周新顏

（湖南省疾病預(yù)防控制中心,湖南 長沙 410005）

引言

在紀(jì)檢監(jiān)察部門中，檔案管理工作的重要性不言而喻。為了更好地提高紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案管理工作的質(zhì)量，一定要結(jié)合部門的實(shí)際情況做好檔案管理工作，這不僅是紀(jì)檢監(jiān)察部門發(fā)展的需求，同時(shí)也對紀(jì)檢監(jiān)察部門完善自身工作職能和提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)創(chuàng)造了有利的檔案文獻(xiàn)條件?；诖耍疚木腿绾螐?qiáng)化紀(jì)檢監(jiān)督部門秘書人員的檔案管理意識進(jìn)行分析。

一、紀(jì)檢監(jiān)察部門秘書人員檔案意識的重要性分析

秘書工作是各級機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，紀(jì)檢監(jiān)察部門的秘書人員不但承擔(dān)著上通下達(dá)、綜合分析、傳遞信息、協(xié)調(diào)服務(wù)等諸多職能，還要面對當(dāng)前嚴(yán)峻的反腐敗斗爭形勢和黨風(fēng)廉政建設(shè)繁重的政治任務(wù)做好工作，是紀(jì)檢監(jiān)督部門順利開展工作的參謀、助手、耳朵，肩負(fù)的工作任務(wù)很繁雜，責(zé)任很重大。在日常的工作過程中，紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案管理工作就顯得尤為重要，應(yīng)該采取多種措施來強(qiáng)化秘書人員的檔案意識，保證檔案的時(shí)效生、完整性、連續(xù)性，以此來保障工作的有效開展。綜合來看，可以從以下幾個(gè)方面來強(qiáng)化其檔案意識：首先，一定要確保檔案資料的完整性和檔案的完整歸檔。秘書人員作為檔案資料的整理人員其工作內(nèi)容不僅僅局限于領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議記錄以及領(lǐng)導(dǎo)講話的整理工作，同時(shí)重要檔案資料的整理和歸檔工作也由其負(fù)責(zé)。由此可見，秘書人員檔案意識的水平會(huì)直接影響檔案資料的完整程度。如果秘書人員具有較強(qiáng)的檔案意識，其非?？粗匚募Y料的整理和歸檔工作，這樣可以大幅提升檔案資料的完整性。但是針對一些檔案意識薄弱的秘書人員，如果其沒有充分做好檔案管理和歸檔工作，則會(huì)對檔案資料的收集和整理產(chǎn)生影響。同時(shí)，還會(huì)直接影響紀(jì)檢監(jiān)察部門的工作效率。嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致資料丟失現(xiàn)象頻繁發(fā)生，對紀(jì)檢監(jiān)察部門整體管理水平的提升會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。其次，檔案資料的質(zhì)量是確保檔案功能和價(jià)值得以完全發(fā)揮的重要依據(jù)。在紀(jì)檢監(jiān)察部門中，檔案室所收集的各類資料會(huì)直接影響相關(guān)案件的辦理進(jìn)度和辦理質(zhì)量。如果秘書人員的檔案意識不高，則可能導(dǎo)致相關(guān)檔案資料的完整性受到一定程度影響，同時(shí)也會(huì)限制檔案資料功能的有效發(fā)揮。在日常的工作過程中，如果秘書人員檔案意識匱乏，缺少對歷史檔案的重視，忽視對各類歷史檔案資料的利用，會(huì)限制檔案功能的有效發(fā)揮。

二、強(qiáng)化紀(jì)檢監(jiān)察部門秘書人員檔案意識的相關(guān)措施分析

（一）優(yōu)化硬件設(shè)備，增加管理資金投入

紀(jì)檢檔案工作的質(zhì)量和后期的管理硬件設(shè)備投入和資金投入都具有非常密切的關(guān)系。經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，如果紀(jì)檢監(jiān)察部門在日常的檔案管理中缺乏相應(yīng)的資金投入，就會(huì)導(dǎo)致檔案資料管理工作陷入困境。結(jié)合大量的案例分析可知，資金和硬件設(shè)備的投入是保障紀(jì)檢檔案工作順利開展的一項(xiàng)必要條件。如果紀(jì)檢部門的相關(guān)經(jīng)費(fèi)不足，會(huì)導(dǎo)致其無法及時(shí)更新檔案室內(nèi)的管理設(shè)備，同時(shí)，也沒有相應(yīng)的資金來對秘書人員展開系統(tǒng)化的培訓(xùn)。在我國一些基層紀(jì)檢監(jiān)督管理部門中，甚至沒有專門的檔案儲(chǔ)存室，很多時(shí)候檔案都和辦公資料堆放在一起，這樣不僅會(huì)對紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案管理工作產(chǎn)生影響，同時(shí)也不利于檔案資料的保管和利用。各級紀(jì)檢監(jiān)察部門一定要加強(qiáng)對檔案資料硬件設(shè)備和資金的投入支持工作，政府部門也可以通過財(cái)政補(bǔ)助的方式來為紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)檔案資料管理劃撥經(jīng)費(fèi)，為其配備相應(yīng)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施。同時(shí)也可以充分利用信息化技術(shù)來搭建檔案資料管理系統(tǒng)，以此來優(yōu)化紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案管理水平和質(zhì)量，為紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。在有了資金支持后，為優(yōu)化秘書人員辦公環(huán)境創(chuàng)造了有利條件；同時(shí)也可以拿出一部分資金對其展開培訓(xùn)，以此來強(qiáng)化其檔案意識。

（二）充分做好紀(jì)檢檔案的信息化管理工作

目前，雖然我國紀(jì)檢監(jiān)察部門的信息化建設(shè)工作已經(jīng)開展，但是就我國紀(jì)檢監(jiān)察部門的信息化建設(shè)工作，仍然處于初期的起步階段。很多紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案信息化建設(shè)工作依然停留在表層階段，甚至還存在很多紀(jì)檢監(jiān)察部門沒有利用信息化技術(shù)手段開展管理的現(xiàn)象。當(dāng)前很多紀(jì)檢監(jiān)察部門依然按照傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行管理，以這種方式利用和收集相關(guān)的檔案，不僅會(huì)增加工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也容易出現(xiàn)失誤，進(jìn)而影響工作效率。為了進(jìn)一步強(qiáng)化秘書人員的檔案意識，可以將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到紀(jì)檢監(jiān)察部門的檔案管理工作過程中去，通過更新和優(yōu)化計(jì)算機(jī)設(shè)備以及檔案線上管理系統(tǒng)為后期的紀(jì)檢檔案管理工作提供必要的技術(shù)支持。同時(shí)，還要主動(dòng)引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，將其和紀(jì)檢監(jiān)察工作融合起來，對紀(jì)檢檔案進(jìn)行收集和整理，讓紀(jì)檢檔案管理工作在信息化技術(shù)的加持下可以充分發(fā)揮相關(guān)的作用，以此來有效提高秘書人員的檔案管理工作效率。

（三）充分做好紀(jì)檢檔案的開發(fā)和利用工作

紀(jì)檢檔案的核心價(jià)值在于做好其利用工作，但是就目前紀(jì)檢檔案的價(jià)值利用情況來看，依然存在利用價(jià)值不足的現(xiàn)象。一定要充分做好紀(jì)檢檔案的開發(fā)和利用工作。很多紀(jì)檢監(jiān)督的典型案例中都積累了大量的辦案經(jīng)驗(yàn)，但是這類檔案卻呈現(xiàn)被束之高閣的狀態(tài)，難以發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值。身為紀(jì)檢監(jiān)察部門的秘書人員，一定要轉(zhuǎn)變工作觀念，做好檔案資料的利用和開發(fā)工作。

（四）強(qiáng)化紀(jì)檢監(jiān)督部門秘書人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案管理工作水平和工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有著非常密切的關(guān)系。紀(jì)檢檔案管理工作質(zhì)量和檔案工作人員的綜合素質(zhì)高低呈現(xiàn)正比例關(guān)系。針對當(dāng)前紀(jì)檢監(jiān)察部門秘書人員綜合素質(zhì)不足以及工作能力較為薄弱的問題，還要對其進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，通過不斷的培訓(xùn)提高學(xué)習(xí)能力。紀(jì)檢監(jiān)察部門可以招聘一批文秘專業(yè)且具有良好政治素質(zhì)的檔案管理人員，對其展開專業(yè)化的培訓(xùn)，由此來強(qiáng)化其業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，如果想要進(jìn)一步強(qiáng)化秘書人員的檔案意識，還要做好其檔案管理實(shí)際操作實(shí)踐工作。如可以通過改變以往的人工操作模式的方式來提高秘書人員的操作水平，讓其在工作中經(jīng)過大量的實(shí)踐，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，增強(qiáng)自身的“檔案意識”。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，紀(jì)檢監(jiān)察部門還要充分做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作，借此來有效提升檔案管理工作的效果。舉例來說，為強(qiáng)化管理人員的檔案意識，紀(jì)檢監(jiān)察部門要開展檔案信息化管理工作，這不僅是檔案服務(wù)工作和我國體制改革的需求，同時(shí)也是我國檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求。在實(shí)際的工作中，秘書人員要做到及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞信息，使信息管理更具時(shí)效性。要積極轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高檔案意識，主動(dòng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助管理，整理檔案，輸入計(jì)算機(jī)，利用相關(guān)技術(shù)將圖片、圖像等轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案與紙質(zhì)檔案的共存；以此為基礎(chǔ)，既能有效地提高機(jī)關(guān)秘書的"檔案意識"，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，又能有效地促進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察部門的可持續(xù)發(fā)展。

（五）提高秘書的安全意識

存儲(chǔ)設(shè)備的安全性是檔案管理中的一個(gè)重要問題，直接關(guān)系到檔案管理工作的最終效果。在實(shí)際發(fā)展過程中，紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)不斷培養(yǎng)秘書人員的安全意識、保密意識，使檔案管理工作更有保障，從根本上提高檔案工作效率?，F(xiàn)實(shí)工作中，有關(guān)軟硬件設(shè)備應(yīng)定期更新和升級，以保證檔案管理工作能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，同時(shí)辦公室文員也應(yīng)及時(shí)備份檔案，防止檔案丟失。通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份認(rèn)證等措施來有效提升紀(jì)檢檔案管理的安全性和機(jī)密性。同時(shí)，在一些機(jī)密文件進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中，還要設(shè)置訪問權(quán)限和訪問等級，避免因非法訪問導(dǎo)致檔案文件被非法修改和刪除。

三、結(jié)束語

在紀(jì)檢監(jiān)察部門中，檔案管理工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，它對提高檔案管理工作效率具有重要意義。目前影響紀(jì)檢監(jiān)察部門檔案工作的主要因素是文秘人員的檔案意識不強(qiáng)。在未來的工作中，應(yīng)該采取形式多樣的手段來不斷提高辦公室文員的檔案意識，積極采用先進(jìn)的信息管理手段和管理模式，以保證檔案管理水平能從根本上提高，促進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)督部門的穩(wěn)定有序發(fā)展。