謝杰銀

（國(guó)家管網(wǎng)集團(tuán)海南天然氣有限公司，海南 ?？?570105）

企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成。企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、科研、產(chǎn)品、管理等過(guò)程中形成的大量檔案資料，構(gòu)成了企業(yè)信息資源的重要內(nèi)容，記錄著企業(yè)發(fā)展壯大的經(jīng)歷與歷程。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)檔案工作卻始終未能盡如人意，企業(yè)檔案工作被置于企業(yè)工作的邊緣，檔案部門和檔案工作人員多成為機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、人員裁剪的主要對(duì)象，紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理未能很好加以協(xié)調(diào)與均衡，檔案信息化建設(shè)的程度與效率也不高，阻礙了企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展、壯大和成熟，一些企業(yè)已開(kāi)始認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，他們紛紛著手強(qiáng)化本單位的檔案工作，實(shí)現(xiàn)著檔案建設(shè)與管理上的發(fā)展和創(chuàng)新。

一、海南LNG 公司檔案工作概況

國(guó)家管網(wǎng)集團(tuán)海南天然氣有限公司（下稱“海南LNG 公司”）負(fù)責(zé)建設(shè)的海南液化天然氣（LNG）站線項(xiàng)目（下稱“海南LNG 項(xiàng)目”）是海南省規(guī)劃建設(shè)的重點(diǎn)能源項(xiàng)目，主要負(fù)責(zé)LNG的接收、儲(chǔ)存、氣化和管道輸送業(yè)務(wù)。在海南LNG 項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案資料統(tǒng)稱為海南LNG 公司檔案。從類型上分，主要有黨群類、行政類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科技類、工程建設(shè)類、設(shè)備類、會(huì)計(jì)類和特殊載體類等檔案，它們是公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄與原始憑證，是業(yè)務(wù)工作查考、決策研究的原始憑證和重要依據(jù)，也是公司資產(chǎn)的重要組成部分。

自工程開(kāi)工以來(lái)，隨著海南LNG項(xiàng)目的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)量也隨之增多，海南LNG公司圍繞檔案建設(shè)與管理積極開(kāi)展了一系列管理創(chuàng)新活動(dòng)與實(shí)踐，并取得了顯著成效。

二、海南LNG 公司檔案管理創(chuàng)新

海南LNG 項(xiàng)目由接收站工程、港口工程及輸氣管線工程三部分組成。接收站工程建設(shè)2 座16 萬(wàn)立方米的LNG 儲(chǔ)罐及其配套的卸料、儲(chǔ)存、氣化、天然氣外輸?shù)仍O(shè)施。港口工程建設(shè)1 座可停靠26.7 萬(wàn)立方米LNG 船舶的接卸碼頭以及1 座3000 噸級(jí)工作船碼頭。輸氣管線工程新建輸氣管線113公里，輸氣能力達(dá)到138 億立方米/年。設(shè)置5 座站場(chǎng)和4 座線路截?cái)嚅y室，其中新建站場(chǎng)2 座，改擴(kuò)建3 座。新建輸氣管線將與海南省環(huán)島天然氣管網(wǎng)相連接。

海南LNG 項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、工程工期長(zhǎng)、工作界面交叉多、參建單位多；形成的工程檔案數(shù)量多、檔案專業(yè)性強(qiáng)；檔案工作人員專業(yè)水平不一。檔案管理工作滲透在項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)。因此，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，海南LNG公司積極探索檔案工作新思路，創(chuàng)新檔案管理工作新模式。牢固樹(shù)立全員參與意識(shí)，以建章立制和隊(duì)伍建設(shè)為根本，以全程管控為核心，堅(jiān)持檔案工作管理與工程建設(shè)同步，推動(dòng)檔案管理工作在新的起點(diǎn)上創(chuàng)新發(fā)展。

（一）轉(zhuǎn)變觀念

觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，實(shí)施檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要轉(zhuǎn)變檔案工作管理理念。海南LNG 公司沒(méi)有陷入只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量，不重視檔案的傳統(tǒng)觀念，而是結(jié)合公司發(fā)展與要求，適時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，牢固樹(shù)立檔案管理與工程建設(shè)同等重要的思想。工程開(kāi)工前，公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，建立和完善了檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，在檔案管理制度化、規(guī)范化、檔案人力、物力、財(cái)力的投入、檔案人員的培訓(xùn)等方面做了大量工作，保證了檔案工作正常有序的開(kāi)展。

（二）全員參與

在科學(xué)管理理念的指導(dǎo)下，海南LNG 公司按照“統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)”原則，成立了由分管領(lǐng)導(dǎo)主管、總工程師專業(yè)把關(guān)，綜合管理部為歸口管理部門的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、組織和協(xié)調(diào)；在此基礎(chǔ)上，組建了由各參建單位檔案人員參與的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位納入網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行責(zé)任到人，任務(wù)到人。工程檔案涉及工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿于始終。因此，樹(shù)立全體參建人員的檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化檔案收集、整理工作的共同參與意識(shí)，為工程竣工資料的形成、編制和驗(yàn)收工作營(yíng)造了良好氛圍。

（三）建章立制

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。由于海南LNG 項(xiàng)目規(guī)模大、工期長(zhǎng)、形成的資料多、特別是參建單位多，為加強(qiáng)檔案工作的科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，海南LNG 公司根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際，相繼制定了文件材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依。公司不僅注重自身檔案管理工作，同時(shí)還注重項(xiàng)目參建各方的檔案管理工作。將檔案管理納入招標(biāo)文件和合同條款，用合同手段約束項(xiàng)目參建各方加強(qiáng)檔案管理工作。

（四）信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開(kāi)始向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)移。隨著海南LNG 現(xiàn)代化管理和信息化的不斷推進(jìn)，對(duì)海南LNG的檔案管理工作提出了新的要求。為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的電子化、信息化管理，海南LNG 公司購(gòu)置了專業(yè)檔案管理軟件“蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)”。該軟件不僅具有錄入、檢索、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、編研等功能，而且可以鏈接電子版原文，實(shí)現(xiàn)原文查詢、全文檢索和利用等功能。蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，為檔案歸檔、利用提供了技術(shù)支持和保障。

（五）隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理的水平。海南LNG 項(xiàng)目參建單位多達(dá)39 家，檔案人員的業(yè)務(wù)水平參差不齊。為提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平和基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，公司通過(guò)多種形式和途徑開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能。

1.“走出去”

項(xiàng)目建設(shè)期間，海南LNG 公司先后派出包括承包商、監(jiān)理單位在內(nèi)的檔案人員，參加檔案主管部門組織的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班多達(dá)50 人次。組織公司內(nèi)部專、兼職檔案人員先后參加海油系統(tǒng)內(nèi)組織的檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班達(dá)20 人次。

2.“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”

為提高所有參建單位檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平，2013 年1 月，海南LNG 公司特邀省檔案局專家到現(xiàn)場(chǎng)授課培訓(xùn)。

為規(guī)范竣工文件的編制，嚴(yán)把檔案專項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)，2013 年6 月，海南LNG 公司特邀省檔案局的專家上門授課培訓(xùn)并進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過(guò)專家的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，實(shí)際操作，互相觀摩，統(tǒng)一了竣工檔案樣本，明確了各參建單位竣工資料整理標(biāo)準(zhǔn)，也為項(xiàng)目檔案順利通過(guò)上級(jí)主管部門的驗(yàn)收打下良好的基礎(chǔ)。

3.觀摩學(xué)習(xí)

為進(jìn)一步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升工作質(zhì)量和管理水平，海南LNG 公司派出檔案人員赴福建LNG 觀摩學(xué)習(xí)其先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和做法，以指導(dǎo)海南LNG 項(xiàng)目檔案管理工作。

4.開(kāi)展檔案先進(jìn)評(píng)選活動(dòng)

為進(jìn)一步提升海南LNG 項(xiàng)目各參建單位檔案工作的綜合能力和業(yè)務(wù)水平，激勵(lì)各參建單位檔案工作者以更高的工作熱情扎實(shí)做好檔案管理工作，2013 年5 月，海南LNG 公司在所有參建單位中組織開(kāi)展了檔案先進(jìn)評(píng)選活動(dòng)，并對(duì)先進(jìn)獲得者進(jìn)行了表彰。通過(guò)“評(píng)先進(jìn)、樹(shù)典型”的方式，激勵(lì)更多的檔案管理工作者創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先，提升檔案管理工作水平。

5.舉辦檔案知識(shí)競(jìng)賽

為進(jìn)一步提高海南LNG 和各參建單位文檔人員的專業(yè)理論水平，增強(qiáng)全體參建人員的檔案意識(shí)，2013 年8 月，海南LNG 公司在每年開(kāi)展的“安康杯”職業(yè)競(jìng)賽活動(dòng)中，增設(shè)了檔案專項(xiàng)知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)。檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)不但使檔案工作者加深了對(duì)檔案知識(shí)的了解,提高了檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),也使很多不從事檔案工作的人員了解了檔案工作的重要性,達(dá)到了宣傳檔案工作的目的,推動(dòng)了檔案管理工作再上新臺(tái)階。

（六）全程管控

海南LNG 項(xiàng)目檔案具有規(guī)模大、數(shù)量多、專業(yè)性強(qiáng)、形成過(guò)程動(dòng)態(tài)化等特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案管理工作滲透在項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料的形成、收集、整理、歸檔必須從源頭抓起，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的始終。因此，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，實(shí)施了前期介入、中間控制糾正、后期質(zhì)量把關(guān)的管理模式。

1.前期介入

在項(xiàng)目建設(shè)初期，海南LNG 公司就制定了工程檔案管理辦法，細(xì)則等制度文件，并下發(fā)至各參建單位，指導(dǎo)各參建單位過(guò)程文件的管理和竣工文件的編制，并根據(jù)工程進(jìn)度同步修訂補(bǔ)充，動(dòng)態(tài)完善。

2.過(guò)程控制

為實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)同步，海南LNG 公司采取了細(xì)化整個(gè)建設(shè)流程，分解每階段工作步驟的措施，明確每個(gè)階段收集、整理、立卷歸檔資料的內(nèi)容和順序，強(qiáng)化過(guò)程管理。

（1)實(shí)時(shí)跟蹤節(jié)點(diǎn)

在工程開(kāi)工之初，公司項(xiàng)目組就出臺(tái)了《單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分》，根據(jù)工程劃分及各單項(xiàng)工程的分部分項(xiàng)完工節(jié)點(diǎn)，明確每個(gè)結(jié)點(diǎn)中的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間及文件質(zhì)量要求，落實(shí)對(duì)工程項(xiàng)目資料的跟蹤、監(jiān)督、檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作，將檔案工作與工程建設(shè)完全融合。

（2)統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)

海南LNG 項(xiàng)目參建單位多，檔案資料的形成標(biāo)準(zhǔn)難免不統(tǒng)一，會(huì)直接影響竣工檔案的質(zhì)量。針對(duì)這種情況，公司在工程開(kāi)工之時(shí)，制定了文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)參建單位制發(fā)《項(xiàng)目文檔管理細(xì)則》、《竣工檔案管理細(xì)則》等業(yè)務(wù)執(zhí)行依據(jù)文件，詳細(xì)規(guī)定項(xiàng)目檔案的形成、積累和管理等要求，明確設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及建設(shè)等單位在檔案工作中的職責(zé)及分工范圍，工程項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量以及相應(yīng)的檢查、控制及審查措施，為施工階段大量檔案的歸檔與管理打好基礎(chǔ)。

（3)同步檢查指導(dǎo)

為實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)同步，海南LNG 公司建立了檔案巡檢制度，即業(yè)主和監(jiān)理檔案人員采取定期和不定期抽查方式對(duì)承包商的檔案資料進(jìn)行檢查和專業(yè)指導(dǎo)。每月定期召開(kāi)項(xiàng)目檔案專題會(huì)議，就存在的問(wèn)題提出整改措施，并形成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)至參建各方，以便各參建單位的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握本單位的項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)督導(dǎo)。同步檢查指導(dǎo)確保了檔案整理的規(guī)范性、內(nèi)容的完整性、文件的齊全性，為竣工資料順利移交和檔案驗(yàn)收打下良好的基礎(chǔ)。

3.后期質(zhì)量把關(guān)

為規(guī)范竣工文件的編制，提高檔案整理質(zhì)量，海南LNG 公司推行項(xiàng)目檔案預(yù)立卷及首件檔案認(rèn)可制。公司要求各參建單位按照竣工文件編制要求開(kāi)展首卷檔案的預(yù)立卷歸檔，由公司檔案人員及技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)預(yù)立卷和首件檔案整理工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，直至首件檔案通過(guò)檢查認(rèn)可，并以此作為后續(xù)檔案的整理樣本。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，實(shí)際操作，切實(shí)規(guī)范參建單位檔案整理質(zhì)量，從而進(jìn)一步嚴(yán)把項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)。

4.與工程建設(shè)同等表彰

為提升海南LNG 項(xiàng)目各參建單位檔案工作的綜合能力和業(yè)務(wù)水平，激勵(lì)檔案工作者以更高的工作熱情扎實(shí)做好檔案管理工作，海南LNG 公司在每年開(kāi)展的“安康杯”職業(yè)競(jìng)賽活動(dòng)中，增設(shè)了檔案知識(shí)競(jìng)賽和檔案先進(jìn)評(píng)選獎(jiǎng)項(xiàng)，將檔案管理工作與工程進(jìn)度、工程質(zhì)量同等表彰，這在工程建設(shè)史上是一個(gè)創(chuàng)新。