王瑞紅

（濟(jì)南日?qǐng)?bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)，山東 濟(jì)南 250001）

隨著資訊科技的發(fā)展，人力資源檔案的管理逐步邁向數(shù)據(jù)化，同時(shí)，通過完善人事檔案管理制度，結(jié)合單位實(shí)際需要，開拓管理思路，發(fā)揮檔案管理制度的功能，加強(qiáng)人才信息技術(shù)培訓(xùn)，提高人才信息技術(shù)水平，人力資源既需要完善系統(tǒng)本身，也需要提高用戶的技術(shù)水平，單位必須能夠針對(duì)實(shí)際情況，發(fā)展管理思路，采取科學(xué)有效的措施，這也是解決人力資源管理問題的主要途徑。

一、數(shù)字化人力資源檔案管理

單位在不斷地改革創(chuàng)新，包括先進(jìn)的管理理念和管理措施，其中人力資源檔案管理是重要組成部分，來有效提高勞動(dòng)效率，特別是檔案信息采集、存儲(chǔ)、記錄、輸出等環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性；同時(shí)，利于大數(shù)據(jù)云計(jì)算等工具進(jìn)行分析，為數(shù)據(jù)開發(fā)提供有利的技術(shù)支持，傳統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)是手工登記、歸檔和查閱，這也往往使傳統(tǒng)的檔案管理方法容易出錯(cuò)，資源利用效率低下。與傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)相比，用戶通過鍵入關(guān)鍵詞來準(zhǔn)確地找到所需信息，數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立提高了檔案工作的效率。

二、建立數(shù)字人力資源管理系統(tǒng)的必要性

改進(jìn)管理、提高效益需要更好的方式方法，而人力資源管理信息化是其中之一，人力資源管理信息化可以優(yōu)化和管理整合、改進(jìn)模式、完善操作流程、適應(yīng)管理要求，以及采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算手段構(gòu)建數(shù)字人力資源管理系統(tǒng)，為人力資源基礎(chǔ)的管理提供了全面的支持，從日常的人力資源管理基礎(chǔ)工作中體現(xiàn)出數(shù)字化人力資源系統(tǒng)的重要。

三、人力資源檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

（一）紙張檔案數(shù)量龐大，中小單位檔案管理知識(shí)不足

我國傳統(tǒng)的文件管理方式使用了幾十年，因此很多公司都積累了大量的紙質(zhì)文件，如果將這些文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件，將需要大量的人力和物力資源，此外，由于一些中小單位的條件不理想，很難撥出足夠的資金來建立完善的人力資源管理體系，只有通過數(shù)字信息系統(tǒng)模式才能實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)轉(zhuǎn)換。

（二）檔案管理人員的信息技術(shù)水平低

目前，我國仍有大量的老一輩檔案管理人員，他們的信息技術(shù)技能差，使數(shù)字檔案管理系統(tǒng)難以有效實(shí)施，此外，一些年輕的檔案管理人員也缺乏足夠的信息技術(shù)，仍然表現(xiàn)不佳，很少有單位經(jīng)常向員工提供檔案管理和信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，也未能及時(shí)糾正員工的不良習(xí)慣，單位及時(shí)實(shí)施現(xiàn)代檔案管理手段和制度，由于這些問題，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)也不能充分發(fā)揮作用，降低了檔案管理系統(tǒng)的整體安全性。

（三）檔案管理薄弱

單位人事管理檔案數(shù)字化需要必要的基礎(chǔ)設(shè)施，但目前在數(shù)字化條件下，單位人事檔案管理設(shè)備薄弱，要使人力資源檔案的管理與數(shù)碼科技的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化，需要更高的要求。然而，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理體系相對(duì)分散，缺乏數(shù)字化的基本條件，紙質(zhì)檔案的多樣性不能滿足現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)管理的實(shí)際需要，通過因特網(wǎng)傳送數(shù)據(jù)的能力有限，不僅造成人力和物力的大量浪費(fèi)，但也對(duì)人力資源檔案數(shù)字化的效率產(chǎn)生不利影響，不利于軟硬件的有效利用。

四、人力資源信息系統(tǒng)模型的功能分析

（一）數(shù)據(jù)交換功能

企業(yè)級(jí)人力資源信息綜合管理系統(tǒng)軟件，即系統(tǒng)軟件，擁有一些被認(rèn)為是一般管理功能的公司數(shù)據(jù)，能在一定程度上有效地幫助企業(yè)人事主管更好地了解員工的日常需求，此外，這在一定程度上為進(jìn)一步提高人力資源管理的效率創(chuàng)造了非常有利的條件，人力資源管理人員應(yīng)在統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合不同的人力資源管理信息進(jìn)行有效地分析管理信息在不同職能部門，如高級(jí)管理人員，使各部門的人事管理資料可直接輸入人事統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)及在統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中共享人力資源管理信息，方便其他職能部門的管理查詢。

（二）信息查詢功能

由于人力資源信息系統(tǒng)具有一定程度的信息集成，它使工作人員能夠交流信息，并促進(jìn)更快地獲得信息，然后為人力資源管理人員提供快速準(zhǔn)確的各類員工信息。

（三）靈活多變的特點(diǎn)

在系統(tǒng)未出現(xiàn)之前，管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)報(bào)告，因此，建立新的人力資源管理系統(tǒng)科學(xué)模型，有效節(jié)省時(shí)間可短時(shí)間內(nèi)編制數(shù)據(jù)報(bào)告，從而提供其他部門使用的更準(zhǔn)確的信息。

（四）人力資源信息化系統(tǒng)展望

實(shí)現(xiàn)人力資源系統(tǒng)過程和操作的智能交互，金融、產(chǎn)品、服務(wù)等人力資源的快速發(fā)展，人力資源管理人員將數(shù)據(jù)分析應(yīng)用于人力資源盤存和戰(zhàn)略決策，企業(yè)人力資源的全面開發(fā)具有特殊的意義。云平臺(tái)不僅提供服務(wù)器，它還提供了存儲(chǔ)大量人力資源數(shù)據(jù)的能力，通過AI 技術(shù)，有效避免人為干擾數(shù)據(jù)分析，提高數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性和效率。Gartner 研究所預(yù)測(cè)認(rèn)為絕大多數(shù)企業(yè)將實(shí)現(xiàn)75%的數(shù)字化，迫切需要將三大領(lǐng)域數(shù)字化：空間、性能和工作流。數(shù)字工作流提供對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和移動(dòng)設(shè)備的交互控制，如社會(huì)保障自動(dòng)征收、公益金規(guī)范、金融交易自動(dòng)化；數(shù)字商務(wù)智能，如：防止雇傭合同合法性，個(gè)人基本信息檔案分析，以數(shù)據(jù)和咨詢的形式幫助"導(dǎo)引頭"分析，使人力資源總體狀況、競(jìng)爭(zhēng)力、工資水平和其他方面的透明度.云平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)作為數(shù)字化改造的基礎(chǔ)，可引入全棧橋的混合云服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商安全服務(wù)，幫助公司升級(jí)云量，利用專家組、自動(dòng)化測(cè)量平臺(tái)和完善的業(yè)務(wù)流程。

五、完善人力資源檔案數(shù)字化的對(duì)策

（一）建立完善的信息系統(tǒng)

人力資源檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要必要的設(shè)備，同時(shí)，還開展了一項(xiàng)先進(jìn)的系統(tǒng)項(xiàng)目，將科研領(lǐng)域的人力資源數(shù)字化。一是制定軟件系統(tǒng)開發(fā)和文件插入領(lǐng)域的科學(xué)模式和方法。二是確保數(shù)字檔案受到嚴(yán)格控制，滿足安全性和可靠性系統(tǒng)的基本要求，并注重各種形式的數(shù)字保護(hù)。第三，辦公室系統(tǒng)與人力資源檔案系統(tǒng)之間的有效鏈接，將提供數(shù)據(jù)檢索功能，并廣泛提供資源。

（二）改善檔案管理

檔案管理質(zhì)量是實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化管理的重要因素之一，并盡可能提高管理人員的專業(yè)水平。首先，向文件管理員介紹人力資源數(shù)字文件管理方法，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識(shí)，不斷提高檔案管理者的工作效率，加強(qiáng)文件管理者的操作能力，以及對(duì)數(shù)據(jù)運(yùn)用的操作控制，注重相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的綜合和檔案控制的傳遞，提高檔案管理的整體水平。

（三）硬件雙重保險(xiǎn)，提高系統(tǒng)安全性

軟件與硬件均需加強(qiáng)，在硬件方面，專設(shè)局域網(wǎng)來管理人力資源信息，增強(qiáng)物理保護(hù)網(wǎng)絡(luò)，隔離非法外部用戶的入侵；此外，信息的采集和傳輸可用于加密來提高安全性，避免在傳輸過程中外界操縱和竊取重要信息；防火墻的保護(hù)也是提高信息安全效率的手段，這些措施的實(shí)施有利系統(tǒng)開發(fā)順利完成，達(dá)到人力資源檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，這一系統(tǒng)將提供更大的信息安全和有效的人員管理。

（四）加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和信息技術(shù)

提高培訓(xùn)水平是單位經(jīng)營管理中普遍探討的課題，當(dāng)前，加強(qiáng)單位發(fā)展過程中的人才培養(yǎng)也同樣迫切，在IT 培訓(xùn)過程中，單位必須保持開放性和積極性態(tài)度，確保教學(xué)內(nèi)容符合現(xiàn)代要求，使員工接觸最新的檔案管理理念和現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，提高員工的信息技術(shù)水平，同時(shí)，為了培養(yǎng)良好的信息使用技能，避免不必要的錯(cuò)誤導(dǎo)致信息泄漏和病毒。

（五）建立綜合人力資源信息系統(tǒng)模型的途徑

1.有效整合人力資源數(shù)據(jù)

在電子信息通信服務(wù)平臺(tái)的積極支持下，企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)將更加知識(shí)密集，并確保企業(yè)員工的人身安全。盡管企業(yè)員工眾多，但這會(huì)給企業(yè)的人力財(cái)力管理帶來很多困難，企業(yè)員工可以在探索建立企業(yè)業(yè)務(wù)通信信息平臺(tái)的過程中，合理選擇使用企業(yè)先進(jìn)電子技術(shù)，在良好的基礎(chǔ)上充分了解企業(yè)員工的實(shí)際日?；顒?dòng)，為員工提供各種信息保障.在企業(yè)員工電子信息交流平臺(tái)建設(shè)過程中，企業(yè)高級(jí)管理層應(yīng)能充分發(fā)揮其企業(yè)信息管理功能，在就業(yè)政策上，可能會(huì)產(chǎn)生某種政治傾向，通過明確企業(yè)未來發(fā)展的戰(zhàn)略方向，了解職工的具體就業(yè)條件，為員工提供一個(gè)有效的電子交流平臺(tái)，提高其信息安全性.在有效保證其企業(yè)持續(xù)提高認(rèn)識(shí)和安全性的基礎(chǔ)上，企業(yè)各級(jí)人力資源管理人員應(yīng)高度認(rèn)識(shí)企業(yè)人力資源信息管理的重要性和作用，并通過合理化優(yōu)化人力資源管理方案，不斷完善企業(yè)人力資源管理信息結(jié)構(gòu)此外，所有員工還應(yīng)定期與企業(yè)管理層積極合作，而管理人員還應(yīng)定期、及時(shí)地與企業(yè)其他相關(guān)管理部門保持業(yè)務(wù)聯(lián)系。

2.為人力資源專業(yè)人員建立信息系統(tǒng)

在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的實(shí)施過程中，企業(yè)各級(jí)人事管理人員能夠收集和發(fā)現(xiàn)大量信息，聯(lián)系企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要，為采用專門的人力資源管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造有利條件，例如：企業(yè)各級(jí)人事管理人員可以直接銷售和查詢企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)相關(guān)信息，并通過招聘網(wǎng)站進(jìn)行管理。同時(shí)，從企業(yè)的實(shí)際發(fā)展出發(fā)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要在企業(yè)政策、融資等各個(gè)領(lǐng)域及時(shí)提供必要的政策支持，并通過完善企業(yè)人力資源管理專家信息系統(tǒng)，幫助企業(yè)管理人員及時(shí)獲得企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的最新信息，吸引更多高素質(zhì)人才培訓(xùn)專家，建立專家基礎(chǔ)，進(jìn)一步提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

六、結(jié)語

當(dāng)前，在這個(gè)社會(huì)信息技術(shù)高速發(fā)展的大背景下，對(duì)企業(yè)信息化水平的需求越來越迫切，對(duì)要使企業(yè)達(dá)到人力資源管理水平，盡管目前有大量、品種繁多的專業(yè)人才，但這需要使企業(yè)依靠高質(zhì)量的專業(yè)管理人員和相對(duì)科技的管理方法，這種信息管理方法大大提高了收集和處理與基本人力資源管理有關(guān)的數(shù)據(jù)的效率以及數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性，這也有助于簡(jiǎn)化工作流程，企業(yè)人力資源管理的必要條件，并為企業(yè)全體員工提供各種增值管理服務(wù)，由于移動(dòng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于在實(shí)踐和組織管理方面，培訓(xùn)人員和其他人力資源系統(tǒng)開發(fā)人員，不僅要具備操作移動(dòng)電腦和辦公軟件所需的一定技能，但也要有一定的經(jīng)驗(yàn)，歸根到底，它只是企業(yè)人力資源的信息工具。