義顯著,無論是對供銷合作社檔案管理工作質(zhì)量水平的提升,還是對供銷合作社整體管理工作質(zhì)量水平的提升,均具有顯著的價值作用。因此,需充分重視供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作的開展。
雖然供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作開展的意義顯著,但是從現(xiàn)狀來看,此項管理工作尚且存在一些較為明顯的問題。具體而言,主要問題如下:
檔案管理數(shù)字化是一種新型管理理念,從現(xiàn)狀來看,供銷合作社方面對檔案管理數(shù)字化的意識還有待提升,具體表現(xiàn)為:一方面,受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理觀念的影響,供銷合作社檔案管理人員對檔案管理數(shù)字化方法、規(guī)范缺乏清晰的認識,檔案信息資料收集、整理過于隨意,使得檔案管理工作流于形式,檔案管理數(shù)字化的規(guī)范性難以得到有效保證[3]。另一方面,由于檔案管理數(shù)字化意識不強,所整理存儲的檔案信息資源的完整性及真實性難以得到有效保證,這樣便會影響檔案數(shù)字化資源的后期開發(fā)利用,難以為供銷合作社相關(guān)工作的溯源提供有效支撐。由此可見,為了提高供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量水平,有必要重視供銷合作社相關(guān)工作人員檔案管理數(shù)字化意識的提升。
任何單位的檔案管理工作均需要充足的建設(shè)資金作支撐,供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作也不例外。但從現(xiàn)狀來看,部分供銷合作社在檔案管理建設(shè)資金投入方面較為不足,尤其是縣級及以下供銷合作社,由于將管理工作重點放在供銷業(yè)務(wù)等工作當(dāng)中,對檔案管理工作缺乏足夠的重視,加上對檔案管理數(shù)字化的作用認識不全,因此在檔案管理數(shù)字化設(shè)備購買引進方面便缺少足夠的建設(shè)資金支持[4]。在檔案管理數(shù)字化設(shè)備缺少的情況下,檔案信息管理的可靠性及真實性便難以得到有效保障,進而還會影響檔案信息資料的安全性,使供銷合作社檔案資料的價值難以充分發(fā)揮出來,使供銷合作社整體管理工作質(zhì)量水平難以得到有效提升。
要想提高供銷合作社檔案管理工作的規(guī)范性,則需完善檔案管理制度,但從現(xiàn)狀來看,部分供銷合作社的檔案管理制度尚有待完善,具體表現(xiàn)為:其一,缺乏完善可行的檔案管理數(shù)字化工作制度流程,對供銷合作社檔案管理部門的工作要求及標準不夠明確,使檔案管理數(shù)字化工作流于形式,缺乏實效性。其二,檔案管理數(shù)字化的管控機制不夠健全,對相關(guān)信息的來源難以準確驗證,從而使供銷合作社檔案信息的可靠性受到影響,進而影響檔案管理工作的安全性。此外,數(shù)字化管理是供銷合作社檔案管理工作至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié),在管理制度不夠完善的情況下,新時期下的計算機技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用缺乏規(guī)范性,易引發(fā)信息安全方面的問題,比如數(shù)字化管理系統(tǒng)遭受病毒感染、黑客入侵等,進而使檔案數(shù)字化管理風(fēng)險加大,影響供銷合作社整體管理工作質(zhì)量水平。
在供銷合作社檔案管理工作開展期間,檔案管理工作人員發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。但是,從現(xiàn)狀來看,部分供銷合作社檔案管理工作人員老齡化現(xiàn)象較為嚴重,對于新時期一些全新的管理理念及技術(shù)方法難以快速掌握,比如檔案數(shù)字化管理方法、計算機技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等[5]。與此同時,部分供銷合作社檔案管理人才引進不足,在檔案管理工作人員素質(zhì)水平偏低的情況下,難以保證供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量的提升。由此可見,需認清這一現(xiàn)狀問題,采取有效方法逐步提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平。
為了解決供銷合作社檔案管理工作現(xiàn)狀問題,需樹立數(shù)字化管理思想理念,進一步落實有效的優(yōu)化措施。結(jié)合實踐工作經(jīng)驗,具體的優(yōu)化措施包括:
新時期背景下,在提升供銷合作社相關(guān)工作人員檔案管理數(shù)字化意識水平的基礎(chǔ)上,保證供銷合作社檔案管理工作整體質(zhì)量水平的提高。因此,一方面需通過新興媒體平臺,宣傳檔案管理數(shù)字化的意義、價值作用,比如微信公眾號平臺、微博自媒體平臺、抖音自媒體平臺等,使相關(guān)工作人員認識到開展檔案管理數(shù)字化工作的重要性。另一方面,規(guī)范供銷合作社檔案信息資料收集、整理工作流程,針對整理存儲的檔案信息資源加強管理,保證其完整性及真實性。此外,根據(jù)供銷合作社相關(guān)部門日常工作需求,按照權(quán)限合理檢索、瀏覽查閱、下載利用相關(guān)數(shù)字化檔案,使供銷合作社檔案信息資源的利用價值得到有效提高。
供銷合作社檔案管理工作的開展,需要充足的建設(shè)資金的支持,因此需投入充足的資金,購買引進數(shù)量充足、性能質(zhì)量優(yōu)良的檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備,滿足供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需求[6]。與此同時,加強檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備定期維護保養(yǎng),淘汰老舊的硬件設(shè)備,并及時更新計算機系統(tǒng)程序,使檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量水平得到有效提升。此外,還有必要把部分資金用于吸收及借鑒優(yōu)秀管理經(jīng)驗方面,加強與其他供銷合作社之間的溝通交流、合作,重視資源的轉(zhuǎn)換與共享,在構(gòu)建完善的區(qū)域供銷合作社檔案管理數(shù)字化體系的基礎(chǔ)上,使各級供銷合作社的檔案管理數(shù)字化利用率得到全面提高。
制度的完善,有助于提高管理工作的規(guī)范性及嚴謹性。因此,在供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展期間,需完善檔案管理制度。一方面,健全檔案管理數(shù)字化工作制度流程,明確檔案管理部門的檔案管理工作要求及標準,提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的實效性。另一方面,完善檔案管理數(shù)字化管控機制,明確檔案信息資源來源渠道,確保各項檔案信息數(shù)據(jù)有據(jù)可依、有章可循。此外,構(gòu)建數(shù)字化管理安全系統(tǒng),合理利用信息技術(shù),使系統(tǒng)的光纖和磁盤陣列能夠有效連接,進而提高系統(tǒng)的性能及安全性。同時,采取擴展模塊應(yīng)用的方式,使系統(tǒng)存儲容量得到有效擴充,在存儲系統(tǒng)具備良好的可拓展性的基礎(chǔ)上,使在線擴容功能有效發(fā)揮出來,并提升系統(tǒng)保護檔案信息資源的能力。當(dāng)然,還有必要合理利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等,使供銷合作社檔案管理系統(tǒng)的整體安全性得到有效提升,并實現(xiàn)信息資源高效利用的目標。
如前所述,檔案管理工作人員在檔案管理工作中的作用顯著,因此從提升供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量水平角度考慮,提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平刻不容緩。一方面,供銷合作社領(lǐng)導(dǎo)者需引導(dǎo)檔案管理人員加強自主學(xué)習(xí),重視檔案管理數(shù)字化方面專業(yè)理論知識、實踐管理方法技巧的學(xué)習(xí),掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機技術(shù)的應(yīng)用,從而滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的需求[7-8]。另一方面,供銷合作社需提供檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會及平臺,通過定期培訓(xùn),提升檔案管理人員管理知識能力及實踐技巧水平,從而將所需知識有效應(yīng)用到供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中。此外,還有必要重視新型復(fù)合專業(yè)檔案管理人才的招聘引進,滿足供銷合作社檔案管理工作對現(xiàn)代化人才的需求,崗前培訓(xùn)與入崗后培訓(xùn)并重,減少供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的失誤和風(fēng)險,全面提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作質(zhì)量及安全性水平。
綜上所述,新時期背景下,開展供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作意義顯著,但是現(xiàn)狀仍存在一些較為明顯的問題。因此,需提升合作社相關(guān)人員檔案管理數(shù)字化意識,通過投入充足的資金,逐步完善檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備;同時,完善檔案管理制度,并構(gòu)建數(shù)字化安全系統(tǒng),減少數(shù)字化管理風(fēng)險點。此外,還有必要提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平等??傊嘈艔囊陨戏矫孢M行改進,供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作質(zhì)量水平將能夠得到全面提高,進一步為供銷合作社事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。