■ 吳志虹

2021年，省檔案局印發(fā)了《云南省95 個(gè)縣國(guó)家綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》和《云南省95 個(gè)縣國(guó)家綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》），啟動(dòng)了對(duì)95 個(gè)縣國(guó)家綜合檔案館自2018年以來(lái)的業(yè)務(wù)建設(shè)情況的評(píng)價(jià)工作。《標(biāo)準(zhǔn)》緊扣國(guó)家檔案局、省檔案局發(fā)布的業(yè)務(wù)規(guī)范和要求設(shè)置評(píng)價(jià)內(nèi)容，堅(jiān)持以業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為導(dǎo)向；全面覆蓋業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案征集、接收、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用等均有涉及分值；突出了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)，檔案征收、保管、利用、信息化4 大一級(jí)指標(biāo)分值達(dá)80 分之多，凸顯出基礎(chǔ)業(yè)務(wù)在評(píng)價(jià)中的份量；力求評(píng)價(jià)計(jì)分指向精準(zhǔn)，按量計(jì)分，量化評(píng)判，凸顯計(jì)分的穩(wěn)定性、可操作性、公平性，應(yīng)當(dāng)說(shuō)《標(biāo)準(zhǔn)》基于我省縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館的實(shí)際情況，沒(méi)有提出脫離實(shí)際的過(guò)高評(píng)價(jià)指標(biāo)，量化值是適中的。

從已經(jīng)評(píng)價(jià)完畢的91 個(gè)縣國(guó)家綜合檔案館的總體情況看，得80 分以上的寥寥無(wú)幾，多數(shù)得分為低分，《標(biāo)準(zhǔn)》的4 個(gè)一級(jí)指標(biāo)分值，單項(xiàng)沒(méi)有得滿分的檔案館，11 個(gè)二級(jí)指標(biāo)分值，除檔案館庫(kù)項(xiàng)之外，單項(xiàng)得滿分的檔案館屈指可數(shù)?；A(chǔ)設(shè)施項(xiàng)中，丟分集中在缺失控溫控濕設(shè)備、消毒殺蟲(chóng)設(shè)備和防盜護(hù)欄，存在個(gè)別館的辦公區(qū)域被外單位占用的情況。經(jīng)費(fèi)人員項(xiàng)中，丟分集中在部分館還沒(méi)有建立保障業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)的長(zhǎng)效機(jī)制，承擔(dān)科研項(xiàng)目方面幾乎是空白，發(fā)表業(yè)務(wù)論文很少。基礎(chǔ)業(yè)務(wù)項(xiàng)中，丟分集中在依法接收檔案數(shù)量不夠，缺立檔單位的劃控意見(jiàn)，檔案征集數(shù)量少，檔案整理不規(guī)范，未開(kāi)展新進(jìn)館檔案消毒工作，到期檔案開(kāi)放鑒定工作滯后，查檔審批手續(xù)缺失，無(wú)展覽。信息化建設(shè)項(xiàng)中，丟分集中在掃描數(shù)量不夠，設(shè)備管理不嚴(yán)格，存在安全隱患，照片聲像檔案的數(shù)字化率低。這些情況表明，我省的縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館的業(yè)務(wù)還有“軟泥層”，基礎(chǔ)還需要不斷夯實(shí)。通過(guò)本輪業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)，各個(gè)縣檔案館應(yīng)當(dāng)正視不足和短板，以省檔案局即將向各縣檔案館反饋的問(wèn)題清單為整改方向，以問(wèn)題為導(dǎo)向，動(dòng)真格、出實(shí)招，扎扎實(shí)實(shí)地完善整改，只有這樣，才能真正收到推動(dòng)業(yè)務(wù)、強(qiáng)基固本的目的。如果面對(duì)不足采取充耳不聞、無(wú)動(dòng)于衷的態(tài)度，對(duì)短板視而不見(jiàn)、漫不經(jīng)心，只停留在紙上談兵，那么就失去了評(píng)價(jià)的實(shí)際意義。

通過(guò)業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)，有一個(gè)問(wèn)題值得同行們思考和探討，這個(gè)問(wèn)題也是筆者這幾年一直在琢磨的一件事：就是能不能把全省各級(jí)綜合檔案館的工作表單和臺(tái)賬的格式內(nèi)容統(tǒng)一起來(lái)，使之固化、模板化。隨著思考的深入，筆者越來(lái)越覺(jué)得做這件事很有現(xiàn)實(shí)意義，很有必要去做。

為什么要固化工作表單臺(tái)賬的格式內(nèi)容？我認(rèn)為主要有4 個(gè)方面的原由：第一、工作表單和臺(tái)賬不僅是檔案館管理業(yè)務(wù)工作的工具，也是一種管理手段和制度設(shè)計(jì)。目前，各州（市）市（縣、區(qū)）綜合檔案館業(yè)務(wù)工作中使用的表單格式可謂五花八門，讓人眼花繚亂，它們基本是各個(gè)檔案館的“發(fā)明創(chuàng)造”。且不說(shuō)這些工作表單的格式橫七豎八、字體頁(yè)面繁雜，僅就表單的內(nèi)容欄目設(shè)計(jì)上看，其突出的問(wèn)題是很多表單內(nèi)容簡(jiǎn)單，沒(méi)有詳細(xì)、完整、準(zhǔn)確地記錄和反映檔案館開(kāi)展業(yè)務(wù)工作的情況，設(shè)計(jì)上缺乏科學(xué)合理性。筆者到很多檔案館，常常會(huì)因?yàn)榈貌坏叫枰慕y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、看不到該有的工作痕跡材料而較難按照工作標(biāo)準(zhǔn)評(píng)判檔案館的業(yè)務(wù)工作水平。這種狀況，給各級(jí)檔案主管部門進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查和督導(dǎo)造成了諸多困擾。因此，有必要制定一套格式內(nèi)容固定的表單臺(tái)賬通用于各級(jí)綜合檔案館。第二、從檔案安全管理的角度看，很多檔案館因?yàn)楣ぷ鞅韱闻_(tái)賬種類稀少，內(nèi)容簡(jiǎn)單，缺失應(yīng)有的記錄要素，出現(xiàn)館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)、館藏家底不清、工作責(zé)任不明、追責(zé)困難等諸多管理層面上的安全隱患。比如，有的檔案館接收了檔案而沒(méi)有登記入賬，查閱檔案而沒(méi)有登記審批，檔案出庫(kù)沒(méi)有記錄等等，這些情況的存在，如果不從工作表單臺(tái)賬的種類和內(nèi)容格式上改進(jìn)完善，很有可能會(huì)因?yàn)楣芾憝h(huán)節(jié)上有漏洞而出現(xiàn)檔案安全事故。第三、我們常說(shuō)檔案業(yè)務(wù)工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，就是因?yàn)槠錁I(yè)務(wù)規(guī)范多、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)，每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求作支撐，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檢查、衡量、評(píng)判業(yè)務(wù)工作數(shù)量質(zhì)量的標(biāo)尺。近期，在國(guó)家檔案局印發(fā)的通知中提出各級(jí)檔案部門要進(jìn)一步增強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)供給，盡快構(gòu)建起引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，認(rèn)真抓好檔案制度規(guī)范建設(shè)工程。因此，我們應(yīng)加大這方面工作的力度。梳理后，筆者認(rèn)為規(guī)范統(tǒng)一全省各級(jí)綜合檔案館的工作表單臺(tái)賬方面我們還有較大工作空間，有必要把這個(gè)弱項(xiàng)補(bǔ)上。與各檔案館的工作交流中，大家曾多次建議把工作表單臺(tái)賬的格式內(nèi)容進(jìn)行模板化、格式化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣更有利于檔案館規(guī)范地開(kāi)展業(yè)務(wù)，這也是各級(jí)檔案主管部門的職責(zé)所在，是完善檔案治理體系、提升檔案治理能力的路徑之一，標(biāo)準(zhǔn)化能更好地體現(xiàn)行業(yè)工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。第四、機(jī)構(gòu)改革后各級(jí)綜合檔案館進(jìn)了一大批新人，他們剛剛接觸檔案館的業(yè)務(wù)工作，是業(yè)務(wù)上的新兵新手，各級(jí)檔案主管部門應(yīng)當(dāng)把統(tǒng)一表單臺(tái)賬的格式內(nèi)容作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)督查的一個(gè)切入點(diǎn)，規(guī)范和引導(dǎo)這批新人的業(yè)務(wù)工作行為，打牢打好業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，錘煉出這支新隊(duì)伍嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、專業(yè)的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

接下來(lái)的問(wèn)題是：綜合檔案館應(yīng)具有哪幾種工作表單和臺(tái)賬？格式及內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是哪些？

筆者結(jié)合幾個(gè)主要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)作了梳理，認(rèn)為除國(guó)家檔案局已經(jīng)發(fā)布通用的表單外，以下所列的幾種基本的表單和臺(tái)賬，包括其格式及內(nèi)容應(yīng)當(dāng)格式化、模板化。

一、檔案接收征集類工作表單臺(tái)賬。接收征集環(huán)節(jié)中主要應(yīng)有：1.年度接收（征集）進(jìn)館檔案明細(xì)表；2.年度接收（征集）進(jìn)館檔案交接文據(jù)。

二、檔案管理保護(hù)類工作表單臺(tái)賬。保管保護(hù)環(huán)節(jié)中主要應(yīng)有：1.新進(jìn)館檔案除蟲(chóng)滅菌記錄單；2.庫(kù)房溫濕度數(shù)值觀測(cè)記錄單；3.庫(kù)房保潔記錄單；4.庫(kù)藏檔案存放索引表；5.人員出入庫(kù)記錄單；6.庫(kù)房安全檢查記錄單；7.清點(diǎn)庫(kù)藏檔案記錄單；8.搶救修復(fù)檔案記錄單。

三、檔案利用類工作表單臺(tái)賬。開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)中主要應(yīng)有：1.查閱檔案登記表；2.調(diào)卷單；3.利用檔案效果登記表；4.開(kāi)放檔案鑒定登記表；5.開(kāi)放檔案明細(xì)表。

四、檔案數(shù)字化類工作表單臺(tái)賬。數(shù)字化環(huán)節(jié)中的表單及格式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31- - 2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT62- - 2017）、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DAT68- - 2017）等標(biāo)準(zhǔn)中均有涉及，如紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作單、紙質(zhì)檔案掃描工作單、紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單、承包方員工備案表等，基本能滿足數(shù)字化環(huán)節(jié)的管理需要。

五、綜合統(tǒng)計(jì)類工作表單臺(tái)賬。綜合統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)中主要應(yīng)當(dāng)具有：1.館藏文書(shū)檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；2.館藏資料統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；3.館藏照片檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；4.館藏錄音錄像檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；5.館藏實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；6.館藏印章檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；7.館藏專業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；8.館藏?cái)?shù)字化檔案統(tǒng)計(jì)明細(xì)表；9.銷毀檔案明細(xì)表；10.檔案館庫(kù)房設(shè)施設(shè)備明細(xì)表。

至于上述羅列的表單格式內(nèi)容究竟如何設(shè)計(jì)，筆者建議組成工作小組進(jìn)行調(diào)研，吸納各方意見(jiàn)做法，不斷修改完善，使之盡可能科學(xué)合理，最終提升成為一個(gè)地區(qū)通用的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。