尹光成

摘要：隨著社會經(jīng)濟和信息技術的發(fā)展，人們對信息化建設和辦公自動化的需求日益增加。本文重點分析和討論文書檔案在辦公自動化應用方面存在的問題和挑戰(zhàn)，并給出改進文書檔案在辦公自動化系統(tǒng)中應用的建議和策略。

關鍵詞：文書檔案;管理;辦公;自動化

引言

大數(shù)據(jù)技術和互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展為辦公自動化提供了可能，現(xiàn)如今的電子文書辦公檔案管理系統(tǒng)工作也逐步開始朝向辦公自動化的發(fā)展方向進行發(fā)展。文書辦公檔案管理的辦公自動化技術應用無疑可說是一項新的技術突破，辦公自動化是集中整合、匯集統(tǒng)一進行數(shù)據(jù)處理的新型文書檔案管理模式。不論是企業(yè)還是事業(yè)單位，如果想要在新的發(fā)展形勢下提高自身的綜合競爭力，就要采取科學合理的措施加強內(nèi)部文書檔案管理工作，這也是逐步加強內(nèi)部控制水平的基礎。

一、辦公自動化的應用對文書檔案管理的影響

1.有助于提高文書檔案管理工作效率

如今，各種信息和數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的背景下呈爆炸式增長。傳統(tǒng)的文檔文件管理是通過手動數(shù)據(jù)整理、匯總和分析過程來完成的。這種工作流程適應傳統(tǒng)的發(fā)展模式和經(jīng)營活動。然而，在當今信息技術飛速發(fā)展的時代，各行業(yè)的交易形式、業(yè)務范圍和產(chǎn)業(yè)結構都在發(fā)生著巨大的變化。面對這些變化，現(xiàn)有的公文檔案管理方式存在工作效率低、程序復雜、易受人為因素影響等缺點，容易影響公文檔案信息的可靠性和可靠性。

在這種情況下，加強檔案管理信息化組織，有助于提高企業(yè)檔案管理的速度和質(zhì)量。通過公司引入企業(yè)人工智能和辦公自動化企業(yè)應用管理軟件，對企業(yè)海量辦公數(shù)據(jù)信息進行自動分類化和歸類，先進的文檔管理人員，對各種業(yè)務和發(fā)展信息的深入檢查和分析，大大提高了文檔檔案管理的效率。

2.有助于拓展文書檔案管理空間

在經(jīng)濟市場競爭壓力越來越大的背景下，各個行業(yè)的發(fā)展更加依賴于內(nèi)部控制管理質(zhì)量。但現(xiàn)階段的文書檔案管理工作與傳統(tǒng)文書檔案管理工作有很大差異，現(xiàn)階段所需要的文書檔案管理工作不再是對各項數(shù)據(jù)和信息的整理和歸納這么簡單了，企業(yè)和單位更需要文書檔案工作人員根據(jù)發(fā)展經(jīng)營信息深層次分析發(fā)展現(xiàn)狀，為企業(yè)和用人單位長期實施戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供指引方向、提出建議。這再次代表著文書行政檔案管理部門工作機構職能的重大變化，那傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸納、分析整理工作由誰來做呢·在企業(yè)和單位的信息化建設相對完善的情況下，這部分文書檔案管理工作是可以由相應信息技術代替完成的。

3.提高辦公效率

在對文書檔案信息進行處理時，通過應用計算機技術可以有效的發(fā)揮出辦公自動化所具有的管理功能，從而有效的提升辦公效率和對文書檔案的管理水平。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式當中，主要是以人工的方式來進行相關的檔案操作，具體來說包括對檔案信息的收集、分類和整理，同時在分類時還需要對檔案信息是否存在錯誤或者遺漏等問題進行檢查，在記錄相關的檔案信息時，也主要是通過相關工作人員以手寫的方式來進行完成。而在這一過程當中，要求相關工作人員能夠做到字跡工整，嚴格按照規(guī)范進行書寫。在統(tǒng)計檔案信息時也需要多次反復地進行核實，從而保證檔案信息當中不會存在相應的錯誤問題，因此采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在時間、精力上具有較大的耗費，而且無法有效的保證檔案管理工作的準確性。目前，通過采用相關的信息管理軟件，以計算機技術來對檔案信息進行錄入和管理，能夠有效地完成檔案信息的收集、分類、管理、統(tǒng)計等相關工作，實現(xiàn)對文書檔案管理的辦公自動化操作，其不僅更加的簡單快捷，而且還能夠緩解工作人員的自身壓力，有效的提升檔案管理工作的效率。

4.有助于實現(xiàn)信息共享

在傳統(tǒng)文書檔案管理工作模式當中，無法有效的進行信息共享，這也導致相關的文書檔案無法充分的發(fā)揮出自身所具有的服務功能，也無法被充分的得到利用，進而造成了相關檔案資源的浪費現(xiàn)象。而通過在文書檔案管理工作當中應用辦公自動化技術，并構建出具體的文書檔案管理平臺，可以通過相關管理軟件來有效的開展檔案的分類工作，而且還能夠系統(tǒng)和規(guī)劃的對文書檔案進行處理和整理，檔案目錄的管理模式切換為目錄與內(nèi)容的結合管理。在科學技術不斷發(fā)展的今天，檔案管理載體與檔案信息的分離更好地體現(xiàn)了兼容性的特點，管理采用了縱橫相結合、史實相結合的管理方式。而在對信息資源進行使用時，可以通過網(wǎng)絡授權管理系統(tǒng)對其歷史記錄進行查閱，這樣一來，在管理檔案信息時能夠有效的突破時間和空間的限制，提升查閱的準確性。

5.解決了文書檔案存儲空間有限的問題

在文書檔案管理工作當中，對于文件的儲存空間往往是一項十分值得關注的內(nèi)容。在以往的傳統(tǒng)管理模式當中，主要是通過紙張來對相關信息進行儲存，這需要更多的存儲空間，而辦公自動化技術的應用可以有效解決存儲空間問題。相關管理人員可以利用電子技術有效替代紙張，以電子文件的形式來進行儲存，其對實際空間的占用量明顯變小，而且其實儲存空間也會更多，這樣一來可以有效的提升對文書檔案的管理效率，還能夠提高對其信息的存儲數(shù)量。

6.電子文件保存的穩(wěn)定性更強

在傳統(tǒng)管理模式當中主要通過使用紙張來管理文書檔案，而由于紙張在具體使用中，其纖維素會發(fā)生相應的改變，進而對其耐久性產(chǎn)生影響，容易造成文件檔案的損失問題。對此，通過應用電子文件來開展相關的保存工作，可以有效的保證文書檔案的穩(wěn)定性和耐久性，相應的管理人員可以根據(jù)實際情況合理選擇電子通訊服務商。這樣一來，外界環(huán)境因素對其所產(chǎn)生的影響也會有所降低，可以確保電子文件保存具有更強的穩(wěn)定性。

二、制約文書檔案應用辦公自動化管理的相關因素

1.電子文件保密性受限制

由于電子檔案文件文檔易于反復修改，更改后基本不留任何痕跡，因此雖然有一些新的技術手段可以在一定大的程度上有效防止電子存檔文件的反復偽造和"手稿"的反復增刪和修改查，但這些更改的錯誤可能性總是比一些紙質(zhì)文檔更大。人們可以根據(jù)需要打印各種字體和字體大小的電子文檔人們無法區(qū)分原件和筆跡，也無法直接在每個電子文檔上蓋章或簽名。因此，無法確定電子文檔是帶有印章的原件還是簽名的筆跡。以上所有問題都經(jīng)過了電子文檔保密性的嚴格測試。

2.對檔案綜合管理人員要求較高

電子資料文件的檔案管理、電子檔案文件的管理歸檔和文件歸檔后管理電子文件檔案的管理形成，不僅僅的是需要了解使用紙質(zhì)電子檔案管理的基本理論、原理、方法和操作技術，并具備電子計算機技術知識的管理者?；蛘撸瑪?shù)據(jù)庫和通信行業(yè)技術人員也許可以這樣做到。這對企業(yè)管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)管理水平建設提出了更高的基本要求。要真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息辦公自動化，管理人員首先必須要求具有較高的科學知識專業(yè)水平和先進的管理技術，不能完全滿足于一般的專業(yè)計算機檔案操作人員水平。但是，管理一般只是較注重臨床醫(yī)技專業(yè)人員素質(zhì)的不斷提高和職業(yè)繼續(xù)教育，檔案管理中對人員素質(zhì)的不斷提高沒有嚴格列入工作計劃和具體要求。他們受教育程度較低，通常是檔案管理人員。由于我們?nèi)狈M一步深入研究的實踐機會，缺乏系統(tǒng)的企業(yè)檔案管理知識系統(tǒng)培訓，很多企業(yè)檔案管理工作人員的企業(yè)綜合管理素質(zhì)和專業(yè)管理水平遠遠跟不上市場形勢的不斷發(fā)展。雖然我國引進了一批現(xiàn)代管理設備，但還沒有完全充分發(fā)揮作用，更多的談不上實現(xiàn)檔案管理信息的實時數(shù)字化。

3.系統(tǒng)風險

在目前的信息技術發(fā)展過程中，文書應用檔案管理提高工作效率應用檔案大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)技術提高檔案工作效率已是大勢所趨。大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、云計算在企業(yè)文書采集檔案管理業(yè)務工作中已經(jīng)應用廣泛可以大大提升文書采集檔案信息、處理檔案信息的工作速度，但是，辦公自動化建設最終依賴的是一臺計算機，各項工作也都受這臺計算機的控制，甚至可以說，在信息化建設的背景下，各項工作有序進行的基礎和保障都是計算機及其控制系統(tǒng)的穩(wěn)定性。因此，文書檔案管理的計算機系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障或者問題，整個文書檔案管理工作都會處于癱瘓和停滯狀態(tài)。不僅如此，辦公自動化下的電子文書文件檔案管理器在工作控制體系中也是自然呈現(xiàn)出的網(wǎng)絡化管理分布的，各個文檔工作管理環(huán)節(jié)和各個工作部門相互沒有聯(lián)系，就算整個計算機管理系統(tǒng)正常維護穩(wěn)定，但是一旦某個系統(tǒng)遠程控制軟件啟動出現(xiàn)系統(tǒng)故障，就會導致內(nèi)部文書檔案管理工作整個系統(tǒng)的停滯，從而導致相關工作無法正常進行，這也是文書檔案管理工作辦公自動化的最大風險。

4.數(shù)據(jù)風險

數(shù)據(jù)風險也是文書檔案管理辦公自動化的重要風險之一。辦公自動化背景下，各項業(yè)務檔案管理信息均以自動電子化和自動數(shù)據(jù)化的兩種形式進行儲存。這種數(shù)據(jù)儲存管理方式首先容易被多次修改，且多次修改后的結果往往完全不留任何痕跡、很難通過檢查和嚴格監(jiān)管。這同時也是辦公自動化背景下，文書檔案管理工作發(fā)展的一個重要難題和典型特征。其次，電子化和數(shù)據(jù)化的檔案信息容易被盜取，企業(yè)和單位內(nèi)部對于自身文書檔案信息的重視程度極高，傳統(tǒng)模式的工作背景下，文書和檔案信息很難被泄露。但是在大數(shù)據(jù)背景下，如果自身的局域網(wǎng)和相關應用軟件更新、維護不夠及時，那么辦公自動化的文書檔案數(shù)據(jù)就很容易被盜取和泄露，這會對企業(yè)或單位的發(fā)展產(chǎn)生無法挽回的損失。最后，電子化和數(shù)據(jù)化的文檔信息還容易被覆蓋，儲存在磁盤或硬盤中的文書檔案信息在管理人員的使用、轉(zhuǎn)移過程中一旦被覆蓋或者刪除，就很難對其還原，這也會對文書檔案管理工作造成巨大的困難。

三、文書檔案應用辦公自動化管理的對策

1.辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)隔離

在開展文書檔案管理的辦公自動化時，首先需要確保相關檔案資料的安全性，對此管理人員可以采用物理方式來有效的隔離文書檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)，確保其網(wǎng)絡安全性，從而更好的保護相關的檔案信息，避免在具體的網(wǎng)絡運行時，出現(xiàn)相關的檔案丟失問題。而現(xiàn)如今在文書檔案管理過程當中，主要在于采用自動防火墻技術來對內(nèi)外互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)進行自動隔離，在數(shù)據(jù)流入整個內(nèi)網(wǎng)的同時會將其中的信息數(shù)據(jù)進行自動過濾，從而更好的保護管理和監(jiān)控操作整個網(wǎng)絡及其訪問者的情況。而在對文書檔案進行管理時需要通過封堵防火墻來有效地阻止相關操作，作為文書檔案管理部門，在對文書檔案的管理系統(tǒng)進行檢查和維護等過程時，需要加大重視并安排專門的負責人來及時的更新和備份相關的檔案信息，從而進一步提高其安全性能。

2.組建復合型人才隊伍

如果想更好地將辦公自動化應用在文書檔案管理工作中，就要組建復合型人才隊伍，這也是文書檔案管理辦公自動化應用的重點和難點。在當前信息網(wǎng)絡技術快速進步發(fā)展的時代背景下，面對從事文書登記檔案管理業(yè)務工作的現(xiàn)代信息化體系建設，一部分傳統(tǒng)文書檔案管理工作可以由新型的信息技術和應用軟件代替完成，這使得企業(yè)和單位對相關工作人員的需求量減少，所以一部分文書檔案管理人員面臨著失業(yè)的危險，傳統(tǒng)的工作結構面臨轉(zhuǎn)型。在對企業(yè)相關崗位工作人員的公開招聘工作過程中，企業(yè)和用人單位就要應當建立健全一系列的相關招聘條件要求和相關招聘規(guī)章制度，如果想要構建辦公自動化工作體系，就要招聘具有文書檔案管理經(jīng)驗、計算機數(shù)據(jù)處理技能的人才，因為在未來的文書檔案管理工作中，文書檔案管理工作更加傾向于信息技術處理下的管理型工作，許多目前傳統(tǒng)的文檔信息整理查詢工作都已經(jīng)可以被現(xiàn)代人工智能和數(shù)字信息處理技術等所代替，對于這些文檔信息的精細數(shù)據(jù)處理、深度數(shù)據(jù)分析才是國家文書館和檔案管理部門工作人員按照要求去做的基礎工作。

3.加強運營團隊建設

當今社會，經(jīng)濟和科技發(fā)展日新月異，文書檔案管理工作面對自身發(fā)展現(xiàn)狀也應與時俱進，追隨時代發(fā)展的潮流，在運營管理問題的面前，我們應該認清現(xiàn)狀，多學習多交流，尤其是向在此方面建樹卓著的國家取經(jīng)，以此來為我們自己的標準化的信息建設和文書檔案管理工作注入新鮮的血液，同時先進的理念和先進的制度體系也會使得文書檔案辦公自動化的建設如虎添翼。

4.構建完善文書檔案管理信息系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，文書檔案管理工作想要發(fā)揮出更大的價值就必須要構建和完善辦公自動化信息系統(tǒng)。首先，文書檔案管理工作要基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)等進行辦公自動化信息系統(tǒng)的構建，通過辦公自動化信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行收集、收集、分類、整理的過程，以及在具體的實踐過程中發(fā)現(xiàn)信息系統(tǒng)漏洞并制定改進目標策略的過程。其次，面對海量的非結構化數(shù)據(jù)，文檔檔案管理首先要利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)對這些類型的數(shù)據(jù)進行過濾和識別，然后進行非結構化數(shù)據(jù)到結構化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，保證轉(zhuǎn)換。沒有丟失或丟失的數(shù)據(jù)，以確保管理流程文檔和文件的可靠性、可靠性和效率。最后，管理者要注意不要因為辦公自動化的建立而冒文檔文件信息泄露的風險。在軟硬件管理方面，需要為文檔檔案管理系統(tǒng)配備專業(yè)的網(wǎng)絡安全技術人員，對文檔檔案信息進行特殊的加密處理，同時處理好文檔檔案管理人員。相關信息和數(shù)據(jù)按照保密等級劃分為1級、2級、3級，一旦發(fā)生信息泄露，專業(yè)技術人員首先要保證1級數(shù)據(jù)的安全，恢復2級、3級數(shù)據(jù)。盡量減少辦公自動化帶來的網(wǎng)絡信息風險。

結束語

綜上所述，目前我國文檔檔案管理的辦公自動化存在的問題，主要是由于領導、管理人員及相關管理人員的興趣不足，以及辦公自動化信息建立的風險。與時俱進，尋求新的管理方案，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。最重要的是，提高管理員對文件管理和辦公自動化的認識，不斷提高文件管理質(zhì)量，促進我國社會經(jīng)濟發(fā)展和經(jīng)濟結構轉(zhuǎn)型具有重要的現(xiàn)實意義。

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