谷灶鴿

（山西焦化集團(tuán)有限公司，山西 臨汾 041000）

引言

辦公室工作作為企業(yè)管理所有工作人員的工作最主要的構(gòu)成部分，與企業(yè)的發(fā)展緊密相連。辦公室的工作比較繁雜，一旦出現(xiàn)緊急的問(wèn)題，難以有效地調(diào)動(dòng)工作人員展開(kāi)相應(yīng)的工作，從而大大降低了辦公室工作人員的工作效率。為了有效解決這一問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)該將辦公室工作進(jìn)行精細(xì)化管理，這種管理方式不僅能有效地提升工作效率，保證企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目能夠順利地展開(kāi)，還能在一定程度上提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、新形勢(shì)下辦公室管理工作的特點(diǎn)

（一）辦公室工作地位重

辦公室的主要工作任務(wù)為：為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參謀、負(fù)責(zé)上下級(jí)信息的有效傳達(dá)、單位機(jī)要的保密工作以及后勤保障工作。首先，由于辦公室管理部門(mén)一直圍繞單位的中樞機(jī)關(guān)工作，因而其參謀、建議具有十分重要的作用，能夠在很大程度上影響領(lǐng)導(dǎo)的工作決策。其次，在單位內(nèi)部，辦公室管理部門(mén)承擔(dān)著“承上啟下”的作用，是上下級(jí)之間聯(lián)系的紐帶。在單位外部，辦公室管理部門(mén)也是單位形象的代表。下屬機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)單位的同志來(lái)訪，最先接觸的就是辦公室的工作人員，因此，辦公室部門(mén)的工作態(tài)度、禮儀素養(yǎng)就是代表著單位的形象。最后，辦公室部門(mén)掌管著單位的機(jī)要機(jī)密，一旦泄露后果不堪設(shè)想。

（二）辦公室工作事務(wù)雜

辦公室的工作非常繁雜，大到國(guó)家政策、小到環(huán)境衛(wèi)生；上到接待領(lǐng)導(dǎo)、下到聯(lián)系群眾；內(nèi)到政府機(jī)要、外到風(fēng)土民情，方方面面都需要辦公室部門(mén)的掌握并參與。因此，辦公室部門(mén)也進(jìn)行了精細(xì)化的工作分工，如秘書(shū)崗位、后勤崗位、信訪崗位、檔案管理崗位、辦事員崗位等。除了日常工作外，辦公室部門(mén)也常要面對(duì)一些突發(fā)事件，這就需要辦公室工作人員要具備較強(qiáng)的分析能力、判斷能力以及應(yīng)變能力，才能保證辦公室正確處理繁雜工作的有效性。

二、做好新形勢(shì)下辦公室管理工作的重要性

（一）對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)日常工作進(jìn)行有效的政務(wù)監(jiān)督

企業(yè)的辦公室工作人員要深入基層，了解員工的真實(shí)想法與思想動(dòng)態(tài)，從而制定更加符合企業(yè)的文化建設(shè)方案，通過(guò)采取有效措施來(lái)構(gòu)建企業(yè)文化，并開(kāi)展有效的宣傳工作，從而使得企業(yè)中形成良好的工作氛圍與企業(yè)文化，使員工工作積極性得到提升，并產(chǎn)生強(qiáng)烈的集體榮譽(yù)感、歸屬感與責(zé)任感，提升企業(yè)的向心力與凝聚力。企業(yè)的辦公室工作中還要做好企業(yè)相關(guān)會(huì)議與活動(dòng)組織，對(duì)企業(yè)的各類(lèi)工作內(nèi)容要進(jìn)行及時(shí)規(guī)劃與總結(jié)，并根據(jù)工作內(nèi)容來(lái)擬定通知與報(bào)告，針對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的失誤進(jìn)行糾正與整改。因此，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，辦公室工作通過(guò)加強(qiáng)工作的科學(xué)管理，對(duì)促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

（二）辦公室工作的實(shí)效性

辦公室管理部門(mén)是單位信息傳達(dá)的核心環(huán)節(jié)，主要負(fù)責(zé)將上級(jí)部門(mén)的政策與決策部署等傳達(dá)至本級(jí)機(jī)關(guān)各科室及下級(jí)機(jī)構(gòu)，從而達(dá)到對(duì)下級(jí)機(jī)構(gòu)的有效指導(dǎo)。首先，辦公室管理部門(mén)應(yīng)掌握本單位的全局情況，以便準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)上級(jí)與本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作指導(dǎo)精神。其次，辦公室管理部門(mén)要對(duì)下級(jí)機(jī)構(gòu)做好監(jiān)管，以便及時(shí)把握下級(jí)機(jī)構(gòu)對(duì)上級(jí)決策的執(zhí)行動(dòng)態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)將問(wèn)題向上反饋，以便第一時(shí)間解決問(wèn)題，凸顯辦公室工作的實(shí)效性。

三、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理面臨的困境

（一）管理制度有待完善

通常情況下，在企業(yè)辦公室管理工作開(kāi)展中，需要完善工作制度，為管理工作開(kāi)展提供有效引導(dǎo)，促使管理人員能夠正確認(rèn)識(shí)自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì)。但工作開(kāi)展中不難看出，企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導(dǎo)致管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)混亂，同時(shí)工作人員對(duì)于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)。管理效率低下，任何事情，都無(wú)法在第一時(shí)間給出相應(yīng)解決措施，導(dǎo)致問(wèn)題影響范圍的逐漸增大，制約企業(yè)的更好發(fā)展。

（二）辦公室工作人員對(duì)精細(xì)化管理認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行辦公室工作的開(kāi)展走向就是實(shí)施精細(xì)化管理，但是由于在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，企業(yè)難以有效地應(yīng)用精細(xì)化管理理念，相應(yīng)的工作人員沒(méi)有意識(shí)到在實(shí)際工作中實(shí)施精細(xì)化管理的意義，從而在一定程度上制約了精細(xì)化管理制度的實(shí)施。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)識(shí)和理解，而企業(yè)內(nèi)部的工作人員應(yīng)該在日常的工作中注重自身對(duì)工作細(xì)節(jié)的把控，并且將注重細(xì)節(jié)當(dāng)作執(zhí)行工作的職業(yè)準(zhǔn)則，不斷地提升自身的責(zé)任意識(shí)，從而有效地提升自身的工作效率。但是當(dāng)前許多企業(yè)的工作人員并沒(méi)有樹(shù)立相應(yīng)的服務(wù)意識(shí)，所以難以在實(shí)際的工作中增強(qiáng)自身對(duì)工作細(xì)節(jié)的把控，從而大大降低了辦公的效益。

（三）無(wú)法充分發(fā)揮職能

根據(jù)目前的市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。要想不斷提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，就要充分發(fā)揮企業(yè)辦公室的職能。但是，根據(jù)當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作實(shí)踐來(lái)看，企業(yè)通常更加注重生產(chǎn)管理，往往認(rèn)識(shí)不到辦公室工作的重要性，這就導(dǎo)致部分企業(yè)辦公室工作人員對(duì)自身的崗位工作職責(zé)、工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，無(wú)法充分發(fā)揮職能，不能通過(guò)有效的辦公室工作策略來(lái)提升崗位工作效率。

四、提升企業(yè)黨政辦公室服務(wù)職能有效方法

（一）擺正位置，樹(shù)立黨政辦公室的服務(wù)意識(shí)

作為特殊的部門(mén)，黨政辦公室成員擺正位置，應(yīng)要有群眾意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。一般來(lái)說(shuō)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的意識(shí)比較容易樹(shù)立，為群眾服務(wù)的意識(shí)雖有但行動(dòng)卻難以落實(shí)，主要是黨政辦公室成員不自然地把自己擺在較高的位置，認(rèn)為自己代表領(lǐng)導(dǎo)講話辦事，群眾只有服從聽(tīng)命，從而影響工作上傳下達(dá)的開(kāi)展，既不能將部門(mén)的工作情況向領(lǐng)導(dǎo)反映，也難以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。因此，黨政辦公室成員必須牢固樹(shù)立工作無(wú)小事的思想，認(rèn)真做好辦文、辦會(huì)、辦事工作，全心全意為職工服務(wù)。將服務(wù)意識(shí)貫徹和融合到日常工作中去。

（二）提升辦公室管理團(tuán)隊(duì)的整體水平

辦公室管理工作任務(wù)重、責(zé)任大，要企業(yè)做好新形勢(shì)下辦公室管理工作，就必須企業(yè)要提升辦公室管理團(tuán)隊(duì)的整體水平，打企業(yè)造專(zhuān)業(yè)的、和諧的辦公室管理團(tuán)隊(duì)。企業(yè)第一，辦公室管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備大局企業(yè)觀，以全局視角去服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、企業(yè)服務(wù)基層，制定服務(wù)決策和計(jì)劃，從而提企業(yè)高辦公室服務(wù)的針對(duì)性和有效性。企業(yè)第二，辦公室管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)拓寬自身企業(yè)視野，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)局勢(shì)的多角度把握，并企業(yè)積極學(xué)習(xí)新鮮事物，以提升自身觀念的企業(yè)積極性，提高自身的認(rèn)知，以便能夠在日企業(yè)常工作中，更好地把握事物本質(zhì)。企業(yè)第三，辦公室管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)具備思考企業(yè)能力。辦公室工作細(xì)而雜，一旦出現(xiàn)疏企業(yè)漏，將會(huì)造成極大的不良后果。因此，辦企業(yè)公室團(tuán)管理團(tuán)隊(duì)在工作中，應(yīng)加強(qiáng)思考，企業(yè)不能蠻干。如在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)，應(yīng)企業(yè)對(duì)信息資料進(jìn)行篩選，挑重點(diǎn)、關(guān)鍵信息企業(yè)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并且在匯報(bào)問(wèn)題的同時(shí)，應(yīng)企業(yè)提出問(wèn)題的解決方案供給領(lǐng)導(dǎo)參考，有企業(yè)助于提升辦事效率，提高工作質(zhì)量。企業(yè)第四，辦公室管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)提升自身企業(yè)的修養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)國(guó)家政策、精神的學(xué)習(xí)，企業(yè)以便更好地掌握時(shí)事政策方針，提升自企業(yè)身的黨性修養(yǎng)。此外，辦公室管理人員企業(yè)除了要提升本職工作的專(zhuān)業(yè)化水平外，企業(yè)還應(yīng)對(duì)人文知識(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使自身文化企業(yè)具有廣博性，盡可能對(duì)歷史、美學(xué)等知識(shí)企業(yè)也要有所涉獵，從而加強(qiáng)自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，有利于未來(lái)工作的有效開(kāi)展。

（三）提升系統(tǒng)效率

在數(shù)字化、信息化時(shí)代，員工個(gè)人能力突出并不代表部門(mén)整體協(xié)同效率強(qiáng)大。提升部門(mén)系統(tǒng)效率在于員工的協(xié)同意識(shí)提高和工作方式的轉(zhuǎn)變。共享意識(shí)是“賦能”的基礎(chǔ)。黨政辦公室要承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、綜合協(xié)調(diào)，其職能特點(diǎn)要求部門(mén)人員必須做到信息共享、協(xié)同配合，特別是在大型公務(wù)接待、文體活動(dòng)中，單靠個(gè)體能力無(wú)法完成?！百x能”的本質(zhì)在于加強(qiáng)培訓(xùn)，激發(fā)潛能，整合資源。具體而言，就是平時(shí)練兵、戰(zhàn)時(shí)協(xié)同。平時(shí)，堅(jiān)持召開(kāi)部門(mén)工作例會(huì)（可視情況1 月1 次），在工作例會(huì)上對(duì)前期重大活動(dòng)和重要工作進(jìn)行案例分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，同時(shí)利用工作例會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)、綜合能力和信息化辦公方面的培訓(xùn)，賦予員工查找問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，不斷鍛煉部門(mén)團(tuán)隊(duì)成員的能力。戰(zhàn)時(shí)，例如大型公務(wù)接待活動(dòng)，要制訂詳細(xì)的接待方案，進(jìn)行任務(wù)分解，讓參與人員明確“指揮官意圖”；要指出常規(guī)性目標(biāo)和挑戰(zhàn)性目標(biāo)，參與人員明確目標(biāo)和任務(wù)重難點(diǎn)；要以結(jié)果為導(dǎo)向，設(shè)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，尋求內(nèi)外部資源支持，確保目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)；要保持信息暢通，做到信息共享。“賦能”的結(jié)果是信息共享和整合資源，賦予部門(mén)員工解決問(wèn)題和協(xié)同作戰(zhàn)的能力，有效提升了黨政辦公室的系統(tǒng)效率。

（四）創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變辦公室工作模式

伴隨著近年來(lái)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)了新機(jī)遇，注入了新的生命力。大部分企業(yè)辦公室工作中先后應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等各類(lèi)信息技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化、智能化管理。企業(yè)辦公室工作要基于辦公室管理現(xiàn)代化發(fā)展思路來(lái)創(chuàng)新轉(zhuǎn)變辦公室管理模式，通過(guò)運(yùn)用新的管理模式促使企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理水平得到提升。首先，企業(yè)要及時(shí)對(duì)辦公室設(shè)備進(jìn)行更換。根據(jù)本企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)與引進(jìn)合適的辦公軟件，從而實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，使辦公室工作質(zhì)量與工作效率得到有效提升，緩解辦公室工作人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)。其次，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)對(duì)服務(wù)理念進(jìn)行更新與優(yōu)化，要根據(jù)各個(gè)部門(mén)與員工的崗位工作內(nèi)容、工作特色以及業(yè)務(wù)需求來(lái)制定具有針對(duì)性的辦公室工作服務(wù)體系。對(duì)各個(gè)部門(mén)與員工的信息進(jìn)行及時(shí)有效地收集與整合，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定決策提供更加真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)信息。在企業(yè)管理工作過(guò)程中，辦公室工作人員應(yīng)該充分發(fā)揮監(jiān)督職責(zé)，針對(duì)相關(guān)措施執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的不良反應(yīng)，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)層反饋，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)問(wèn)題原因進(jìn)行深度分析，探尋恰當(dāng)?shù)慕鉀Q措施，從而使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益最大化，各類(lèi)決策更加科學(xué)合理。

（五）注重實(shí)效，強(qiáng)化執(zhí)行，做好督辦工作的“嚴(yán)”與“實(shí)”

督辦是辦公室工作必不可少的環(huán)節(jié)，以提高工作質(zhì)量和工作效率為目標(biāo)，在做好督辦工作重要意義的基礎(chǔ)上，要認(rèn)識(shí)到督辦工作的“嚴(yán)”與“實(shí)”，就是以“抓大事、抓落實(shí)、求實(shí)效、促生產(chǎn)”為目的，不斷完善督辦機(jī)制，優(yōu)化工作流程，突出過(guò)程管控、定期反饋和工作考核，以此促進(jìn)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平提升，努力推進(jìn)企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)重點(diǎn)工作部署的貫徹落實(shí)，取得實(shí)際效果。在日常督辦過(guò)程中，一是著力做好分類(lèi)管理，結(jié)合日常工作，主要就收文辦理、精神貫徹、領(lǐng)導(dǎo)批示、重大事件、臨時(shí)事項(xiàng)開(kāi)展督辦工作。對(duì)各類(lèi)事項(xiàng)按輕重緩急分別進(jìn)行管理、督促。二是著力做好過(guò)程跟蹤，加強(qiáng)督辦的過(guò)程管理，定期提醒、了解相關(guān)工作辦結(jié)情況，對(duì)工作過(guò)程中存在的問(wèn)題和困難，加強(qiáng)請(qǐng)示匯報(bào)和綜合協(xié)調(diào)，對(duì)個(gè)別辦理不到位的事項(xiàng)下發(fā)整改督辦單，確保各項(xiàng)工作按時(shí)、按質(zhì)、按量高效完成。三是著力做好溝通反饋，相關(guān)部門(mén)按照整改督辦通知單有關(guān)要求，及時(shí)將工作辦結(jié)情況反饋到辦公室，確保工作逐項(xiàng)落實(shí)。四是著力做好考核工作，將整改督辦工作與年度業(yè)績(jī)考核和與個(gè)人薪酬收入掛鉤，由辦公室根據(jù)整改督辦事項(xiàng)的辦結(jié)進(jìn)度及成效，綜合評(píng)價(jià)給予當(dāng)月考核兌現(xiàn)。

結(jié)語(yǔ)

總之，作為一個(gè)黨政辦公室的成員，深知要提高黨政辦公室的服務(wù)職能需要從制度、素質(zhì)、能力各方面來(lái)做好工作，以提升自己的服務(wù)企業(yè)的能力和水平。