林倩
(廣東省東莞市鳳崗醫(yī)院,廣東 東莞 523695)
計(jì)算機(jī)問(wèn)世以來(lái),人們開(kāi)始接觸到數(shù)據(jù)、信息給人類文明帶來(lái)的強(qiáng)大沖擊,直至現(xiàn)在越來(lái)越完善越來(lái)越適應(yīng)人類的生活,這推動(dòng)著人類文明走向了一個(gè)嶄新的信息化時(shí)代。而檔案作為各行各業(yè)發(fā)展的印記,成為前進(jìn)路上不可或缺的動(dòng)力,順應(yīng)時(shí)代的信息化管理檔案才能發(fā)揮其最大的價(jià)值。對(duì)于醫(yī)院而言,檔案管理的信息化所占據(jù)的重要地位不言而喻,所以一定要充分了解、掌握檔案信息化管理,從而提升醫(yī)院的整體工作效率以及醫(yī)療水平。
當(dāng)前社會(huì)是信息化的時(shí)代,醫(yī)院的檔案不僅是醫(yī)療人員工作的記錄,也是這個(gè)時(shí)代的組成部分,如果因?yàn)樽霾缓脵n案的記錄就無(wú)法進(jìn)行檔案的準(zhǔn)確性分析,更不要說(shuō)讓其成為醫(yī)院發(fā)展前進(jìn)道路上的鋪路石。而檔案信息化的前提是檔案數(shù)字化,如果醫(yī)院在保存檔案時(shí)仍舊按照傳統(tǒng)的方式,背離現(xiàn)在社會(huì)所認(rèn)可所需要的檔案數(shù)字化,那么醫(yī)院如何去適應(yīng)這個(gè)社會(huì),檔案如何更好地為人類發(fā)展服務(wù)呢?想要檔案管理工作不被這個(gè)時(shí)代拋棄,就必須在收集、保管、保護(hù)和利用等方面做出順應(yīng)時(shí)代的調(diào)整,因此,檔案的信息化管理迫在眉睫。
醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理基本上都是紙質(zhì)化的,這樣的管理方式被最開(kāi)始的醫(yī)療工作人員所認(rèn)可,在最初的時(shí)候也確實(shí)保留住了很大一部分的信息,為醫(yī)院發(fā)展做出了一些貢獻(xiàn),但在信息發(fā)展如此快速的今天,海量的數(shù)據(jù)已經(jīng)超出傳統(tǒng)檔案管理的極限,且以前的紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移,損壞、丟失的現(xiàn)象越來(lái)越難以控制,因此,從檔案的安全性及完整性出發(fā),進(jìn)行檔案的信息化管理才是可行之法。
在智能不斷替代人工的今天,人們對(duì)于時(shí)間的觀念逐漸增強(qiáng),以前人們來(lái)醫(yī)院看病都是先到了醫(yī)院后才排隊(duì)掛號(hào),再到診室門口排隊(duì)看病,這樣大部分的時(shí)間都花在了等待上面,甚至一些病人的家距離醫(yī)院較遠(yuǎn)當(dāng)天都看不上病。所以,從根本上保證信息在病人與醫(yī)院之間的傳遞及記錄的快速性和及時(shí)性就顯得尤為重要。
醫(yī)院要想做到檔案信息化管理,就要先做到檔案數(shù)字化,而要產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)就要先進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。這就要求我們的醫(yī)療工作人員在日常的工作中做到數(shù)字化,避免以前的紙質(zhì)化辦公,把工作內(nèi)容及時(shí)地記錄為數(shù)據(jù),輸入數(shù)據(jù)庫(kù),成為更方便保存的信息化檔案。
傳統(tǒng)的檔案管理工作要先準(zhǔn)備好記錄檔案的載體,在記錄時(shí)都按照人工手寫(xiě)或者機(jī)器打印的方式進(jìn)行,記錄好后再進(jìn)行整理,編目,統(tǒng)計(jì),封存等各項(xiàng)工作,這樣無(wú)疑加大了檔案整理工作人員的工作量,且極易出現(xiàn)錯(cuò)誤,醫(yī)院工作本就繁忙,如果沒(méi)有專人負(fù)責(zé)檔案的記錄保存那么很多檔案就會(huì)被擱置一旁,等需要時(shí)再去尋找也十分困難。如果最開(kāi)始的時(shí)候就把這些內(nèi)容轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù),進(jìn)行數(shù)字化保存,這樣不僅降低了記錄工作的難度,在查找起來(lái)的時(shí)候也更方便快捷。
檔案信息化過(guò)程本質(zhì)上是改傳統(tǒng)的手工為先進(jìn)的智能,但是,很多醫(yī)院對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)非常片面,覺(jué)得檔案信息化并不會(huì)帶來(lái)什么實(shí)質(zhì)性好處,只是增加了日常工作的難度,甚至不少人員認(rèn)為檔案管理就一個(gè)可有可無(wú)的輔助性的部門,只是起一個(gè)接收、保管檔案的作用而已,而自己只要做好分內(nèi)工作就已經(jīng)對(duì)得起自己的工作崗位,少部分人就算做也只是停留在記錄上面,不注重信息潛在價(jià)值的深入研究和開(kāi)發(fā)利用,并且認(rèn)為檔案信息化等同于將相應(yīng)地紙質(zhì)檔案簡(jiǎn)單的通過(guò)一些手段轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,無(wú)需分門別類,深入分析。
眾所周知,不管是多么完善的檔案管理系統(tǒng),最終都要人去操作,這樣就對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提出了要求。要知道,檔案工作并不是簡(jiǎn)單地行接收、整理及保管檔案。一個(gè)合格的檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)和相關(guān)的檔案管理軟件,更要懂得檔案管理規(guī)范等等,但是因?yàn)獒t(yī)院工作人員其本身工作內(nèi)容的專業(yè)性,如果是要讓他們來(lái)完成這一工作的話,是肯定不行的,這就要求醫(yī)院在規(guī)范檔案信息化管理時(shí)不僅要招聘一些專業(yè)的人才,更要將檔案信息化管理進(jìn)行宣傳,慢慢培養(yǎng)起院內(nèi)醫(yī)療工作人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度及專項(xiàng)技能。
現(xiàn)如今,檔案信息化管理已經(jīng)深入人心,大家或多或少都知道了這項(xiàng)工作的重要性,但是,知道是一方面,實(shí)施是另一方面,在檔案信息化管理方面大家都缺乏經(jīng)驗(yàn),也不知道如何去制定相關(guān)的合乎要求的體制和規(guī)定。因此,在一定程度上,大多醫(yī)院的檔案信息化管理體制都較為落后。
醫(yī)院檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱,很多時(shí)候從硬件和軟件兩方面來(lái)說(shuō)都達(dá)不到要求。這是因?yàn)獒t(yī)院建成后,各項(xiàng)設(shè)施都已經(jīng)固定,醫(yī)院的運(yùn)行也已經(jīng)達(dá)到一個(gè)穩(wěn)定的狀態(tài),要想更新成能達(dá)到要求的狀態(tài)需要花費(fèi)相當(dāng)大的人力物力和財(cái)力,也許還會(huì)給日常的醫(yī)療工作帶來(lái)不便,所以,如果一開(kāi)始檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施沒(méi)有建設(shè)好,想要再建就會(huì)有很大的困難。
針對(duì)醫(yī)院檔案管理而言,首先醫(yī)院管理者應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí),并且檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)重視提高自己對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。醫(yī)院檔案管理的每部分內(nèi)容都需要管理者不同程度的參與。作為醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)明確提出檔案質(zhì)量、規(guī)格及限制需求,基于在不斷提高管理者對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,提高相應(yīng)管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),進(jìn)而能夠在一定程度上促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。
時(shí)代在改變,檔案信息化管理的技能和要求都在發(fā)生變化,如果檔案信息化管理的團(tuán)隊(duì)還是一成不變,那么,醫(yī)院的檔案信息化管理也將落后于社會(huì),因此,信息化檔案管理的關(guān)鍵是建設(shè)人才隊(duì)伍。這可以從兩方面對(duì)其進(jìn)行改善,一是醫(yī)院可以對(duì)外進(jìn)行檔案信息化管理的專業(yè)人員招聘,讓其為醫(yī)院的檔案信息化管理注入新的血液和思想,二是醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)院內(nèi)工作人員在檔案信息化管理方面的專業(yè)技能培訓(xùn)。在日常的檔案信息化管理工作中還可加大信息化工作的考核力度,做到有獎(jiǎng)有罰,調(diào)動(dòng)各個(gè)部門對(duì)檔案信息化管理工作的積極性,從根本上保證人人重視檔案信息化管理,人人有能力做到檔案信息化管理。
無(wú)規(guī)矩不成方圓,凡事有了可遵循的制度才更有可能往完善的方向發(fā)展。檔案信息化管理工作也不例外,只有制定好檔案信息化管理工作方方面面的制度,給檔案工作人員一個(gè)規(guī)范,才能保證信息化工作按照所預(yù)想的那樣完整進(jìn)行,為醫(yī)院的發(fā)展輸送源源不斷的動(dòng)力。
結(jié)語(yǔ):檔案信息化工作實(shí)際操作起來(lái)遇到各種各樣的問(wèn)題和挑戰(zhàn)在所難免,但做好檔案信息化管理這個(gè)工作是信息時(shí)代對(duì)我們提出的新要求,只要我們做好了這個(gè)工作不論是我們個(gè)人還是醫(yī)院都會(huì)更上一層樓。