矯士帥

（方正縣干部人事檔案管理中心，哈爾濱 150800）

引 言

當(dāng)前時代已經(jīng)是信息化時代了，信息技術(shù)的發(fā)展對于人們生產(chǎn)生活的影響是顯而易見的。在新時代人事檔案管理也已經(jīng)逐漸由傳統(tǒng)的人工管理朝著信息化管理的方向發(fā)展，但是在運用信息技術(shù)進行檔案管理的時候，由于信息技術(shù)發(fā)展的時間比較短，在管理的過程中，部分工作人員對于這些管理方式不是很熟悉，也引發(fā)了較多的問題。針對這些問題，必須要做好管理引導(dǎo)工作，才能使其朝著更好的方向發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）促進人事檔案現(xiàn)代化管理

當(dāng)前時代是信息化的時代，信息技術(shù)已經(jīng)深入到了人們的生活中，給人們的生產(chǎn)生活帶來了極為重要的影響，在進行人事檔案管理的時候，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展的需要，改革迫在眉睫，只有做好改革工作，企業(yè)才能朝著更好的方向發(fā)展，才能順應(yīng)時代的發(fā)展[1]。而且，做好人事檔案管理的信息化建設(shè)有助于提高人事檔案管理的工作效率。

（二）有利于實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在信息化時代，不可否認(rèn)信息資源已經(jīng)逐漸成為一種重要的戰(zhàn)略資源，掌握了有用的信息資源，才能在接下來的工作中做好戰(zhàn)略部署。而在進行人事檔案管理的時候，一個人的檔案也許并不只有企業(yè)需要查閱、了解，可能其他的一些社會機構(gòu)，在必要的時候，也需要借閱這些檔案，以便更好地了解其相關(guān)的社會信息，在人事檔案管理實現(xiàn)信息化之后，相關(guān)的工作人員能夠在第一時間通過信息技術(shù)進行檔案查閱，節(jié)省了大量的人力和物力。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善

在進行人事檔案管理的時候，要想實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要借助一定的信息基礎(chǔ)設(shè)備作為載體，如計算機、掃描儀、打印機和復(fù)印機等，如果缺乏這些設(shè)備，相應(yīng)的管理工作在開展的時候，可能會比較困難。在進行調(diào)查研究的時候，筆者發(fā)現(xiàn)部分單位在進行檔案管理的時候，基礎(chǔ)設(shè)施的配備并不是很齊全。如有的單位計算機設(shè)備老舊，在工作的時候，無法滿足工作人員的需求，在一定程度上制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

在進行人事檔案管理信息化建設(shè)的時候，并非盲目開展的，必須要有一定的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作為管理參考的依據(jù)，這樣在落實相關(guān)工作的時候，才能提升管理效率，促進管理工作的開展。然而，在實際的管理工作中，人事檔案管理信息化建設(shè)卻并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，大部分企業(yè)在進行管理的時候，都是從自身的利益出發(fā)，希望在管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)利益的最大化，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理上存在較多的漏洞[2]。

（三）檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理的信息化建設(shè)雖然是以信息化建設(shè)為主體，但是在進行管理的時候，主要的責(zé)任人還是負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，他們運用自己所儲備的知識，合理有效地利用信息技術(shù)開展好人事檔案的管理工作，這樣才能更好地落實相應(yīng)的管理工作，要做好這些工作對于管理人員的綜合素質(zhì)要求比較高。比如說，工作人員必須要熟練地運用計算機及其相關(guān)的設(shè)備。但是，我國人事檔案信息化建設(shè)的時間并不是很長，在進行管理的時候，高素質(zhì)的管理人才還是比較缺乏的，許多企業(yè)在進行管理的時候，多是讓對信息技術(shù)比較了解的工作人員兼任這份工作，在管理的過程中，無法有效地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

三、人事檔案管理的信息化建設(shè)對策

（一）配備先進的技術(shù)設(shè)備

人事檔案管理信息化建設(shè)離不開相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備的支持，這些工具的應(yīng)用是檔案管理的基礎(chǔ)，也是企業(yè)利用和開發(fā)人事信息資源的基礎(chǔ)條件。因此，在新時期，要做好檔案管理工作，首要的也是必需的，就是要購置合適的人事檔案管理設(shè)備。對于企業(yè)來說，最好是能夠建立一套完備的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，將其滲透到企業(yè)的各個部門，做好資源共享工作，促使人事檔案管理信息化建設(shè)朝著更好的方向發(fā)展。

（二）實現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

當(dāng)前在進行人事檔案管理的時候，由于管理技術(shù)有限，還未能進行全面化的普及，因此在市面上一般是紙質(zhì)材料和電子文件同時存在的，而且有些地區(qū)由于條件落后，信息技術(shù)還未能得到普及，因此在進行檔案管理的時候，是以紙質(zhì)文件為主的。這種管理方式會給相關(guān)工作的開展帶來較大的不便，不利于人事檔案管理工作的開展。所以說，在進行檔案管理的時候，還需要實現(xiàn)人事檔案管理信息資源的數(shù)據(jù)化，盡可能在有條件的情況下，將所有人的檔案信息都錄入到電子系統(tǒng)中，這樣也比較方便查閱。

（三）確保人事檔案信息的安全

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不易保存，容易丟失等特點來說，檔案管理的信息化建設(shè)也并不是沒有缺點的，在進行人事檔案管理信息化建設(shè)的時候，一個極為重要的問題就是信息的安全問題，在運用信息技術(shù)的時候，網(wǎng)絡(luò)病毒或者是機器故障等問題的出現(xiàn)，極容易造成信息的泄露和丟失，對于人事檔案管理的安全造成了一定的影響。因此，在進行檔案管理的時候，還需要確保人事檔案信息的安全，針對信息容易泄露，容易被他人所竊取等問題，相關(guān)部門必須要采取嚴(yán)密的安全保護措施，做好監(jiān)督工作，明確使用權(quán)限，保障檔案信息的安全。同時，通過人事檔案管理機制和責(zé)任機制的建立，以及信息化建設(shè)的作用機制，從多個方面共同規(guī)范企業(yè)人事檔案的管理，促進信息檔案管理建設(shè)。此外，還應(yīng)加強人事檔案管理、信息技術(shù)投資的現(xiàn)代化，加快現(xiàn)代化管理進程的發(fā)展，以充分發(fā)揮人事檔案的實際作用。

四、要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平

人事檔案管理信息化建設(shè)的重點是信息化建設(shè)，但是在進行信息化建設(shè)的時候，主要是通過工作人員操作這些機器完成相應(yīng)的工作的，所以說，在進行檔案管理的時候，還需要提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平，提高工作人員的信息技術(shù)水平。如可以定期地開展一些培訓(xùn)工作，提升他們的綜合素質(zhì)，在進行管理的時候，綜合運用多種技術(shù)，開展好檔案管理服務(wù)工作，做好管理工作。新時期工作人員檔案的電子化是適應(yīng)時代變化的一個重要手段。當(dāng)今社會的現(xiàn)代化和發(fā)展推動了信息時代的到來。因此，我們必須在人事檔案管理方面不斷取得進展，并加強電子化。其次，員工檔案本身是有價值的。檔案工作的特點是連續(xù)性，因此必須要系統(tǒng)地管理工作人員檔案，以確保工作人員數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。計算機化的人事檔案信息在確保人事檔案的準(zhǔn)確性方面具有很大的優(yōu)勢，因為它允許設(shè)置權(quán)限，這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件無法做到的。信息化方便了員工檔案管理，確保了檔案安全。

結(jié) 語

時代在不斷地發(fā)展變化，計算機信息技術(shù)也已經(jīng)深入到了人們的生活中，在人事檔案管理過程中，也更加注重信息的構(gòu)建，在人事檔案管理中引入信息可以提高檔案管理的水平和效率。面對管理檔案的片段的定型觀念、重視程度不夠、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善和質(zhì)量差的文件管理器等問題，必須采取切實舉措。檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)需要更新，以改善管理培訓(xùn)、綜合質(zhì)量、基礎(chǔ)設(shè)施、信息記錄為條件，通過軟件和硬件，加強計算機檔案管理，調(diào)整人事部門，提高檔案信息的準(zhǔn)確性。人事檔案的管理對人們的生活產(chǎn)生了極為深刻的影響，不論工作在企業(yè)，還是在其他部門都有著極為重要的作用。在進行檔案管理的時候，只有順應(yīng)時代發(fā)展的需要，利用好信息技術(shù)，做好檔案管理工作，企業(yè)才能朝著更好的方向發(fā)展。