吳澤東
鄒平市魏橋鎮(zhèn)人民政府 山東濱州 256200
在人力資源開發(fā)與管理理念確立的背景下,以往傳統(tǒng)的檔案制度難以適應時代發(fā)展需要。檔案是考察干部與人才錄用的重要憑證,在新形勢下,單位體制出現(xiàn)了改變,人力資源管理工作核心也發(fā)生了改變,系統(tǒng)內(nèi)部人員流動十分頻繁,隸屬關系也隨之發(fā)生了變化,進而導致檔案出現(xiàn)了諸多新問題。在這一背景下,優(yōu)化人事檔案管理工作已刻不容緩。
人事檔案是事業(yè)進行選用人才以及提拔員工的重要依據(jù),同時也是事業(yè)單位開發(fā)利用人力資源的必要工具。事業(yè)單位可以利用人事檔案對員工的過往經(jīng)歷及現(xiàn)狀進行全面了解,從而有目標性的對事業(yè)單位人力資源管理架構(gòu)進行調(diào)整,以便將人力資源管理的相關內(nèi)容進行有效優(yōu)化。在此基礎上,事業(yè)單位管理者可以通過人事檔案對人才的年齡、性別、技能及興趣愛好等基本情況有充足了解,以此進一步提高人員配置的實效,從而實現(xiàn)人盡其才的工作目標[1]。
人力資源是事業(yè)單位穩(wěn)定運行的主要依據(jù),單位管理層為有效提升單位運行效益,需要加強對人力資源的刺激,充分調(diào)動單位工作人員的積極性,同時重視提升員工綜合能力水平,從而確保單位運行的穩(wěn)定性和高效性。人力資源檔案是對員工實際情況全面而具體的綜合記錄,通過人力資源檔案,可以對員工有全面綜合的了解。而事業(yè)單位管理人員借助人力資源檔案管理,可以對單位員工進行針對性的監(jiān)督管理,不僅能夠有效激發(fā)員工內(nèi)在潛力,同時也是對員工行為的一種有效約束,促使其工作規(guī)范化,為單位發(fā)展帶來更大的價值。
檔案材料會隨著時代的發(fā)展越積越多,而傳統(tǒng)的管理模式往往又會給檔案的查找?guī)碓S多不便,既增加了工作量、降低了工作效率,又加大了出錯的機會。因此,很有必要建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)?;\統(tǒng)來說,人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是將員工個人信息作為基礎內(nèi)容的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),憑借微機終端與系統(tǒng)的互聯(lián),最終實現(xiàn)個人信息的微機檢索與聯(lián)網(wǎng)查詢,并且對檔案信息進行及時地更新,從而為育才、用才、激才、留才提供一系列服務,進一步為事業(yè)單位的發(fā)展做出貢獻[2]。
思想決定行動,由于事業(yè)單位對人力資源檔案管理的重視度不足,對人力資源檔案管理工作重要性認識不足,導致其在實際工作開展中思想意識較差,管理力度不足,管理存在形式化問題。因此,提升事業(yè)單位人力資源檔案管理需要加強其重視度。首先,事業(yè)單位管理層需要正確認識人力資源檔案管理的重要性,加強對人力資源檔案管理人員的培訓,促進管理人員思想意識的提升。單位通過組織管理人員進行檔案學習,或者通過專家講座的方式加強管理人員交流溝通,從而提高其檔案學習及管理意識,正確使用檔案資源,促進人力資源檔案管理工作的有效性。最后,加強對人力資源檔案管理部門技術(shù)及基礎設施的投入,為其實現(xiàn)現(xiàn)代化建設,加強對先進信息技術(shù)的應用提供保障。例如,重視引進先進的信息技術(shù),提高人力資源檔案管理信息化建設水平,加快對計算機、掃描儀、監(jiān)控設備等基礎設施的投入力度,保障檔案信息化管理工作的順利開展,提高人力資源檔案管理工作效率。
干部人事檔案管理工作需要緊跟干部人事制度改革深化腳步,然后在此基礎上提升干部人事檔案管理人員的技能與隊伍整體素質(zhì),進一步做到知識化、專業(yè)化。另外,在繼承老檔案工作人員優(yōu)良作風的同時,還需要做到與時俱進,積極創(chuàng)新,這是做好檔案管理人員隊伍建設的重要方式,在過程中明確各個檔案單位分管領導職責,依照相關規(guī)定來配備檔案管理人員,其必須要是中共黨員,文化程度應是大專以上,以此來保障干部人事檔案管理人員的整體素質(zhì)與能力。此外,兼職人員切記不可過多,其主要工作精力都應以干部檔案管理為主。還需要抓好技能培訓,鼓勵和組織檔案管理人員學習檔案管理工作方針與政策,以此來提升檔案管理人員的政治素養(yǎng),同時進一步加強其原則性??梢远ㄆ谂e辦不同層次和不同類型培訓,檔案管理人員在學習的過程中就可以更新觀念、更新知識,進而提升自身業(yè)務能力;還需要落實好待遇,重視對檔案管理人員的勞動保護,從政治與生活上促進干部人事檔案管理人員的成長[3]。
當前是數(shù)字信息化時代,事業(yè)要了解創(chuàng)建現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)的必要性,從而進一步實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化。首先要創(chuàng)建人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并搭建相關的數(shù)據(jù)分析模型,以此實現(xiàn)信息資源的分類處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計,從而突顯出人事檔案的決策咨詢和管理咨詢的重大作用。其次,事業(yè)要充分利用云計算、大數(shù)據(jù)以及云存儲技術(shù),以此加強人事檔案信息化的建設。最后,為了保證人事檔案內(nèi)容的準確性以及真實性,事業(yè)應通過數(shù)字掃描和數(shù)字微縮技術(shù)對人事檔案進行有效的數(shù)字化處理,以此將人力資源管理效率進行有效提升。
事業(yè)單位人力資源檔案管理對于促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展,充分挖掘員工內(nèi)在潛力方面發(fā)揮著重要作用。同時,隨著時代的發(fā)展,新形勢下對事業(yè)單位人力資源檔案管理提出了更高的要求。為有效應對當前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的不足,則需要通過提高重視、完善制度、提升工作人員綜合素質(zhì)、加強信息化建設等多項措施,不斷提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平,充分發(fā)揮其綜合利用價值,為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。