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        針對(duì)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的探討

        2021-11-27 10:17:16王娟
        魅力中國(guó) 2021年12期

        王娟

        (河北省承德市圍場(chǎng)滿族蒙古族自治縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心,河北 承德 068450)

        一、檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要意義

        (一)有利于提高檔案管理效率當(dāng)前,我國(guó)科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到迅速發(fā)展,我國(guó)的檔案管理工作已開(kāi)始廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)手段,力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,能夠較好地提高檔案信息的收集速度,也能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作,從而全面提高我國(guó)檔案管理的工作質(zhì)量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制,而實(shí)現(xiàn)信息化后,這一問(wèn)題就得到了有效處理,人們可以隨時(shí)隨地查閱和傳送檔案信息,也可以有效利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)高效且迅速傳送檔案文件。同時(shí),在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù),可提高檔案管理工作的效率,還能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān),大大提升檔案信息的管理和查閱速度,實(shí)現(xiàn)檔案管理的存檔和分類(lèi),最終有效提升檔案的利用率。

        (二)有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享在檔案管理過(guò)程中,通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以有效運(yùn)用,有利于更加有序地開(kāi)展檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)共享相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù),達(dá)到檔案目錄共享的目的,也有利于相關(guān)人員隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案卷宗。同時(shí),通過(guò)將信息化技術(shù)手段檢索功能引入到檔案管理中,可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度,僅需輸入關(guān)鍵詞就能夠迅速檢索到相關(guān)信息,這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數(shù)據(jù)庫(kù)信息的提取速度,以此來(lái)更加高效且科學(xué)地存儲(chǔ)和運(yùn)用檔案信息。除此之外,通過(guò)將信息技術(shù)手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度,對(duì)信息傳送流程進(jìn)行簡(jiǎn)化,實(shí)現(xiàn)檔案使用效率的最大化,最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問(wèn)題。

        二、當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問(wèn)題

        (一)檔案管理的安全意識(shí)阻礙了其創(chuàng)新性不管是處于何時(shí)何地,檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展都起著重要的作用和意義,只是不同時(shí)期具備不同的作用。在當(dāng)今時(shí)代背景下,各領(lǐng)域已不再使用以往的檔案管理模式,開(kāi)始逐漸廣泛使用現(xiàn)代化檔案管理模式。同時(shí),隨著信息化的發(fā)展,也給我國(guó)檔案管理事業(yè)帶來(lái)了極大沖擊,然而我國(guó)檔案管理體系依然具有諸多問(wèn)題,無(wú)法跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。盡管我國(guó)檔案管理事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入到信息化發(fā)展階段,然而依然有很多問(wèn)題亟待解決。從而可知,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程是十分復(fù)雜的,以往的檔案管理與管理創(chuàng)新之間具有一定的矛盾,應(yīng)該應(yīng)用切實(shí)可行的措施進(jìn)行有效解決。

        (二)檔案資料管理制度不夠完善我國(guó)對(duì)各領(lǐng)域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范,但其中仍然存在一些遺漏的地方,主要表現(xiàn)為:(1)缺乏完善的檔案管理制度,檔案管理人員在實(shí)際工作中無(wú)章可循,這就大大降低了工作效率;(2)領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作,這就導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法落到實(shí)處;(3)檔案信息化的保護(hù)不到位,相關(guān)人員未對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)和保管引起足夠的重視,這就導(dǎo)致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。

        三、我國(guó)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的具體對(duì)策

        (一)構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案信息化管理過(guò)程中,為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員在海量的檔案資料信息數(shù)據(jù)中簡(jiǎn)便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案,必須積極構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),具體做到以下幾點(diǎn):(1)檔案管理工作人員需對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用,將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變和錄入成數(shù)字化檔案;(2)依據(jù)科學(xué)的規(guī)范和要求,進(jìn)一步優(yōu)化處理經(jīng)數(shù)字化與信息化處理的檔案信息、資料,構(gòu)建起數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù),使得檔案信息能夠一清二楚,確保使用者可以明確查找方向,從而更加簡(jiǎn)便和迅速地查找所需資料,還能夠在極大程度上減少辦公系統(tǒng)使用過(guò)程中對(duì)內(nèi)存的需求;(3)結(jié)合數(shù)字化檔案的實(shí)際內(nèi)容來(lái)進(jìn)行科學(xué)分類(lèi),可劃分成多個(gè)不同的專(zhuān)題,然后構(gòu)建起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),確保該數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的開(kāi)放性,從而有效實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的檔案共享和互通,使得檔案資料得到最大化的利用。例如,檔案管理人員通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),借助相關(guān)電子設(shè)備來(lái)完整地掃描紙質(zhì)檔案,并且將全部檔案文件錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中,然后結(jié)合檔案的類(lèi)型、時(shí)間及任務(wù)來(lái)對(duì)全部檔案文件進(jìn)行合理劃分,使用者只需輸入關(guān)鍵詞即可獲得相關(guān)內(nèi)容,從而不斷完善我國(guó)信息化檔案管理工作。

        (二)有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)為了能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展,相關(guān)部門(mén)必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升,具體做到以下幾點(diǎn):(1)加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)。積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念,調(diào)整其服務(wù)態(tài)度,提高其應(yīng)變能力,使之樹(shù)立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí),還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識(shí)和先進(jìn)科學(xué)技術(shù),具備較強(qiáng)的信息整合能力和較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息搜索能力,從而有效提升其專(zhuān)業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平;(2)加大人才的選拔力度。通過(guò)制定出科學(xué)、規(guī)范的考核體系,定期對(duì)檔案管理人員的工作情況和表現(xiàn)等進(jìn)行綜合考核,從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責(zé)和技術(shù)能力要求的專(zhuān)業(yè)性人才,然后進(jìn)一步強(qiáng)化這類(lèi)人才的培訓(xùn),從而顯著提升其崗位的適應(yīng)能力。

        綜上所述,在信息時(shí)代背景下企業(yè)必須積極建設(shè)檔案管理信息化,以此來(lái)不斷提高檔案管理效率,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享,更好地滿足當(dāng)前我國(guó)檔案管理的多元化需求。然而在建設(shè)過(guò)程中依然存在一些問(wèn)題,在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展,故而需要結(jié)合自身的實(shí)際情況,構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制,有效提升工作人員的綜合素養(yǎng),并不斷改革檔案部門(mén)的職能,最終推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。

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