李楠

摘要：本文主要論述了某企業(yè)的供應(yīng)鏈系統(tǒng)信息化實(shí)施的過(guò)程，如何以系統(tǒng)的實(shí)施為抓手，實(shí)現(xiàn)從需求計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、招投標(biāo)尋源、合同簽署、供應(yīng)商管理等方面的供應(yīng)鏈全流程信息系統(tǒng)的管理跟蹤，并著重論述總結(jié)，在全球采購(gòu)業(yè)務(wù)一體化的過(guò)程中，信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程遇到的困難與應(yīng)對(duì)措施，以及信息化系統(tǒng)所帶來(lái)的收益。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)鏈;信息化;采購(gòu)業(yè)務(wù)一體化;問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施

1前言

隨著數(shù)字化浪潮席卷所有行業(yè)，企業(yè)正面臨著前所未有的競(jìng)爭(zhēng)壓力。數(shù)字化為企業(yè)與客戶和合作伙伴的互動(dòng)創(chuàng)造了全新渠道，這些都在改變傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式和行業(yè)態(tài)勢(shì)。因此，企業(yè)必須通過(guò)不斷革新，從而保障其應(yīng)對(duì)未來(lái)的能力與生存前景，這是企業(yè)競(jìng)相采用數(shù)字化技術(shù)改革核心業(yè)務(wù)部門的根本原因。

本文所述項(xiàng)目旨在推動(dòng)企業(yè)的供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)整合，滿足高效開展采購(gòu)業(yè)務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)化不同國(guó)家的采購(gòu)流程、加強(qiáng)合同全生命周期管理、實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商的互利共贏等需求。

2項(xiàng)目實(shí)施遇到的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)措施

本章節(jié)將從項(xiàng)目管理和業(yè)務(wù)流程兩個(gè)維度，來(lái)闡述該企業(yè)在所選產(chǎn)品實(shí)施項(xiàng)目過(guò)程中所遇到的困難、應(yīng)對(duì)措施以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2.1.1項(xiàng)目管理方面

充足的前期準(zhǔn)備是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵：

以本文中所提到的項(xiàng)目舉例，在項(xiàng)目啟動(dòng)后，項(xiàng)目實(shí)施方與選定產(chǎn)品的軟件方之間的合同并未簽署，這便導(dǎo)致在項(xiàng)目實(shí)施中的預(yù)見(jiàn)與驗(yàn)證階段，項(xiàng)目組并沒(méi)有開發(fā)環(huán)境的訪問(wèn)權(quán)限，所以在需求驗(yàn)證研討會(huì)時(shí)，只能向用戶及干系人輸出界面，對(duì)于需求的澄清和后續(xù)接收都產(chǎn)生了影響。

項(xiàng)目實(shí)施期間需要與原廠保持高頻且有效的溝通：

在實(shí)施該產(chǎn)品的初期，項(xiàng)目組主要與位于某地區(qū)的原廠支持團(tuán)隊(duì)保持溝通，但由于該團(tuán)隊(duì)能力上及回復(fù)速率方面上的客觀問(wèn)題，無(wú)法給予項(xiàng)目組必要的支撐，在項(xiàng)目進(jìn)行到三分之一的時(shí)候，項(xiàng)目組才決定向原廠提出支持團(tuán)隊(duì)的更換，耽誤了前期構(gòu)建階段的寶貴時(shí)間。

在遠(yuǎn)程支持團(tuán)隊(duì)更換完畢之后，項(xiàng)目組與支持團(tuán)隊(duì)的溝通機(jī)制也在之前按照郵件的一事一議的基礎(chǔ)上，添加每周的例會(huì)，針對(duì)緊急問(wèn)題，設(shè)立每日例會(huì)，從而大大提升了項(xiàng)目組的效率。

應(yīng)關(guān)注產(chǎn)品版本升級(jí)所帶來(lái)的問(wèn)題：

所選軟件產(chǎn)品為云產(chǎn)品，在云產(chǎn)品升級(jí)期間，項(xiàng)目組所有的方案設(shè)計(jì)、測(cè)試及用戶確認(rèn)都只能基于老版本進(jìn)行，這便導(dǎo)致為了適配升級(jí)后的版本，以及避免用戶對(duì)需求實(shí)現(xiàn)方式產(chǎn)生異議，所造成的大量返工配置、回歸測(cè)試等冗余勞動(dòng)，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目的進(jìn)度。

所以，在產(chǎn)品升級(jí)期間，應(yīng)凍結(jié)一切配置調(diào)整。功能實(shí)施/系統(tǒng)優(yōu)化需等待原廠提供完全等同與上線版本的環(huán)境，并驗(yàn)證可以穩(wěn)定工作后，再開展實(shí)施/系統(tǒng)優(yōu)化，以避免無(wú)效工作。

2.1.2業(yè)務(wù)流程方面

執(zhí)行業(yè)務(wù)流程統(tǒng)籌管理：

跨國(guó)企業(yè)的用戶分布在不同地區(qū)，每個(gè)地區(qū)有不同的業(yè)務(wù)流程。且對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，都會(huì)存在著崗位輪換的制度，從而致使關(guān)鍵用戶的群體會(huì)定期更換，對(duì)流程的期望也有會(huì)有所差異。聚焦業(yè)務(wù)本身的發(fā)展，也會(huì)有持續(xù)性的調(diào)整和改善性需求。

針對(duì)這一情況，根據(jù)項(xiàng)目所總結(jié)的國(guó)際最佳實(shí)踐，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)置成立CoE（Center Of Excellence） 團(tuán)隊(duì)統(tǒng)籌各地區(qū)的業(yè)務(wù)需求，定期收集各地區(qū)關(guān)鍵用戶反饋，完善流程設(shè)計(jì)。

針對(duì)核心業(yè)務(wù)流程確立海外推廣方案：

正如企業(yè)內(nèi)不同部門之間的業(yè)務(wù)會(huì)存在差異一樣，各地區(qū)的流程制定相對(duì)獨(dú)立，自由度也較大，缺少自上而下的核心流程框架，對(duì)總部統(tǒng)一管控和各地區(qū)自行管控的范圍也在項(xiàng)目初期未有清晰定義。

這便牽扯到涉及海外業(yè)務(wù)整合的項(xiàng)目，一定會(huì)面臨更多不同業(yè)務(wù)單元間的業(yè)務(wù)差異協(xié)調(diào)問(wèn)題。解決或者避免問(wèn)題的關(guān)鍵之一便是確立全球適用的核心流程框架，并明確界定各個(gè)國(guó)家可以本地化定制的范疇邊界以及可重復(fù)利用的海外推廣方案。

3實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)帶來(lái)的收益

3.1.1采購(gòu)流程可視化及效率提升

傳統(tǒng)采購(gòu)由采購(gòu)業(yè)務(wù)人員具體操作，相關(guān)權(quán)限人只有在審批節(jié)點(diǎn)才能了解采購(gòu)過(guò)程，紙質(zhì)文件的審批也大大影響了采購(gòu)審批效率。而通過(guò)系統(tǒng)，每個(gè)相關(guān)方都可以查詢到采購(gòu)單據(jù)的狀態(tài)，降低了溝通成本。同時(shí)，每個(gè)審批環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批人還可以同時(shí)進(jìn)行會(huì)審，從而帶來(lái)審批效率的大幅提升。

3.1.2規(guī)范管理流程

我國(guó)及海外各個(gè)國(guó)家在采購(gòu)招投標(biāo)方面都有一些剛性要求，企業(yè)也會(huì)根據(jù)法律法規(guī)制定本企業(yè)對(duì)于采購(gòu)招投標(biāo)等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定。傳統(tǒng)采購(gòu)中通過(guò)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)，使其明悉相關(guān)要求，從而落實(shí)到日常工作中。采購(gòu)信息化系統(tǒng)將相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部管控的具體要求固化在系統(tǒng)中，采購(gòu)人員自由操作空間縮小，有利于實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

3.1.3實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)

傳統(tǒng)采購(gòu)缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)督，容易滋生腐敗及廉潔從業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，而采購(gòu)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了在線招投標(biāo)，所有尋源過(guò)程均在系統(tǒng)中完成，采購(gòu)人員和評(píng)標(biāo)人員被賦予相應(yīng)的權(quán)限，在信息保密和實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開方面發(fā)揮了積極作用。

3.1.4實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理

通過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的準(zhǔn)入、分類分級(jí)、績(jī)效評(píng)估、退出的全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，從而加強(qiáng)與戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作、更好的管理瓶頸供應(yīng)商，規(guī)避供應(yīng)商使用風(fēng)險(xiǎn)，使供應(yīng)商管理更好的服務(wù)于采購(gòu)業(yè)務(wù)。

3.1.5實(shí)現(xiàn)合同文本標(biāo)準(zhǔn)化管理

采購(gòu)業(yè)務(wù)信息化系統(tǒng)可以幫助企業(yè)將固化的標(biāo)準(zhǔn)合同條款嵌入系統(tǒng)，設(shè)定不可更改條款，提高采購(gòu)人員及審批人員工作效率，有效管控合同風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)線上簽章后，還可以省去郵寄等合同簽訂環(huán)節(jié)，節(jié)省簽訂時(shí)間和成本。

3.1.6報(bào)表功能促進(jìn)管理提升

由于企業(yè)所有的采購(gòu)、供應(yīng)商、合同信息都通過(guò)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，企業(yè)可以任意提取所需字段信息，并根據(jù)管理重點(diǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，定制報(bào)表，深入挖掘，為企業(yè)管理層的決策提供支持和依據(jù)。

4總結(jié)

傳統(tǒng)企業(yè)應(yīng)積極推動(dòng)內(nèi)部核心業(yè)務(wù)的數(shù)字化、智能化以及管理角度的統(tǒng)一化、垂直化。從企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)字化升級(jí)的角度來(lái)看，數(shù)字化采購(gòu)并不是簡(jiǎn)單的IT 升級(jí)，它是真正向前邁出了一大步，不僅在技術(shù)層面上有突破，還告別了采購(gòu)部門沿用了多年的傳統(tǒng)運(yùn)營(yíng)模式。通過(guò)實(shí)施國(guó)際領(lǐng)先的最佳實(shí)踐，可幫助企業(yè)的采購(gòu)部朝著采購(gòu)2.0 邁進(jìn)，它們會(huì)利用技術(shù)來(lái)挖掘更深層的數(shù)據(jù)，從而獲取更多背景信息。這些信息可以作為構(gòu)建采購(gòu)預(yù)測(cè)模型的基礎(chǔ)，協(xié)助企業(yè)在未來(lái)做出更明智的采購(gòu)決策。

參考文獻(xiàn)：

[1]張海龍.信息技術(shù)在企業(yè)供應(yīng)商管理中的應(yīng)用[J].科技與企業(yè)，2014（9）：110-110.