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        基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新和服務(wù)能力提升

        2021-11-26 13:44:38劉麗麗
        魅力中國(guó) 2021年36期
        關(guān)鍵詞:檔案管理用戶服務(wù)

        劉麗麗

        (綏芬河市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)測(cè)中心,黑龍江 綏芬河 159399)

        大數(shù)據(jù)在繁瑣數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)方面都具有極其重要的作用。將大數(shù)據(jù)在檔案工作中進(jìn)行融入,可以有效提高檔案管理工作效率和服務(wù)能力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案數(shù)據(jù)資源種類較多,業(yè)務(wù)量十分巨大,這就需要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理,并積極改善檔案管理模式,進(jìn)一步提高檔案信息利用率,充分地發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值。

        一、應(yīng)用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式的必要性

        (一)開(kāi)發(fā)檔案資源的需求

        在檔案信息資源管理工作開(kāi)展過(guò)程中,通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行高效處理,使其更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。當(dāng)前大部分檔案部門檔案信息處理能力普遍不足,先進(jìn)技術(shù)掌握不到位,這也對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了較大的影響。而且在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,數(shù)據(jù)資源數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì),單純應(yīng)用人力無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效處理,需要重視應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合和處理,從而有效提高檔案信息處理效率,并基于社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)針對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā),進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息的重要價(jià)值。

        (二)檔案信息處理的需求

        科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)帶來(lái)較大的影響,為了提高檔案信息處理效率,檔案部門需要造福一方信息技術(shù)的應(yīng)用,并積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),全面提高檔案信息的處理水平。由于傳統(tǒng)檔案信息管理工作中,檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息難度較大,這也對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)較大的難度。同時(shí)檔案信息載體更具多樣性,這也在一定程度上影響了檔案管理工作效率,檔案管理工作中,管理人員需要根據(jù)數(shù)據(jù)形式選擇適宜的管理方式,不同形式檔案信息無(wú)法有效兼容,這也導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)孤島問(wèn)題。通過(guò)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效解決檔案信息孤島問(wèn)題,積極對(duì)不同形式的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,并完成數(shù)據(jù)信息的有效轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ),有利于進(jìn)一步保障檔案信息的安全。

        (三)提升檔案服務(wù)能力的需求

        檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中,應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理,針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行明確,并推動(dòng)檔案管理制度的優(yōu)化,加快推進(jìn)實(shí)體檔案向知識(shí)檔案的轉(zhuǎn)化,優(yōu)化檔案利用形式。并應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行系統(tǒng)化整理,整合檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案信息的精準(zhǔn)獲取,進(jìn)一步提高檔案信息處理效率。而且通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)還有利于保證檔案信息的完整性,增強(qiáng)檔案信息關(guān)聯(lián)性,促進(jìn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的提升。并通過(guò)采用專業(yè)化的數(shù)據(jù)信息管理形式,促進(jìn)檔案信息管理模式的規(guī)范,從而為檔案用戶提供更高效和優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)信息服務(wù)。

        二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的變化

        (一)檔案管理理論體系的變化

        大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì),而且不斷涌現(xiàn)出各種軟件服務(wù)平臺(tái),在這種情況下,檔案管理人員需要積極摒棄傳統(tǒng)的管理觀念,積極推動(dòng)檔案管理理念的變革。對(duì)于大數(shù)據(jù)而言,其倡導(dǎo)所有數(shù)據(jù)都有用的理念,并不是依據(jù)隨機(jī)分析法來(lái)獲取數(shù)據(jù)。

        (二)檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化

        對(duì)于檔案部門而言,館藏資源是其最大的優(yōu)勢(shì),通過(guò)不斷豐富館藏資源,可以有效地發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值,增強(qiáng)檔案部門的影響力。特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,檔案信息數(shù)量十分龐大,數(shù)據(jù)信息采集方式發(fā)生了較大的變化。基于這種情況下,為了提高檔案的價(jià)值,檔案部門需要擁有更多的檔案信息資源和檔案門類,以此來(lái)提升自身的優(yōu)勢(shì)和社會(huì)影響力。

        (三)檔案信息服務(wù)體系的變化

        檔案作為歷史的真實(shí)記錄,具有較高的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值,通過(guò)做好檔案管理工作,可以更好地滿足人們對(duì)檔案工作的需求?;诖髷?shù)據(jù)朝代背景下,檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì),并能夠從多個(gè)角度出發(fā),積極為檔案用戶提供更具個(gè)性化的服務(wù),在這種情況下,檔案服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容和方式等都發(fā)生了相應(yīng)的變化。

        (四)檔案安全發(fā)生變化

        大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案信息安全面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),因此要當(dāng)前檔案管理工作中,需要將檔案安全放在重要位置上來(lái)。由于檔案信息安全影響因素較多,通過(guò)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),可以有效地提高檔案信息安全,并積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)一步保障檔案信息安全。

        三、基于大數(shù)據(jù)的檔案管理模式創(chuàng)新及服務(wù)能力提升的策略

        (一)樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,在檔案管理工作中通過(guò)樹(shù)立大數(shù)據(jù)思維,深入挖掘檔案信息數(shù)據(jù),可以為相關(guān)決策提供重要的參考依據(jù)。檔案信息作為一種重要的資源,具有較好的應(yīng)用價(jià)值。基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案管理工作也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì),檔案方式更具多樣性,因此在檔案管理工作中,需要充分的借助于網(wǎng)絡(luò),有效的改變傳統(tǒng)檔案管理方式,加快推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化和智能化水平,使檔案信息能夠更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

        (二)建立健全檔案管理制度

        基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作的開(kāi)展,需要加快建立健全完善的檔案管理制度,并根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立具體的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),構(gòu)建完善的規(guī)范體系,促進(jìn)檔案數(shù)字化水平的提升,加快推進(jìn)檔案信息資源共享的步伐。因此在實(shí)際工作中,需要統(tǒng)一具體的規(guī)則,并運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)來(lái)約束檔案管理和服務(wù)工作,全面提高檔案管理的規(guī)范化。同時(shí)還要規(guī)范具體的數(shù)據(jù)資源,做好檔案信息數(shù)據(jù)的收集、加工及傳遞等工作,進(jìn)一步優(yōu)化信息流。而且借助于大數(shù)據(jù)技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)信息之間、人與信息之間的暢通交流,提高檔案用戶檔案信息利用效率,確保檔案服務(wù)整體水平的提升。

        (三)創(chuàng)新檔案管理工作內(nèi)容

        在檔案信息管理工作開(kāi)展過(guò)程中,以數(shù)字化為基礎(chǔ),數(shù)據(jù)化為核心,完成各種檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,這不僅提高了檔案信息整理和分析的效率,而且實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效檢索,為用戶檢索和利用檔案信息提供更多的便利性。因此在當(dāng)前檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中,需要重視數(shù)字化與數(shù)據(jù)化的結(jié)合,進(jìn)一步提高檔案信息管理和信息存儲(chǔ)的效果,實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效處理,積極整合檔案信息,確保檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。通過(guò)應(yīng)用大數(shù)據(jù)構(gòu)建起更安全的管理體系,以數(shù)字化和數(shù)據(jù)化為基礎(chǔ)和核心建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),堅(jiān)持共享和開(kāi)發(fā),并通過(guò)建立健全更為科學(xué)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)提高檔案管理工作的整體效率和質(zhì)量。

        (四)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)溝通交流渠道

        為了能夠更好地與大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展相適應(yīng),在檔案管理工作中,需要重視利用各類新老媒體,并將新興媒體與檔案管理工作相結(jié)合,開(kāi)展具有針對(duì)性的宣傳工作,確保檔案用戶借助于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用檔案信息過(guò)程中能夠進(jìn)一步規(guī)范自身的行為。而且通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)溝通交流渠道,有利于提各項(xiàng)檔案管理和服務(wù)水平,并構(gòu)建信息交流平臺(tái),分析檔案用戶的需求,積極為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),提升檔案用戶對(duì)檔案工作的滿意度。借助于網(wǎng)絡(luò)渠道檔案管理人員之間也能夠有首效交流和溝通,并分享具體的工作經(jīng)驗(yàn),推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展,使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

        (五)強(qiáng)化信息資源聚集

        大數(shù)據(jù)時(shí)代下,需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展調(diào)整檔案管理工作,不斷優(yōu)化檔案管理模式,建立檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理。在實(shí)際工作中,需要采取有效措施促進(jìn)檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,以半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為優(yōu)化的重點(diǎn),并與紙質(zhì)檔案管理工作現(xiàn)狀相結(jié)合,樹(shù)立大數(shù)據(jù)檔案理念,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念,并重視自身綜合素質(zhì)的提升,推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展,更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要效能。

        (六)建設(shè)高效服務(wù)平臺(tái)

        在檔案管理模式優(yōu)化創(chuàng)新過(guò)程中,檔案管理平臺(tái)發(fā)揮著重要的作用,通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)工作的重視,可以有效提升檔案服務(wù)能力。而且在建設(shè)高效服務(wù)平臺(tái)過(guò)程中,還要落實(shí)好檔案管理制度,構(gòu)建檔案管理智慧化模式,積極推動(dòng)檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新,全面促進(jìn)檔案服務(wù)整體能力的提升。在檔案管理人員能力建設(shè)過(guò)程中,需要與大數(shù)據(jù)理念相結(jié)合,重視培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能和服務(wù)水平,為其提供更多的學(xué)習(xí)和開(kāi)拓視野的機(jī)會(huì),并營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍,使檔案管理人員能夠與大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)。而且在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展過(guò)程中,需要與大數(shù)據(jù)理念相結(jié)合,重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,全面推進(jìn)檔案管理的智慧化水平。將檔案智慧化管理與用戶信息數(shù)據(jù)相結(jié)合,借助于檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案用戶信息的有效收集,全面提高檔案信息利用率,優(yōu)化配置檔案信息資源,進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理服務(wù)內(nèi)容。另外,還要重視應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù),打造更具個(gè)性化的檔案服務(wù)項(xiàng)目,使其與用戶的需求相符,并發(fā)揮檔案管理平臺(tái)的輔助作用,更好地滿足檔案用戶需求。在具體落實(shí)檔案管理制度過(guò)程中,需要重視制度的落實(shí),并結(jié)合具體的制度和措施,進(jìn)一步夯實(shí)檔案服務(wù)基礎(chǔ),全面提高檔案服務(wù)的整體水平。

        (七)創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容

        在當(dāng)前提升檔案服務(wù)能力過(guò)程中,需要重視利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),通過(guò)創(chuàng)新檔案服務(wù)理念,并以個(gè)性化、人性化、知識(shí)化和智能化等作為檔案服務(wù)創(chuàng)新的基礎(chǔ),智能化抓取檔案信息,并通過(guò)快速分析,打造更為便捷的檔案服務(wù)通道,推動(dòng)檔案服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新,提高檔案信息的利用率。同時(shí)還要針對(duì)檔案遠(yuǎn)程服務(wù)、微服務(wù)和云服務(wù)等方面,積極拓展檔案服務(wù)途徑。具體可以借助于微信公眾號(hào),為用戶提供檔案信息的查詢和咨詢服務(wù),借助于微信公眾號(hào)拉近檔案用戶與檔案之間的距離,進(jìn)一步擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍,全面提高檔案服務(wù)效率和效果。并借助于“檔案云”積極探索檔案云服務(wù),推動(dòng)檔案信息查詢和利用服務(wù)的開(kāi)放,進(jìn)一步提升檔案服務(wù)整體能力。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,通守應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動(dòng)檔案管理模式的創(chuàng)新,進(jìn)一步提高檔案服務(wù)能力,充分發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值。在檔案管理模式創(chuàng)新和服務(wù)能力提升過(guò)程中,需要積極更新發(fā)展理念,并重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用,將管理內(nèi)容和管理形式的創(chuàng)新相結(jié)合,構(gòu)建完善的檔案管理和服務(wù)平臺(tái),并重視新技術(shù)和新理念的應(yīng)用,有效的提升檔案管理和服務(wù)工作的整體水平,使檔案工作能夠與時(shí)俱進(jìn),為自身的健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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