林倩

（廣東省東莞市鳳崗醫(yī)院，廣東 東莞 523695）

計(jì)算機(jī)問(wèn)世以來(lái)，人們開(kāi)始接觸到數(shù)據(jù)、信息給人類文明帶來(lái)的強(qiáng)大沖擊，直至現(xiàn)在越來(lái)越完善越來(lái)越適應(yīng)人類的生活，這推動(dòng)著人類文明走向了一個(gè)嶄新的信息化時(shí)代。而檔案作為各行各業(yè)發(fā)展的印記，成為前進(jìn)路上不可或缺的動(dòng)力，順應(yīng)時(shí)代的信息化管理檔案才能發(fā)揮其最大的價(jià)值。對(duì)于醫(yī)院而言，檔案管理的信息化所占據(jù)的重要地位不言而喻，所以一定要充分了解、掌握檔案信息化管理，從而提升醫(yī)院的整體工作效率以及醫(yī)療水平。

一、發(fā)展醫(yī)院檔案信息化管理的必要

（一）社會(huì)形勢(shì)所需

當(dāng)前社會(huì)是信息化的時(shí)代，醫(yī)院的檔案不僅是醫(yī)療人員工作的記錄，也是這個(gè)時(shí)代的組成部分，如果因?yàn)樽霾缓脵n案的記錄就無(wú)法進(jìn)行檔案的準(zhǔn)確性分析，更不要說(shuō)讓其成為醫(yī)院發(fā)展前進(jìn)道路上的鋪路石。而檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化，如果醫(yī)院在保存檔案時(shí)仍舊按照傳統(tǒng)的方式，背離現(xiàn)在社會(huì)所認(rèn)可所需要的檔案數(shù)字化，那么醫(yī)院如何去適應(yīng)這個(gè)社會(huì)，檔案如何更好地為人類發(fā)展服務(wù)呢？想要檔案管理工作不被這個(gè)時(shí)代拋棄，就必須在收集、保管、保護(hù)和利用等方面做出順應(yīng)時(shí)代的調(diào)整，因此，檔案的信息化管理迫在眉睫。

（二）檔案安全保障

醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是紙質(zhì)化的，這樣的管理方式被最開(kāi)始的醫(yī)療工作人員所認(rèn)可，在最初的時(shí)候也確實(shí)保留住了很大一部分的信息，為醫(yī)院發(fā)展做出了一些貢獻(xiàn)，但在信息發(fā)展如此快速的今天，海量的數(shù)據(jù)已經(jīng)超出傳統(tǒng)檔案管理的極限，且以前的紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移，損壞、丟失的現(xiàn)象越來(lái)越難以控制，因此，從檔案的安全性及完整性出發(fā)，進(jìn)行檔案的信息化管理才是可行之法。

（三）社會(huì)強(qiáng)烈需求

在智能不斷替代人工的今天，人們對(duì)于時(shí)間的觀念逐漸增強(qiáng)，以前人們來(lái)醫(yī)院看病都是先到了醫(yī)院后才排隊(duì)掛號(hào)，再到診室門口排隊(duì)看病，這樣大部分的時(shí)間都花在了等待上面，甚至一些病人的家距離醫(yī)院較遠(yuǎn)當(dāng)天都看不上病。所以，從根本上保證信息在病人與醫(yī)院之間的傳遞及記錄的快速性和及時(shí)性就顯得尤為重要。

二、醫(yī)院檔案信息化驅(qū)使檔案數(shù)字化

（一）數(shù)字化工作是檔案信息化的大前提

醫(yī)院要想做到檔案信息化管理，就要先做到檔案數(shù)字化，而要產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)就要先進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。這就要求我們的醫(yī)療工作人員在日常的工作中做到數(shù)字化，避免以前的紙質(zhì)化辦公，把工作內(nèi)容及時(shí)地記錄為數(shù)據(jù)，輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，成為更方便保存的信息化檔案。

（二）將傳統(tǒng)檔案變成數(shù)字化檔案

傳統(tǒng)的檔案管理工作要先準(zhǔn)備好記錄檔案的載體，在記錄時(shí)都按照人工手寫(xiě)或者機(jī)器打印的方式進(jìn)行，記錄好后再進(jìn)行整理，編目，統(tǒng)計(jì)，封存等各項(xiàng)工作，這樣無(wú)疑加大了檔案整理工作人員的工作量，且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，醫(yī)院工作本就繁忙，如果沒(méi)有專人負(fù)責(zé)檔案的記錄保存那么很多檔案就會(huì)被擱置一旁，等需要時(shí)再去尋找也十分困難。如果最開(kāi)始的時(shí)候就把這些內(nèi)容轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)字化保存，這樣不僅降低了記錄工作的難度，在查找起來(lái)的時(shí)候也更方便快捷。

三、醫(yī)院檔案信息化過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）認(rèn)識(shí)程度偏低

檔案信息化過(guò)程本質(zhì)上是改傳統(tǒng)的手工為先進(jìn)的智能，但是，很多醫(yī)院對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)非常片面，覺(jué)得檔案信息化并不會(huì)帶來(lái)什么實(shí)質(zhì)性好處，只是增加了日常工作的難度，甚至不少人員認(rèn)為檔案管理就一個(gè)可有可無(wú)的輔助性的部門，只是起一個(gè)接收、保管檔案的作用而已，而自己只要做好分內(nèi)工作就已經(jīng)對(duì)得起自己的工作崗位，少部分人就算做也只是停留在記錄上面，不注重信息潛在價(jià)值的深入研究和開(kāi)發(fā)利用，并且認(rèn)為檔案信息化等同于將相應(yīng)地紙質(zhì)檔案簡(jiǎn)單的通過(guò)一些手段轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，無(wú)需分門別類，深入分析。

（二）檔案人員素質(zhì)普遍不高

眾所周知，不管是多么完善的檔案管理系統(tǒng)，最終都要人去操作，這樣就對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提出了要求。要知道，檔案工作并不是簡(jiǎn)單地行接收、整理及保管檔案。一個(gè)合格的檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)和相關(guān)的檔案管理軟件，更要懂得檔案管理規(guī)范等等，但是因?yàn)獒t(yī)院工作人員其本身工作內(nèi)容的專業(yè)性，如果是要讓他們來(lái)完成這一工作的話，是肯定不行的，這就要求醫(yī)院在規(guī)范檔案信息化管理時(shí)不僅要招聘一些專業(yè)的人才，更要將檔案信息化管理進(jìn)行宣傳，慢慢培養(yǎng)起院內(nèi)醫(yī)療工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度及專項(xiàng)技能。

（三）管理體制滯后

現(xiàn)如今，檔案信息化管理已經(jīng)深入人心，大家或多或少都知道了這項(xiàng)工作的重要性，但是，知道是一方面，實(shí)施是另一方面，在檔案信息化管理方面大家都缺乏經(jīng)驗(yàn)，也不知道如何去制定相關(guān)的合乎要求的體制和規(guī)定。因此，在一定程度上，大多醫(yī)院的檔案信息化管理體制都較為落后。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

醫(yī)院檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，很多時(shí)候從硬件和軟件兩方面來(lái)說(shuō)都達(dá)不到要求。這是因?yàn)獒t(yī)院建成后，各項(xiàng)設(shè)施都已經(jīng)固定，醫(yī)院的運(yùn)行也已經(jīng)達(dá)到一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài)，要想更新成能達(dá)到要求的狀態(tài)需要花費(fèi)相當(dāng)大的人力物力和財(cái)力，也許還會(huì)給日常的醫(yī)療工作帶來(lái)不便，所以，如果一開(kāi)始檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有建設(shè)好，想要再建就會(huì)有很大的困難。

四、醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程出現(xiàn)問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

針對(duì)醫(yī)院檔案管理而言，首先醫(yī)院管理者應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并且檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)重視提高自己對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院檔案管理的每部分內(nèi)容都需要管理者不同程度的參與。作為醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)明確提出檔案質(zhì)量、規(guī)格及限制需求，基于在不斷提高管理者對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，提高相應(yīng)管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而能夠在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

時(shí)代在改變，檔案信息化管理的技能和要求都在發(fā)生變化，如果檔案信息化管理的團(tuán)隊(duì)還是一成不變，那么，醫(yī)院的檔案信息化管理也將落后于社會(huì)，因此，信息化檔案管理的關(guān)鍵是建設(shè)人才隊(duì)伍。這可以從兩方面對(duì)其進(jìn)行改善，一是醫(yī)院可以對(duì)外進(jìn)行檔案信息化管理的專業(yè)人員招聘，讓其為醫(yī)院的檔案信息化管理注入新的血液和思想，二是醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)院內(nèi)工作人員在檔案信息化管理方面的專業(yè)技能培訓(xùn)。在日常的檔案信息化管理工作中還可加大信息化工作的考核力度，做到有獎(jiǎng)有罰，調(diào)動(dòng)各個(gè)部門對(duì)檔案信息化管理工作的積極性，從根本上保證人人重視檔案信息化管理，人人有能力做到檔案信息化管理。

（三）檔案信息化管需要制度做保障

無(wú)規(guī)矩不成方圓，凡事有了可遵循的制度才更有可能往完善的方向發(fā)展。檔案信息化管理工作也不例外，只有制定好檔案信息化管理工作方方面面的制度，給檔案工作人員一個(gè)規(guī)范，才能保證信息化工作按照所預(yù)想的那樣完整進(jìn)行，為醫(yī)院的發(fā)展輸送源源不斷的動(dòng)力。

結(jié)語(yǔ)：檔案信息化工作實(shí)際操作起來(lái)遇到各種各樣的問(wèn)題和挑戰(zhàn)在所難免，但做好檔案信息化管理這個(gè)工作是信息時(shí)代對(duì)我們提出的新要求，只要我們做好了這個(gè)工作不論是我們個(gè)人還是醫(yī)院都會(huì)更上一層樓。