高海翔

（山東港口航運(yùn)集團(tuán)煙臺集裝箱海運(yùn)有限公司，煙臺 264000）

引 言

文書檔案是各個單位對活動發(fā)展進(jìn)行記錄的資料集合。文書檔案的完整準(zhǔn)確性和生產(chǎn)與發(fā)展有著直接的關(guān)系。因此，各個單位需要認(rèn)真對待文書檔案的管理工作。目前，以往的文書檔案管理方法已經(jīng)無法滿足單位在發(fā)展過程中提出的各項需求，所以各個單位需要在信息技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境中尋找新型的工作方式，讓文書檔案管理工作的質(zhì)量有效提高。

一、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

（一）辦公效率顯著提高

對已有的文檔資料進(jìn)行進(jìn)一步的歸納和整理是文書檔案管理工作的重要內(nèi)容，此外還需要對沒有卻需要進(jìn)行收集和歸納整理的文書資料進(jìn)行整合。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作分門別類地管理種類存在差異性的文檔。一些大型單位內(nèi)部設(shè)置的部門較多，而且各個分支下面所包含的文檔資料種類五花八門，更需要對其進(jìn)行分門別類的管理。為了有效解決這一問題，使得工作開展更加有方向性，保障這項工作能夠完美完成，以往會采用投入大量資源的方式解決。但是較為繁重的工作，會促使一些人為失誤的出現(xiàn)，如錯誤地分類文檔資料或者是文檔資料在移動的過程中遭受到二次破壞。由于人為失誤的原因，在分門別類地過程中，文書資料出現(xiàn)標(biāo)注錯誤、文書資料涂寫痕跡嚴(yán)重的問題，這些都會讓管理工作的實際效率大大降低。實現(xiàn)文書管理工作信息化可以讓辦公的效率得到提高，通過信息技術(shù)的處理方式，讓每一件文檔資料都能夠得到歸檔整理，通過一次整理，可以保證這些信息一直都能夠合理化地管理，為以后文檔資料的借閱和查詢提供較大的便利，同時也減少了人力和資源的浪費(fèi)。

（二）提供更方便的檢索資源的方式，實現(xiàn)資源共享

如果仍然采用落后的人工處理文書檔案的方法，當(dāng)查閱資料或者文件的時候，需要登記相應(yīng)的信息，在已經(jīng)整理完畢的資料中毫無頭緒地翻找。這種查詢方式不僅浪費(fèi)人力，而且耽誤了大量時間，不利于工作效率的提高。讓文書檔案管理工作實現(xiàn)信息化，便可以進(jìn)一步方便對資源的整合和查詢。借助信息技術(shù)可以將紙質(zhì)文檔資料變成電子版的文件。既方便人們查詢，又保護(hù)了紙質(zhì)文件不會在反復(fù)被查詢中遭到破壞，通過對歸檔資料進(jìn)行整理，建立一個科學(xué)完善的管理體系，使得每一種文檔都能夠?qū)?yīng)一個檢索，讓查閱者在查詢資料的時候能夠快捷地找到自己所需的內(nèi)容，大幅度提高了查詢效率，讓工作時間得到有效的節(jié)省。

（三）快捷儲存文件，持久保存文檔

紙質(zhì)文件或者是圖片影像等內(nèi)容是傳統(tǒng)文檔歸納的載體。這些紙質(zhì)文件在保存的過程中，容易受到周圍環(huán)境溫度和濕度的影響，使得文件在保存過程中遭受破損，出現(xiàn)字跡模糊等情況，最后會給文件的借閱和使用帶來很大的麻煩。隨著電子科技化發(fā)展信息技術(shù)的不斷成熟，在對文件進(jìn)行儲存和管理的過程中，可以突破傳統(tǒng)紙張的限制，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為能夠在計算機(jī)上閱讀儲存的電子文件，不僅方便了辦公，而且讓文件的保存更加快捷穩(wěn)定。

（四）提高文件傳輸?shù)挠行俣龋Ｕ衔募鬏斶^程的安全穩(wěn)定

以往在借閱所需要的資料的時候，需要先翻找出檔案盒并根據(jù)查詢索引查詢自己所需求的資料。如果資料管理制度出現(xiàn)問題，就容易導(dǎo)致資料丟失的情況發(fā)生，有一些人為了得到資料甚至?xí)阶员４娌簧辖?，讓文件不再完整，所以傳統(tǒng)的文書檔案管理制度在資料傳遞方面有著很大的缺陷。一些大企業(yè)總公司和分公司之間需要傳遞一些文件資料，如果只是依靠快遞運(yùn)輸?shù)姆绞綄@些文件進(jìn)行傳遞，無法確保辦公的時效性，這對文檔資料以后的歸檔儲存也會帶來較大的麻煩，所以推進(jìn)文書檔案管理信息化可以保證文檔資料傳輸?shù)陌踩旖菪?。即使是遠(yuǎn)距離的文件資料共享也能夠借助信息技術(shù)實現(xiàn)，使得工作可以高效地完成，也保證了文檔資料在傳輸過程中的安全性，進(jìn)一步提高了辦公的效率。

二、信息化技術(shù)給文書檔案管理工作帶來的積極影響

在計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和大規(guī)模普及的背景下，大量的電子文件得以出現(xiàn)，信息化時代使得檔案管理工作需要進(jìn)行改革，以適應(yīng)信息時代的發(fā)展。信息化技術(shù)對檔案管理工作造成的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，信息化技術(shù)使得文件生成和檔案歸納整合更為便捷。在信息技術(shù)的幫助下，電子文件和以往其他形式文件最基本的區(qū)別是借助二進(jìn)制數(shù)字代碼進(jìn)行記錄和表示，所以電子文件對計算機(jī)的依賴性較強(qiáng)。在對文件進(jìn)行歸納整理時，電子文件的歸檔載體不再是紙質(zhì)文件，還應(yīng)包括計算機(jī)的硬盤、磁盤等儲存器。其次，計算機(jī)信息化技術(shù)對檔案歸檔的內(nèi)容和方式也帶來了一定的影響，電子文件在歸檔的過程中涉及電子文件的生成、收集、保管等內(nèi)容，需要借助科學(xué)規(guī)范的管理制度并且嚴(yán)格按照相應(yīng)的技術(shù)展開工作，確保電子文件的完整性、真實性和有效性。在對電子文件進(jìn)行整理歸納的階段，需要全程對其進(jìn)行監(jiān)控以保證能夠記錄下電子管理連續(xù)性工作內(nèi)容。如果歸檔的文件除了電子文件之外，還存在其他形式載體的資料，需要采用雙軌制進(jìn)行歸檔，保證二者的歸檔在內(nèi)容和描述方面保持一致。最后，信息化技術(shù)也會對檔案本質(zhì)的屬性造成影響，傳統(tǒng)的檔案歸納本質(zhì)是進(jìn)行原始的歷史記錄，而且具備法律憑證的作用。但是電子文件的生成使用都是在計算機(jī)上進(jìn)行，不能體現(xiàn)出檔案原始記錄性的內(nèi)容和形式特征，所以想要電子文件具有法律憑證的作用，需要增加原始的記錄性。

三、文書檔案管理工作實現(xiàn)信息化的具體措施

（一）增設(shè)信息化檔案管理工作所需設(shè)施，加大相關(guān)軟件開發(fā)力度

為了促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，需要配置信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，并且對促進(jìn)檔案管理工具高效率運(yùn)行的軟件進(jìn)行開發(fā)，使得這些軟件能夠具備查閱、瀏覽、歸檔、借閱等功能。為了讓信息化檔案管理設(shè)施得到進(jìn)一步的升級，需要投入一定資金建設(shè)數(shù)據(jù)庫和閱覽室，確保檔案管理和查閱能夠規(guī)范化的展開。除此之外，企業(yè)內(nèi)部要建立起規(guī)范化的制度，保證文書檔案的查閱管理有序開展。

（二）改變檔案管理人員的工作理念

檔案管理人員的管理思想和整個部門管理的工作如何開展有著密切的關(guān)系，而且起著決定性的影響作用，所以需要改變文書檔案管理工作人員的工作理念，提高檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知水平和意識覺悟。如此才能夠讓部門中更多的工作人員在作業(yè)中改變自身的思想觀念。領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案管理工作提起重視，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，抓住信息化建設(shè)的機(jī)遇，合理統(tǒng)籌文書檔案管理工作。在信息化建設(shè)的過程中，針對一些能力較弱、思想覺悟較低的工作人員需要采取培訓(xùn)的方式，提升他們的工作能力和意識水平。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)還要發(fā)揮自身的模范帶頭作用，以身作則，不斷學(xué)習(xí)文書管理信息化的知識，樹立起全新的檔案管理理念，并且將這些理念有效應(yīng)用到實際的工作當(dāng)中。

結(jié) 語

綜上所述，在信息化時代的背景中，檔案管理工作也要由傳統(tǒng)的方式向信息化管理方式過渡。工作人員需要對檔案工作信息化有足夠的認(rèn)識和了解，全面推進(jìn)當(dāng)前管理信息化的建設(shè)，才能夠保證企業(yè)在社會競爭中擁有自身的優(yōu)勢。在對檔案管理信息化建設(shè)的過程中，不僅要落實基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，還需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，開展規(guī)范化的管理，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮出自身的帶頭作用，提升管理人員的綜合素質(zhì)。