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        淺談高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

        2021-11-27 13:58:53陳康秦瑤
        山東檔案 2021年6期
        關(guān)鍵詞:檔案管理學(xué)生

        文·陳康 秦瑤

        高校畢業(yè)生檔案是對(duì)學(xué)生成長(zhǎng)軌跡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷及社會(huì)實(shí)踐能力的詳細(xì)記錄和真實(shí)反映,是學(xué)生個(gè)人素質(zhì)和綜合能力的權(quán)威見(jiàn)證,是用人單位全面了解、考察、選拔人才的重要依據(jù),對(duì)實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置、加快人才隊(duì)伍建設(shè)具有重要意義。檔案轉(zhuǎn)遞作為檔案管理中必不可少的重要環(huán)節(jié),對(duì)檔案實(shí)際效用的發(fā)揮起著至關(guān)重要的作用。但長(zhǎng)期以來(lái)高校畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞存在著不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不規(guī)范等各種隱患,影響了檔案效能的充分發(fā)揮,亟需各方面加強(qiáng)重視,共同努力,確保高校畢業(yè)生的檔案形成準(zhǔn)確無(wú)誤、轉(zhuǎn)遞及時(shí)高效。

        一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中的問(wèn)題

        (一)檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)

        目前,高校畢業(yè)生的就業(yè)形式呈多元化、自主化態(tài)勢(shì),用人單位多半依靠學(xué)生檔案來(lái)識(shí)別人才、決定去留,因此學(xué)生檔案在就業(yè)中成為用人單位必看的憑證依據(jù),特別是體制內(nèi)單位的“逢進(jìn)必審”,更讓學(xué)生檔案的作用日趨重要。但在實(shí)際工作中,一些高校對(duì)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞不夠重視,導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不快捷,甚至滯后于用人單位對(duì)學(xué)生錄用的考察時(shí)限,影響了學(xué)生入職手續(xù)的辦理,也降低了用人單位的新人錄用進(jìn)度,嚴(yán)重?fù)p害了畢業(yè)生的切身利益。

        (二)檔案轉(zhuǎn)遞方式隨意

        有些高校在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞中,不嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)規(guī)定。比如轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單,導(dǎo)致無(wú)法獲取接收檔案單位的“檔案回執(zhí)”,一旦檔案轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問(wèn)題,無(wú)法查詢檔案歸屬以及檔案的去向。比如有時(shí)受時(shí)間、人力、財(cái)力等方面的限制,將檔案交由學(xué)生本人自行帶走,導(dǎo)致許多檔案因?qū)W生工作的不穩(wěn)定而變成“死檔”;或通過(guò)普通的快遞公司轉(zhuǎn)遞,導(dǎo)致檔案的安全保密性受到危害。

        (三)對(duì)檔案接收單位的權(quán)限認(rèn)識(shí)不清晰

        我國(guó)高校畢業(yè)生檔案的最終走向可分三種形式:一畢業(yè)生已就業(yè),且就業(yè)單位有人事檔案管理權(quán)限的,學(xué)校應(yīng)根據(jù)三方協(xié)議或報(bào)到證將檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位;二畢業(yè)生已就業(yè),但就業(yè)單位沒(méi)有人事檔案管理權(quán)限的,學(xué)校應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)至為用人單位辦理人事代理業(yè)務(wù)的服務(wù)機(jī)構(gòu);三畢業(yè)生未就業(yè)的,學(xué)校應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)至生源地或戶籍所在地的人才服務(wù)中心。高校應(yīng)根據(jù)以上三種方式進(jìn)行學(xué)生檔案的相關(guān)轉(zhuǎn)遞。但在實(shí)際工作中,因?qū)W校對(duì)學(xué)生畢業(yè)后檔案的歸屬問(wèn)題宣傳不夠,很多畢業(yè)生將用人單位和檔案接收單位混為一談,向?qū)W校提供了錯(cuò)誤的檔案接收單位,導(dǎo)致檔案無(wú)法正常轉(zhuǎn)遞、不能正確接收。

        二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問(wèn)題的原因分析

        (一)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)艱巨

        隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,在校生數(shù)量日趨增長(zhǎng),每年需要轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案數(shù)量龐大,且轉(zhuǎn)遞時(shí)限集中。由于高校專職檔案管理人員較少,歸檔工作都是由輔導(dǎo)員和學(xué)生共同完成,他們平時(shí)忙于自己的工作和學(xué)業(yè),不能隨時(shí)整理移交學(xué)生檔案,多半在畢業(yè)前夕向檔案部門進(jìn)行大規(guī)模集中移交,既增加了檔案部門檢查審核檔案的難度,也阻礙了畢業(yè)生檔案按時(shí)轉(zhuǎn)遞的速度。

        (二)高校畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱

        據(jù)統(tǒng)計(jì),目前約四成人屬于無(wú)檔案著落的“棄檔族”,“棄檔”問(wèn)題對(duì)于進(jìn)入工作單位的畢業(yè)生而言危害巨大,會(huì)直接影響到畢業(yè)生以后的工齡認(rèn)定、職稱(務(wù))晉升、社保繳納、退休待遇等相關(guān)利益,但許多畢業(yè)生對(duì)此沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí),以為“人事檔案無(wú)用或可有可無(wú)”,所以到單位報(bào)到后,不及時(shí)查詢自己的人事檔案是否完整準(zhǔn)確、是否已轉(zhuǎn)遞到位,導(dǎo)致以后升職加薪需要使用檔案時(shí)常后悔莫及。

        (三)高校檔案信息化建設(shè)落后

        目前,許多高校檔案管理信息化程度不高,學(xué)生檔案的收集整理歸檔還處于手工階段,畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞也需要人工操作,比如畢業(yè)生檔案的信息統(tǒng)計(jì)需要人工查詢,檔案轉(zhuǎn)遞通知單和轉(zhuǎn)遞機(jī)需要手工填寫,這些傳統(tǒng)的手工管理模式在龐大的畢業(yè)生檔案數(shù)量和緊迫的檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)間面前顯得力不從心。

        三、優(yōu)化高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的策略

        (一)健全完善畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

        高校要通過(guò)制定完善的檔案轉(zhuǎn)遞制度,確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。比如實(shí)行嚴(yán)格的檔案收發(fā)登記制度,高校要對(duì)轉(zhuǎn)出檔案做好登記并開(kāi)具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。用人單位要對(duì)轉(zhuǎn)入檔案進(jìn)行認(rèn)真核實(shí),確認(rèn)無(wú)誤后簽字蓋章并寄回回執(zhí)單;對(duì)未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞的檔案,可以拒收退回。比如建立檔案轉(zhuǎn)遞工作的考評(píng)制度和反饋機(jī)制,對(duì)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞是否安全、準(zhǔn)確、及時(shí),檔案轉(zhuǎn)遞情況是否有效追蹤,“檔案回執(zhí)”是否及時(shí)收集歸檔等進(jìn)行分析考評(píng),不斷研究總結(jié)檔案轉(zhuǎn)遞工作中的問(wèn)題和經(jīng)驗(yàn),不斷提升檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范性和高效性。

        (二)提高對(duì)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的認(rèn)識(shí)

        高校檔案管理人員作為畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的直接參與主體,要樹(shù)立正確的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí),積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和各部門的支持,認(rèn)真剖析畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中出現(xiàn)的問(wèn)題,并研究出臺(tái)精準(zhǔn)的解決措施。要在檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中,加入檔案轉(zhuǎn)遞工作培訓(xùn)內(nèi)容,提高畢業(yè)生檔案管理人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力,確保高質(zhì)量完成畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。要加大宣傳力度,提高高校師生的檔案意識(shí),使其充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案對(duì)維護(hù)個(gè)人權(quán)益、促進(jìn)人力資源開(kāi)發(fā)具有的重要作用,形成層層重視人事檔案、人人關(guān)心人事檔案的良好氛圍。要通過(guò)開(kāi)設(shè)檔案知識(shí)教育課程,舉辦檔案知識(shí)宣傳周、檔案知識(shí)競(jìng)賽答題等活動(dòng),讓學(xué)生們通過(guò)學(xué)習(xí)增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí),通過(guò)練習(xí)增加本領(lǐng),自覺(jué)維護(hù)檔案的真實(shí)性和轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性。

        (三)實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息化管理

        要堅(jiān)持“讓學(xué)生少跑腿、數(shù)據(jù)多跑路”的思路,利用高校大數(shù)據(jù)平臺(tái)建立檔案管理智能管理查詢系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案自動(dòng)歸檔整理、自動(dòng)檢索查詢,并隨時(shí)監(jiān)控畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)出、接收情況,減少畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中檔案遺失、損毀的概率,減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān),確保畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作高效快捷安全。

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