彭 春

（中國瑞林工程技術(shù)股份有限公司，南昌 330031）

引 言

全球經(jīng)濟一體化進(jìn)程的加速，不僅為國內(nèi)企業(yè)提供了對接國際市場的機會，也“逼迫”這些企業(yè)不斷完善自身管理體系，推出更多優(yōu)秀的產(chǎn)品。企業(yè)要想在這種競爭激烈的大環(huán)境下生存、立足、打開市場，不僅需要提高自身創(chuàng)新創(chuàng)造能力，還需要在降低產(chǎn)品價格、優(yōu)化企業(yè)采購管理工作上下功夫。針對設(shè)備的采購管理這一環(huán)節(jié)，大多數(shù)企業(yè)一味地追求價格，而不顧企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的信息化建設(shè)及對供應(yīng)商的管理等。筆者從公司采購信息庫及各部門的管理現(xiàn)狀入手，對東莞某企業(yè)的采購模式提出問題，并給出了一些建議。

一、存在問題

1.信息技術(shù)普及度較低

部分企業(yè)要求采購過程貫徹信息化管理，因此現(xiàn)階段采購管理工作對信息技術(shù)的依賴程度有所上升，但即使是在這樣的大環(huán)境下，也仍然有部分企業(yè)未將信息技術(shù)管理手段應(yīng)用到采購工作中。相比于傳統(tǒng)采購管理模式，信息化技術(shù)帶來的不僅是采購計劃填報和詢價比價單功能，還提升了采購管理工作整體的工作效率和質(zhì)量。針對采購工作中的信息缺失或?qū)徟葐栴}，信息技術(shù)可以很好地解決。未將信息技術(shù)與采購管理工作結(jié)合的單位可能在工作效率上有所欠缺，常出現(xiàn)信息失效、信息丟失或利用次數(shù)重復(fù)等問題。

2.審批項目冗雜，耗時過長

（1）部分單位未將采購工作按照計劃的內(nèi)、外進(jìn)行分類，對采購管理審批工作的效率有不利影響。

（2）采購審批內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含采購材料信息的初步審核、采購工作是否與年度計劃相符合，采購計劃是否符合企業(yè)發(fā)展和要求等步驟。但部分單位拋開主要審批內(nèi)容，還添加了許多其他審批內(nèi)容，延長了審批工作的時間，降低了采購管理工作的效率。

二、改善措施

1.擴大信息技術(shù)管理手段的普及范圍

采購部門應(yīng)當(dāng)逐步引進(jìn)信息技術(shù)管理方法，并對工作人員進(jìn)行全方位的操作培訓(xùn)，以盡快將其運用到實際工作中。在采購模塊中，應(yīng)當(dāng)加入采購信息填報功能、采購計劃發(fā)布功能及計劃內(nèi)采購備選庫，完成計劃內(nèi)采購備選庫的建立工作。

2.采購流程規(guī)范化

信息管理手段的具體改善步驟如下。

（1）采購計劃填報：由各部門對采購計劃進(jìn)行填寫，交由相關(guān)部門，通過領(lǐng)導(dǎo)核驗并審批，緊接著由歸口部門對項目的信息內(nèi)容進(jìn)行審查，并交由計量處進(jìn)行最終審查，促進(jìn)采購計劃的發(fā)布工作逐漸展開。

（2）計量處的審查人員完成采購計劃的審核后，對其進(jìn)行發(fā)布，緊接著交由管理部門、副所長及所長等管理級人員進(jìn)行審批。

在正式建立采購備選庫后，采購流程被有效優(yōu)化，使得采購部門在獲得可靠數(shù)據(jù)來源的同時，避免了出現(xiàn)信息被重復(fù)錄入的尷尬情況。

3.申請流程規(guī)范化

采購申請中，計劃內(nèi)采購數(shù)量占“大頭”。針對這種情況，采購管理工作應(yīng)當(dāng)做到有的放矢，將管理內(nèi)容以計劃內(nèi)采購、計劃外采購進(jìn)行分類，并重新設(shè)計審核內(nèi)容和計劃。

（1）針對計劃內(nèi)采購工作，精簡審批內(nèi)容和步驟，盡可能縮短審批時間。

（2）針對計劃外采購工作，原定審批流程沒有過多的變化，但仍然會刪減部分不必要的審批順序以提高工作效率。

（3）審批程序應(yīng)當(dāng)被設(shè)置為根據(jù)申請人需求，顯示后續(xù)不同的申請步驟。便于申請人判斷的同時減少人力判斷等重復(fù)性的工作。

（4）審批流程在優(yōu)化后變?yōu)槿缦铝鞒蹋河缮暾埲嗽诓少弬溥x庫中進(jìn)行申請，該申請步驟會將計劃內(nèi)和計劃外申請進(jìn)行區(qū)分；緊接著申請會被發(fā)送至領(lǐng)導(dǎo)層，完成審批工作后會被交由歸口部門進(jìn)行信息項目的具體審查；最終由采購管理員完成整個申請步驟的審批工作。

（5）審批流程的優(yōu)化，不僅便于領(lǐng)導(dǎo)對每個項目進(jìn)行審批，提高工作效率和工作便利性，還防止出現(xiàn)多個領(lǐng)導(dǎo)同時審核一份申請的情況。同時，優(yōu)化后的審批流程有效縮短了審批總周期，加快了申請工作的完成。

（6）除了優(yōu)化審批流程，還可以采用會簽等形式縮短審批周期，提高整體采購管理工作的效率。

三、管理案例

1.項目概況

廣東東莞某電子科技有限公司擁有多套精密加工檢測設(shè)備，主要從事塑膠模具等產(chǎn)品的生產(chǎn)。該公司擁有完整的生產(chǎn)線，并通過控制生產(chǎn)環(huán)境提高產(chǎn)品質(zhì)量。公司將“質(zhì)量就是生命”的理念作為經(jīng)營理念，不斷滿足客戶需求。該公司設(shè)有采購、人事及生產(chǎn)管理等多個部門，分別管理產(chǎn)品生產(chǎn)及人力資源等相關(guān)事項。

該公司采購部對總經(jīng)理負(fù)責(zé)。每組采購員由采購組長進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，獨立性較強，相互之間缺乏溝通和交流。實際生產(chǎn)工作中常出現(xiàn)效率低下、員工對自身職責(zé)不明確、出現(xiàn)事故第一時間推諉而非解決等問題。

采購部現(xiàn)有兩位采購組長，采購員工若干。

2.采購管理現(xiàn)狀

（1）采購模式存在問題：該公司采用了傳統(tǒng)的采購模式。這種模式較為單一，并且在公平及公開等方面無法展現(xiàn)優(yōu)勢。在這種模式下，采購員會與供應(yīng)商直接進(jìn)行對接，信息閉塞度較高，當(dāng)出現(xiàn)緊急情況時無法及時擴散，處理周期較長，處理效果不太樂觀。此外，供應(yīng)商數(shù)量眾多，采購員無法對其進(jìn)行統(tǒng)一管理，當(dāng)出現(xiàn)人員崗位調(diào)動等情況時，供應(yīng)商信息也被帶走，這對于接替崗位的采購員順利完成對接工作極為不利。同時，在這種采購模式基礎(chǔ)上，員工可能會過度追求低價格的材料而非注重設(shè)備品質(zhì)，在對長遠(yuǎn)計劃等的處理和思考中，員工可能會首先選擇眼前的蠅頭小利，這不利于公司與各供應(yīng)商建立長久的合作關(guān)系。

（2）部門信息不對稱：該公司信息技術(shù)管理手段普適性較差，采購信息庫中的設(shè)備庫存和實際庫存常出現(xiàn)較大差異。此外，部分采購員的主觀意識和責(zé)任意識較差，對信息庫中的內(nèi)容也未進(jìn)行及時更新，這就造成各個部門之間接收到的信息有很大差異。每個部門都是生產(chǎn)鏈條上的一個樞紐，一旦信息不對稱，就會出現(xiàn)生產(chǎn)工作失衡現(xiàn)象，影響企業(yè)發(fā)展。同時，在對采購工作的管理中，部分領(lǐng)導(dǎo)對許多細(xì)節(jié)問題的重視程度不高，沒有做到定期查賬或?qū)硬少徲媱澋裙ぷ?，在一定程度上，監(jiān)管職能失去了效能，整個公司內(nèi)部工作態(tài)度懶散，企業(yè)文化無法快速建立。

3.應(yīng)對措施

（1）創(chuàng)造多樣化采購模式：該公司在改善過程中，積極主動采取了訂貨點的采購模式，并且將采購來源進(jìn)行整理，提升其單一性。具體內(nèi)容為：在庫存的日常運行中增加訂貨控制點，對出貨進(jìn)貨進(jìn)行動態(tài)化的監(jiān)管，保證倉庫隨時可以滿足訂貨需求，并最大限度地降低庫存的數(shù)量；提升采購信息提交的無紙化程度，降低各部門之間信息不對稱情況出現(xiàn)的概率；充分利用公司的信息系統(tǒng)，加快各部門之間的信息傳遞效率；減少供應(yīng)商，改變傳統(tǒng)競爭性較強的采購模式，在面對緊急訂單時，這種單一貨源地模式可以及時提供材料，在節(jié)省時間的同時降低采購的額外費用。

（2）建立健康的合作關(guān)系：該公司在信息建設(shè)過程中，不斷加深與供應(yīng)商的合作關(guān)系，對現(xiàn)有的供應(yīng)商進(jìn)行分級、分層管理，減少供應(yīng)商數(shù)量的同時為公司建立長久合作伙伴奠定了基礎(chǔ)。建立長久的合作關(guān)系不僅可以提高生產(chǎn)建設(shè)過程的穩(wěn)定性，降低材料成本，還可以將這種合作關(guān)系作為人脈擴張的手段，向外不斷挖掘潛在客戶和合作關(guān)系。

結(jié) 語

綜上，對于企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)明確在整改采購管理工作中，培養(yǎng)員工素質(zhì)、責(zé)任意識，建立各部門都有所參與的信息網(wǎng)，以及科學(xué)化的管理供應(yīng)商團(tuán)隊，都是提升企業(yè)工作效率和降低生產(chǎn)成本的重要舉措。面對激烈競爭，企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷“除舊迎新”，在接受市場變化的同時，提高自身競爭能力。