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        如何提高建設工程檔案管理工作

        2021-11-27 10:17:16侯旭
        魅力中國 2021年12期

        侯旭

        (沈陽市城市建設檔案館,遼寧 沈陽 110000)

        當前我國重點工程項目逐漸增多,這些重點工程項目,對國計民生具有重要的影響,對我國城市化建設和社會的發(fā)展具有重要的作用。目前隨著我國建筑業(yè)的不斷發(fā)展,我國重點工程項目檔案管理已有一定的成效。所以檔案管理工作人員應當不斷努力學習,從而更好地開展重點工程檔案管理工作。

        一、建筑工程檔案的特點

        建設工程檔案是各種建筑物、構建物、地上地下管線等基本建設工程的規(guī)劃、設計、施工和改建、維修活動中形成的不同類型和載體的文件材料。

        (一)專業(yè)性特點

        建設工程檔案的專業(yè)性主要指的是形成領域的專業(yè)性和內(nèi)容的專業(yè)性兩方面。工程檔案的專業(yè)性特點使它和其他專門檔案區(qū)別開來,比如,工程檔案的整理分類及檔案部門的組建,都是要以工程檔案的專業(yè)性作為基礎的。

        (二)成套性特點

        建設工程的特點是工程項目成套。所有建設工程,都是以工程項目為單元進行建設的,因此形成的工程建設檔案就圍繞項目構成一個有機聯(lián)系的整體,其成套性的特點尤為突出。

        (三)多樣性特點

        工程檔案的來源較為廣泛,凡是進行生產(chǎn)活動的企事業(yè)單位、科研院所、小型工廠都可以形成建設工程檔案,工程檔案的多樣性特點對工程檔案管理提出更高要求,需要采取科學化規(guī)范化管理手段和方法。

        (四)現(xiàn)行效用性

        工程檔案不同于文書檔案一旦完成歸檔后就失去現(xiàn)行效用,工程檔案立卷歸檔后仍處于現(xiàn)行活躍期,比如,設計單位歸檔的底圖和藍圖與生產(chǎn)單位的材料是設計、使用以及維修不可或缺的依據(jù)和憑證。工程檔案的現(xiàn)實效用性特點使其管理也較為特殊,眾所周知,文書檔案一經(jīng)歸檔不能更改,而工程檔案歸檔后,當一個工程的功能、結構、消防等發(fā)生變化時,工程檔案也要隨之更改或補充,保證工程檔案的準確性。

        二、建設工程檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題剖析

        (一)檔案管理意識不強,規(guī)章制度不健全

        很多企業(yè)認為工程檔案不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益,一味地重視工程建設,而忽視工程檔案的重要性,對檔案部門的資金投入不足,導致基礎設施薄弱,軟硬件水平不高,使得“巧婦難為無米之炊”的現(xiàn)象凸顯。另外,也沒有真正制定和落實相關的檔案管理制度,并未將檔案管理工作納入單位工作的日程中,這必然阻礙企業(yè)發(fā)展的步伐。

        (二)沒有健全相關的檔案管理制度

        在實際的檔案管理過程中,尤其是重點工程的檔案管理,雖然建設單位投入了較多,同時做了許多工作,但是對于建設工程企業(yè),最主要的工作內(nèi)容,還是圍繞著整個項目工程進行的。所以很少重視管理建設單位的檔案資料,所以在資料管理和整編上,還缺少一定的重視。在重點建設工程中,工程項目資料在規(guī)范性上有一定的欠缺,管理不夠完善。由于在檔案管理過程中,缺少必備的資料移交程序和相關的管理制度,所以重點工程在建設項目上,進行相關檔案交接時,經(jīng)常出現(xiàn)手續(xù)不到位的情況,造成部分重要的檔案丟失。

        三、做好檔案管理工作的對策分析

        (一)構建科學完善的檔案管理體系

        首先,設立工程指揮部。在工程審批立項的過程中,應當根據(jù)重點工程的建設需求,成立工程項目指揮部,這樣可以方便協(xié)調(diào)和加強各部門之間的聯(lián)系,確保工程有序進行。其次,配備專業(yè)的檔案管理人員。在重點工程立項以后,應當配置專業(yè)的檔案管理人員,這樣可以做好相關工作,確保資料和圖紙等得到更好的保管和收集。再次,工程完工以后,將資料移交給建設單位。當驗收完成以后,檔案管理工作人員,要依照合同的閱讀,整理好相關的資料,同時移交給建設單位。最后,加強各部門的溝通。檔案管理工作人員應當加強與指揮部的溝通,從而有效確保重點工程的質量。

        (二)加強制度管理方式其次還要使工程檔案的完善性得到保障

        在該方面要通過制度手段去進行制約,通過合同的方式來對其中的檔案管理方面進行約束,使各單位對檔案管理能夠高度重視,所以對其完整性可以有著一定的保障效果。同時要在其地鐵建設過程中,對檔案管理建立好管理制度和監(jiān)督制度,能夠使其管理更加正規(guī)化,減少其中不必要麻煩的產(chǎn)生。在其各方面合同的建設,施工資料,維修資料等多方面的資料儲存和獲取方面,都需要進行及時的監(jiān)督與管理,以方便其準確性,完整性的保障。同時要利用資料,來對施工進行一定的監(jiān)督與指導,使其檔案管理部門人員能夠具有高水平的素質,并且要加強培訓,使其理論知識和實際操作能力都得到妥善提升,也要利用監(jiān)督管理系統(tǒng)對其操作能力和工作水平進行監(jiān)管,以保證整個工程建設的穩(wěn)定性,并且對檔案管理工作水平有著很好的提升效果。

        (三)不斷開發(fā)整合工程檔案信息資源,實現(xiàn)工程檔案信息共建共享

        工程檔案信息數(shù)字化的最終目的和最終歸宿是實現(xiàn)用戶滿意的檔案信息社會化服務。隨著信息技術的崛起,在工程檔案管理中嵌入新型信息技術,利用云計算、大數(shù)據(jù)、知識管理等新型技術深入開發(fā)、挖掘工程檔案館藏資源,并通過整合公司檔案資源,建立豐富多樣的工程檔案資源,通過系統(tǒng)化的服務模式設計,不斷擴大工程檔案信息的存儲量,做到快速響應,在最短的時間內(nèi)為企業(yè)爭取最大的經(jīng)濟效益,將成為企業(yè)發(fā)展、行業(yè)發(fā)展中的制勝關鍵。

        結束語:結合上文分析,在目前建設工程檔案管理方面,需要對其建設的系統(tǒng)性以及制度規(guī)范化進行合理探究,要對目前現(xiàn)狀中存在的問題進行合理解決,減少其中的不完善、不真實現(xiàn)象,對其信息化手段以及規(guī)范化手段進行合理使用,通過合理的監(jiān)督與管理方式,來使其檔案管理效果更加良好。

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