王玨

（廣州琺瑪珈智能設備股份有限公司，廣東 廣州 511356）

企業(yè)的內部控制環(huán)境為內控制度建立并實施提供必要且重要的保證。而信息技術的飛速發(fā)展為企業(yè)管理能力的迅速提升帶來了機遇，特別是ERP的和應用和推廣，將提升企業(yè)的資源運用能力和內控環(huán)境的改善，但是在實踐中，ERP的運用有時并未完全體現出其價值。企業(yè)需要關注ERP實施前、中、后三個階段，以內控出現的一些新的變化和問題為研究對象，著眼于問題和解決方案，著力提升ERP系統環(huán)境下的企業(yè)內部控制的有效性和效率。

一、企業(yè)ERP系統建設的重要作用

ERP系統為企業(yè)提供一套信息收集、查閱、分析系統，以滿足各級管理者對不同層級信息的需求。第一，高層經營管理者需要掌握和企業(yè)發(fā)展方向、發(fā)展策略等與決策相關的信息，以評估收益及相關風險，從而制定企業(yè)長遠的可持續(xù)性的戰(zhàn)略政策第；第二，中層管理人員需要得到詳細的執(zhí)行層面的數據，以實現投入與產出的最佳配比；第三，基層管理人員需要及時且準確拿到成本費用，以幫助他們在工作中實現預算的過程管理。

二、企業(yè)ERP系統與內部控制的關系

（一）ERP作為工具，可以幫助企業(yè)更好地實現內控

1.提高項目開發(fā)效率， 促進新產品的開發(fā)

特別表現為在邊設計邊生產的企業(yè)，ERP可以分步研發(fā)階段，可以分解任務分步發(fā)圖，先優(yōu)先標準件生產圖紙分發(fā)以協同生產，然后再非標件的設計生產，設計分發(fā)組裝環(huán)節(jié)圖紙可以放在最后一步，可快速使PLM與ERP協同作業(yè)。

2.能解決多變的市場和均衡生產之間的矛盾

市場多變性帶來個性化定制需求，在訂單為導向、以銷定產的情況下，驅動著企業(yè)的研發(fā)與生產；在以客戶為中心，以計劃和制造為主線的情況下，要求企業(yè)實現對產品計劃、生產、物資采購、成本控制的全面管理：這需要企業(yè)管理者及時掌控訂單執(zhí)行狀態(tài)，提高計劃的精準度，提高履約率，滿足客戶要求，同時，又要減低庫存積壓，降低產品成本，實現訂單的精細成本核算。而這些管理上的要求和難度，通過ERP系統，可以得到很好的解決

3.能解決庫存管理的難題

比如，在ERP系統下，會設置最高庫存安全點和最低庫存點；比如，由物控部門根據技術部下發(fā)的物料清單表做好計劃，下發(fā)請購單，采購部門僅可以根據請購單實施采購，無權自行采購；再比如，對于庫齡比較長的材料，系統可以定期自動提示等等。很多管理上的難點可以從流程設制和系統建設方面給予解決。所以，ERP可以于合同前進行工程性物料提前分配，按項目要求多緯度對物料全階展開分析庫存狀態(tài)及未來展望，進行欠料分析和齊套檢查，減少積壓或者停工待料情況的發(fā)生。

4.提高管理水平

在ERP環(huán)境下，可以在系統里將不相容崗位的職責進行分離，比如由請購單由需求部門提出計劃部門審批，不能是同一人，入庫單的錄入人和審核人想分離，倉管人員可以被授權查詢物料情況而無須查詢到價格金額等，大大降低了舞弊事件的發(fā)生。并且，ERP可以使得數據的及時性方面大大提升。傳統的會計數據收集和整理比較滯后，基本上都屬于事后分析，只是對業(yè)務發(fā)生后結果的一個數據性的體系，很難迅速適應市場形式的瞬間變化。在使用了ERP系統之后，財務數據可以得到及時處理，很多實時的數據可以實時在系統中取得，這樣的話，就可以對業(yè)務部門提供及時的財務數據支撐，業(yè)務部門的判斷將會基于數據而不是簡單的基于經驗，對財務部門的要求也提升了，會計的職責就不單只是一個事后的數據歸集了，而是事前和業(yè)務部門一起進行數據分析、事中對業(yè)務進程的關鍵點進行監(jiān)督，只有這樣，才能提升財務的決策支持。由于打通了邊設計邊生產之間協同能力，設計數據就可以高效轉化地為生產工藝數據，使生產能快速響應個性化變更，全面協同設計、計劃、生產、采購、車間多部門聯動。

（二）ERP不是萬能的，有其自身的局限性

由于ERP存在的上述優(yōu)點，所以這幾年在企業(yè)中的應用和推廣快速發(fā)展起來，各行業(yè)只要具備條件，都會盡量引進和上線ERP。但對于不同的企業(yè)，ERP帶給企業(yè)的，可能不一定只有正面的一面，也有許多之前意想不到的問題和困惑。使ERP系統在應用中無法完全發(fā)揮其作用，嚴重的起到負面作用。具體分析主要體現在以下幾點：

1.企業(yè)管理者重視和參與程度不足

管理者對ERP的認識不足，只是聽說了ERP的種種好處，在沒有完全理解的情況下，匆匆上線，當要求管理者自我變革的力度超出管理者自己的想象時，管理者短時間難以自我調整。ERP系統的實施，意味著要將企業(yè)生產經營中的所有信息統統轉移到線上。從技術設計出圖、物料計劃、請購生成、采購執(zhí)行、生產領料、成品出庫、銷售收款、財務核算等，各個環(huán)節(jié)中的單據流轉、數據填報、數據溝通、報表提交都通過系統來進行控制，這將一方面當然可以有效提升流程運轉的效率，但另一方面由于系統已經將各個環(huán)節(jié)設定好，靈活性會一定程度降低。如何在靈活性一定程度降低的情況下靈活運用好ERP系統，是擺在管理者面前一個問題，所以，管理者必須具備變革的決心和能力，不能存在一蹴而就的思想。引進系統時要有自我向上的自驅力，實施系統時要充分參與和規(guī)劃項目，這樣才能在系統應用時具備掌控全盤的能力。

2.完全依賴ERP廠商，導致后期實施困難重重

由于業(yè)務全部轉移到信息系統中執(zhí)行，當前期調研不周全，系統設計不完善時，一個環(huán)節(jié)出現問題，就會連鎖影響到后面環(huán)節(jié)，特別是當問題發(fā)生在比較前端時，會加速放大問題對于企業(yè)的影響，當問題堆積過多時，可能影響ERP項目的實施

3.人員培訓時間或力度不夠，經常出現操作問題

ERP系統固然先進，但再先進的系統還是需要能力相當的隊伍才能讓其發(fā)揮作用。當企業(yè)管理者有了變革的決心和勇氣之后，但各部門使用人能否也能匹配企業(yè)腳步向上發(fā)展變革，是否也具備同樣的決心和能力。一般而言，對于新生事物，人們普遍存在一種本能的抵觸，不愿意改變或者是害怕改變，加之需要很長的時間來認識和熟練ERP系統，系統初始化時會階段性的增加工作量，更會強化這種抵觸心理，培訓的效果也大打折扣，導致使用起來出現一些低級的操作問題，而員工又會輕易地將操作問題歸因于是ERP系統有問題，而在系統運行初期，一般的確不會馬上見效，立刻提高企業(yè)的運作效率，一定程度還會降低企業(yè)的效率，流程造成堵塞。嚴重情況下，可能導致ERP項目失敗。

4.太過依賴ERP系統

雖然ERP系統建設初期，可能存在抵觸的現象，但另一方面，當 ERP系統運行一段時間后，大家慢慢發(fā)現ERP系統給自身的工作帶來實際的優(yōu)化、給企業(yè)的管理帶來了確實的便利的時候，又會加大對ERP系統的依賴程度，當停電、網絡不穩(wěn)定、服務器損壞等ERP系統無法使用時，各個部門將無法提取數據：技術部門無法發(fā)圖，計劃部門無法下單，采購部門無法知道庫存，生產部門無法領料，業(yè)務停滯癱瘓，給企業(yè)帶來損失。

5.前期估計不足， 項目建設成本超預算

由于各個企業(yè)的情況千差萬別，當實施ERP時，很多企業(yè)由于經驗的缺失，認為買一個標準模板后就可以使用，而在使用過程中逐步發(fā)現功能需要增加要對軟件進行二次開發(fā)，特別是多項二次開發(fā)需要另外收費時，會超過企業(yè)原本的資金預算。

三、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內部控制的策略

（一）進行內控流程的梳理和設計，發(fā)現薄弱環(huán)節(jié)，完善和修正

1.項目前期做好設計，中期做好測試，后期做好優(yōu)化

在方案實施前，項目團隊要對企業(yè)流程進行多次梳理，根據ERP系統的特點，重新修正規(guī)范化的業(yè)務流程，各職能崗位和工作范圍也要根據內控要求重新梳理和劃分。項目實施時，對核心業(yè)務環(huán)節(jié)和關鍵節(jié)點進行重點監(jiān)控，根據設計好的流程用不同的業(yè)務場景多次測試，項目實施后期根據之前發(fā)現的問題點進行篩選，將問題點排好優(yōu)先級，逐步解決。

2.抓住關鍵控制點

和傳統的內控相比，基于ERP系統下的內部控制最大的不同點在于：控制的內容增加——IT控制，各業(yè)務循環(huán)的控制可利用軟件自動執(zhí)行，并詳細記錄控制的過程，ERP軟件系統，可將業(yè)務及內部控制執(zhí)行的過程全部如實記錄下來，保證控制的執(zhí)行力，所以內部控制必須是以信息化為基礎的。在實操上，我們要注意抓住關鍵控制點，重視流程上的關鍵控制點，梳理每個不同的流程。比如：物控部門負責人根據軟件自動運算物料需求，算法會考慮采購時間、交貨時間、庫存情況、在途物料、最高最低庫存等，在ERP中審核請購單；再比如，產成品發(fā)貨單需要財務部專人在ERP中執(zhí)行收款確認，財務人員跟進合同簽訂的付款條件檢查是否收款，是否達到發(fā)貨條件，是否需要執(zhí)行特殊的審批放行流程等等。

3.明確劃分責權利，明確各崗位權限，為ERP系統下建立內部控制制度提供支持

企業(yè)的決策層、管理層、執(zhí)行層的責任和權利義務是不一樣的，我們需要明確地定義清楚，并培訓到位，確保企業(yè)中每一個成員都知道其所負責的業(yè)務及性對應應承擔的責任；特別留意執(zhí)行層面各個部門的責權利，每個崗位的要求，在系統里每個崗位的權限設置，不兼容崗位的分離。知道他們做出哪些行為是可以的、哪些行為是不被接受的。特別要說明的是，企業(yè)的決策層要給予ERP的實施充分足夠的重視，同時要促使企業(yè)的組織結構向扁平化過渡，減少審批的層級，避免不必要的流程。

（二）重視前期調研工作，磨刀不誤砍柴工

上ERP之前，充分做好準備工作，從頭到尾梳理企業(yè)的內控流程，再次設計和修正企業(yè)內控，確定企業(yè)的組織結構、進行崗位職責劃分、撰寫業(yè)務流程手冊。對于一些重要基礎信息，比如存貨編碼規(guī)則，是否存在一物多碼、安全庫存等信息，要事先在線下確定好。然后在系統中按照內部控制的要求進行崗位設定、關鍵控制點設置，并與其他內控流程建立起勾稽關系，做好內控測試。做好準備后，再進行小范圍上線，逐步擴大范圍，直至系統全面上線。上線之后，根據暴露出來的問題，再進行進一步的優(yōu)化。

（三）加強培訓、加強外部和內部的人才隊伍建設

首先，因為ERP系統維護屬于專業(yè)度比較高的工作，為保證系統安全有效運行，企業(yè)需要并且必須外聘專業(yè)的技術維護人員，但更為重要的是，企業(yè)要加強內部技術人員的培訓，不單是在信息技術更重要的是內控知識的培訓，一方面可以從社會中招聘人才，快速解決內部人員不足的問題，為企業(yè)補充高素質的新鮮血液；另一方面，要在企業(yè)中發(fā)現和挖掘人才，內部提升員工能力，讓員工的個人提升和企業(yè)的提升達到一個完美的平衡，提高員工綜合素質。其次，制定完善的培訓考核制度。不管是外部挖掘人才還是內部自己培養(yǎng)，都離不開有效的培訓。只有一開始決定上ERP系統，就要開始對全體員工進行培訓了，特別是ERP系統的管理理念和執(zhí)行流程培訓，培訓之后，對知識點進行考核，考核成績可以與績效掛鉤，激發(fā)員工參與度；在實施初期，讓基層使用人員參與到ERP系統初始化設置的討論工作中，讓他們提出在實操中的想法和各個崗位的各理化建議，使用人員提出的建議，對于項目落地，有著重要作用；實施過程中，定期召集碰頭會議，交流在ERP系統中遇到的問題，為實施團隊解決問題提供思路，給管理人員調整內部控制流程提供方向。

（四）做好系統維護和備份，降低系統風險的同時，不忽視內部管理的非系統控制

ERP系統是企業(yè)全部業(yè)務流程的基礎平臺，也是內部控制的依據，所有數據都集中在ERP系統上，所以，系統穩(wěn)定的重要性怎么強調都不為過。ERP系統是建立在計算機基礎上的，ERP系統的穩(wěn)定性受限于計算機系統的軟硬件設施，也受限于規(guī)范的計算機操作流程。所以，企業(yè)必須制定計算機管理的規(guī)范性文件，對于硬件設備定期維護定期檢查，對于軟件系統專人進行監(jiān)督，同時對資料做好定期多路徑備份，保證數據的安全和完整。

另外，在做好系統維護和備份，降低系統風險的同時，我們也不能忽視內部管理的非系統控制。管理最終是對人的管理，不是所有的事項都可以納入ERP系統中進行管理的，企業(yè)情況千變萬化，當新出現某項事項不能或者不便用系統進行維護時，如何線下管理好，如何做好相關記錄、如何協調各部門，同樣考驗著管理者的智慧，并不是安裝了ERP系統管理就一勞永逸了。

（五）做好充分的資金預算

每個企業(yè)上ERP系統都不是一個很短的時間，少則幾個月，多則三五年。所以，在充分的前期調研工作之后，評估標準版本ERP是否能滿足企業(yè)，還需要哪幾項二次開發(fā)，二次開發(fā)需要的資金需求有多少，在每年的年度預算，都需要考慮和修正。并且，預算需要有一定的機動資金，以備臨時出現的緊急問題。

（六）建立審計機制

內部審計機構的審計人員可以利用信息系統審計工作平臺對企業(yè)內控定期進行監(jiān)督評價——內審人員可以通過軟件直接抓取數據進行統計分析，審計的全過程信息也通過軟件直接進行記錄。這樣的話，具有兩大優(yōu)點：一是可以提高審計效率，避免重復勞動，減輕內審人員工作強度，降低企業(yè)內控監(jiān)督評價成本；二是系統中具有完整的記錄，有可溯源的業(yè)務軌跡，可追蹤的內審流程，可監(jiān)控的內控過程，為內部控制的有效性提供證據。

除了內部審計之外，同時要求外部審計人員對管理層評估結果進行監(jiān)證，企業(yè)需要聘請專業(yè)的第三方審計機構對企業(yè)內控、業(yè)務流程、會計核算等方面進行獨立的、公正的審計并出具意見。內部審計和外部審計相輔相成，促進企業(yè)內控的完善和進步。

四、結束語

企業(yè)內部控制在ERP管理系統下，大幅提升了經營管理和風控的效率。不過，作為一項面世幾年的管理系統，ERP系統在工作中不可避免地存在一些局限和風險，有些是系統維度的，有些是操作維度的，通過改善業(yè)務流程、抓住關鍵控制點、培訓和引進人才、加強審計等方面不斷進行修正，我們可以減輕和避免這些局限和風險。ERP系統的實施能夠幫助企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程，提高信息收集分析能力，在企業(yè)業(yè)務發(fā)展的同時有效地進行內控，為可持續(xù)和規(guī)范性發(fā)展奠定基礎，從而為社會創(chuàng)造更大的價值。