吳衛(wèi)芳

(郴州市第三人民醫(yī)院，湖南 郴州 423000)

新醫(yī)改的實施，大幅降低居民就診費用，有效解決看病貴、看病難等問題，為我國醫(yī)保全覆蓋奠定了基礎。信息時代，將大數(shù)據、互聯(lián)網、云計算等信息技術融入醫(yī)院管理當中已是大勢所趨，因此，有必要對醫(yī)院檔案管理進行改革與模式創(chuàng)新。

一、互聯(lián)網背景下的現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理概述

近年來，我國醫(yī)院檔案管理工作一直在不斷創(chuàng)新發(fā)展當中，取得了可喜成績。與傳統(tǒng)醫(yī)院檔案相比較，互聯(lián)網背景下的現(xiàn)代醫(yī)院檔案具備以下幾方面特點：一是查詢檢索速度快，由于使用了互聯(lián)網技術，信息得以有效整合并形成電子檔案，在檔案管理上智能化管理系統(tǒng)逐步替代人工管理，只需要輸入關鍵詞就可以快速檢索或查閱，而且支持模糊搜索，大幅提升了檔案管理效率。尤其在信息傳遞方面，利用醫(yī)院局域網，可以實現(xiàn)醫(yī)療信息無縫傳輸及，促使資源共享。二是檔案管理精細化，依托互聯(lián)網技術，現(xiàn)代醫(yī)院檔案能夠實時更新，進行有效篩選，提升檔案信息準確性。同時，利用互聯(lián)網技術后，促使檔案信息收集、整合、歸檔、查詢、檢索一體化，減輕了人工負擔節(jié)省大量人力資源，同時降低了檔案儲存所需空間。三是管理形式多樣化，運用信息技術后，除了紙質版檔案、照片檔案、文件檔案外，逐漸出現(xiàn)數(shù)據信息檔案、音頻檔案、視頻檔案，載體也由原本單一的紙張擴展為硬盤、光盤、云盤等多種形式，使得現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理模式更加豐富。另外，檔案管理信息化可以有效彌補紙質檔案保存不便的缺陷，電子檔案不易受到外界因素的干擾，對于資料起到很好的保護作用[1]。

二、互聯(lián)網背景下，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化意識不強

許多醫(yī)院領導認為只要提升醫(yī)療服務水平及質量就已經足夠，沒有將檔案管理工作放在重要位置，在開展檔案管理工作時，意識陳舊，部分管理人員的管理理念依然停留在傳統(tǒng)檔案管理層面，加上醫(yī)院領導沒有重視檔案管理工作，錯誤認為傳統(tǒng)檔案管理模式已經夠用，使得醫(yī)院檔案管理信息化水平滯后。

（二）網絡安全管理體系不夠完善

現(xiàn)代醫(yī)院雖然一直在推進檔案管理分級化，但是實際運行效果不佳，一些醫(yī)務人員沒有具備良好的檔案管理意識，平時工作為了方便，隨意將檔案存放在私人區(qū)域，極易造成檔案丟失或損壞。同時，醫(yī)院沒有建立起完善的檔案管理規(guī)章制度，對于應當歸檔的檔案界定不清，沒有進行嚴格檢查督促落實，使得檔案管理流于形式。醫(yī)院管理大多按照相關衛(wèi)生行政部門的各項規(guī)定來制定自身規(guī)章制度，比如醫(yī)務人員崗位職責等等，但是很少有與檔案管理相關的制度，在醫(yī)院綜合目標考核管理方案中，也大多沒有將檔案管理納入其中，導致部門、科室職工忽視了檔案管理工作，也很少組織醫(yī)務人員進行檔案管理專業(yè)化培訓。另外，一些醫(yī)務人員因醫(yī)務工作繁忙，對于工作中應當記錄在案的特殊病例沒有進行認真記錄，使得檔案完整性受損、利用率不高。還有一些部門認為將檔案交由檔案室統(tǒng)一保管對自身工作開展不便，存在不愿移交心理，使得檔案管理工作開展受阻[2]。

（三）互聯(lián)網技術與檔案管理融合不足

許多現(xiàn)代醫(yī)院在檔案管理時，沒有將互聯(lián)網技術很好地融入其中，使得醫(yī)院檔案管理信息化程度不足。比如檔案信息數(shù)字化程度不夠、信息平臺建設存在漏洞、沒有將醫(yī)院日常診療工作納入到檔案管理范疇等等，制約了檔案管理信息化建設發(fā)展。

（四）網絡建設存在不足

科技進步使得相關軟硬件得到快速發(fā)展，但是當前一些醫(yī)院在檔案管理網絡建設上還存在明顯不足之處，許多醫(yī)院的檔案管理還停留在檢索階段，沒有發(fā)揮出計算機強大的功能作用，比如海量儲存、精準識別等等，造成資源浪費。

（五）檔案管理人員素質不高

醫(yī)院檔案管理不僅僅時將數(shù)據信息進行保存，還應當對數(shù)據信息進行深層次整合、分類及歸檔，使其具備信息參考意義。對于檔案管理人員素質提出更高的要求。需要其具備相當管理水平，能夠牢記檔案管理原則，熟練掌握檔案管理工作流程，在文件存檔時做好相應標記，便于后續(xù)查閱。但在實際工作中，許多檔案管理工作人員由于自身素質問題，導致檔案難以發(fā)揮其作用，比如認知上存在偏差，錯誤認為檔案管理只是一項打雜性工作，主觀能動性缺失，檔案管理時能拖則拖，工作效率低下。還有就是專業(yè)知識匱乏，對于檔案分類合理性不足，保密級別設置不當。另外，一些檔案管理工作人員年齡偏大，對于信息技術運用不熟練，嚴重制約了檔案管理工作發(fā)展。

三、互聯(lián)網背景下創(chuàng)新現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的策略

（一）樹立信息化管理理念

在科技飛速發(fā)展的當下，現(xiàn)代醫(yī)院進行檔案管理模式創(chuàng)新已是大勢所趨。為更好更快順應時代發(fā)展需求，需要醫(yī)院管理層提升對于檔案管理的重視程度，在做好當前檔案管理基礎之上進行管理模式的不斷創(chuàng)新。醫(yī)院應當及時更新檔案管理理念，充分運用網絡技術，積極開發(fā)網絡系統(tǒng)，將醫(yī)院各個科室連接起來，形成一個有機整體，促使數(shù)據信息能夠在部門、科室之間順暢共享，強化檔案信息準確性、實時性、高效性。除了設立專用檔案庫房外，還應當應用計算機對檔案進行管理，充分發(fā)揮計算機強大的信息收集、傳輸?shù)裙δ?，改善傳統(tǒng)人工錄入檔案信息效率低下的弊端。要在全體醫(yī)務人員心中牢固樹立其檔案管理意識，將其作為醫(yī)院工作的重要內容，與醫(yī)院業(yè)務工作同安排、同部署，利用醫(yī)院宣傳欄、微信公眾號等多種載體加強檔案管理宣傳，同時要將各部門、科室檔案管理工作與年終評先評優(yōu)相掛鉤，促使醫(yī)務人員養(yǎng)成良好的檔案管理意識[3]。

（二）完善檔案管理信息化體系建設

醫(yī)院檔案管理制度是否健全對于檔案管理效率有著直接影響，要將檔案管理工作與新醫(yī)改緊密結合起來，建立起健全完善的信息化檔案管理體系。醫(yī)院需要跟上時代發(fā)展潮流，廣泛深入應用互聯(lián)網技術提升檔案管理工作效率機質量，建立起信息化檔案資料庫、數(shù)據庫，便于檔案信息高效利用。要加大對于檔案管理工作的資金投入力度，引進先進技術、設備，確保信息化建設順利開展。要建立起責任倒追制度，一旦出現(xiàn)差錯時能夠進行責任追究并給予當事人相應處罰。在制定制度時要做好層次設計，將檔案管理工作細化量化，具體到每一個崗位、每一個人。制度體系制定時要著重考慮檔案查閱方便、傳輸及時，防止檔案在管理及使用過程中產生混亂。在進行檔案信息化管理時，要注意檔案使用權限設置，防止無關人員隨意查看或者篡改檔案，注意做好檔案備份，以防軟件損壞給醫(yī)院帶來損失。為確保醫(yī)院檔案管理規(guī)范化，要建立起獨立檔案管理部門，由專人對檔案實施管理，促使其他部門醫(yī)務人員能夠擁有更多精力開展本職工作。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行好借閱制度，借閱紙質檔案必須進行登記，詳細記錄好借閱時間及歸還時間，在紙質檔案借出時盡量避免借出原件，以復印件為主，防止丟失。

（三）促使互聯(lián)網+檔案廣泛應用

醫(yī)院應當高度重視檔案管理創(chuàng)新，重點加強互聯(lián)網技術的應用。在建立檔案時，相關管理部門要將檔案進行數(shù)字化處理，建立起一個完善的內部檔案信息化管理系統(tǒng)，將所有患者就診信息進行記錄、整合、分析、歸檔，便于以后查閱。醫(yī)院還可以運用互聯(lián)網技術為患者建立起電子健康檔案，將其統(tǒng)一記錄在診療卡內，用以儲存患者所有健康體檢、疾病診療、輔助檢查、手術過程以及術后恢復等等信息，一旦患者再次就診，醫(yī)務人員就能夠輕松獲得患者相關信息，為精準制定診療方案提供了相應數(shù)據支撐，為提升診療水平奠定基礎。醫(yī)院還可以與其他醫(yī)院建立起醫(yī)療信息共享平臺，將成功診療病例予以分享，促使醫(yī)院診療水平不斷提升。

（四）加強檔案管理網絡建設

醫(yī)院檔案管理部門要緊跟形勢，不斷加強檔案管理網絡建設。及時對檔案管理計算機進行升級，研發(fā)或引進先進管理系統(tǒng)，織密檔案管理網。尤其在互聯(lián)網背景下，應當對醫(yī)院檔案管理的信息化水平予以強化，為患者提供優(yōu)質診療服務。在醫(yī)院檔案管理時要加強基礎設施建設，重點加強信息網絡基礎設施建設。要做好系統(tǒng)維護工作，避免醫(yī)院檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象發(fā)生，以此保障互聯(lián)網背景下醫(yī)院檔案管理健康穩(wěn)定發(fā)展[4]。

（五）提升檔案管理人員素質

醫(yī)院檔案管理工作并非隨意一人就可勝任，檔案管理工作人員需要具備豐富、全面的相關檔案管理知識，可以對各種數(shù)據信息進行正確分類，在檔案信息收集時確保其真實性及完整性，在檔案歸檔書寫時標準、規(guī)范，嚴禁出現(xiàn)信息偽造、涂改等現(xiàn)象。因此，醫(yī)院需要充分挖掘現(xiàn)有檔案管理人員潛能，對檔案管理人員加強培訓，使其能夠充分認識到檔案信息管理工作的重要性，提升其處理信息的能力水平?？梢越M織開展定期不定期的檔案管理培訓活動，不斷豐富檔案管理人員專業(yè)知識儲備、提升其專業(yè)技能。要制定有針對性的培訓方案，對于年齡偏大的員工加強信息化、自動化方面的培訓，使其能夠熟練掌握計算機操作，提升其網絡技術水平；對于年輕人則要加強檔案管理基礎能力培訓，強化專業(yè)理論知識與實踐操作能力，重點幫助年輕人摒棄眼高手低弊端，避免出現(xiàn)“一看就知道、一干全不會”問題，在教授專業(yè)理論知識時盡量做好傳幫帶工作，促使年輕人能夠獨當一面；在人才招聘時，要盡量引進高素質、高質量檔案專業(yè)人才，促使專業(yè)人員干專業(yè)事情。要采用激勵機制，對檔案管理成效進行考核，管理成果優(yōu)異的予以獎勵，出現(xiàn)差錯的予以懲罰，做好公平、公正。此外，還應當經常組織開展檔案管理人員專題講座，促使檔案管理人員之間的溝通交流，提升工作人員對于檔案管理的了解程度。

總的來說，當前正值互聯(lián)網發(fā)展與新醫(yī)改結合良機，醫(yī)院檔案管理要做到與時俱進，大力推進檔案管理信息化，以新醫(yī)改政策為核心，以互聯(lián)網技術為依托，以制度建設為重點，以人員素質提升為抓手，不斷強化醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實基礎。