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        新時代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作路徑探析

        2021-11-26 09:42:09鄭作川
        山東檔案 2021年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理企業(yè)

        文·鄭作川

        近幾年,我國市場經(jīng)濟體制機制不斷健全完善,大中型企業(yè)人力資源檔案管理工作,在各級檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下,檔案管理制度得到進一步完善,業(yè)務(wù)水平有了長足進步,檔案工作得到迅速發(fā)展。然而小微企業(yè)由于起步晚、規(guī)模小、信息技術(shù)落后、資金周轉(zhuǎn)緩慢等原因,在市場經(jīng)濟競爭中處于劣勢地位,造成了檔案工作尤其是人力資源檔案工作發(fā)展明顯滯后于其經(jīng)濟效益的增長。面對小微企業(yè)人力資源檔案工作出現(xiàn)的新問題、新情況,檔案管理部門要與時俱進,采取有力措施,加強業(yè)務(wù)指導(dǎo),幫助其突破制約人力資源檔案發(fā)展的瓶頸,改變檔案發(fā)展不平衡的現(xiàn)狀,促進小微企業(yè)人力資源檔案工作全面發(fā)展。

        一、小微企業(yè)人力資源檔案工作滯后瓶頸分析

        (一)檔案法制意識淡薄,檔案管理制度不健全

        許多小微企業(yè)來源于三五人的合伙公司。企業(yè)創(chuàng)建發(fā)展過程中,始終把經(jīng)濟效益放在首位。在一切“以經(jīng)濟效益為中心”的理念影響下,小微企業(yè)的人力資源檔案法制意識淡薄,企業(yè)管理層很少有人了解檔案法律法規(guī)和檔案管理的規(guī)章制度,漠視人力資源檔案工作的開展,忽視人力資源檔案人員應(yīng)有地位和作用,致使企業(yè)很難落實檔案工作機構(gòu)、檔案存放場所和檔案人員責任。小微企業(yè)人力資源檔案無人監(jiān)管,無人具體去干,檔案資料長期不歸檔,遺失損毀現(xiàn)象嚴重。也正是由于企業(yè)不重視檔案工作,忽視檔案收集整理保管,不充分利用檔案信息資源,參考過去經(jīng)驗,解決現(xiàn)在的問題,導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展更加困難。

        (二)企業(yè)經(jīng)濟效益較差,無力顧及檔案工作

        近幾年,國家雖然采取了一系列促進小微企業(yè)健康成長的政策和措施,讓小微企業(yè)的經(jīng)濟實力有所增強,檔案工作開始初步建立。但受去年新冠肺炎疫情的影響,企業(yè)受到巨大沖擊,再加上部分企業(yè)管理效率低、資金周轉(zhuǎn)困難,經(jīng)營粗放混亂,導(dǎo)致效益不景氣,企業(yè)根本無力顧及檔案工作。檔案工作首先被擱置,檔案工作人員被裁減,企業(yè)人力資源檔案無人問津,嚴重制約了小微企業(yè)人力資源檔案工作的發(fā)展空間。

        (三)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低,檔案工作難以開展

        目前,小微企業(yè)人力資源檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較差,檔案業(yè)務(wù)不熟,檔案工作開展困難。每年,檔案主管部門為了提高小微企業(yè)人力資源檔案人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力,確定專門時間和人員,拿出大量的財力物力,無償對企業(yè)人力資源檔案人員進行技能培訓(xùn),以防止出現(xiàn)企業(yè)檔案工作被動局面,但有些企業(yè)以各種理由拒絕派人參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)。企業(yè)人力資源檔案人員得不到正常培訓(xùn),這影響了其業(yè)務(wù)水平的提高和歸檔工作的開展,削弱了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展勢頭,無法為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強有力的智力支持。

        (四)檔案利用價值發(fā)揮不明顯,造成檔案工作步伐滯后

        人力資源檔案是企業(yè)重要的信息資源,是企業(yè)的無形資產(chǎn),但因檔案形成的特殊性,使其價值常需要開發(fā)才能被挖掘出來。大多小微企業(yè)一般成立時間較短,企業(yè)人力資源檔案利用率相對較低,檔案的價值沒能得到充分體現(xiàn),因此很難讓領(lǐng)導(dǎo)層下大力氣去抓檔案工作。檔案疏于管理,檔案人員不作為,常給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟損失。如有一外貿(mào)企業(yè),由于受國際國內(nèi)市場萎縮的影響,訂單數(shù)量急劇下滑,周轉(zhuǎn)資金鏈斷裂,企業(yè)被迫申請破產(chǎn)重組。由于企業(yè)檔案尤其是人力資源檔案材料嚴重缺失,責任劃分不清,給法院處置企業(yè)資產(chǎn)增加了難度,也一定程度上造成了國有資產(chǎn)的流失。企業(yè)人力資源檔案的利用價值以這種方式體現(xiàn)出來,代價太大。

        二、加強小微企業(yè)人力資源檔案工作管理的措施

        (一)依法治檔、提高認識,落實檔案法律法規(guī)

        更新觀念,提高認識,依法治檔,是做好小微企業(yè)人力資源檔案工作的前提。黨中央提出全面依法治國的理念,為依法治檔工作提供了機遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)要發(fā)展進步、提高經(jīng)濟效益,必須依法經(jīng)營、守法經(jīng)營,各項工作必須協(xié)調(diào)共進,不可偏廢一方。因此,要加大小微企業(yè)人力資源檔案工作的宣傳力度,統(tǒng)一思想,凝聚共識,落實好檔案法律法規(guī)的執(zhí)行。在小微企業(yè)創(chuàng)建之初,檔案管理部門就應(yīng)當實時跟進,制定規(guī)劃,加強指導(dǎo),夯實基礎(chǔ),使企業(yè)人力資源檔案工作成為制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。要用企業(yè)發(fā)展和破產(chǎn)的正反兩個方面的典型事例,提高有關(guān)人員做好企業(yè)人力資源檔案工作的自覺性、必要性和緊迫性。要通過大量案例分析,指出企業(yè)重視人力資源檔案工作不是權(quán)宜之計,而是關(guān)系到企業(yè)生死存亡的重大問題。要求小微企業(yè)要貫徹落實《檔案法》,用《檔案法》來規(guī)范約束檔案工作行為,維護法律的嚴肅性。同時,小微企業(yè)要及時把握市場機遇,抓住發(fā)展機會,克服在管理體系、人才配置和資本運作方面存在的問題,使企業(yè)人力資源檔案工作得到良性發(fā)展。

        (二)加強領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)范管理,穩(wěn)步推進檔案工作發(fā)展

        檔案主管部門要加強對小微企業(yè)人力資源檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),建立健全組織領(lǐng)導(dǎo)體制,為小微企業(yè)人力資源檔案工作常態(tài)化發(fā)展,提供堅實的組織保障;要把小微企業(yè)人力資源檔案工作發(fā)展列入工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃,列入重要議事日程;要協(xié)調(diào)與企業(yè)主管部門之間的關(guān)系,加強與小微企業(yè)之間的聯(lián)系,并納入年度工作總體考核;要加強監(jiān)督指導(dǎo),使小微企業(yè)建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)體系,建章立制,規(guī)范管理,落實責任,真正做到檔案工作有人問、有人管、有人干。小微企業(yè)要加大對檔案工作的投入,加強軟硬件設(shè)施建設(shè),在人力、物力和財力等方面與企業(yè)長遠經(jīng)濟發(fā)展相適應(yīng);成立綜合檔案室,按照企業(yè)人力資源檔案管理標準,抓好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等事項;有條件的企業(yè)要配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備,高起點、高標準管理檔案。小微企業(yè)一定要站在企業(yè)發(fā)展的長遠角度選拔檔案從業(yè)人員,并建立獎懲考核機制,在評先樹優(yōu)、工資福利增長等方面,要優(yōu)先考慮,促進小微企業(yè)人力資源檔案工作順利發(fā)展。

        (三)攻堅破難、綜合整治,促進工作水平整體提高

        小微企業(yè)人力資源檔案工作是檔案主管部門容易忽視的一個環(huán)節(jié),檔案主管部門、企業(yè)管理部門和企業(yè)要共同努力、攻堅破難、綜合整治,使小微企業(yè)人力資源檔案工作再上等次,檔案工作整體水平有所提高。要有計劃地抓好檔案人員的崗前培訓(xùn),使他們具備基本立卷知識和管理檔案的能力,盡快適應(yīng)本職工作需要;業(yè)務(wù)指導(dǎo)要及時跟進,面對面的講、手把手的教,“走出去”與“請進來”相結(jié)合,進行全方位的督促指導(dǎo)。檔案工作人員要克服畏難情緒,解決好人員少、業(yè)務(wù)重的矛盾,處理好集中立卷和重點指導(dǎo)的關(guān)系;加大檔案執(zhí)法監(jiān)督力度,依法行使《檔案法》賦予檢查權(quán)力,開展好集中檢查和不定期檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題及時糾正;積極開展檔案工作科學(xué)化管理,落實“檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)評價”考核體系,以此為總抓手,每年都要有計劃抓好幾個小微企業(yè),重點推出典型示范點,通過典型引領(lǐng)作用,以局部帶動整體,推動小微企業(yè)檔案工作的全面開展,扭轉(zhuǎn)檔案工作被動局面,使小微企業(yè)人力資源檔案工作進一步制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

        (四)拓寬領(lǐng)域、服務(wù)利用,有效發(fā)揮檔案價值

        小微企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)生產(chǎn)、加工、銷售、服務(wù)全過程的真實記錄,具有重要的參考憑證作用,但大量檔案信息資源管理缺乏系統(tǒng)性、準確性、完整性。在人力資源檔案管理方面,小微企業(yè)要進一步拓寬檔案利用服務(wù)領(lǐng)域,把企業(yè)的“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”,體現(xiàn)出檔案信息的利用價值;要做好人力資源檔案信息的普查登記整理工作,編研緊貼廠情的檔案資料;要認真編制實用性強、操作性強的檔案檢索工具,區(qū)分使用對象,實現(xiàn)個性化服務(wù),拓寬檔案資料的服務(wù)空間;加大小微企業(yè)對人力資源檔案資料全文數(shù)字化掃描處理的力度,采取現(xiàn)代化管理和檢索方式,節(jié)約管理查檔利用時間;企業(yè)人力資源檔案人員要有責任意識和職業(yè)道德,正確處理好開放利用和防止泄密關(guān)系。企業(yè)通過采取一系列規(guī)范人力資源檔案具體措施,為經(jīng)濟效益提高提供詳實的檔案資料;要提供多樣化的人力資源檔案前端服務(wù),為開發(fā)新產(chǎn)品、改善經(jīng)營方式、降低生產(chǎn)成本、增強抗風險能力,提供強有力的信息支撐,夯實人力資源檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。

        隨著國家宏觀調(diào)控政策落實,新冠肺炎疫情狀況平穩(wěn)向好,各地貫徹復(fù)工復(fù)產(chǎn)、保就業(yè)保民生等積極的財政幫扶政策,制約小微企業(yè)人力資源檔案工作發(fā)展的障礙會逐漸減少,小微企業(yè)生存環(huán)境會逐步改善,人力資源檔案粗放型管理或者延續(xù)以往傳統(tǒng)模式正在改進,同時檔案信息化技術(shù)逐漸成熟,相信越來越多的小微企業(yè)會跨越式提升人力資源檔案信息化建設(shè)步伐,為人力資源檔案工作整體水平提升打下基礎(chǔ)。

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