孫蒲偉

（山西交通控股集團有限公司臨汾南高速公路分公司，山西 臨汾 041000）

引言：互聯(lián)網技術的興起與發(fā)展帶來了一場新的“革命”，人事檔案管理工作也需要與時俱進，與數(shù)字化技術相結合，以順應時代的發(fā)展潮流，避免被淘汰?，F(xiàn)如今人事檔案管理工作呈現(xiàn)出來的是數(shù)字檔案與紙質檔案并存的局面，信息化建設工作有很大的提升空間。人事檔案由人力資源管理活動組成，是人力資源運作的核心。隨著現(xiàn)代網絡技術的不斷發(fā)展和進步，網絡信息化為各個領域提供了先進的技術支持，網絡技術也對人事檔案管理產生了積極的影響。而實現(xiàn)數(shù)字化管理能夠提高檔案管理效率、安全性，還能延長檔案使用時間?；诖?，文章簡要闡述檔案管理數(shù)字化實現(xiàn)策略，包括建立數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化管理機制、及時有效更新人事檔案數(shù)據(jù)庫、加強人才隊伍建設。基于以上原因，相關檔案管理人員必須不斷提高工作能力，積極學習各種先進的檔案管理方法，才能大大提高檔案管理的效率和效果。

一、分析人事檔案管理的現(xiàn)狀

在任何的機構之中，人事管理都是十分重要的，作為人事管理體系中的重要內容，人事檔案管理的工作將會影響到人事工作的有效性，并且人事檔案管理工作會直接地影響到企業(yè)的整體發(fā)展，對于企業(yè)的領導決策和戰(zhàn)略制定等方面存在重要的作用。所以在實際進行工作的過程中，對人才的利用與分配往往需要借助人事檔案，所以，加強人事檔案的管理，可以讓人員得到最優(yōu)化配置，從而提升服務水平。此外工作繁瑣、復雜，很多都建立在人事檔案基礎上，只有這樣才能調動人才主動性與積極性。因此，加強人事檔案管理十分重要，這可以為各項工作的有序、有效開展提供支撐。然而，就目前情況來看，人事檔案管理工作普遍不理想：一是人事檔案管理方法落后。現(xiàn)如今，很多企業(yè)仍然在使用傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法。二是人事檔案內容單一化?，F(xiàn)如今，部分企業(yè)人事檔案的內容局限于工作人員的基本情況，包括年齡、性別、姓名、學歷、聯(lián)系方式等，而很少記錄他們正常履歷信息，這樣也是為人才的引進和流動帶來了一定的不變。三是檔案管理人員綜合素質比較低，多數(shù)企業(yè)負責檔案管理工作的人員普遍都是中老年職工，雖然是存在過硬的政治素質，但是思想較為保守和傳統(tǒng)，難以適應互聯(lián)網快速發(fā)展需要，對互聯(lián)網工作方式的接受程度比較低，在一定程度上導致檔案管理工作開展受到影響。

二、分析人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

（一）依靠檔案數(shù)字化平臺為管理工作順利開展提供出相應的支持

促進人事檔案數(shù)字化的發(fā)展，廣泛的開展數(shù)據(jù)收集分析，多渠道的進行信息收集，助力于人事管理制度化。一是通過人事檔案管理系統(tǒng)和采集終端等數(shù)據(jù)接口，自動收集員工的薪酬和績效以及勞動關系等方面的信息。二是在現(xiàn)代人事管理的趨勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足業(yè)務發(fā)展的需要。例如員工的紙質文件基本信息和政治觀點，可以進行數(shù)字掃描和存檔。一方面收集員工在數(shù)字化管理系統(tǒng)中直接輸入其他信息。對于外部環(huán)境數(shù)據(jù)，也收集人事檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網的所有數(shù)據(jù)接口。比如社會行為以及個人信用等等，這些數(shù)據(jù)可以為人力資源的量化和科學管理提供出相應的保障，與此同時能夠更加全面和立體地反映出員工的工作能力和心理狀態(tài)等。

（二）通過數(shù)字化的方式建立起可量化的績效考核機制

在實際工作開展的過程中，員工將會形成大量的個人技能和支撐信息以及工資調整表等方面的內容，使其能夠綜合量化結果，更加公平和公正以及客觀的進行判斷和分析，充分體現(xiàn)出該員工自身的綜合素質水平。通過人事檔案數(shù)字化管理，還能夠采取不同的激勵措施來激勵不同類型的員工，了解他們職業(yè)發(fā)展的不同階段和個人需求。應采用高度個性化的激勵措施，充分發(fā)揮人才激勵的作用，適當考慮和激勵其工作對成就感的需求，使其能夠讓數(shù)據(jù)幫助員工做好工作，提高績效考核的有效性。

（三）結合數(shù)字化的工作優(yōu)勢實現(xiàn)人員和崗位準確匹配

一是結合每一崗位的不同工作內容和職責情況，嚴格根據(jù)各個崗位的勝任素質模型，選擇滿足崗位要求的員工，例如實現(xiàn)工作能力和個性特質和團隊意識等方面的準確結合，充分發(fā)揮個人潛力。二是通過算法的應用，匯聚優(yōu)秀員工的多樣化信息和個性特征，構建優(yōu)秀的崗位人才模型。此外，在獲取應聘者簡歷信息的基礎上，利用互聯(lián)網大數(shù)據(jù)發(fā)布適合人才的3D 信息，獲取應聘者的生活狀況、學習能力等各種信息。為了能夠有效地避免由于信息不對稱影響面試官招聘工作，則可以采取高質量的職位模型和應聘者匹配程度，這樣才能更好地實現(xiàn)人力資源和職位精準匹配。

（四）通過借助于數(shù)字化工作便利，打造出高質量和專業(yè)化的團隊

對于檔案管理部門而言，可以對退休員工的信息進行分析，提供出具體的對策和建議，在日常管理任務中，及時發(fā)現(xiàn)影響退休的因素，并且通過借助于大數(shù)據(jù)保障人力資源管理進度，盡可能避免管理缺陷和人力資源問題造成的人才流失。確保高層次人才和團隊的穩(wěn)定，爭取更多的工作經費，促進創(chuàng)新和技術進步。通過數(shù)字化分析和管理數(shù)據(jù)的結合，從中長期來看，符合市場經濟發(fā)展和產業(yè)結構調整的規(guī)律，以預測人力發(fā)展的未來趨勢。在現(xiàn)有人才結構的基礎上，制定合理的人才引進計劃，用好人才，落實管理，使其可以培養(yǎng)更多的人才，建立起完善的獎懲制度，結合企業(yè)文化戰(zhàn)略發(fā)展階段性目標，不斷完善人力資源管理體系。

三、分析人事檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展措施

（一）選擇使用滿足標準的數(shù)字檔案管理軟件

具有軟件開發(fā)條件的單位要結合實際情況出發(fā)，選擇購買軟件單位在作出決定之前，文件管理員必須深入軟件公司進行了解和測試。經過多次比較后，為設備選擇合適的軟件。有條件的公司還可以根據(jù)本單位的需要，開發(fā)適合本單位的管理軟件。

（二）積極的創(chuàng)建電子人事檔案

現(xiàn)如今隨著數(shù)字化時代的來臨，企業(yè)對人事檔案管理提出了嚴格的要求，為了能夠滿足時代發(fā)展的要求，企業(yè)需要建立起完善的人事檔案管理工作。一是需要提高相關人事資源的核查以及分析，通過計算機技術將人事檔案中的信息傳送到計算機系統(tǒng)，可以減少打字錯誤，使人事檔案更加美觀。二是在記錄個人檔案信息的過程中，由于需要檢索指定信息并通過打印機打印信息，耗時較短。三是在傳統(tǒng)觀念中，文件管理的核心內容是創(chuàng)建文件。建立電子信息檔案后，信息直接存儲在計算機系統(tǒng)中，有效節(jié)省空間，使其能夠保證人事檔案的保密性。四是通過輸入企業(yè)相關的信息內容，定期地更新人事檔案信息，通過和本地網絡相互連接，顯示出關鍵人員的工作情況，為有效的工作提供出相應的保障。

（三）提高人事檔案管理數(shù)字化的人才隊伍建設

提高人才隊伍儲備，不僅能保證人事檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，還能保證人事檔案管理數(shù)字化運營基礎，在數(shù)字化人事檔案管理團隊建設時，不僅要加強人事檔案管理人員的培訓，成為經驗豐富、能力強、品德優(yōu)良的人才。同時要快速提高人事檔案數(shù)字化管理水平，需要不斷培養(yǎng)不熟悉人事檔案數(shù)字化的人員和人事檔案管理人員。此外，要加強考核監(jiān)督，提高相關人員的積極性和主動性。

（四）對數(shù)字化人事檔案管理載體進行合理的選擇

載體在人事管理的過程中具有十分重要的作用，并且也是人事檔案管理工作高效和順利開的基礎保障，所以要想讓文件管理更加高效，就要對數(shù)字文件管理運營商做出合理的決策，以確保管理效率。在構建信息檔案數(shù)字化支撐的過程中，要保證數(shù)據(jù)信息的絕對安全和不被篡改，并充分考慮不同支撐的生命周期，只有這樣才能保證載體的運行速度和性能。

（五）嚴格落實人事檔案管理的保密要求

人事檔案對于內容十分敏感，如果想要進行人事檔案數(shù)字化管理，需要選擇有政治意識和有原則的工作人員，也可以外包給其他公司或者是機構，數(shù)字化工作外包時，系統(tǒng)集成、系統(tǒng)咨詢、軟件開發(fā)、安全監(jiān)控、運維、數(shù)據(jù)恢復等業(yè)務應選擇具有涉密信息系統(tǒng)資質的單位。涉密檔案數(shù)字化處理分類業(yè)務要選擇符合國家秘密載體印刷條件的單位。為有效加強數(shù)字文件的安全保密管理，數(shù)字文件的安全級別需要和相關的紙質文件安全級別相同，并且數(shù)字文件的存儲和保護以及系統(tǒng)的使用、維護等工作必須要滿足安全和保密方面的要求。

總結：總之，人事檔案數(shù)字化在新時代發(fā)揮著非常重要的作用，可以使工作標準更加統(tǒng)一和高效。同時，還可以有效規(guī)范檔案管理流程，建立人事檔案全生命周期的閉環(huán)管理體系，提高檔案管理的規(guī)范性和效率。此外，數(shù)字化管理是各個行業(yè)未來發(fā)展趨勢，這樣的變革不僅能提升管理效率，還能減輕工作負擔，同時為人事檔案的準確性、保密性與安全性帶來更強大的穩(wěn)定性。因此，需要針對數(shù)字化人事檔案管理進行完善，提升檔案管理水平，進一步提升服務水平。通過對人力檔案管理進行系統(tǒng)培訓，在一定程度上提高了員工的工作能力和綜合素質，人事檔案從管理審查到安全轉移的完美銜接，確保了人員檔案的完整性，并且數(shù)字信息檔案的真實性使得人事檔案在人事管理中發(fā)揮著重要作用。