文/郭 萍

本文從機(jī)構(gòu)改革中檔案工作的重要性切入，明確指出新組建機(jī)關(guān)檔案工作體系建設(shè)的總體目標(biāo)、基本原則和主要內(nèi)容,闡述了標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系建設(shè)的基本任務(wù)和主要任務(wù)，為做好新組建機(jī)關(guān)檔案工作建言獻(xiàn)策

檔案工作是基礎(chǔ)性工作，承擔(dān)為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的神圣職責(zé)和使命，對(duì)維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌以及長遠(yuǎn)發(fā)展具有特殊的重要意義。在機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案工作，理順各項(xiàng)工作機(jī)制，依法依規(guī)做好機(jī)改撤并部門、單位的檔案移交處置工作，是機(jī)構(gòu)改革中的重要工作，也是各級(jí)政府、涉改部門的一項(xiàng)重要職責(zé)。同步安排、部署檔案工作，建設(shè)與新組建機(jī)關(guān)調(diào)整后職能相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作體系，從而有效地推動(dòng)各級(jí)政府、涉改機(jī)構(gòu)的改革進(jìn)程，確保國家以及相關(guān)部門檔案資源完整齊全、安全保障，促使檔案提供最佳服務(wù)與利用。

一、總體目標(biāo)

中省兩辦已經(jīng)印發(fā)了《關(guān)于在機(jī)構(gòu)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》。按照意見要求應(yīng)盡快理順檔案工作機(jī)制，整合涉改單位機(jī)關(guān)檔案管理資源，2019年底完成檔案工作新體系基本框架設(shè)計(jì)。2020年，新體系初建運(yùn)行，在各部門職能銜接過程中進(jìn)行微調(diào)，形成運(yùn)轉(zhuǎn)高效、功能完備的檔案管理模式。2021年對(duì)標(biāo)運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題、不斷完善，形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作體系。

二、基本原則

在機(jī)構(gòu)改革中，如何做好涉該部門以及相關(guān)單位的檔案處置工作，依據(jù)的基本原則是：

其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)負(fù)責(zé)。從領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)與責(zé)任擔(dān)當(dāng)來講，總體要求是相關(guān)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員，必須高度重視涉改部門、單位的檔案處置工作，密切關(guān)注其原有工作體系和特點(diǎn)，以檔案工作相關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)則，對(duì)照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，繼續(xù)將檔案工作納入新組建單位機(jī)關(guān)工作機(jī)制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專設(shè)機(jī)構(gòu)，劃分職責(zé)定位，實(shí)現(xiàn)檔案工作有序推進(jìn)。

其二，兼顧特點(diǎn)，有序推進(jìn)。檔案工作涉及機(jī)關(guān)以及單位各部門，各部門在機(jī)關(guān)行政效能運(yùn)行過程中承擔(dān)不同職責(zé)，履行職能時(shí)又會(huì)相互影響、相互照應(yīng)，信息技術(shù)、檔案資料和設(shè)備資金等資源既要實(shí)現(xiàn)共享又要盡量向主要部門傾斜，在安排部署資料收集與整理時(shí)既要充分考慮部門共性又要突出各自特點(diǎn)。可見，兼顧特點(diǎn)，有序推進(jìn)，方能更好地落實(shí)改革工作，并保證在機(jī)構(gòu)改革中檔案管理工作的服務(wù)于利用得以更好地實(shí)施。

其三，重點(diǎn)建制，規(guī)范入軌。以實(shí)際工作為根本出發(fā)點(diǎn)，起初應(yīng)將檔案工作實(shí)施的重點(diǎn)放在建立健全制度、完善相關(guān)機(jī)制上。這就是以涉改單位新職能為主要依據(jù)，結(jié)合涉改單位新任務(wù)，及時(shí)補(bǔ)充和修定檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)制度，健全完善工作程序，規(guī)范實(shí)施檔案管理規(guī)章，將新的檔案工作體系建設(shè)盡快納入制度化、規(guī)范化軌道。

其四，保障為先，有序運(yùn)作。在制度保障的前提下，對(duì)檔案工作進(jìn)行梳理和細(xì)化。以檔案體系建設(shè)的規(guī)范性為基點(diǎn)，堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，首先解決最急迫問題，集中解決最難辦問題，確保檔案工作章序有致，由重點(diǎn)工作向常規(guī)工作不斷完善，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)嚴(yán)而有序、全面有效地開展。

三、基本內(nèi)容

機(jī)構(gòu)改革中強(qiáng)化檔案管理工作非常必要，必須抓住“基本內(nèi)容”得以實(shí)施，為此：

其一，圍繞一個(gè)目標(biāo)。這個(gè)目標(biāo)就是不斷強(qiáng)化檔案管理工作。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者以及工作人員，必須牢固樹立“一盤棋”管理理念，堅(jiān)持政治導(dǎo)向，以建立科學(xué)性、開放式、信息化的檔案管理合作體系為主要目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)政治和業(yè)務(wù)深度融合，繼承與發(fā)展同頻共振，人員和技術(shù)暢通流動(dòng)，高效完成檔案資源管理服務(wù)與利用。

其二，嚴(yán)守一個(gè)準(zhǔn)則。依法治檔是基本準(zhǔn)則?！吨腥A人民共和國檔案法》和實(shí)施辦法是檔案工作開展的法律準(zhǔn)繩，嚴(yán)格按照本省檔案管理?xiàng)l例中的各項(xiàng)原則優(yōu)化檔案管理措施，貫徹執(zhí)行《保密法》，恪守保密工作紀(jì)律，有力促進(jìn)檔案工作法制化。

其三，突出兩條主線。第一條主線就是要突出檔案管理工作重要地位的認(rèn)知。第二條主線就是突出強(qiáng)化大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。真正使機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者以及工作人員突出認(rèn)識(shí)到檔案工作在機(jī)關(guān)整體工作中的重要地位，強(qiáng)化大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，以機(jī)關(guān)辦公室或機(jī)關(guān)檔案部門為主導(dǎo)，多部門協(xié)作參與開展工作，實(shí)現(xiàn)檔案資料收集、資源開發(fā)、檔案服務(wù)全覆蓋。

其四，做到“三個(gè)堅(jiān)持”。一是堅(jiān)持檔案資源全方位收集，對(duì)機(jī)關(guān)各類檔案資料進(jìn)行收集整理，實(shí)現(xiàn)資源最大化。二是堅(jiān)持檔案資源規(guī)范化管理，做實(shí)做細(xì)檔案資源的常規(guī)入庫管理。三是堅(jiān)持檔案資源合理化開發(fā)，促進(jìn)檔案資源開放利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值提升，提高檔案服務(wù)功能和社會(huì)影響力。

四、涉改機(jī)關(guān)檔案工作體系建設(shè)的基本任務(wù)

涉改機(jī)關(guān)與部門檔案工作體系建設(shè)的基本任務(wù)在于：

其一，目標(biāo)明確，做好檔案清查工作。依照材料歸檔范圍，被納入新組建機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)歸檔文件材料和檔案整理情況進(jìn)行清查，將各門類各載體文件進(jìn)行再整理，確保檔案資料不因機(jī)構(gòu)改革流失。全面、徹底地清查留存在部門、個(gè)人手中的文件材料，對(duì)查處的散落資料進(jìn)行綜合收集，并做好專項(xiàng)鑒定，同時(shí)還要編制歸檔目錄，做到在庫底子清，交接情況明。

其二，分步實(shí)施，做細(xì)檔案交接工作。細(xì)化檔案資料的移交留存范圍，明確各門類檔案歸屬和流向，制定檔案處置方案，報(bào)請(qǐng)上級(jí)檔案機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)做好檔案移交銜接工作；組建檔案移交工作小組，在分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作部門的安排下，合理調(diào)整檔案用房、配備必要的安全設(shè)施，實(shí)現(xiàn)被納入機(jī)構(gòu)檔案資料的順利交接。

其三，完善制度，做實(shí)檔案規(guī)范管理。嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局以及陜西省檔案局有關(guān)檔案整理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保管理規(guī)范、利用便捷。完善新機(jī)關(guān)檔案工作方案、檔案管理與處置方案、檔案收集整理要求、檔案庫房安全應(yīng)急預(yù)案等一系列管理制度，明確調(diào)整文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限等技術(shù)方案，為規(guī)范開展新組建機(jī)關(guān)檔案管理工作提供技術(shù)保障。

其四，齊抓共管，做全檔案管理保障。為此，一是健全領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。通過調(diào)整成立適應(yīng)新機(jī)關(guān)職能的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成小組成員更新的動(dòng)態(tài)模式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理措施的有效落實(shí)。二是廣開財(cái)源。加大檔案工作經(jīng)費(fèi)投入，預(yù)留檔案交接、檔案整理編目、檔案工作相關(guān)設(shè)備裝具等處置費(fèi)用，確保工作順利開展。三是開拓思路。通過開展各種形式的檔案宣傳活動(dòng)，擴(kuò)大檔案工作的影響力，提高檔案的社會(huì)關(guān)注度，爭(zhēng)取社會(huì)群體的大力支持，以利于開發(fā)檔案資源和服務(wù)利用功能。

五、新組建機(jī)關(guān)檔案工作體系建設(shè)的任務(wù)

新組建機(jī)關(guān)檔案工作體系建設(shè)的任務(wù)主要有以下幾個(gè)方面：

其一，強(qiáng)化培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系規(guī)范化。檔案工作規(guī)范化管理是新組建機(jī)關(guān)面臨的新任務(wù)之一。這項(xiàng)工作任務(wù)重、要求高，必須有針對(duì)性地開展檔案知識(shí)培訓(xùn)，及時(shí)傳達(dá)檔案規(guī)則新標(biāo)準(zhǔn)，通報(bào)檔案工作新形勢(shì)，培訓(xùn)以國檔局頒布的各類別檔案整理標(biāo)準(zhǔn)為主要內(nèi)容，重在提高檔案專業(yè)人員、兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，盡快更新庫房管理設(shè)施，更換陳舊的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)高素質(zhì)人員、先進(jìn)技術(shù)與現(xiàn)代設(shè)備的有機(jī)結(jié)合，不斷加快檔案工作體系技術(shù)現(xiàn)代化、操作規(guī)范化的建設(shè)。

其二，強(qiáng)化考核，完善檔案工作體系制度化。堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，建立多元化的監(jiān)督體制和機(jī)制，完善檔案工作體系責(zé)任制。按照屬地管理原則，檔案資料收集的責(zé)任主體是新機(jī)關(guān)的各個(gè)部門，第一責(zé)任人是部門主要領(lǐng)導(dǎo)，直接責(zé)任人是分管領(lǐng)導(dǎo)。將資料收集整理的任務(wù)層層分解，形成合理的目標(biāo)責(zé)任體系，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。圍繞工作體系建設(shè)的目標(biāo)，確定考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，把檔案管理納入部門目標(biāo)考核機(jī)制，確保責(zé)任逐級(jí)落實(shí)。在關(guān)鍵時(shí)期，組織開展檔案專業(yè)人員對(duì)各部門督查指導(dǎo)，督促檔案部門和有關(guān)單位切實(shí)履行檔案工作職責(zé)，穩(wěn)步推進(jìn)工作體系的監(jiān)督制度建設(shè)。

其三，強(qiáng)化協(xié)作，促進(jìn)檔案工作體系科學(xué)化。啟動(dòng)聯(lián)合工作機(jī)制，檔案部門加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)合協(xié)作，力求實(shí)現(xiàn)信息互通、資源共享、平臺(tái)共用，形成檔案工作合力，實(shí)現(xiàn)互助共贏。開展部門管理示范建設(shè)，穩(wěn)步增加檔案管理專項(xiàng)資金專項(xiàng)投入，劃區(qū)域分層次推行資金配比管理，改善必要的庫房設(shè)施，配備足夠的、有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)的管理人員，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，確保檔案工作人、財(cái)、物三方保障。發(fā)揮技術(shù)引領(lǐng)帶動(dòng)作用，充分考慮檔案資料類別特點(diǎn)，有側(cè)重地進(jìn)行收集整理、資源開發(fā)、價(jià)值鑒定等技術(shù)指導(dǎo)，提倡形成各具專業(yè)特色的檔案管理模式，為檔案工作新體系整體優(yōu)化積累科學(xué)可持續(xù)的經(jīng)驗(yàn)。

其四，創(chuàng)新研究，助推檔案工作體系前沿化。提升思想觀念，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，開展先進(jìn)的專業(yè)技術(shù)研究，摒棄故步自封的陳舊觀念，借鑒其他領(lǐng)域先進(jìn)的管理技術(shù)，引進(jìn)信息化技術(shù)、引進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案綜合使用與技術(shù)開發(fā)的有效融合，建立必要的科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備。開展檔案資源開發(fā)利用研究，以服務(wù)利用為最終目的，圍繞機(jī)關(guān)中心工作和主要業(yè)務(wù)，增強(qiáng)檔案服務(wù)主動(dòng)性，將“死”檔案變“活”檔案、讓庫存資源走向朝外開放。檔案的最終價(jià)值在利用，隨著形勢(shì)發(fā)展與變化，對(duì)檔案服務(wù)利用要求不斷更新，只有服務(wù)機(jī)制隨工作職能發(fā)揮的實(shí)際需要?jiǎng)討B(tài)演進(jìn)，建立對(duì)未來管理趨勢(shì)的預(yù)測(cè)研究，才會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案工作體系的加速發(fā)展，進(jìn)而增強(qiáng)新機(jī)關(guān)檔案工作體系的前沿性，面對(duì)大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，方能不斷創(chuàng)新開拓檔案管理的新局面。

綜合上述，新組建機(jī)關(guān)檔案體系建設(shè)問題，是一個(gè)極為重要的問題。只有樹立大局意識(shí)和正確的思想觀念，明確目標(biāo)和任務(wù)，真正把檔案管理工作體系的建設(shè)放在重要位置，作為重要的工作切實(shí)抓好，方能實(shí)現(xiàn)新機(jī)關(guān)的檔案系統(tǒng)具備科學(xué)化、規(guī)范化、有序化，為新機(jī)關(guān)的開局起步、創(chuàng)新發(fā)展做出貢獻(xiàn)。