張福河
(萊陽(yáng)市第四中學(xué),山東 煙臺(tái) 265200)
校舍檔案的規(guī)范化管理是學(xué)校開(kāi)展教育工作的基本保障,也是學(xué)校管理水平的重要體現(xiàn),為了能夠保證學(xué)?;A(chǔ)設(shè)施的安全運(yùn)行,就非常有必要開(kāi)展校舍檔案深層管理,使校園工作可以正常化運(yùn)轉(zhuǎn)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,電子化檔案管理逐漸地出現(xiàn)在校園當(dāng)中,管理工作人員要接納時(shí)代的發(fā)展潮流,從多個(gè)角度進(jìn)行出發(fā),不斷的探索檔案現(xiàn)代化管理,確保檔案工作的進(jìn)一步完成。
校舍檔案主要有確權(quán)類檔案,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案,校舍基本管理類檔案三大基本類別。確權(quán)類檔案主要是介紹學(xué)校的土地面積和方位,房屋所有權(quán)等;基礎(chǔ)設(shè)施檔案主要收納了學(xué)校的建筑設(shè)計(jì)圖紙,環(huán)境保護(hù)等方面的文件;校舍基本管理檔案主要是指歷屆管理人員基本資料以及學(xué)校面積,及其未來(lái)發(fā)展。為了能夠更好地開(kāi)展校園管理,需要學(xué)校能夠提高工作人員的工作意識(shí),健全管理制度,全面加強(qiáng)校舍檔案管理工作,為學(xué)生們更好的服務(wù)提供更加優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境。
校舍檔案對(duì)教育事業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響,無(wú)論是在學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),校舍改進(jìn),還是保護(hù)學(xué)校資產(chǎn)的完整與安全等方面,校舍檔案都提供了很多重要內(nèi)容,可以幫助學(xué)生們更好地完成學(xué)習(xí)工作。從現(xiàn)有的教學(xué)管理工作來(lái)看,很多工作人員的責(zé)任意識(shí)欠佳,并不能夠合理地執(zhí)行校舍管理工作,使學(xué)校各方面的管理工作出現(xiàn)了偏差,學(xué)生們的學(xué)習(xí)環(huán)境也受到了影響。為了能夠改善以上的情況,還需要上級(jí)主管部門能夠充分地認(rèn)識(shí)到校舍檔案在校舍建設(shè)、管理、維修、改造所發(fā)揮的重要作用,扎實(shí)做好校舍檔案的管理工作,確保每一所學(xué)校每一個(gè)單位都能夠有獨(dú)立的檔案,幫助學(xué)生們更好地開(kāi)展校舍文化,提高學(xué)生們的學(xué)習(xí)意識(shí)。
校舍檔案工作具有較強(qiáng)的實(shí)用性,為了能夠進(jìn)一步完善校舍檔案管理制度,就需要學(xué)校能夠提高檔案工作人員的素質(zhì),增強(qiáng)工作效率和質(zhì)量。不難發(fā)現(xiàn),校舍檔案當(dāng)中有著重要的工程數(shù)據(jù),學(xué)校建筑設(shè)計(jì)圖,照明線路圖,供上下水線路圖,供暖設(shè)施圖等一系列的文件,這些都屬于科學(xué)管理范疇,需要檔案人員合理保管,定期檢查,以免意外事故發(fā)生。
在檔案信息化的發(fā)展當(dāng)中,很多管理部門對(duì)檔案信息管理的關(guān)注度并不高,如果沒(méi)有完整的檔案信息管理體系,就會(huì)使檔案管理工作美中不足,無(wú)法提高學(xué)校的管理水平。檔案信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作,需要所有檔案人員能夠積極配合,檔案管理人員需要不斷提高自己的專業(yè)素養(yǎng),在思想上形成較高的政治覺(jué)悟,不斷的保護(hù)檔案的安全,不泄露檔案的任何內(nèi)容。如果學(xué)校的基礎(chǔ)條件充裕,資金充足,就可以采用互聯(lián)網(wǎng)的信息管理模式,配備電子計(jì)算機(jī)硬件,提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,將紙質(zhì)文件和聲像文件轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行保存,不斷完善校舍檔案管理制度。
從現(xiàn)有的校舍檔案管理工作來(lái)看,由于檔案內(nèi)容繁多,每一種都關(guān)系著學(xué)校房屋與建設(shè)的合法性,需要工作人員能夠明白每一種檔案的各自特點(diǎn),既要重視資料檔案的真實(shí)性和完整性,又要注重?cái)?shù)量的適度性和外觀整潔性,選擇一種合適的整理方法,能夠快速地提高管理效率,幫助學(xué)校更加合理地展開(kāi)管理工作。
校舍檔案是一個(gè)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的重要見(jiàn)證,也是學(xué)校未來(lái)基礎(chǔ)發(fā)展的重要基點(diǎn),為了能夠維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益,需要學(xué)校能夠定期地開(kāi)展專家講堂會(huì),進(jìn)一步地提高檔案管理人員的整體素質(zhì),讓工作人員擁有較高的責(zé)任意識(shí),能夠維護(hù)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和日常管理。傳統(tǒng)的檔案管理主要是以資料紙質(zhì)為主要對(duì)象,采用現(xiàn)代信息技術(shù)電子郵件非常少,對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集和整理非常不便,這種管理模式具有一定的局限性,如果想要更好地開(kāi)展檔案管理工作,就需要將多媒體技術(shù)運(yùn)用到現(xiàn)有的系統(tǒng)當(dāng)中,不斷促進(jìn)校舍檔案管理工作的先進(jìn)化。通過(guò)信息化檔案管理,可以促使各個(gè)文件橫向和縱向的達(dá)到一定水平,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以連接,發(fā)揮整體的優(yōu)勢(shì)作用,不斷地提高系統(tǒng)的綜合效率,幫助工作人員提高管理效率。
總體來(lái)說(shuō),社會(huì)的發(fā)展需要學(xué)校能夠不斷的重視校內(nèi)建設(shè),而校舍檔案建設(shè)也是其中的重要環(huán)節(jié),我們只有不斷規(guī)范校舍的管理制度,把校舍檔案積極地投入到學(xué)校的建設(shè)當(dāng)中,才能夠形成合理和科學(xué)的管理工作。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天,學(xué)??梢酝ㄟ^(guò)信息化的檔案管理工作,進(jìn)一步提高工作效率,檔案工作人員也需要學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí),能夠掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)內(nèi)容,不斷實(shí)現(xiàn)校舍檔案信息的儲(chǔ)存,整理,歸類,分析,查詢等,充分地運(yùn)用信息社會(huì)的方法和手段,不斷挖掘校舍文化的價(jià)值和服務(wù)潛力,不斷的激活校舍檔案的未來(lái)發(fā)展價(jià)值。