黃治干

（江西一舟數(shù)據(jù)技術(shù)有限公司，江西 上饒 334100）

在財(cái)務(wù)管理中，存貨是企業(yè)的流動(dòng)資產(chǎn)，也是企業(yè)進(jìn)行正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要保障，因此企業(yè)管理者要提高存貨管理重要性的意識(shí)，積極主動(dòng)的制定相應(yīng)措施來(lái)解決存貨管理存在的問(wèn)題。

一、企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的重要性

（一）有助于提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

優(yōu)良的庫(kù)存管理有助于縮減生產(chǎn)周期，按時(shí)滿足客戶要求的交貨期。適當(dāng)?shù)暮侠戆才糯笞谏唐菲谪浱灼诒Ｖ到灰?，也可以有效降低物價(jià)波動(dòng)等原因造成的損失，為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。此外，過(guò)高的庫(kù)存會(huì)占用大量資金，存貨周轉(zhuǎn)率下降，周轉(zhuǎn)天數(shù)變長(zhǎng)，造成企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難，企業(yè)負(fù)擔(dān)增加，且有存貨貶值的風(fēng)險(xiǎn)。為幫助企業(yè)達(dá)到“及時(shí)庫(kù)存”的最佳庫(kù)存狀態(tài)，這就需要有科學(xué)完善的庫(kù)存管理方法，來(lái)優(yōu)化企業(yè)的庫(kù)存控制。所以，合理的庫(kù)存管理既要滿足企業(yè)自身生產(chǎn)要求，也要滿足市場(chǎng)需求，方可助力企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

（二）有助于提高經(jīng)濟(jì)效益

庫(kù)存管理貫穿于企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、管理的始終，應(yīng)與企業(yè)管理相結(jié)合，企業(yè)按銷售訂單來(lái)制定生產(chǎn)計(jì)劃，依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定常規(guī)材料月度需求計(jì)劃；特殊材料，按訂單需求請(qǐng)購(gòu)。以減少月末的庫(kù)存積壓，創(chuàng)造更佳的經(jīng)濟(jì)效益。

二、Y公司存貨管理中存在的問(wèn)題

Y公司位于江西上饒大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園內(nèi)，主要產(chǎn)品為數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)設(shè)備及輔助設(shè)備配件、通信線纜、連接線、光纖光纜的研發(fā)、制造、銷售。Y公司存貨管理存在以下幾方面問(wèn)題：

（一）采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)存在缺陷

在公司未導(dǎo)入ERP前，采購(gòu)、倉(cāng)存、生產(chǎn)信息相脫節(jié)，相關(guān)數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)跟進(jìn)，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些原材料嚴(yán)重短缺，另一些則嚴(yán)重積壓。采購(gòu)部門(mén)和生產(chǎn)車間之間溝通協(xié)調(diào)存在一些問(wèn)題。銅材料占原材料成本的85%以上，單位產(chǎn)品成本受銅材價(jià)格的變化而波動(dòng)。銅材價(jià)格波動(dòng)也不受企業(yè)控制，價(jià)格上漲期間，企業(yè)儲(chǔ)備庫(kù)存需要大量資金。當(dāng)價(jià)格下跌時(shí)，若持有大量庫(kù)存，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)庫(kù)存減值。目前，企業(yè)尚不能確定一個(gè)合理的安全庫(kù)存，再加上上游供應(yīng)商的議價(jià)能力強(qiáng)，逾期應(yīng)付賬款將收取逾期滯納金，企業(yè)利潤(rùn)空間受到壓縮。

（二）原材料入庫(kù)環(huán)節(jié)管理不完善

企業(yè)采購(gòu)物資入庫(kù)數(shù)量、質(zhì)量沒(méi)有設(shè)立獨(dú)立的驗(yàn)收部門(mén)，目前只安排車間班組長(zhǎng)依次監(jiān)督相關(guān)材料的入庫(kù)。例如，對(duì)于每批采購(gòu)金額在100萬(wàn)元以上的銅制品，采購(gòu)人員和收貨人員往往不注意每批銅制品的品質(zhì)、外觀、是否有毛刺等差異。通常直到車間生產(chǎn)出現(xiàn)材料異常時(shí)，采購(gòu)和收貨人員才意識(shí)到質(zhì)量問(wèn)題，這些由于來(lái)料不良造成的返工、報(bào)廢等損失屢禁不止。

（三）倉(cāng)存管理及存貨盤(pán)點(diǎn)不規(guī)范

一是倉(cāng)庫(kù)功能沒(méi)有充分發(fā)揮，只控制著貨物的一進(jìn)一出。車間和倉(cāng)庫(kù)物料基本沒(méi)有劃分區(qū)域，存貨擺放雜亂，原材料領(lǐng)用也沒(méi)有嚴(yán)格遵守先進(jìn)先出原則，導(dǎo)致庫(kù)齡更長(zhǎng)的存貨增多。二是每月月末盤(pán)點(diǎn)工作量大，如每月末車間都停機(jī)盤(pán)點(diǎn)（車間自盤(pán)、財(cái)務(wù)復(fù)盤(pán)需提前一天停機(jī)），對(duì)公司產(chǎn)量影響較大；若不停機(jī)盤(pán)點(diǎn)，機(jī)臺(tái)上銅材料又無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算，從而導(dǎo)致月末盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，采購(gòu)計(jì)劃不準(zhǔn)確。三是貨物發(fā)運(yùn)部門(mén)相關(guān)職責(zé)由倉(cāng)庫(kù)部門(mén)承擔(dān)，尚未獨(dú)立出來(lái)。貨物發(fā)運(yùn)作業(yè)沒(méi)有制衡，欺詐很可能發(fā)生。

三、完善Y企業(yè)存貨管理的對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

請(qǐng)購(gòu)和審批應(yīng)保證不相容職責(zé)分離的原則，使用部門(mén)根據(jù)其需要提出申請(qǐng)，分管采購(gòu)工作的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。庫(kù)存物料編碼需嚴(yán)格按照統(tǒng)一的編碼規(guī)則，不能隨意添加新的物料編碼，不能擅自更改或使用別名，要確保生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)等部門(mén)信息的可用性。線纜生產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)管理工作的重中之重是控制銅材的合理采購(gòu)，根據(jù)實(shí)際銷售接單情況來(lái)制訂相應(yīng)的每月銅材采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)超預(yù)算采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)由具備相應(yīng)審批權(quán)限人員審批后，方可進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，杜絕舞弊行為發(fā)生。加強(qiáng)采購(gòu)活動(dòng)會(huì)計(jì)制度控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、供方送貨單、驗(yàn)收單、入庫(kù)憑證、付款等信息，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄和倉(cāng)庫(kù)記錄一致。定期安排專人發(fā)送往來(lái)詢證函核對(duì)供貨方款項(xiàng)。所有采購(gòu)必須取得合法發(fā)票，同時(shí)要確保發(fā)票、貨物、合同、付款等的一致性?？茖W(xué)的建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)準(zhǔn)入機(jī)制，確定合格供應(yīng)商名單并與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立良好的合作關(guān)系，保證供貨的及時(shí)性的同時(shí)，盡可能地?cái)U(kuò)大賒購(gòu)比例。除特殊緊急采購(gòu)?fù)猓胁少?gòu)，不論金額大小，均應(yīng)在制定采購(gòu)計(jì)劃后按合格供方名錄執(zhí)行。

（二）規(guī)范原材料入庫(kù)驗(yàn)收流程

倉(cāng)庫(kù)崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)實(shí)行不相容職務(wù)相互分離，對(duì)于驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)，應(yīng)由專業(yè)質(zhì)檢人員完成。質(zhì)檢人員對(duì)所收貨物的外觀、規(guī)格、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)，確認(rèn)無(wú)誤后在收貨單上簽章辦理入庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員清點(diǎn)所收貨物數(shù)量，并妥善保管好存貨，確保賬、卡、物一致。倉(cāng)庫(kù)記賬員收到驗(yàn)收單，在錄入ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)再次確認(rèn)驗(yàn)收單相關(guān)信息與系統(tǒng)采購(gòu)單是否一致，但不得對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格等信息進(jìn)行任何修改。如果完全吻合，就可以在系統(tǒng)中確認(rèn)，完成實(shí)際入庫(kù)業(yè)務(wù)。若發(fā)現(xiàn)不一致時(shí)，需及時(shí)反饋給部門(mén)主管及相關(guān)質(zhì)檢人員找出原因，并得到解決方案后方可辦理入庫(kù)。為了滿足不可分割材料的多送或則少送，導(dǎo)致材料不夠或則呆滯，根據(jù)一定單位不可分割材料設(shè)定來(lái)料正負(fù)公差允許系統(tǒng)操作，超出部分，必須提出報(bào)告，相關(guān)部門(mén)確認(rèn)后，方可確定是補(bǔ)退還是重新建立新的請(qǐng)購(gòu)收貨。

購(gòu)入物品入庫(kù)后，方可達(dá)到按合同約定付款初始條件。采購(gòu)人員應(yīng)負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商及時(shí)對(duì)賬并開(kāi)具發(fā)票，收到發(fā)票后，在ERP采購(gòu)模塊中正確的輸入發(fā)票信息，采購(gòu)員、采購(gòu)主管在發(fā)票背面簽字與入庫(kù)單備齊后，交至財(cái)務(wù)。財(cái)務(wù)人員收到發(fā)票后，應(yīng)與采購(gòu)單核對(duì)相關(guān)供應(yīng)商名稱及采購(gòu)原材料的品名、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額，確保名稱、金額與采購(gòu)合同、采購(gòu)發(fā)票的內(nèi)容一致，然后登記系統(tǒng)。采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同要求填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保付款申請(qǐng)單的收款人名稱、金額與系統(tǒng)相匹配。出納對(duì)于已付款的單據(jù)應(yīng)及時(shí)加蓋付款章，規(guī)避重復(fù)付款。

（三）優(yōu)化倉(cāng)存管理及盤(pán)點(diǎn)的作業(yè)流程

1.建立倉(cāng)庫(kù)管理制度，合理劃分庫(kù)存區(qū)域，區(qū)分：主材、包材、輔材、備件、成品等區(qū)域，根據(jù)常年的平均周轉(zhuǎn)空間設(shè)定一定的存放空間，還要考慮到能先進(jìn)先出，做好入庫(kù)和領(lǐng)出的方便及科學(xué)性，倉(cāng)管員記錄入庫(kù)時(shí)間與實(shí)物標(biāo)識(shí)相符合，科學(xué)合理地?cái)[放原物料，可以有效地提高原材料收、發(fā)效率。生產(chǎn)車間的原材料，半成品、產(chǎn)成品也要?jiǎng)澐謪^(qū)域，每個(gè)區(qū)域再進(jìn)行細(xì)分，便于車間員工的放取，對(duì)于結(jié)構(gòu)相近的材料或者半成品，要有明顯的標(biāo)識(shí)，完工的電纜產(chǎn)品及時(shí)辦理實(shí)物與系統(tǒng)的發(fā)料入庫(kù)，車間物料員在拿到完工入庫(kù)單，給到車間品保檢驗(yàn)并簽字確認(rèn)后送到倉(cāng)庫(kù)，與倉(cāng)庫(kù)管理員交涉完畢。

2.規(guī)范領(lǐng)料制度，車間根據(jù)生產(chǎn)訂單在ERP系統(tǒng)錄入調(diào)撥單，審核后向倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取對(duì)應(yīng)規(guī)格數(shù)量材料，并由倉(cāng)庫(kù)過(guò)賬。根據(jù)BOM錄入相應(yīng)領(lǐng)料單再根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)損耗錄入超領(lǐng)單或退料單。生產(chǎn)訂單結(jié)束后將剩余材料調(diào)撥回倉(cāng)庫(kù)。成本會(huì)計(jì)在月末將歸集好材料領(lǐng)用成本、制造費(fèi)用、直接人工，計(jì)算出完工產(chǎn)成品入庫(kù)成本，并生成總賬憑證。

3.為減少每月停機(jī)盤(pán)點(diǎn)造成的損失，除年中、年末大盤(pán)外，其他月份實(shí)行動(dòng)態(tài)盤(pán)點(diǎn)，為使盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)更加真實(shí)可靠，動(dòng)態(tài)盤(pán)點(diǎn)相應(yīng)改進(jìn)細(xì)節(jié)。如：車間原材料銅絲稱重，到盤(pán)點(diǎn)時(shí)點(diǎn)，用整卷新銅絲上機(jī)替換，稱換下來(lái)的銅材，以此計(jì)算出車間銅絲重量，換上的新銅產(chǎn)值計(jì)入下月；對(duì)絞機(jī)器上和準(zhǔn)備上機(jī)的芯線視同為半成品雙絞線，每臺(tái)機(jī)列份清單與此對(duì)應(yīng)；成纜機(jī)器上和準(zhǔn)備上機(jī)的雙絞線并把鋁箔備齊，視同為完工的成纜線（鋁箔和線的數(shù)量配好），鋁箔可按直徑進(jìn)行重量推算；護(hù)套工序和成圈工序：視同推算為產(chǎn)成品。成纜工單按周合并，用下周交貨訂單來(lái)確定月末車間成品盤(pán)點(diǎn)范圍，原每月跑一次MRP，修正為按周跑，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物料需求情況。在保障生產(chǎn)計(jì)劃的前提下，盡最大限度減少銅材及輔材庫(kù)存量。對(duì)于常規(guī)金額較大的材料，隨時(shí)關(guān)注車間實(shí)際使用量并結(jié)合安全庫(kù)存及實(shí)際庫(kù)存跟進(jìn)后續(xù)材料的到貨情況，倉(cāng)庫(kù)不能大于5-7天的庫(kù)存量；對(duì)于特殊小金額的材料，可以按月為單位進(jìn)行備庫(kù)批量請(qǐng)購(gòu)；對(duì)于特殊定制材料，一律按訂單實(shí)際數(shù)量購(gòu)買；倉(cāng)庫(kù)存貨盤(pán)點(diǎn)可從ERP系統(tǒng)導(dǎo)出結(jié)存的數(shù)量直接與實(shí)際庫(kù)存實(shí)物核對(duì)，這樣可節(jié)約每月盤(pán)點(diǎn)時(shí)間。

4.對(duì)于企業(yè)的產(chǎn)品發(fā)運(yùn)，發(fā)運(yùn)人員其職責(zé)應(yīng)獨(dú)立于倉(cāng)庫(kù)部門(mén)。嚴(yán)格核對(duì)銷售單是否經(jīng)批準(zhǔn)，發(fā)運(yùn)的線纜，必須從產(chǎn)成品倉(cāng)庫(kù)發(fā)出。公司商務(wù)人員接到客人的出貨通知后，做一份發(fā)貨清單，注明相關(guān)數(shù)量、重量，及立方數(shù)，便于發(fā)運(yùn)人員安排通知物流車；倉(cāng)庫(kù)收到商務(wù)開(kāi)出的出貨單，安排倉(cāng)管員按清單備貨，待備好貨后，商務(wù)人員、發(fā)運(yùn)人員、倉(cāng)庫(kù)人員一起參與監(jiān)督裝柜，并對(duì)貨柜，裝車前、中、后，全程拍照留檔并傳一份給業(yè)務(wù)，該流程在一定程度上避免了倉(cāng)庫(kù)管理人員擅自發(fā)貨的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，要保證企業(yè)資產(chǎn)的安全和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，就必須做好庫(kù)存管理。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者要正確審視庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的解決方案，為企業(yè)資產(chǎn)安全保駕護(hù)航。