（中國傳媒大學(xué) 財務(wù)處，北京 100024）

一、引言

近年來，國家和社會都越來越重視科學(xué)研究，高校作為發(fā)展科研事業(yè)的重要場所，投入其中的科研經(jīng)費大幅增長，作為科學(xué)研究的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，管理好這些經(jīng)費，推動科研活動有序、高效開展十分重要。

為此，國家出臺了一系列的文件和制度，指引和規(guī)范高校對科研經(jīng)費的管理。2018年，國務(wù)院在《關(guān)于抓好賦予科研機構(gòu)和人員更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實工作的通知》（國辦發(fā)〔2018〕127號）中提出，科研單位要健全科研資金管理辦法，落實科研人員自主權(quán)，提高資金使用績效，切實減輕科研人員負擔［1］。2019年，教育部在《關(guān)于抓好賦予科研管理更大自主權(quán)有關(guān)文件貫徹落實工作的通知》（教黨函〔2019〕37號）中指出，要堅持問題導(dǎo)向，優(yōu)化管理服務(wù)，改進工作機制，完善監(jiān)督措施，在為科研人員“松綁”的同時，持續(xù)完善內(nèi)部控制［2］。2019年，全國高校開始施行政府會計準則制度［3］，其中有關(guān)科研經(jīng)費會計業(yè)務(wù)的準則變化，對高校經(jīng)費管理能力提出了更高的要求。一系列“放管服”政策和政府會計制度的出臺，為科研經(jīng)費管理工作的完善指明了方向。

在近幾年的探索中，大量研究集中在落實科研人員經(jīng)費支出自主權(quán)和解決“報銷繁”問題上［4］，較少涉及科研經(jīng)費的收入確認過程。隨著改革進程的持續(xù)推進，科研收入管理過程中的“放管服”問題逐漸表露。

二、科研收入管理流程現(xiàn)狀及問題表現(xiàn)

C 大學(xué)是教育部直屬的綜合性大學(xué)，其科研經(jīng)費的日常管理工作主要涉及項目負責(zé)人、科研處、財務(wù)處三個方面，其中，項目負責(zé)人是科研項目經(jīng)費的使用者和直接負責(zé)人，科研處負責(zé)科研項目的立項結(jié)項、預(yù)算審批、執(zhí)行監(jiān)督等科研管理工作，財務(wù)處負責(zé)科研經(jīng)費的資金收付、票據(jù)開立、會計核算等財務(wù)管理工作。

C 大學(xué)科研收入業(yè)務(wù)流程包括8個步驟。

步驟1：項目負責(zé)人到財務(wù)處內(nèi)勤出納柜臺，提供開票項目名稱和負責(zé)人信息，預(yù)借發(fā)票，將發(fā)票寄送給項目出資單位，資助單位向?qū)W校銀行賬戶匯款。

步驟2：項目負責(zé)人在科研處科研平臺上傳科研合同，填寫項目名稱、項目負責(zé)人、預(yù)算等項目信息（與提供給財務(wù)處的開票項目名稱和負責(zé)人信息可能不一致），申請項目立項。

步驟3：財務(wù)處外勤出納每周定期去銀行打印銀行到款回單，交給財務(wù)處內(nèi)勤出納保存?zhèn)洳椤?/p>

步驟4：項目負責(zé)人若未預(yù)借發(fā)票，需要到財務(wù)處內(nèi)勤出納柜臺認領(lǐng)銀行到款回單，提供開票項目名稱和負責(zé)人信息，開具發(fā)票，將發(fā)票寄送給項目出資單位。

步驟5：財務(wù)處內(nèi)勤出納將銀行到款回單與項目負責(zé)人開具發(fā)票后財務(wù)處留存的發(fā)票記賬聯(lián)手工匹配，作為賬務(wù)處理的原始憑證，交給財務(wù)處收入會計。

步驟6：財務(wù)處收入會計核對銀行到款回單、發(fā)票記賬聯(lián)，將開票項目名稱和負責(zé)人信息（與項目負責(zé)人提供給科研處的項目信息可能不一致）、銀行到款信息手工整理成Excel 表格，發(fā)送給科研處。

步驟7：科研處根據(jù)Excel 表格中記載的開票項目名稱和負責(zé)人信息，在科研平臺上手工匹配項目立項申請，對已到款的項目申請進行立項、預(yù)算審批、項目編號編制，根據(jù)項目負責(zé)人在科研平臺上傳的項目信息修正Excel 表格中的項目名稱和項目負責(zé)人，然后將項目編號、預(yù)算、修正后的項目信息反饋給財務(wù)處。

步驟8：財務(wù)處收入會計根據(jù)科研處反饋的Excel 表格，在財務(wù)系統(tǒng)中手工錄入修正后的項目信息和預(yù)算，建立具體科研項目，再用銀行到款回單和發(fā)票記賬聯(lián)進行賬務(wù)處理，使科研經(jīng)費達到可使用狀態(tài)。

簡單來說，在C 大學(xué)的科研收入業(yè)務(wù)流程中，項目負責(zé)人先要向財務(wù)處提供發(fā)票開具信息，財務(wù)處開票，然后財務(wù)處向科研處提供銀行到款信息，科研處立項，之后科研處向財務(wù)處提供項目管理信息，財務(wù)處入賬。財務(wù)處需要科研處提供準確的項目名稱、項目負責(zé)人、經(jīng)費預(yù)算和項目編號，才能據(jù)此在財務(wù)系統(tǒng)中建立對應(yīng)的科研項目賬戶并入賬科研收入?？蒲刑幮枰攧?wù)處提供肯定的銀行到款記錄才批準科研項目立項，是為了避免項目負責(zé)人通過簽訂假合同、虛開發(fā)票、謊報科研收入等方式虛增科研經(jīng)費數(shù)量，逃避誤導(dǎo)科研管理考核，同時也是為了避免學(xué)校被動使用公用經(jīng)費墊資個人科研項目的情況發(fā)生。財務(wù)處需要開具發(fā)票才能確認收入是因為學(xué)校經(jīng)營要遵守國家稅務(wù)法律法規(guī)和會計制度準則要求，且絕大多數(shù)企業(yè)資助的科研項目按照稅法規(guī)定均需開具發(fā)票。

項目負責(zé)人、科研處、財務(wù)處、銀行到款、稅務(wù)發(fā)票各環(huán)節(jié)的信息來源分散，無法互聯(lián)互動，主要還是通過人工在線下使用Excel 表格傳遞信息，且信息準確程度有限，機器無法自動識別，因此只能采用手工作業(yè)的方式進行數(shù)據(jù)加工處理，使整個收入確認過程花費時間較多，業(yè)務(wù)辦理速度較慢，制約了科研經(jīng)費的及時撥付。

三、科研收入管理流程出現(xiàn)問題的原因

從C 大學(xué)的科研收入處理流程中可以看出，銀行到款信息在抵達科研處之前至少要經(jīng)過5個步驟，需要財務(wù)處出納、會計共計3名員工經(jīng)手，是流程最長的信息傳遞過程。流程長，信息傳遞的速度相對就慢，環(huán)節(jié)多，過程中出現(xiàn)問題的概率就高許多，這是收入確認過程中面臨的主要問題之一。

形成這種情況的原因在于，現(xiàn)代大學(xué)行政部門大都采用多層級的業(yè)務(wù)職能型組織結(jié)構(gòu)，C 大學(xué)也不例外，其財務(wù)處根據(jù)相應(yīng)業(yè)務(wù)職能設(shè)立多級工作崗位，所轄工作崗位皆為實現(xiàn)業(yè)務(wù)職能服務(wù)，各級崗位之間按照流水線作業(yè)模式從前到后分段處理業(yè)務(wù)過程，每一段崗位處理的會計業(yè)務(wù)數(shù)量繁多，但是業(yè)務(wù)信息傳遞的距離有限。在這種組織結(jié)構(gòu)中，各級崗位掌握的信息傳遞主要集中在縱向的業(yè)務(wù)職能鏈條內(nèi)部，信息傳遞到達業(yè)務(wù)職能的終點后，才會在不同職能、不同部門之間進行橫向交流。同時，根據(jù)高校內(nèi)部控制制度要求，財務(wù)處不相容崗位應(yīng)分離，因此，不能讓某一名員工獨自處理全部工作流程。

兩種因素疊加，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)增多，就容易引發(fā)相應(yīng)的問題，比如信息傳遞時間延長、環(huán)節(jié)差錯積累增多、查詢反饋渠道不暢等，這些都會降低業(yè)務(wù)處理的工作效率。

業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的增多并不是導(dǎo)致工作效率下降的充分條件，在現(xiàn)代化工廠中，流水線模式可以高效開展復(fù)雜工序產(chǎn)品的生產(chǎn)。但是，如果流水線上的很多工序都出現(xiàn)工作不暢、流通困難、次品率高的情況，則生產(chǎn)效率必然下降。

分析C 大學(xué)的科研收入處理流程，在步驟5中，財務(wù)處需要查詢之前的預(yù)借發(fā)票是否已經(jīng)到款，因此財務(wù)處出納要像做“連連看”一樣，手工匹配大量的銀行到款回單和留存發(fā)票底聯(lián)，又因為每個項目負責(zé)人預(yù)借發(fā)票和銀行到款的時間各不相同，所以需要花費大量的時間和精力。步驟6中，財務(wù)處要向科研處提供銀行到款信息，但是科研處無法僅憑銀行到款記錄判斷經(jīng)費歸屬的具體項目和負責(zé)人。因此財務(wù)處會計需要手工整理Excel 表格，將項目負責(zé)人開具發(fā)票時留存的開票項目名稱和負責(zé)人信息與銀行到款記錄關(guān)聯(lián)整合后，才能發(fā)送給科研處。步驟7中，科研處根據(jù)Excel 表格中記載的開票項目名稱和負責(zé)人，在科研平臺上手工匹配項目立項申請，是因為項目負責(zé)人提供給財務(wù)處和提供給科研處的項目信息可能并不一致，只能人工進行判斷，且科研處還要將Excel表格中的項目信息人工修正后反饋給財務(wù)處。步驟8中，收到科研處反饋的Excel 表格后，收入會計在財務(wù)系統(tǒng)中手工錄入修正后的項目信息和預(yù)算，是因為科研系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)并不聯(lián)通，需要手工錄入。

縱觀整個科研收入流程，作為重要識別標簽的項目信息經(jīng)過3次傳遞才能抵達科研處，而該信息從源頭開始就并不準確，科研處和財務(wù)處不得不在這個過程中進行多次手工整理、手工匹配，這極大地浪費了時間，降低了工作效率，還容易引發(fā)矛盾。

手工傳遞、整理大量信息，根本原因在于信息的獨占性。網(wǎng)銀系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)都是獨立運行，互不聯(lián)通。信息化建設(shè)大都只著眼于部門內(nèi)部，將傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式和業(yè)務(wù)流程移植到計算機和專用軟件中［5］，并未從科研財務(wù)全流程的整體角度出發(fā)進行全面的設(shè)計規(guī)劃，忽視了跨部門跨系統(tǒng)的協(xié)作，如此一來，各部門、各環(huán)節(jié)，各自為政，各行其是，“信息孤島”和“數(shù)據(jù)壁壘”的情況在所難免。

四、科研收入管理流程問題的解決思路

若想徹底解決上述問題，就要進行收入流程的再設(shè)計與再制造。

流程再造的基礎(chǔ)，首先是要加強信息聯(lián)通建設(shè)，將網(wǎng)銀系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)進行有效的數(shù)據(jù)連接，實現(xiàn)到款、發(fā)票、財務(wù)、科研4個環(huán)節(jié)在關(guān)鍵信息上的數(shù)字化傳遞，取代手工錄入Excel 表格這種落后的信息交換方式，減少不必要的人工勞動。

引入來款認領(lǐng)功能，財務(wù)處將無關(guān)信息剔除后，線上共享發(fā)布銀行到款信息，項目負責(zé)人直接在線上認領(lǐng)經(jīng)費，不需要人工去財務(wù)處現(xiàn)場查詢。

開通電子發(fā)票功能，項目負責(zé)人線上填寫預(yù)借信息和開票內(nèi)容，財務(wù)處審核通過后，自動推送信息至稅控系統(tǒng)開票，并通過短信息平臺通知開票人在郵箱中查收電子發(fā)票。

拓展智能項目和智能憑證功能，科研處和財務(wù)處統(tǒng)一好項目管理標準和通用數(shù)據(jù)格式，項目立項后，科研處線上推送立項信息和經(jīng)費預(yù)算至財務(wù)處，會計審核后，財務(wù)系統(tǒng)自動建立項目，寫入預(yù)算，并根據(jù)預(yù)設(shè)模板，自動填寫項目部門、項目編號、入賬金額等通用數(shù)據(jù)，智能生成會計憑證，省去人工輸入大量信息的過程。

有了信息技術(shù)作為工具，就可以進行業(yè)務(wù)流程的再造，雖然組織結(jié)構(gòu)調(diào)整牽涉過大，內(nèi)部控制紅線不能突破，但是信息傳遞的模式可以轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)有的信息傳遞基本是直線型的，節(jié)點多、流程長、傳輸慢。因此，星形的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)更合適，所有環(huán)節(jié)都直接向中心節(jié)點提供信息，單節(jié)點、流程短、傳輸快，且便于集中匯總。從C大學(xué)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程來看，科研處適宜作為中心節(jié)點。

五、科研收入管理流程再造

再造后的C 大學(xué)科研收入業(yè)務(wù)流程分為7個步驟。

步驟1：項目負責(zé)人無論是否已經(jīng)確認到款，均在線上填寫預(yù)借信息和開票內(nèi)容，預(yù)借電子發(fā)票，將發(fā)票寄送給項目出資單位。發(fā)票系統(tǒng)自動推送借票信息至科研平臺。

步驟2：項目負責(zé)人在科研處科研平臺上傳科研合同，填寫項目名稱、項目負責(zé)人、預(yù)算等項目信息（與之前填寫的借票信息可能不一致），申請項目立項。

步驟3：財務(wù)處出納每周定期將銀行到款信息推送至科研平臺。

步驟4：項目負責(zé)人在科研平臺通過來款認領(lǐng)功能線上查詢銀行到款信息，認領(lǐng)到款。系統(tǒng)聯(lián)動查詢未核銷的預(yù)借發(fā)票，選擇發(fā)票。系統(tǒng)聯(lián)動查詢未批準的項目，選擇項目。

步驟5：科研處審批項目立項申請，對已到款且開過發(fā)票的項目申請進行立項、預(yù)算審批、項目編號編制，生成立項信息（綁定到款信息、發(fā)票信息、項目名稱、預(yù)算等通用信息），推送至財務(wù)處出納。

步驟6：財務(wù)處出納根據(jù)立項信息中綁定的到款和發(fā)票信息打印銀行到款回單和電子發(fā)票記賬聯(lián)，作為賬務(wù)處理的原始憑證，交給財務(wù)處收入會計，并同步推送立項信息給收入會計。

步驟7：財務(wù)處收入會計審核立項信息和原始憑證，使用智能項目和智能憑證功能，系統(tǒng)自動建立項目，自動進行賬務(wù)處理，使科研經(jīng)費達到可使用狀態(tài)。

在新的業(yè)務(wù)流程中，跨系統(tǒng)的信息聯(lián)通取代過去的手工錄入數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)，節(jié)約了人力成本。項目負責(zé)人在科研平臺上自主查詢一次性關(guān)聯(lián)到款、發(fā)票、項目信息，替代科研處、財務(wù)處的手工數(shù)據(jù)匹配，既提高了收入管理的透明度，增強了項目負責(zé)人對立項過程的主動控制和參與感，又充分利用了項目負責(zé)人對自身項目信息的熟悉掌握，消除了信息匹配問題和不準確信息的干擾。所有立項過程參與方直接面向中心節(jié)點交互數(shù)據(jù)，既減少了信息流通環(huán)節(jié)，使有效信息得以更快地傳遞，又明確了所有參與方的主體責(zé)任，督促項目負責(zé)人對項目信息負責(zé)、科研處對科研管理負責(zé)、財務(wù)處對財務(wù)數(shù)據(jù)負責(zé)，真正實現(xiàn)了信息流、單據(jù)流、內(nèi)控制度與“放管服”目標的有機結(jié)合。

六、結(jié)語

本文從“放管服”改革需求出發(fā)，細致地分析了C 大學(xué)科研收入管理流程中存在的問題，并從業(yè)務(wù)流程再造的角度入手，研究制定科研收入管理的優(yōu)化改進方案，希望能為C 大學(xué)推進收入管理改革找到有效途徑，并為其他高校在進行類似的優(yōu)化時提供參考和幫助。