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        新時期檔案管理工作規(guī)范化的思考

        2021-11-27 10:17:16王艷蓮
        魅力中國 2021年12期

        王艷蓮

        (河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣委組織部,河北 承德 068450)

        一、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施

        通過上文的詳細闡述,對檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質(zhì)原因還是因為相關(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善,并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施,不能夠與時代發(fā)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對具體的應(yīng)對措施具體闡述。

        (一)依法管理,建章立制

        檔案管理工作是一項嚴肅的工作,建立完善的法制系統(tǒng)去約束它,能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化,能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步,企業(yè)在發(fā)展,檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級,各項軟硬件的優(yōu)化,讓檔案變得更加的多樣化,從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案,到現(xiàn)在的數(shù)字檔案,無疑是一個飛躍,所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變,以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求,作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧,要多多的充電和再培訓,讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法,順應(yīng)形勢需要,堅持走依法治檔的道路,建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī),建立健全檔案管理規(guī)章制度,只有這樣,才能因地制宜、靈活有效,實現(xiàn)檔案管理工作的制度化,最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。

        (二)求實創(chuàng)新,與時俱進

        信息時代已近悄悄地來臨,我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關(guān)鍵詞,工作、生活、學習都與之相聯(lián)系,特別是計算機網(wǎng)絡(luò)的普及,讓我們的社會前進了一大步,而檔案管理工作同樣迎來了新的改變,我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來,達到高效、安全、精準的目的,讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán),這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā),尋找檔案管理的特點,運用自身的檔案管理知識,與現(xiàn)代信息相結(jié)合,更好的尾社會、企業(yè)服務(wù),體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。

        (三)科學規(guī)范,提高效能

        檔案管理工作涉及的都是檔案,而這些檔案只有被利用了,才能夠體現(xiàn)它的價值,也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值,而我們檔案管理工作者的價值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù),也是社會發(fā)展的重要信息資源,而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者,我們應(yīng)該要掌握科學的檔案管理手段,學會先進的檔案管理技術(shù),從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進性和科學性,在平時的工作中要掌握重點,例如檔案的編目、檢索、編研,這些工作是檔案管理的前奏,但是卻非常的重要,做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中,對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管,可以對其進行備份、復(fù)制、壓縮等等,但是原件不予以外接,這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性,避免外界條件對檔案造成的不可修復(fù)損害。

        二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施

        (一)提高對檔案管理的重視度

        企業(yè)領(lǐng)導應(yīng)該提高對檔案管理的重視程度,領(lǐng)導要認識到檔案管理的價值和意義,從而擺正對檔案管理工作的態(tài)度,促進檔案管理規(guī)范化進程。

        (二)全面普查案卷

        對于一些保存時間長、無標題、標題不規(guī)范、重份、組卷混亂、缺少卷內(nèi)目錄以及無查考價值的案卷進行清查,刪除無用的案卷,提高計算機錄入時的效率。

        (三)健全檔案管理規(guī)章制度

        檔案管理工作規(guī)范化需要科學嚴謹?shù)囊?guī)章制度來保障,因此,制定責任明確的管理制度,如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等,使各級部門充分重視檔案管理制度的完善工作。

        (四)積極引進信息化技術(shù)

        利用計算機進行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料,減輕工作人員勞動強度,節(jié)省空間,提高工作效率,使得檔案案卷整齊規(guī)范,便于查找。規(guī)章制度的科學性、嚴謹性是檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。所以,在檔案的管理中,需要將管理制度加以明確。例如,檔案借閱的保密原則、檔案整理以及歸檔的原則、檔案鑒定以及銷毀原則、庫房管理原則等,以完善檔案管理制度。在實際工作中,需要將工作進行分配,對每個人的責任以及義務(wù)加以明確,從而使工作人員能夠擺正自己的工作態(tài)度,從而使檔案的管理工作更具規(guī)范化。

        (五)將檔案分門別類,充分利用檔案原基礎(chǔ)

        對案卷基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的一些案卷,在全因目錄上直接進行分類標引,對于特殊形式的檔案則通過計算機程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入,然后獲得分類號,提高著錄速度,便于查詢。

        (六)提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

        定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓,不斷提高其業(yè)務(wù)水平,并要求檔案管理人員積極主動提升自身素質(zhì),在實踐中不斷自我總結(jié)完善,提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

        創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作適應(yīng)著現(xiàn)代社會發(fā)展的需求,為各個企業(yè)單位、機關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)。并將豐富的個人材料集中的整理好,加速其合理性、先進性的建設(shè)。在這個信息大爆炸的社會發(fā)展中,人們應(yīng)該更加重視的檔案的作用,開辟檔案管理工作的新局面,并實現(xiàn)檔案管理工作人員的自身真正價值,推進社會發(fā)展建設(shè)的步伐。

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